PMO: Definition, Aufgaben, Ziele

PMO steht f├╝r Project Management Office oder Projektmanagement Office und bezeichnet eine zentrale Stelle f├╝r die Projektkoordination und -leitung in einem Unternehmen. Derzeit entscheiden sich immer mehr Unternehmen, ein PMO einzurichten oder bestehende Stellen mit mehr Aufgaben und Kompetenzen zu betrauen, da die Projektarbeit in modernen B├╝ros immer weiter zunimmt.

Bei der Projektarbeit werden einzelne Aufgaben und Auftr├Ąge in Projekte unterteilt, die von den jeweils zugeteilten Mitarbeitern beziehungsweise dem Projektteam relativ autonom und oft ohne direkte ├ťberwachung durch den Projektleiter bearbeitet werden. Diese flachere Hierarchie und die flexiblere und dynamischere Aufgabenverteilung haben viele Vorteile gegen├╝ber der klassischen Unternehmensf├╝hrung, birgt aber auch einige Risiken und Probleme.

Nicht selten werden das Management, die Leitung und Koordination der einzelnen Projekte vernachl├Ąssigt und Probleme werden erst bekannt, wenn die Deadline bereits unmittelbar bevorsteht. Dieser Umstand ist teilweise auf mangelnde Kommunikation zwischen den Teammitgliedern eines Projekts oder zwischen mehreren Projektteams und teilweise auf ungeeignete Verfahren und Prozesse zur├╝ckzuf├╝hren.

Das Project Management Office (PMO) hat daher die Aufgabe, das Maximum an Produktivit├Ąt aus der Projektarbeit herauszuholen und gleichzeitig die damit einhergehenden Gefahren zu minimieren. Dabei kann ein PMO Teil des Managements oder der Projektleitung sein oder die Aufgaben k├Ânnen von der Gesch├Ąftsf├╝hrung (oder der Assistenz) miterledigt werden. Ein PMO kann au├čerdem dauerhaft oder zeitweise und zweckgebunden sowie unternehmensintern oder extern eingerichtet werden.

Wie das PMO in ein Unternehmen integriert wird, welche Aufgaben und Kompetenzen es hat, beeinflusst allerdings auch die Leistungsf├Ąhigkeit. So wird man von der Assistenz der Gesch├Ąftsf├╝hrung nicht die gleiche Leistung erwarten k├Ânnen wie von einem eigens angestellten Team mit Erfahrung und Expertise in der Projektleitung und den fortschrittlichsten Methoden der Projektkoordination.

PMO: Definition

Das Project Management Office (PMO) kann verschiedene Aufgaben innerhalb eines Unternehmens ├╝bernehmen. Die Zunahme der projektorientierten Arbeitsweise und die damit einhergehenden Ver├Ąnderungen und Herausforderungen, vor die sich zahlreiche Unternehmen gestellt sehen, kann es sinnvoll machen, eine zentrale Koordinierungsstelle f├╝r die Projektarbeit einzurichten.

Ein Projektmanagement Office kann diese Koordinierungsfunktion ├╝bernehmen und dadurch f├╝r eine optimale Verteilung der Unternehmensressourcen sorgen, Doppelarbeit vermeiden und Synergieeffekte von einzelnen Projekten identifizieren und nutzen. Als zentrale Schnittstelle f├╝r alle Projekte innerhalb eines Unternehmens verf├╝gt das Project Management Office au├čerdem ├╝ber wichtige Informationen ├╝ber die Zeitpl├Ąne sowie m├Âgliche Hindernisse und Verz├Âgerungen bei der Realisierung von Projekten.

Die Mitarbeiter des Project Management Offices sind zudem Experten f├╝r die Koordinierung und Durchf├╝hrung von Projektarbeit und k├Ânnen daher helfen, Prozesse zu optimieren, einheitliche Standards f├╝r die Arbeitsweise zu erarbeiten und durchzusetzen und die Mitarbeiter im Umgang mit den besten Projektmanagement-Methoden und Tools f├╝r die Arbeit in Teams und Einzelprojekten schulen oder gleich die Leitung eines Projekts ├╝bernehmen.

Gr├╝nde f├╝r ein Project Management Office

Zu den Hauptgr├╝nden, die f├╝r die Einrichtung eines PMO sprechen, geh├Ârt die ├ťbersicht ├╝ber Ressourcen, Zeitpl├Ąne, Hindernisse und Priorit├Ąten, die in den einzelnen Projekten nicht vorhanden ist oder aufgrund der Komplexit├Ąt verloren zu gehen droht. Ein PMO sammelt Informationen aus den Teilbereichen und Projekten und bereitet diese f├╝r die weitere Planung und Entscheidungsfindung auf.

Dadurch entlastet es Team- und Projektleiter, die sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und den ├ťberblick ├╝ber das gro├če Ganze dem PMO ├╝berlassen k├Ânnen. Au├čerdem sorgt das PMO f├╝r eine bessere Kommunikation in und zwischen den Projekten und hilft Unternehmensressourcen effektiv, effizient und priorit├Ątengerecht einzusetzen.

