Die 7 Prozesse von PRINCE2 – Schritt für Schritt – Projektmanagement-Standards sind der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten. PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) gehört weltweit zu den am meisten geschätzten Methoden, da es strukturierte Abläufe und klar definierte Verantwortlichkeiten bietet. Wer PRINCE2 versteht, kommt nicht nur effizienter ans Ziel, sondern etabliert auch ein gemeinsames Verständnis in Projektteams – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Im Zentrum stehen die sieben PRINCE2-Prozesse. Doch welche Schritte verbergen sich dahinter und wie greifen sie ineinander? In diesem Artikel geben wir Ihnen eine fundierte Einführung und einen praxisorientierten Überblick.
Was ist PRINCE2?
Bevor wir in die Prozesse eintauchen, lohnt sich ein kurzer Blick auf das PRINCE2-Framework als Ganzes. PRINCE2 ist eine prozessorientierte Projektmanagement-Methode, die auf klaren Rollen, dokumentierten Zielen und einer iterativen Vorgehensweise basiert. Durch seine Flexibilität eignet sich PRINCE2 für Projekte jeder Größenordnung und in nahezu allen Sektoren. Statt starrer Vorgaben setzt das Framework auf Best Practices, die individuell angepasst werden können. Im Zentrum stehen die sieben Prozesse, die den kompletten Lebenszyklus eines Projekts abbilden.
Die 7 PRINCE2-Prozesse im Überblick
- Vorbereiten eines Projekts (Starting up a Project, SU)
- Lenken eines Projekts (Directing a Project, DP)
- Initiieren eines Projekts (Initiating a Project, IP)
- Lenken einer Phase (Controlling a Stage, CS)
- Managen der Produktlieferung (Managing Product Delivery, MP)
- Managen eines Phasenübergangs (Managing a Stage Boundary, SB)
- Abschließen eines Projekts (Closing a Project, CP)
Im Folgenden erläutern wir die einzelnen Prozesse Schritt für Schritt.
1. Vorbereiten eines Projekts (SU)
Jede Erfolgsgeschichte beginnt mit einer detaillierten Vorbereitung. In diesem ersten Prozess wird die Machbarkeit des Projekts überprüft und dessen Grundrahmen abgesteckt. Im Fokus stehen hierbei:
- Die Definition von Anforderungen und Zielen
- Die Auswahl eines qualifizierten Projektmanagement-Teams
- Das Erstellen eines Business Case, sodass Nutzen, Kosten und Risiken beurteilt werden können
- Das Festlegen der nächsten notwendigen Schritte, die klar und nachvollziehbar beschrieben werden.
Außerdem sollte an dieser Stelle ein grober Projektplan erstellt werden, damit alle relevanten Beteiligten eine erste Orientierung erhalten. Ebenfalls werden die Erwartungen der Stakeholder frühzeitig erfasst, wodurch spätere Konflikte vermieden werden können. Bereits hier entscheidet sich, ob ein Projekt weiterverfolgt wird – denn ohne belastbare Ausgangsbasis droht das Scheitern noch bevor es richtig losgeht.
2. Lenken eines Projekts (DP)
Sobald der Rahmen steht, benötigt das Projekt eine klare Steuerung. Genau das wird durch das Projekt-Board im Prozess „Lenken eines Projekts“ gewährleistet. Das Board trifft alle wesentlichen Entscheidungen und gibt Ressourcen frei. Es:
- Überwacht die Fortschritte und Risiken
- Entscheidet über Freigaben von Phasen und Meilensteinen
- Reagiert bei Abweichungen und sorgt für die nötige Lenkung, um Ziele effizient zu erreichen
Gerade bei komplexen Projekten ist es von großer Bedeutung, dass übergeordnete Entscheidungen nicht verzögert werden. Durch einen regelmäßigen Austausch zwischen Projektmanagement und Board gelingt es, auch unerwartete Herausforderungen zügig anzugehen. Mit einer klaren Führungsstruktur können zentrale Interessen gewahrt und Konflikte minimiert werden.
3. Initiieren eines Projekts (IP)
Die eigentliche Projektarbeit beginnt mit der Initiierungsphase. Sie legt das „Wie“ aller Tätigkeiten fest und sorgt für Transparenz, sodass jedes Teammitglied seine Aufgaben kennt. Im Mittelpunkt stehen:
- Das Erstellen des umfassenden Projektplans
- Die Detaillierung des Business-Cases
- Die Definition von Qualitätskriterien
- Die Auswahl von Steuerungsmechanismen und Berichtspflichten
- Das genaue Festlegen von Verantwortlichkeiten
In dieser Phase entstehen sämtliche Detailpläne, die den weiteren Verlauf bestimmen. Gleichzeitig werden Kommunikationswege etabliert und eine Risikoanalyse durchgeführt, damit mögliche Hürden so früh wie möglich erkannt werden können. Dadurch werden alle Beteiligten auf demselben Wissensstand abgeholt, sodass Missverständnisse kaum Raum finden. Eine hochwertige Initiierungsphase bildet somit die stabile Basis für den restlichen Projektverlauf.
