In der dynamischen Welt des Projektmanagements sind präzise und gut durchdachte Pläne unerlässlich. PRINCE2, als vielfach anerkanntes Projektmanagement-Framework, legt besonderen Wert auf die Planung. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Bedeutung und Struktur der Pläne innerhalb von PRINCE2 näherbringen und erläutern, wie sie dazu beitragen können, die Kommunikation und Koordination in einem Unternehmen zu verbessern.
PRINCE2 Thema – Pläne
Ziel und Zweck
In PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) sind Pläne unverzichtbare Werkzeuge für das erfolgreiche Management eines Projekts. Sie dienen dazu, Ressourcen, Zeit und Kosten zu kontrollieren und die Kommunikation zwischen den Stakeholdern zu fördern. Folgende Hauptziele und Zwecke der Pläne in PRINCE2 lassen sich zusammenfassen:
- Transparente Planung: Sicherstellen, dass alle Beteiligten eine klare Vorstellung von den Projektzielen, dem Zeitrahmen und den erforderlichen Ressourcen haben.
- Kontrollierte Ausführung: Erleichtern der Statusüberwachung und -berichterstattung, um Abweichungen vom Plan rechtzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
- Risikominimierung: Identifizieren von potenziellen Risiken und Erarbeiten von Gegenmaßnahmen, bevor sie zu Problemen werden.
- Effiziente Kommunikation: Unterstützen der klaren und effizienten Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Stakeholdern.
Die drei Planungsebenen in PRINCE2
PRINCE2 definiert drei hauptsächliche Planungsebenen, die je nach Detailgrad und Verantwortungsbereich variieren:
- Projektplan
- Dient als übergeordneter Plan für das gesamte Projekt.
- Enthält wichtige Meilensteine, Gesamtkosten und Zeitrahmen.
- Wird regelmäßig aktualisiert, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen und zu dokumentieren.
- Phasenplan
- Stellt detaillierte Pläne für die einzelnen Phasen des Projekts bereit.
- Definiert die spezifischen Ziele, Aufgaben und Ressourcenanforderungen jeder Phase.
- Bietet eine Grundlage für die Freigabe von Ressourcen und die Genehmigung der nächsten Phase.
- Teamplan
- Konzentriert sich auf die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einzelner Teams.
- Bietet detaillierte Zeitpläne, Aufgaben und Ressourcenanforderungen für Teammitglieder.
- Wird oft in Abstimmung mit dem Phasenplan erstellt und aktualisiert.
Der Unterschied zwischen Projektplan, Phasenplan und Teamplan in PRINCE2
- Projektplan
- Scope: Umfasst das gesamte Projekt und dient als Masterplan.
- Zielgruppe: Projektmanager, Stakeholder und höhere Managementebenen.
- Inhalt: Enthält hohe Meilensteine, Gesamtkosten, und eine Zusammenfassung des Zeitrahmens.
- Phasenplan
- Scope: Detailliert eine spezifische Phase des Projektes.
- Zielgruppe: Projektmanager und Teammanager.
- Inhalt: Enthält detaillierte Zeitpläne, Aufgaben, Zwischenziele und spezifische Ressourcenanforderungen für die jeweilige Phase.
- Teamplan
- Scope: Fokus auf die detaillierte Planung innerhalb eines Teams.
- Zielgruppe: Teammanager und Teammitglieder.
- Inhalt: Enthält detaillierte Aufgabenlisten, Zeitrahmen und Ressourcenbelegungen für die Teammitglieder eines Arbeitspakets.
Fazit – Pläne
Zusammengefasst bieten die verschiedenen Planungsebenen in PRINCE2 eine umfassende Struktur, die es den Projektleitern ermöglicht, Projekte effizient und effektiv zu steuern. Jede Ebene erfüllt spezifische Funktionen und trägt dazu bei, die Kommunikation und Koordination innerhalb des Unternehmens zu verbessern.
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