Prozessmanagement Beratung unterstützt Unternehmen dabei, Geschäftsprozesse transparent zu machen, zu gestalten und dauerhaft zu steuern. Sie betrachtet Abläufe vom auslösenden Bedarf bis zum Ergebnis und klärt, wie Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Informationen und Systeme zusammenspielen.

Dazu gehören die Aufnahme bestehender Prozesse, die Analyse von Schwachstellen, die Entwicklung verbesserter Abläufe und die Begleitung ihrer Einführung. Kennzahlen und klare Zuständigkeiten schaffen die Grundlage für eine kontinuierliche Weiterentwicklung.

Prozessmanagement Consulting bezeichnet grundsätzlich dieselbe Beratungsleistung. Der Auftrag kann einzelne Geschäftsprozesse oder den Aufbau eines übergreifenden Prozessmanagements umfassen.

PURE Consultant unterstützt Sie, wenn Sie gewachsene Geschäftsprozesse vereinfachen, Verantwortlichkeiten klären oder Abläufe auf neue Anforderungen ausrichten möchten. Auch vor der Einführung neuer IT-Systeme oder der Automatisierung einzelner Tätigkeiten schaffen wir eine fachliche Grundlage.

Das Ziel vereinbaren wir anhand Ihres Bedarfs: beispielsweise verlässlichere Bearbeitungszeiten, weniger Nacharbeit, klarere Übergaben oder eine bessere Nachvollziehbarkeit für Kunden und Mitarbeitende.

Sie können PURE für die Untersuchung einzelner Abläufe, die Umsetzung konkreter Verbesserungen oder die Weiterentwicklung Ihres gesamten Prozessmanagements beauftragen.

Unsere Leistungen umfassen vier Schwerpunkte:

Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten beziehen wir dort ein, wo sie einen nachvollziehbaren Nutzen bieten. Dabei berücksichtigen wir die vorhandenen Systeme, die Qualität der verfügbaren Daten und die Anforderungen der Prozessbeteiligten.

Welche Ergebnisse wir erarbeiten, richtet sich nach Ihrer Ausgangslage und dem vereinbarten Auftrag. Typische Arbeitsgrundlagen sind:

Umfang und Detailtiefe stimmen wir mit Ihnen ab. Die Ergebnisse sollen als Arbeitsgrundlage für Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung Ihrer Prozesse genutzt werden.

Ein neuer Ablauf muss für die Menschen verständlich und praktikabel sein, die täglich damit arbeiten. Deshalb beziehen wir Mitarbeitende und Führungskräfte bereits bei der Aufnahme und Gestaltung der Prozesse ein.

Gemeinsam klären wir, welche Probleme gelöst werden sollen, was sich konkret verändert und welche Auswirkungen das auf Aufgaben, Zuständigkeiten und Zusammenarbeit hat. Rückmeldungen aus dem Tagesgeschäft helfen, Ausnahmen und Hindernisse frühzeitig zu berücksichtigen.

Vor einer breiteren Einführung können neue Arbeitsweisen in einem abgegrenzten Bereich erprobt werden. Verständliche Prozessbeschreibungen, passende Schulungen und erreichbare Ansprechpartner unterstützen die Anwendung.

Nach der Einführung prüfen wir, wo Rückfragen entstehen oder vom vereinbarten Ablauf abgewichen wird. Diese Erfahrungen fließen in die weitere Verbesserung ein.

Damit ein Geschäftsprozess dauerhaft gesteuert werden kann, braucht er eine eindeutig zugeordnete Verantwortung. Diese sollte den gesamten Ablauf berücksichtigen, auch wenn mehrere Fachbereiche beteiligt sind.

Der Prozesseigner verantwortet im vereinbarten Rollenmodell die Ziele und Weiterentwicklung des Prozesses. Dazu gehören die Bewertung seiner Leistung, die Abstimmung notwendiger Veränderungen und die Klärung bereichsübergreifender Fragen.

Die operative Prozessverantwortung kann zusätzlich einer Person oder Funktion übertragen werden. Sie koordiniert beispielsweise die Anwendung der Vorgaben, beobachtet Kennzahlen und verfolgt vereinbarte Verbesserungsmaßnahmen.

Die Bezeichnungen und die Aufteilung der Aufgaben unterscheiden sich zwischen Unternehmen. Wir legen deshalb gemeinsam fest, wer welche Entscheidungen treffen darf, welche Ressourcen benötigt werden und wann eine Eskalation erforderlich ist.

