PMO: Definition, Aufgaben, Ziele

PMO steht für Project Management Office oder Projektmanagement Office und bezeichnet eine zentrale Stelle für die Projektkoordination und -leitung in einem Unternehmen. Derzeit entscheiden sich immer mehr Unternehmen, ein PMO einzurichten oder bestehende Stellen mit mehr Aufgaben und Kompetenzen zu betrauen, da die Projektarbeit in modernen Büros immer weiter zunimmt.

Bei der Projektarbeit werden einzelne Aufgaben und Aufträge in Projekte unterteilt. Diese werden von den jeweils zugeteilten Mitarbeitern oder dem Projektteam relativ eigenständig und oft ohne direkte Überwachung durch den Projektleiter bearbeitet. Diese flachere Hierarchie und die flexiblere sowie dynamischere Aufgabenverteilung bieten zahlreiche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Unternehmensführung, jedoch bergen sie auch einige Risiken und Herausforderungen.

Häufig mangelt es dem Management an angemessener Leitung und Koordination der Projekte, wodurch Probleme erst kurz vor dem Abgabetermin erkannt werden. Dies ist teilweise auf unzureichende Kommunikation zwischen Teammitgliedern innerhalb eines Projekts oder zwischen verschiedenen Projektteams zurückzuführen sowie auf ungeeignete Verfahren und Prozesse.

Das Project Management Office (PMO) ist dafür verantwortlich, die Produktivität während der Projektarbeit zu maximieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Das PMO kann entweder Teil des Managements oder der Projektleitung sein oder die Aufgaben können von der Geschäftsführung (oder deren Assistenz) übernommen werden. Es kann sowohl dauerhaft als auch zeitweise und zweckgebunden eingerichtet werden, entweder intern im Unternehmen oder extern.

Die Art und Weise, wie das PMO in ein Unternehmen integriert wird und welche Aufgaben und Kompetenzen es hat, beeinflusst maßgeblich die Leistungsfähigkeit. Die Erwartungen an die Leistungsfähigkeit differieren beispielsweise zwischen der Unterstützung durch die Assistenz der Geschäftsführung und einem eigens eingesetzten Team mit Erfahrung und Expertise im Projektmanagement sowie mit Kenntnissen über fortschrittliche Methoden der Projektkoordination.

Das Project Management Office (PMO) ist eine Schlüsselstelle innerhalb eines Unternehmens, die eine Vielzahl an wichtigen Aufgaben übernimmt. Vor dem Hintergrund des zunehmenden Einsatzes projektbasierter Arbeitsmethoden und den damit verbundenen Veränderungen und Herausforderungen, denen sich viele Unternehmen gegenübersehen, kann die Einrichtung eines zentralen Koordinationsbüros für die Projektarbeit äußerst vorteilhaft sein.

Das PMO fungiert als Dreh- und Angelpunkt für die effiziente Nutzung der Unternehmensressourcen, die Vermeidung von Doppelarbeit und die Identifizierung sowie Nutzung von Synergieeffekten zwischen einzelnen Projekten. Zudem verfügt es über entscheidende Informationen zu Zeitplänen, möglichen Hindernissen und Verzögerungen bei der Umsetzung von Projekten in einem Unternehmen.

Die Mitarbeiter des PMO sind Experten in der Koordination und Durchführung von Projekten. Sie tragen dazu bei, Prozesse zu optimieren, einheitliche Arbeitsstandards festzulegen, das Wissen über bewährte Projektmanagement-Methoden und Tools zu vermitteln und sogar projektleitende Funktionen zu übernehmen.

Zu den Hauptgründen, die für die Einrichtung eines PMO sprechen, gehört die Übersicht über Ressourcen, Zeitpläne, Hindernisse und Prioritäten, die in den einzelnen Projekten nicht vorhanden ist oder aufgrund der Komplexität verloren zu gehen droht. Ein PMO sammelt Informationen aus den Teilbereichen und Projekten und bereitet diese für die weitere Planung und Entscheidungsfindung auf.

Dadurch entlastet es Team- und Projektleiter, die sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und den Überblick über das große Ganze dem PMO überlassen können. Außerdem sorgt das PMO für eine bessere Kommunikation in und zwischen den Projekten und hilft Unternehmensressourcen effektiv, effizient und prioritätengerecht einzusetzen.

Indem es den Informationsfluss steuert und verbessert, erkennen Sie mögliche Konflikte, Hindernisse und Probleme frühzeitig. Das PMO kann auch aktiv in die Projektarbeit integriert werden und dort Best Practices identifizieren und fördern, die besten Methoden und Tools des Projektmanagements einführen und so dem Management wie auch den Teammitgliedern und -leitern wichtige Hilfestellungen und einheitliche Projektstandards anbieten.

Welche Aufgaben ein PMO genau übernimmt, ist stark abhängig davon, wie viele Kompetenzen es zugesprochen bekommt und ob oder wie es in die gesamte Unternehmensstruktur eingebunden ist.

