PMO: Definition, Aufgaben, Ziele

PMO steht für Project Management Office oder Projektmanagement Office und bezeichnet eine zentrale Stelle für die Projektkoordination und -leitung in einem Unternehmen. Derzeit entscheiden sich immer mehr Unternehmen, ein PMO einzurichten oder bestehende Stellen mit mehr Aufgaben und Kompetenzen zu betrauen, da die Projektarbeit in modernen Büros immer weiter zunimmt.

Das Project Management Office (PMO) hat daher die Aufgabe, das Maximum an Produktivität aus der Projektarbeit herauszuholen und gleichzeitig die damit einhergehenden Gefahren zu minimieren. Dabei kann ein PMO Teil des Managements oder der Projektleitung sein oder die Aufgaben können von der Geschäftsführung (oder der Assistenz) miterledigt werden. Ein PMO kann außerdem dauerhaft oder zeitweise und zweckgebunden sowie unternehmensintern oder extern eingerichtet werden.

Wie Sie das PMO in ein Unternehmen integrieren, welche Aufgaben und Kompetenzen es hat, beeinflusst allerdings auch die Leistungsfähigkeit. So wird man von der Assistenz der Geschäftsführung nicht die gleiche Leistung erwarten können wie von einem eigens angestellten Team mit Erfahrung und Expertise in der Projektleitung und den fortschrittlichsten Methoden der Projektkoordination.

Das Project Management Office (PMO) kann verschiedene Aufgaben innerhalb eines Unternehmens übernehmen. Die Zunahme der projektorientierten Arbeitsweise und die damit einhergehenden Veränderungen und Herausforderungen, vor die sich zahlreiche Unternehmen gestellt sehen, kann es sinnvoll machen, eine zentrale Koordinierungsstelle für die Projektarbeit einzurichten.

Ein Projektmanagement Office kann diese Koordinierungsfunktion übernehmen und dadurch für eine optimale Verteilung der Unternehmensressourcen sorgen, Doppelarbeit vermeiden und Synergieeffekte von einzelnen Projekten identifizieren und nutzen. Als zentrale Schnittstelle für alle Projekte innerhalb eines Unternehmens verfügt das Project Management Office außerdem über wichtige Informationen über die Zeitpläne sowie mögliche Hindernisse und Verzögerungen bei der Realisierung von Projekten.

Die Mitarbeiter des Project Management Offices sind zudem Experten für die Koordinierung und Durchführung von Projektarbeit und können daher helfen, Prozesse zu optimieren, einheitliche Standards für die Arbeitsweise zu erarbeiten und durchzusetzen und die Mitarbeiter im Umgang mit den besten Projektmanagement-Methoden und Tools für die Arbeit in Teams und Einzelprojekten schulen oder gleich die Leitung eines Projekts übernehmen.

Zu den Hauptgründen, die für die Einrichtung eines PMO sprechen, gehört die Übersicht über Ressourcen, Zeitpläne, Hindernisse und Prioritäten, die in den einzelnen Projekten nicht vorhanden ist oder aufgrund der Komplexität verloren zu gehen droht. Ein PMO sammelt Informationen aus den Teilbereichen und Projekten und bereitet diese für die weitere Planung und Entscheidungsfindung auf.

Dadurch entlastet es Team- und Projektleiter, die sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und den Überblick über das große Ganze dem PMO überlassen können. Außerdem sorgt das PMO für eine bessere Kommunikation in und zwischen den Projekten und hilft Unternehmensressourcen effektiv, effizient und prioritätengerecht einzusetzen.

Indem es den Informationsfluss steuert und verbessert, erkennen Sie mögliche Konflikte, Hindernisse und Probleme frühzeitig. Das PMO kann auch aktiv in die Projektarbeit integriert werden und dort Best Practices identifizieren und fördern, die besten Methoden und Tools des Projektmanagements einführen und so dem Management wie auch den Teammitgliedern und -leitern wichtige Hilfestellungen und einheitliche Projektstandards anbieten.

Welche Aufgaben ein PMO genau übernimmt, ist stark abhängig davon, wie viele Kompetenzen es zugesprochen bekommt und ob oder wie es in die gesamte Unternehmensstruktur eingebunden ist.