Davon zu unterscheiden ist die Projektleitung einer zeitlich begrenzten Prozessveränderung. Sie steuert die Umsetzung des Vorhabens; die Verantwortung für den laufenden Geschäftsprozess bleibt auch nach Projektabschluss bestehen.

Unsere Berater arbeiten mit Ihren Fachbereichen und Prozessverantwortlichen zusammen. Wir verbinden die externe Perspektive mit dem Wissen der Menschen, die die Abläufe täglich anwenden.

Das Vorgehen umfasst sechs Schritte:

Die Schritte werden auf Ihren Auftrag zugeschnitten. Für einen einzelnen Geschäftsprozess ist ein anderer Umfang erforderlich als für die Einführung eines unternehmensweiten Prozessmanagements.

Geschäftsprozesse müssen mit veränderten Anforderungen, neuen Systemen und den Erfahrungen aus ihrer Anwendung weiterentwickelt werden. Dafür integrieren wir einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in die laufende Prozesssteuerung.

Gemeinsam legen wir fest, welche Ergebnisse überprüft werden, wer Rückmeldungen sammelt und wie Verbesserungen entschieden werden. Kennzahlen zeigen beispielsweise, ob Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten oder vereinbarte Serviceziele vom erwarteten Niveau abweichen.

Auf dieser Grundlage werden Ursachen untersucht und konkrete Maßnahmen vereinbart. Nach ihrer Umsetzung wird geprüft, ob die gewünschte Wirkung eingetreten ist und ob weitere Anpassungen erforderlich sind.

Die Häufigkeit der Überprüfung richtet sich nach Bedeutung, Veränderungsbedarf und Stabilität des Prozesses. So entsteht eine regelmäßige Weiterentwicklung mit klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Entscheidungen.

Ausgangslage

Ein zentraler Geschäftsprozess war über Jahre gewachsen. Mehrere Fachbereiche waren beteiligt, Zuständigkeiten überschnitten sich und Informationen wurden an verschiedenen Stellen manuell weitergegeben.

Für die Mitarbeitenden war nicht immer eindeutig, wer einen Vorgang wann übernehmen musste. Rückfragen und zusätzliche Abstimmungen verlängerten die Bearbeitung. Gleichzeitig fehlten belastbare Kennzahlen zur Bewertung von Engpässen.

Vorgehen

PURE Consultant nahm den gesamten Ablauf gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen auf. Dabei wurden Arbeitsschritte, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten transparent gemacht.

Darauf aufbauend wurden:

Die beteiligten Mitarbeitenden brachten ihre Erfahrungen aus dem Tagesgeschäft ein. Dadurch konnten neben dokumentierten Vorgaben auch tatsächliche Arbeitsweisen berücksichtigt werden.

Ergebnis

Das Unternehmen erhielt einen transparenten End-to-End-Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und definierten Übergabepunkten. Schwachstellen und Verbesserungspotenziale ließen sich systematisch priorisieren.

Zugleich entstand eine Grundlage für die weitere Digitalisierung und kontinuierliche Verbesserung des Ablaufs.

Das Beispiel zeigt, wie eine gemeinsame Betrachtung über Abteilungsgrenzen hinweg die Voraussetzungen für eine verlässliche Prozesssteuerung schafft.

Der Erfolg zeigt sich daran, ob die vereinbarten Veränderungen den Geschäftsprozess verbessern. Deshalb bestimmen wir möglichst früh, welche Ergebnisse erreicht werden sollen und wie sich ihre Entwicklung überprüfen lässt.

Je nach Prozess betrachten wir beispielsweise:

Wir vereinbaren Ausgangswerte, Zielgrößen, Datenquellen und Verantwortliche. Bei Vergleichen berücksichtigen wir Veränderungen des Fallaufkommens und der Komplexität. So bleibt nachvollziehbar, welche Wirkung die Maßnahmen tatsächlich haben.

Auch die benötigten Kompetenzen werden berücksichtigt. Dazu können Prozessanalyse, die Auswertung von Kennzahlen, Moderation und die Begleitung von Veränderungen gehören. Gezielte Qualifizierung und praktische Unterstützung helfen bei der Übernahme dieser Aufgaben.

So schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihre Prozesse nach der Beratung intern gesteuert und weiterentwickelt werden können.

PURE Consultant unterstützt Unternehmen in Köln und deutschlandweit mit Prozessmanagement Beratung und Consulting – von der Prozessanalyse über die Gestaltung neuer Abläufe bis zur begleiteten Umsetzung.