Die Prozesssteuerung innerhalb der PRINCE2-Methodik ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts. Im Folgenden erläutern wir die zentralen Schritte des Prozesses “Steuern einer Phase” und ihre Bedeutung im Projektmanagement:
Steuern einer Phase – Die Aktivitäten
Arbeitspaket freigeben
- Definition: Ein Arbeitspaket ist ein klar definiertes Stück Arbeit, das einem Team oder Individuum zugewiesen wird.
- Prozess: Das Unternehmen (oder wir) stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung stehen, bevor das Arbeitspaket offiziell freigegeben wird.
- Nutzen: Klarheit und Struktur in den Projektaufgaben, was die Effizienz und Produktivität erhöht.
Status eines Arbeitspakets prüfen
- Durch regelmäßige Überprüfungen behält das Unternehmen den Überblick über den Fortschritt und die Qualität der geleisteten Arbeit.
- Dies ermöglicht frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und Problemen.
Abgeschlossene Arbeitspakete entgegennehmen
- Sobald ein Team ein Arbeitspaket fertiggestellt hat, überprüft das Unternehmen die Ergebnisse auf ihre Vollständigkeit und Konformität mit den Anforderungen.
- Dies stellt sicher, dass alle Arbeitsschritte korrekt und vollständig abgeschlossen wurden, bevor sie als abgeschlossen gelten.
Status der Managementphase prüfen
- Regelmäßige Statusprüfungen der aktuellen Managementphase ermöglichen eine kontinuierliche Kontrolle des allgemeinen Projektfortschritts.
- Identifikation von möglichen Hindernissen oder Verzögerungen und Ergreifung notwendiger Maßnahmen.
Über Projektstatus berichten
- Detaillierte Berichte über den Projektstatus werden erstellt und an alle relevanten Stakeholder übermittelt.
- Diese Berichte enthalten Informationen zu Fortschritten, Risiken, Problemen und getroffenen Maßnahmen.
Issues und Risiken erfassen und bewerten
- Erfassen: Alle identifizierten Issues (Offene Punkte) und Risiken werden dokumentiert, um eine zentrale Übersicht zu gewährleisten.
- Bewerten: Jedes Issue und Risiko wird hinsichtlich seiner potenziellen Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit bewertet.
Issues und Risiken eskalieren
- Falls Probleme oder Risiken nicht auf der aktuellen Managementebene gelöst werden können, werden sie eskaliert.
- Dies bedeutet, dass sie an eine höhere Managementebene zur weiteren Bearbeitung und Entscheidung weitergeleitet werden.
Korrekturmaßnahme einleiten
- Wenn Abweichungen von der ursprünglichen Planung festgestellt werden, ergreift das Unternehmen Korrekturmaßnahmen.
- Diese Maßnahmen können die Neuzuweisung von Ressourcen, Anpassung von Zeitplänen oder anderen strategischen Änderungen umfassen.
Fazit – Steuern einer Phase
Durch systematisches und strukturiertes Durchführen dieser Prozessschritte stellt das Unternehmen sicher, dass das Projekt in jeder Phase zielgerichtet und effektiv voranschreitet. Die klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten verbessern die Kommunikation und Koordination innerhalb des Teams, was zum Erfolg des gesamten Projekts beiträgt.
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