Ein rein unterstützendes PMO bietet Schulungen an und schlägt Prozesse und Tools für das Projektmanagement vor, ohne diese implementieren zu können, da sie diese Kompetenz den Projektmanagern überlassen.

Steuernde oder anweisende PMOs hingegen greifen tiefer in die Prozesse ein, übernehmen strategische Aufgaben und führen Best Practices verbindlich ein oder standardisieren sie für das gesamte Unternehmen.

Zu den möglichen Aufgabenbereichen eines PMO gehören:

Ressourcenmanagement: Als zentrale Stelle der Koordination und Evaluierung der Projektarbeit kann das PMO besonders gut beurteilen, wie Ressourcen möglichst effizient eingesetzt und Hindernisse vermieden werden können.

Ein gut arbeitendes, mit ausreichend Ressourcen und Entscheidungsbefugnis ausgestattetes Project Management Office

Zu den größten Vorteilen eines PMO gehört die Standardisierung der Informationswege und eine kontinuierliche Kommunikation in den Projektteams, zwischen verschiedenen Projekten sowie zwischen Teams und Management. Durch diese projekt- und funktionsübergreifende Koordinierung erkennen Sie Gefahren frühzeitig und minimieren die Risiken. Außerdem können Sie Konflikte zwischen der Unternehmensstrategie und den jeweiligen Unternehmensressourcen effektiv identifizieren und vermitteln.

Durch die Einführung und Standardisierung von Best Practices und Projektmanagement-Methoden liegen Informationen an der richtigen Stelle vor und können transparent weiter genutzt werden. Ein kompetentes PMO kann sogar die Umstrukturierung beziehungsweise das Change Management, also die Anpassung der Unternehmensstrukturen und -prozesse an die Erfordernisse des Marktes unterstützen oder anleiten. 

Insgesamt reduziert ein gutes PMO den Zeit- und Kostenaufwand in der Projektarbeit und -koordinierung und erhöht dadurch die Produktivität des gesamten Betriebs.

Nicht nur die fortschrittlichen Methoden des Projektmanagements werden immer flexibler und agiler, sondern auch die PMOs selbst. Ein gutes PMO, welches mit ausreichend Kompetenzen und Vertrauen ausgestattet ist, passt sich flexibel den jeweiligen betrieblichen Anforderungen an.

Das Ziel ist und bleibt dabei, die Strategie der Unternehmensführung beziehungsweise die Ziele des Managements mit den Ressourcen und der konkreten Arbeitsweise der Projektteams in Einklang zu bringen. Die Funktionen der Projektplanung und Priorisierung sowie die Definition, Standardisierung und Implementierung der besten Projektmanagement-Prozesse müssen dabei jeweils flexibel an das unternehmerische Umfeld und die Arbeit innerhalb der Projekte angepasst werden.

Hier gibt es keine Universalformel oder die eine Struktur oder das eine Tool, welche in jedem Betrieb optimal funktionieren. Das PMO passt sich an die betrieblichen Erfordernisse an und versucht, Prozesse jeweils individuell zu optimieren.

Damit ein PMO seinen Aufgaben bestmöglich nachkommen kann, bietet es sich an, es als führenden Teil der operativen Geschäftsführung in das Unternehmen zu integrieren. So kann es seine Koordinationsfunktion zwischen Management und den einzelnen Projekten ideal erfüllen.

Nicht jedes Projekt passt zu den Unternehmenszielen oder -ressourcen und auch Projekte, die zum Kernbereich eines Unternehmens gehören, können, wenn sie zum falschen Zeitpunkt eingeführt werden, mehr schaden als nutzen. Zu viele Projekte zur gleichen Zeit können ein ganzes Unternehmen oder einzelne Teams oder Mitglieder lähmen. Dabei ist die Frage, wann die Kapazitätsgrenze erreicht ist, oft gar nicht so leicht zu beantworten.

Das Management des Projektportfolios gehört daher zu den wesentlichen Aufgaben und Funktionen eines Projektmanagement Office. Es muss unter Berücksichtigung der Ressourcen sowie der Strategie entscheiden, ob oder wann die Bearbeitung eines neuen Projekts Mehrwert bringt oder ob es den Unternehmenszielen derzeit eher hinderlich wäre.