4. Lenken einer Phase (CS)
PRINCE2 teilt Projekte konsequent in Phasen. Das kontinuierliche Steuern der einzelnen Phasen ist entscheidend für Flexibilität und Kontrolle. Prozess 4 sorgt dafür, dass jeder Abschnitt:
- Überwacht, gesteuert und bei Bedarf angepasst wird
- Arbeitsaufträge klar vergeben werden
- Abweichungen – sofern nötig – sofort adressiert und Maßnahmen eingeleitet werden
- Ergebnisse erfasst und mit den Plänen abgeglichen werden
Besonders hervorzuheben ist, dass der Projektleiter während dieser Phase als Bindeglied zwischen dem Team und dem Board agiert. Er sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss und steht kontinuierlich in engem Kontakt zu den Beteiligten. Wenn zum Beispiel ein Projektteam auf unerwartete Schwierigkeiten trifft, erlaubt dieser Prozess ein schnelles Gegensteuern, ohne den Gesamtplan aus den Augen zu verlieren.
5. Managen der Produktlieferung (MP)
Während der fünfte Prozess ausgeführt wird, stehen die Produkte im Mittelpunkt: Die Lieferobjekte werden konkret entwickelt, überprüft und abgenommen. Im Detail bedeutet das:
- Präzise Definition von Anforderungen
- Planung und Koordination von Arbeitspaketen
- Kontinuierliche Qualitätskontrollen, die entscheidend dazu beitragen, die Erwartungen zu erfüllen oder sogar zu übertreffen
- Übergabe fertiger Produkte an den Kunden oder die Auftraggeberseite – stets nachvollziehbar dokumentiert
Dabei liegt ein besonderes Augenmerk auf der Zusammenarbeit zwischen Projektmanager und Teammanager. Während der Projektmanager den übergeordneten Blick wahrt, stellt der Teammanager sicher, dass die Arbeitspakete gemäß den Vorgaben umgesetzt werden. Dadurch wissen alle Beteiligten immer exakt, was wann und wie geliefert wird.
6. Managen eines Phasenübergangs (SB)
Nachdem eine Phase erfolgreich abgeschlossen wurde, muss der Übergang in die nächste organisiert werden. Hier werden:
- Die Ergebnisse der abgelaufenen Phase ausgewertet
- Der Business Case erneut überprüft und gegebenenfalls angepasst
- Die Aktivitäten und Ressourcen für die kommende Phase detailliert geplant
- Empfehlungen zum weiteren Vorgehen transparent vorbereitet
Für den Projekterfolg ist es essenziell, dass Risiken und Erkenntnisse aus der vergangenen Phase zuverlässig dokumentiert und in den kommenden Abschnitt überführt werden. Auf diese Weise sorgt PRINCE2 dafür, dass Veränderungen flexibel integriert werden können, ohne die Kontrolle zu verlieren.
7. Abschließen eines Projekts (CP)
Jedes Projekt hat ein Ende – und gerade der Abschlussprozess ist für nachhaltigen Erfolg essenziell. Bevor das Projekt offiziell beendet wird, werden:
- Alle Lieferobjekte abschließend geprüft
- Ausstehende offene Punkte dokumentiert und zur Nachbearbeitung übergeben
- Das Projektergebnis bewertet und der Nutzen überprüft
- Optimierungs- und Lerneffekte für zukünftige Projekte gesichert und weitergegeben
Wichtig ist, dass auch der Wissenstransfer innerhalb der Organisation fest verankert wird. Nur so können Erfahrungswerte aus abgeschlossenen Projekten sinnvoll in neue Initiativen einfließen.
Best Practices: PRINCE2 im praktischen Einsatz
Um den größtmöglichen Nutzen aus den sieben PRINCE2-Prozessen zu ziehen, empfehlen sich einige erprobte Best Practices:
- Frühzeitiges Stakeholder-Management: Eine transparente Kommunikation beugt Missverständnissen vor und fördert das Vertrauen.
- Iterative Planung: Projekte entwickeln sich weiter, weshalb regelmäßige Anpassungen an Anforderungen und Plänen förderlich sind.
- Laufende Risikobewertung: Wer potenzielle Risiken fortlaufend bewertet, kann schnell und angemessen reagieren.
- Detaillierte Dokumentation: Eine lückenlose Dokumentation ist maßgeblich, um den Projektverlauf für alle nachvollziehbar zu machen und Lehren für die Zukunft zu ziehen.
- Feedback-Kultur: Gerade im Abschlussprozess lohnt sich eine offene Reflexion; dadurch können Fehlerquellen früh identifiziert werden.
Die Integration der PRINCE2-Prinzipien (z. B. Lernen aus Erfahrungen, fortlaufende Rechtfertigung, Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten) bildet dabei die ideale Ergänzung zu den beschriebenen Prozessen und unterstützt die nachhaltige Wirksamkeit im Projektalltag.
Fazit Die 7 Prozesse von PRINCE2 – Schritt für Schritt: Warum die Prozesse der Schlüssel zum PRINCE2-Erfolg sind
Die sieben Prozesse von PRINCE2 schaffen eine dynamische, transparente und kontrollierte Projektumgebung. Jeder Schritt baut auf den vorherigen auf, sodass Fehler frühzeitig auffallen, Veränderungen flexibel integriert werden können und die Projektergebnisse nachhaltig überzeugen. Wer sich mit PRINCE2 auseinandersetzt, profitiert von einem erprobten Fahrplan, der Projekte jeder Größe sicher zum Ziel führt – und dabei nicht nur das Projekt, sondern auch das Team wachsen lässt.
Interesse geweckt? Weitere Praxistipps, Detaileinblicke in Tools, Rollenkonzepte und Anwendungsbeispiele zu PRINCE2 finden Sie regelmäßig in unserem Blog. Bleiben Sie am Ball und meistern Sie Ihr nächstes Projekt souverän – Schritt für Schritt mit PRINCE2!