Ein rein unterstützendes PMO bietet Schulungen an und schlägt Prozesse und Tools für das Projektmanagement vor, ohne diese implementieren zu können, da sie diese Kompetenz den Projektmanagern überlassen.

Steuernde oder anweisende PMOs hingegen greifen tiefer in die Prozesse ein, übernehmen strategische Aufgaben und führen Best Practices verbindlich ein oder standardisieren sie für das gesamte Unternehmen.

Zu den möglichen Aufgabenbereichen eines PMO gehören:

Ein gut arbeitendes, mit ausreichend Ressourcen und Entscheidungsbefugnis ausgestattetes Project Management Office

Zu den größten Vorteilen eines PMO gehört die Standardisierung der Informationswege und eine kontinuierliche Kommunikation in den Projektteams, zwischen verschiedenen Projekten sowie zwischen Teams und Management. Durch diese projekt- und funktionsübergreifende Koordinierung erkennen Sie Gefahren frühzeitig und minimieren die Risiken. Außerdem können Sie Konflikte zwischen der Unternehmensstrategie und den jeweiligen Unternehmensressourcen effektiv identifizieren und vermitteln.

Durch die Einführung und Standardisierung von Best Practices und Projektmanagement-Methoden liegen Informationen an der richtigen Stelle vor und können transparent weiter genutzt werden. Ein kompetentes PMO kann sogar die Umstrukturierung beziehungsweise das Change Management, also die Anpassung der Unternehmensstrukturen und -prozesse an die Erfordernisse des Marktes unterstützen oder anleiten. 

Insgesamt reduziert ein gutes PMO den Zeit- und Kostenaufwand in der Projektarbeit und -koordinierung und erhöht dadurch die Produktivität des gesamten Betriebs.

Nicht nur die fortschrittlichen Methoden des Projektmanagements werden immer flexibler und agiler, sondern auch die PMOs selbst. Ein gutes PMO, welches mit ausreichend Kompetenzen und Vertrauen ausgestattet ist, passt sich flexibel den jeweiligen betrieblichen Anforderungen an.

Das Ziel ist und bleibt dabei, die Strategie der Unternehmensführung beziehungsweise die Ziele des Managements mit den Ressourcen und der konkreten Arbeitsweise der Projektteams in Einklang zu bringen. Die Funktionen der Projektplanung und Priorisierung sowie die Definition, Standardisierung und Implementierung der besten Projektmanagement-Prozesse müssen dabei jeweils flexibel an das unternehmerische Umfeld und die Arbeit innerhalb der Projekte angepasst werden.

Hier gibt es keine Universalformel oder die eine Struktur oder das eine Tool, welche in jedem Betrieb optimal funktionieren. Das PMO passt sich an die betrieblichen Erfordernisse an und versucht, Prozesse jeweils individuell zu optimieren.

Damit ein PMO seinen Aufgaben bestmöglich nachkommen kann, bietet es sich an, es als führenden Teil der operativen Geschäftsführung in das Unternehmen zu integrieren. So kann es seine Koordinationsfunktion zwischen Management und den einzelnen Projekten ideal erfüllen.

Nicht jedes Projekt passt zu den Unternehmenszielen oder -ressourcen und auch Projekte, die zum Kernbereich eines Unternehmens gehören, können, wenn sie zum falschen Zeitpunkt eingeführt werden, mehr schaden als nutzen. Zu viele Projekte zur gleichen Zeit können ein ganzes Unternehmen oder einzelne Teams oder Mitglieder lähmen. Dabei ist die Frage, wann die Kapazitätsgrenze erreicht ist, oft gar nicht so leicht zu beantworten.

Das Management des Projektportfolios gehört daher zu den wesentlichen Aufgaben und Funktionen eines Projektmanagement Office. Es muss unter Berücksichtigung der Ressourcen sowie der Strategie entscheiden, ob oder wann die Bearbeitung eines neuen Projekts Mehrwert bringt oder ob es den Unternehmenszielen derzeit eher hinderlich wäre.

Die bisherigen Informationen bezogen sich in weiten Teilen auf die Aufgaben und Kompetenzen eines internen PMO. Man kann die Dienstleistungen eines Projektmanagement Office jedoch auch extern einkaufen. Prinzipiell muss ein externes PMO nicht schlechter arbeiten als ein internes, aber man sollte sich im Klaren darüber sein, dass bestimmte Prozesse kontinuierliche Evaluationen, Feedback und Anpassung erfordern, die ein externer Dienstleister nicht erbringen kann.

Dem externen PMO fehlt die Einbindung in die Organisation und die kontinuierliche Begleitung der Prozesse. Die einmalige Analyse der Strukturen und Best Practices kann von einem externen PMO nicht ständig an neue Erfahrungen und Erkenntnisse angepasst werden, wie es ein internes PMO könnte. Eine Unternehmensberatung durch ein externes PMO kann aber trotzdem sinnvoll sein und eventuell wertvollen Input für ein grundlegendes Change Management liefern.

