Abschließen eines Projekts: Der Abschluss eines Projekts nach der PRINCE2-Methode umfasst mehrere sorgfältig durchdachte Prozesse. Diese gewährleisten, dass das Projekt nicht nur erfolgreich beendet, sondern auch entsprechend dokumentiert und bewertet wird. Die folgenden Schritte leiten durch den planmäßigen und vorzeitigen Abschluss sowie die Produktübergabe und Projektbewertung.
Abschließen eines Projekts – Die Aktivitäten
Planmäßigen Abschluss vorbereiten
- Abschlussphase einleiten: Sicherstellen, dass alle geplanten Aktivitäten zum Projektabschluss in die abschließende Projektphase integriert sind.
- Offene Punkte überprüfen: Alle offenen Punkte und bekannten Risiken evaluieren und Maßnahmen zur Schließung einleiten.
- Abnahme und Übergabe der Produkte: Finalisieren der Produktabnahmen und Übergabe an die betroffenen Nutzer oder Auftraggeber.
- Projektberichte erstellen: Vollständige und präzise Abschlussberichte dokumentieren.
Vorzeitigen Abschluss vorbereiten
- Bestandsaufnahme des Projekts: Bewertung des aktuellen Status und der verbleibenden Arbeiten.
- Analyse der Gründe: Untersuchung und Dokumentation, warum das Projekt vorzeitig beendet werden muss.
- Risiken und Ergebnisse melden: Transparente Kommunikation der erwarteten Auswirkungen der vorzeitigen Beendigung auf Projektziele und Stakeholder.
- Einigung herbeiführen: Abstimmung mit den Stakeholdern und Genehmigung des vorzeitigen Abschlusses einholen.
Produkte übergeben
- Übergabeplan erstellen: Detaillierter Plan für die Übergabe der Projektprodukte an ihre zukünftigen Nutzer.
- Abnahmeprotokolle finalisieren: Sicherstellung, dass alle Produktabnahmen dokumentiert und genehmigt sind.
- Übergabe durchführen: Offizielle Übergabe der Produkte an die zuständigen Parteien inklusive aller Übergabedokumentationen.
- Trainingsmaterial übergeben: Weitergabe sämtlicher notwendiger Trainings- und Unterstützungsdokumente an die Endnutzer.
Projekt bewerten
- Leistung bewerten: Detaillierte Auswertung der Projektleistung im Vergleich zu den ursprünglichen Plänen und Zielen.
- Erfahrungen dokumentieren: Sammeln und Dokumentieren von “Lessons Learned” zur Nutzung in zukünftigen Projekten.
- Feedback einholen: Einholen von Rückmeldungen der Stakeholder zur Verbesserung zukünftiger Projektprozesse.
- Endbericht erstellen: Erstellen eines abschließenden Projektberichts, der die Ergebnisse, gesammelten Erfahrungen und gegebenen Empfehlungen umfasst.
Projektabschluss empfehlen
- Abschlussgespräch führen: Durchführung eines offiziellen Gesprächs mit dem Lenkungsausschuss zur Besprechung des Projektabschlusses.
- Abschlussentscheidung herbeiführen: Vorschlag zur endgültigen Beendigung des Projekts basierend auf allen gesammelten Informationen und Ergebnissen.
- Formale Freigabe einholen: Sicherstellung, dass alle notwendigen Genehmigungen und Freigaben für den offiziellen Projektabschluss vorliegen.
- Dokumentation archivieren: Geordnete Archivierung aller Projektunterlagen und Abschlussdokumente.
Fazit – Abschließen eines Projekts
Indem diese Schritte konsequent befolgt werden, stellt PRINCE2 sicher, dass Projekte strukturiert und umfassend abgeschlossen werden, wodurch der langfristige Nutzen und Lernerfolg optimiert wird.
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