Das Thema “Organisation” in PRINCE2 ist zentral für die effektive Gestaltung und Durchführung von Projekten. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten klare Rollen und Verantwortlichkeiten haben, was die Effizienz und das Verständnis innerhalb des Projekts erheblich verbessert. Ein gut strukturiertes Projektmanagementteam ermöglicht die effektive Steuerung und das Management des Projekts, indem es sicherstellt, dass notwendige Entscheidungen zeitnah getroffen und die Ressourcen optimal eingesetzt werden.
PRINCE2 Thema – Organisation
Ziel und Zweck
Das Thema “Organisation” in PRINCE2 ist zentral für die effektive Gestaltung und Durchführung von Projekten. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten klare Rollen und Verantwortlichkeiten haben, was die Effizienz und das Verständnis innerhalb des Projekts erheblich verbessert. Ein gut strukturiertes Projektmanagementteam ermöglicht die effektive Steuerung und das Management des Projekts, indem es sicherstellt, dass notwendige Entscheidungen zeitnah getroffen und die Ressourcen optimal eingesetzt werden.
Beziehung zum Grundprinzip – definierte Rollen & Verantwortlichkeiten
PRINCE2 basiert auf sieben Grundprinzipien, eines davon ist “Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten”. Die klare Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten ist entscheidend, um:
- Missverständnisse zu vermeiden
- Transparenz zu schaffen
- Verantwortungsbereiche klar zu kommunizieren
- Durchgängige Kommunikation und Koordination sicherzustellen
- Effiziente Entscheidungsprozesse zu ermöglichen
Das Projektmanagementteam und seine Rollen – Organisation in PRINCE2
- Lenkungsausschuss
- Der Lenkungsausschuss ist das oberste Entscheidungsgremium im Projekt und besteht aus:
- Auftraggeber:
- Verantwortlich für die Projektfinanzierung
- Sicherstellung des geschäftlichen Nutzens
Beispiel Auftraggeber. Der Chief Executive Officer (CEO) eines Unternehmens beauftragt den Aufbau eines neuen IT-Systems zur Verbesserung der internen Kommunikation. Als Auftraggeber kontrolliert er den Fortschritt und stellt sicher, dass das Projekt finanzielle und geschäftliche Ziele erreicht.
- Benutzervertreter:
- Vertritt die Interessen der Endnutzer
- Sicherstellung, dass Projektresultate den Anforderungen entsprechen
Beispiel Benutzervertreter. Ein Vertriebsleiter dient als Benutzervertreter in einem Projekt zur Einführung eines neuen CRM-Systems. Er sorgt dafür, dass die Anforderungen und Bedürfnisse der Vertriebsabteilung berücksichtigt werden.
- Lieferantenvertreter:
- Bringt technisches Fachwissen und die Perspektive der Lieferanten ein
- Sicherung der technischen Machbarkeit und Qualität
Beispiel Lieferantenvertreter. Ein externer IT-Dienstleister wird als Lieferantenvertreter in ein Projekt zur Einführung eines neuen Datenmanagementsystems einbezogen. Er bringt das relevante technische Know-how und die Erfahrungen aus früheren Projekten ein.
Weitere Mitglieder des Projektmanagementteams sind
- Projektmanager
- Trägt die Gesamtverantwortung für Planung, Ausführung und Abschluss des Projekts
- Stellt sicher, dass Projektziele im vereinbarten Zeitrahmen, Budget und Qualitätsstandards erreicht werden
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Lenkungsausschuss und operativem Projektteam
Beispiel Projektmanager. Eine erfahrene Projektmanagerin wird beauftragt, ein Team zur Umstellung auf eine cloudbasierte Lösung zu leiten. Sie plant die Meilensteine des Projekts, überwacht die Fortschritte und kommuniziert regelmäßig mit dem Lenkungsausschuss.
- Teammanager
- Verantwortlich für die Durchführung spezifischer Arbeitspakete
- Sicherstellung, dass Arbeitspakete innerhalb der gesetzten Zeit, im Rahmen des Budgets und nach den erforderlichen Qualitätsstandards abgeliefert werden
- Regelmäßiges Reporting an den Projektmanager über Fortschritt, Risiken und Probleme
Beispiel Teammanager: Ein Teammanager in einem Softwareentwicklungsprojekt leitet das Entwicklungsteam, das an einem neuen Modul für eine bestehende Anwendung arbeitet. Er verwaltet die Aufgabenverteilung und stellt sicher, dass das Team innerhalb des Zeitplans bleibt.
- Änderungsausschuss
- Temporäres Gremium zur Entscheidung über bedeutende Änderungen im Projektumfang, Zeitplan oder Budget
- Sorgfältige Bewertung und verantwortungsbewusste Genehmigung von Änderungen, um den Projekterfolg nicht zu gefährden
Beispiel Änderungsausschuss. Während der Implementierung eines neuen HR-Systems beurteilt der Änderungsausschuss die Auswirkungen einer Anforderungserweiterung, die durch neue gesetzliche Vorgaben notwendig wird, und genehmigt die Änderungen.
- Projektunterstützung
- Administrative und operative Unterstützung des Projektmanagers und des Teams
- Tätigkeiten umfassen:
- Dokumentenmanagement
- Berichterstellung
- Planung und Ressourcenmanagement
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der administrativen Prozesse
- Unterstützung bei der Umsetzung festgelegter Standards und Verfahren
Beispiel Projektunterstützung: Ein Mitarbeiter der Projektunterstützung hilft bei der Ressourcenplanung und dem Tracking des Projektfortschritts in einem internationalen Expansionsprojekt. Er sorgt dafür, dass alle Projektdaten aktuell und zugänglich sind.
Fazit – Organisation
Durch die Implementierung eines klar definierten Organisationsteams nach den Prinzipien von PRINCE2 kann ein Projekt effektiv gesteuert und erfolgreich abgeschlossen werden. Jede Rolle im Projektmanagementteam trägt zur Gesamtstruktur bei und gewährleistet, dass das Projekt den gewünschten Nutzen für das Unternehmen liefert.
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