Ein PMO kann in jedem Unternehmen, in dem die Projektarbeit dominiert oder relevant vertreten ist, einen wertvollen Beitrag leisten. Insbesondere Unternehmen, die neue Methoden, Tools oder Aspekte des Projektmanagements einführen oder deren Organisation schnell gewachsen ist, haben oft ein großes Optimierungspotenzial, was die Strukturen, den Informationsfluss, die Koordinierung und die verbindliche Identifizierung und Einführung von Best Practices angeht.

Wenn Sie als Teil der Unternehmensführung das Gefühl haben, dass wichtige Informationen nicht oder zu spät an den richtigen Stellen ankommen, Projekte sich unerklärlicherweise verzögern, Risiken zu spät erkannt werden und es an einheitlichen Verfahren und Kommunikationswegen mangelt, können Sie höchstwahrscheinlich von der Einrichtung eines PMO in Ihrem Unternehmen profitieren.

Wie bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Formen eines Projektmanagement Office und Unterschiede bei den Aufgaben und Kompetenzen. Daher ist es wichtig, das PMO so in die Organisation zu integrieren, dass es die angedachten Aufgaben und Funktionen auch schaffen kann.

Wenn Sie sich für ein starkes PMO mit Weisungsbefugnis und der Aufgabe eines groß skalierten Change Managements entscheiden, ist es jedoch allgemein von Bedeutung, dass die Veränderungen nicht zu schnell eingeführt werden.

Das PMO sollte sich zunächst auf einzelne Abteilungen oder Projekte fokussieren und nicht alle Prozesse zugleich optimieren. Wer zu schnell zu tiefgreifende Änderungen der Best Practices anstrebt, hat oft mit Gegenwind aus den Teams oder anderen Managementstrukturen zu rechnen.

Ein langsameres, schrittweises Vorgehen hilft, Befürchtungen der Mitarbeiter zu zerstreuen und schnell erste, vorzeigbare Ergebnisse zu erzielen, die wiederum das Vertrauen der Mitarbeiter in das PMO stärken und eine gute Grundlage für weitere Veränderungen bieten.

Die Struktur und Funktionalität eines Project Management Office (PMO) kann je nach Unternehmensanforderungen und -zielen erheblich variieren. Verstehen Sie die unterschiedlichen Typen von PMOs kann Ihnen dabei helfen, den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen zu wählen.

Supportive PMO (Unterstützendes PMO): Ein unterstützendes PMO bietet projektbezogene Beratungsdienste an. Es stellt Vorlagen, best Practices und Schulungen zur Verfügung, hat jedoch keine direkte Eingriffsbefugnis in die Projekte. Dieser Typ von PMO eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits etablierte Projektmanagement-Prozesse haben und nur Unterstützung in spezifischen Bereichen benötigen.

Controlling PMO (Überwachendes PMO): Ein überwachendes PMO hat mehr Eingriffsbefugnis als das unterstützende PMO. Es legt Standards und Methodiken fest und überwacht deren Einhaltung. Dieser Ansatz ist vorteilhaft für Unternehmen, die eine konzernweite Harmonisierung der Projektmanagement-Methoden anstreben.

Directive PMO (Anweisendes PMO): Ein anweisendes PMO übernimmt die volle Kontrolle über die Projekte. Es stellt Projektmanager bereit, die die PMO-Methoden strikt umsetzen. Dieser Typ ist ideal für Unternehmen, die eine vollständige Neuorientierung ihrer Projektmanagement-Prozesse anstreben.

Die Integration eines Project Management Office (PMO) in ein bestehendes Unternehmensumfeld erfordert eine sorgfältig geplante Vorgehensweise und bedarf einiger strategischer Überlegungen.

Indem diese Strategien berücksichtigt werden, kann die Integration eines PMOs effizient und reibungslos verlaufen, was langfristig zur Optimierung der Projektarbeit und zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.

Die Einrichtung eines Project Management Office (PMO) ist die logische Konsequenz aus der Verbreitung der Projektarbeit und der Vielzahl der möglichen Tools, Methoden und Philosophien des Projektmanagements. Überlässt man die Wahl der richtigen Mittel und Verfahren den einzelnen Projektteams oder -leitern, kommt es häufig zu mangelhafter Kommunikation und es fehlt eine zentrale Stelle, an der alle relevanten Informationen zusammenfließen und projektübergreifende Entscheidungen getroffen werden können.

Die Funktion des PMO ist es, das Maximum aus den dezentralen, wenig hierarchischen und flexiblen Strukturen der Projektarbeit herauszuholen und gleichzeitig die Risiken dieser Arbeitsweise zu minimieren. Wenn in einem Unternehmen Projektarbeit in relevanter Größenordnung geleistet wird, übernimmt in der Regel bereits eine Stelle übergreifende Aufgaben und Koordinierungsfunktionen. Das PMO ist Ausdruck der Professionalisierung dieser Stelle und hilft, die Potenziale der Projektarbeit voll zu entfalten.

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