Indem es den Informationsfluss steuert und verbessert, werden m├Âgliche Konflikte, Hindernisse und Probleme fr├╝hzeitig erkannt. Das PMO kann auch aktiv in die Projektarbeit integriert werden und dort Best Practices identifizieren und f├Ârdern, die besten Methoden und Tools des Projektmanagements einf├╝hren und so dem Management wie auch den Teammitgliedern und -leitern wichtige Hilfestellungen und einheitliche Projektstandards anbieten.

Das sind die Aufgabenbereiche

Welche Aufgaben ein PMO genau ├╝bernimmt, ist stark abh├Ąngig davon, wie viele Kompetenzen es zugesprochen bekommt und ob oder wie es in die gesamte Unternehmensstruktur eingebunden ist.

Ein rein unterst├╝tzendes PMO bietet Schulungen an und schl├Ągt Prozesse und Tools f├╝r das Projektmanagement vor, ohne diese implementieren zu k├Ânnen, da diese Kompetenz den Projektmanagern ├╝berlassen wird.

Steuernde oder anweisende PMOs hingegen greifen tiefer in die Prozesse ein, ├╝bernehmen strategische Aufgaben und f├╝hren Best Practices verbindlich ein oder standardisieren sie f├╝r das gesamte Unternehmen.

Zu den m├Âglichen Aufgabenbereichen eines PMO geh├Âren:

Ressourcenmanagement: Als zentrale Stelle der Koordination und Evaluierung der Projektarbeit kann das PMO besonders gut beurteilen, wie Ressourcen m├Âglichst effizient eingesetzt und Hindernisse vermieden werden k├Ânnen.

PMO - Project Management Office
PMO – Project Management Office

Diese Ziele werden erreicht

Ein gut arbeitendes, mit ausreichend Ressourcen und Entscheidungsbefugnis ausgestattetes Project Management Office

Die Vorteile

Zu den gr├Â├čten Vorteilen eines PMO geh├Ârt die Standardisierung der Informationswege und eine kontinuierliche Kommunikation in den Projektteams, zwischen verschiedenen Projekten sowie zwischen Teams und Management. Durch diese projekt- und funktions├╝bergreifende Koordinierung werden Gefahren fr├╝hzeitig erkannt und Risiken k├Ânnen minimiert werden. Au├čerdem k├Ânnen Konflikte zwischen der Unternehmensstrategie und den jeweiligen Unternehmensressourcen effektiv identifiziert und vermittelt werden.

Durch die Einf├╝hrung und Standardisierung von Best Practices und Projektmanagement-Methoden liegen Informationen an der richtigen Stelle vor und k├Ânnen transparent weiter genutzt werden. Ein kompetentes PMO kann sogar die Umstrukturierung beziehungsweise das Change Management, also die Anpassung der Unternehmensstrukturen und -prozesse an die Erfordernisse des Marktes unterst├╝tzen oder anleiten. 

Insgesamt reduziert ein gutes PMO den Zeit- und Kostenaufwand in der Projektarbeit und -koordinierung und erh├Âht dadurch die Produktivit├Ąt des gesamten Betriebs.

Flexibel gestalten

Nicht nur die fortschrittlichen Methoden des Projektmanagements werden immer flexibler und agiler, sondern auch die PMOs selbst. Ein gutes PMO, welches mit ausreichend Kompetenzen und Vertrauen ausgestattet ist, passt sich flexibel den jeweiligen betrieblichen Anforderungen an.

Das Ziel ist und bleibt dabei, die Strategie der Unternehmensf├╝hrung beziehungsweise die Ziele des Managements mit den Ressourcen und der konkreten Arbeitsweise der Projektteams in Einklang zu bringen. Die Funktionen der Projektplanung und Priorisierung sowie die Definition, Standardisierung und Implementierung der besten Projektmanagement-Prozesse m├╝ssen dabei jeweils flexibel an das unternehmerische Umfeld und die Arbeit innerhalb der Projekte angepasst werden.

Hier gibt es keine Universalformel oder die eine Struktur oder das eine Tool, welche in jedem Betrieb optimal funktionieren. Das PMO passt sich an die betrieblichen Erfordernisse an und versucht, Prozesse jeweils individuell zu optimieren.

Damit ein PMO seinen Aufgaben bestm├Âglich nachkommen kann, bietet es sich an, es als f├╝hrenden Teil der operativen Gesch├Ąftsf├╝hrung in das Unternehmen zu integrieren. So kann es seine Koordinationsfunktion zwischen Management und den einzelnen Projekten ideal erf├╝llen.

Die richtigen Projekte zur richtigen Zeit

Nicht jedes Projekt passt zu den Unternehmenszielen oder -ressourcen und auch Projekte, die zum Kernbereich eines Unternehmens geh├Âren, k├Ânnen, wenn sie zum falschen Zeitpunkt eingef├╝hrt werden, mehr schaden als nutzen. Zu viele Projekte zur gleichen Zeit k├Ânnen ein ganzes Unternehmen oder einzelne Teams oder Mitglieder l├Ąhmen. Dabei ist die Frage, wann die Kapazit├Ątsgrenze erreicht ist, oft gar nicht so leicht zu beantworten.