Die bisherigen Informationen bezogen sich in weiten Teilen auf die Aufgaben und Kompetenzen eines internen PMO. Man kann die Dienstleistungen eines Projektmanagement Office jedoch auch extern einkaufen. Prinzipiell muss ein externes PMO nicht schlechter arbeiten als ein internes, aber man sollte sich im Klaren darüber sein, dass bestimmte Prozesse kontinuierliche Evaluationen, Feedback und Anpassung erfordern, die ein externer Dienstleister nicht erbringen kann.

Dem externen PMO fehlt die Einbindung in die Organisation und die kontinuierliche Begleitung der Prozesse. Die einmalige Analyse der Strukturen und Best Practices kann von einem externen PMO nicht ständig an neue Erfahrungen und Erkenntnisse angepasst werden, wie es ein internes PMO könnte. Eine Unternehmensberatung durch ein externes PMO kann aber trotzdem sinnvoll sein und eventuell wertvollen Input für ein grundlegendes Change Management liefern.

Ein PMO kann in jedem Unternehmen, in dem die Projektarbeit dominiert oder relevant vertreten ist, einen wertvollen Beitrag leisten. Insbesondere Unternehmen, die neue Methoden, Tools oder Aspekte des Projektmanagements einführen oder deren Organisation schnell gewachsen ist, haben oft ein großes Optimierungspotenzial, was die Strukturen, den Informationsfluss, die Koordinierung und die verbindliche Identifizierung und Einführung von Best Practices angeht.

Wenn Sie als Teil der Unternehmensführung das Gefühl haben, dass wichtige Informationen nicht oder zu spät an den richtigen Stellen ankommen, Projekte sich unerklärlicherweise verzögern, Risiken zu spät erkannt werden und es an einheitlichen Verfahren und Kommunikationswegen mangelt, können Sie höchstwahrscheinlich von der Einrichtung eines PMO in Ihrem Unternehmen profitieren.

Wie bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Formen eines Projektmanagement Office und Unterschiede bei den Aufgaben und Kompetenzen. Daher ist es wichtig, das PMO so in die Organisation zu integrieren, dass es die angedachten Aufgaben und Funktionen auch schaffen kann.

Wenn Sie sich für ein starkes PMO mit Weisungsbefugnis und der Aufgabe eines groß skalierten Change Managements entscheiden, ist es jedoch allgemein von Bedeutung, dass die Veränderungen nicht zu schnell eingeführt werden.

Das PMO sollte sich zunächst auf einzelne Abteilungen oder Projekte fokussieren und nicht alle Prozesse zugleich optimieren. Wer zu schnell zu tiefgreifende Änderungen der Best Practices anstrebt, hat oft mit Gegenwind aus den Teams oder anderen Managementstrukturen zu rechnen.

Ein langsameres, schrittweises Vorgehen hilft, Befürchtungen der Mitarbeiter zu zerstreuen und schnell erste, vorzeigbare Ergebnisse zu erzielen, die wiederum das Vertrauen der Mitarbeiter in das PMO stärken und eine gute Grundlage für weitere Veränderungen bieten.

Die Einrichtung eines Project Management Office (PMO) ist die logische Konsequenz aus der Verbreitung der Projektarbeit und der Vielzahl der möglichen Tools, Methoden und Philosophien des Projektmanagements. Überlässt man die Wahl der richtigen Mittel und Verfahren den einzelnen Projektteams oder -leitern, kommt es häufig zu mangelhafter Kommunikation und es fehlt eine zentrale Stelle, an der alle relevanten Informationen zusammenfließen und projektübergreifende Entscheidungen getroffen werden können.

Die Funktion des PMO ist es, das Maximum aus den dezentralen, wenig hierarchischen und flexiblen Strukturen der Projektarbeit herauszuholen und gleichzeitig die Risiken dieser Arbeitsweise zu minimieren. Wenn in einem Unternehmen Projektarbeit in relevanter Größenordnung geleistet wird, übernimmt in der Regel bereits eine Stelle übergreifende Aufgaben und Koordinierungsfunktionen. Das PMO ist Ausdruck der Professionalisierung dieser Stelle und hilft, die Potenziale der Projektarbeit voll zu entfalten.

PURE Consultant

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