PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine weltweit anerkannte Projektmanagement-Methode, die Struktur und Kontrolle in Projekten gewährleistet. Eines der zentralen Grundprinzipien von PRINCE2 ist das „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“. Dieses Prinzip erleichtert eine effiziente und effektive Steuerung von Projekten, indem es eine klare Eskalationsstruktur etabliert und Entscheidungsprozesse optimiert.
PRINCE2 Grundprinzip – Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
Ziel und Zweck
Das Management by Exception oder das Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, ist ein zentrales Prinzip innerhalb des PRINCE2-Frameworks. Ziel dieses Prinzips ist es, die Effizienz und Effektivität im Projektmanagement zu maximieren. Indem nur Ausnahmen – also signifikante Abweichungen vom geplanten Verlauf – an das höhere Management eskaliert werden, wird der Verwaltungsaufwand reduziert und der Fokus auf kritische Entscheidungsfindung gelenkt. Dies ermöglicht:
- Optimale Nutzung der Ressourcen.
- Minimierung der administrativen Last.
- Beschleunigte Entscheidungsprozesse bei signifikanten Abweichungen.
Verbindung zu den Themen Pläne und Fortschritt
Das Prinzip des Management by Exception spielt eine entscheidende Rolle in den PRINCE2-Themen „Pläne“ und „Fortschritt“. In diesen Kontexten hilft es, die Projektpläne stringent zu überwachen und sicherzustellen, dass Fortschrittsberichte effizient und präzise erstellt werden.
Pläne:
- Erstellen detaillierter Projekt-, Phasen- und Teampläne.
- Definieren von tolerierbaren Abweichungsgrenzen für Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Nutzen und Risiken.
Fortschritt:
- Regelmäßiges Überprüfen der Projektleistungen gegen die Pläne.
- Eskalation an das höhere Management nur bei Überschreitung der festgelegten Toleranzen.
Unterschied zwischen Projekttoleranzen, Phasentoleranzen und Arbeitspakettoleranzen
Projekttoleranzen:
- Definierte Grenzwerte für das gesamte Projekt, innerhalb derer das Projektteam agieren kann.
- Übersteigt eine Abweichung diese Toleranzen, muss der Lenkungsausschuss an das Unternehmensmanagement eskalieren.
Phasentoleranzen:
- Spezifische Abweichungsschwellen für einzelne Phasen des Projekts für den Projektmanager.
- Werden diese Toleranzen überschritten, wird der Lenkungsausschuss informiert, um Korrekturmaßnahmen vorzunehmen.
Arbeitspakettoleranzen:
- Enge Toleranzgrenzen für kleinere Arbeitspakete innerhalb einer Projektphase für die Teammanager.
- Teammanager benachrichtigen den Projektmanager bei Abweichungen, ohne dabei die Aufmerksamkeit des höheren Managements zu beanspruchen.
Vorteile des Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
Das Management by Exception bietet zahlreiche Vorteile, die über die Reduzierung des Verwaltungsaufwands hinausgehen. Zu diesen Vorteilen zählen:
- Fokussierung auf wesentliche Aufgaben: Teams können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt sich in administrativen Details zu verlieren.
- Verbesserte Transparenz: Klare Kommunikation und Dokumentation von Toleranzgrenzen tragen zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei.
- Erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit: Durch vordefinierte Eskalationsprozesse können notwendige Entscheidungen schnell getroffen werden.
- Risikomanagement: Frühzeitige Identifizierung und Eskalation von Problemen helfen, Risiken effektiver zu managen.
Implementierung des Management by Exception
Zur erfolgreichen Implementierung des Management by Exception sollten folgende Schritte beachtet werden:
- Definition von Toleranzgrenzen: Klare und realistische Toleranzgrenzen für das Projekt, die Phasen und die Arbeitspakete festlegen.
- Kommunikation: Alle Beteiligten müssen das Prinzip und die festgelegten Toleranzgrenzen verstehen.
- Kontinuierliches Monitoring: Regelmäßige Überprüfung der Projektfortschritte, um frühzeitig Abweichungen zu erkennen.
- Eskalationsprozesse: Prozesse für die Eskalation definieren und sicherstellen, dass diese eingehalten werden.
Fazit – Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Management by Exception)
Das Management by Exception (Steuern nach dem Ausnahmeprinzip) ist ein hochwirksames Prinzip im PRINCE2-Framework, das durch den Fokus auf wesentliche Abweichungen die Effizienz und Effektivität im Projektmanagement erheblich steigert. Die präzise Differenzierung der Toleranzebenen – Projekt-, Phasen- und Arbeitspakettoleranzen – trägt zur klaren Verantwortungszuweisung und zur strukturierten Eskalation bei. Darüber hinaus fördert dieses Prinzip die proaktive Überwachung der Projektumsetzung und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ressourcen optimal zu nutzen und die Projektergebnisse innerhalb der vorgesehenen Rahmen zu halten.
Durch die Anwendung des Management by Exception können Unternehmen ihre Projektkommunikation und -koordination signifikant verbessern und sicherstellen, dass kritische Entscheidungen zur rechten Zeit getroffen werden. Es bietet eine strukturierte und effiziente Methode, um komplexe Projekte durchzuführen, und kann dazu beitragen, dass Projekte erfolgreich und innerhalb der gesetzten Ziele abgeschlossen werden.
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