Das Management des Projektportfolios geh├Ârt daher zu den wesentlichen Aufgaben und Funktionen eines Projektmanagement Office. Es muss unter Ber├╝cksichtigung der Ressourcen sowie der Strategie entscheiden, ob oder wann die Bearbeitung eines neuen Projekts Mehrwert bringt oder ob es den Unternehmenszielen derzeit eher hinderlich w├Ąre.

Unterschied PMO intern und extern

Die bisherigen Informationen bezogen sich in weiten Teilen auf die Aufgaben und Kompetenzen eines internen PMO. Man kann die Dienstleistungen eines Projektmanagement Office jedoch auch extern einkaufen. Prinzipiell muss ein externes PMO nicht schlechter arbeiten als ein internes, aber man sollte sich im Klaren dar├╝ber sein, dass bestimmte Prozesse kontinuierliche Evaluationen, Feedback und Anpassung erfordern, die ein externer Dienstleister nicht erbringen kann.

Dem externen PMO fehlt die Einbindung in die Organisation und die kontinuierliche Begleitung der Prozesse. Die einmalige Analyse der Strukturen und Best Practices kann von einem externen PMO nicht st├Ąndig an neue Erfahrungen und Erkenntnisse angepasst werden, wie es ein internes PMO k├Ânnte. Eine Unternehmensberatung durch ein externes PMO kann aber trotzdem sinnvoll sein und eventuell wertvollen Input f├╝r ein grundlegendes Change Management liefern.

Wer braucht ein PMO?

Ein PMO kann in jedem Unternehmen, in dem die Projektarbeit dominiert oder relevant vertreten ist, einen wertvollen Beitrag leisten. Insbesondere Unternehmen, die neue Methoden, Tools oder Aspekte des Projektmanagements einf├╝hren oder deren Organisation schnell gewachsen ist, haben oft ein gro├čes Optimierungspotenzial, was die Strukturen, den Informationsfluss, die Koordinierung und die verbindliche Identifizierung und Einf├╝hrung von Best Practices angeht.

Wenn Sie als Teil der Unternehmensf├╝hrung das Gef├╝hl haben, dass wichtige Informationen nicht oder zu sp├Ąt an den richtigen Stellen ankommen, Projekte sich unerkl├Ąrlicherweise verz├Âgern, Risiken zu sp├Ąt erkannt werden und es an einheitlichen Verfahren und Kommunikationswegen mangelt, k├Ânnen Sie h├Âchstwahrscheinlich von der Einrichtung eines PMO in Ihrem Unternehmen profitieren.

PMO korrekt einrichten

Wie bereits erw├Ąhnt, gibt es unterschiedliche Formen eines Projektmanagement Office und Unterschiede bei den Aufgaben und Kompetenzen. Daher ist es wichtig, das PMO so in die Organisation zu integrieren, dass es die angedachten Aufgaben und Funktionen auch schaffen kann.

Wenn Sie sich f├╝r ein starkes PMO mit Weisungsbefugnis und der Aufgabe eines gro├č skalierten Change Managements entscheiden, ist es jedoch allgemein von Bedeutung, dass die Ver├Ąnderungen nicht zu schnell eingef├╝hrt werden.

Das PMO sollte sich zun├Ąchst auf einzelne Abteilungen oder Projekte fokussieren und nicht alle Prozesse zugleich optimieren. Wer zu schnell zu tiefgreifende ├änderungen der Best Practices anstrebt, hat oft mit Gegenwind aus den Teams oder anderen Managementstrukturen zu rechnen.

Ein langsameres, schrittweises Vorgehen hilft, Bef├╝rchtungen der Mitarbeiter zu zerstreuen und schnell erste, vorzeigbare Ergebnisse zu erzielen, die wiederum das Vertrauen der Mitarbeiter in das PMO st├Ąrken und eine gute Grundlage f├╝r weitere Ver├Ąnderungen bieten.

FAQ

Im folgenden Abschnitt werden einige h├Ąufig gestellte Fragen kurz beantwortet.

Was versteht man unter PMO?

PMO steht f├╝r Project Management Office und ├╝bernimmt wichtige Koordinierungs- und Managementaufgaben.

Was ist PMO im Projektmanagement?

Das PMO ├╝bernimmt die Koordination zwischen verschiedenen Projekten sowie eventuell auch die Aufgaben eines Projektleiters. Au├čerdem kann es strategisch in die Projektplanung und die Gestaltung der Organisation von Abteilungen und Strukturen im Unternehmen eingebunden werden. Ein PMO, welches aktiv in die Durchf├╝hrung der Projektarbeit involviert ist, stellt zudem die Methoden und Tools des Projektmanagements zur Verf├╝gung, implementiert diese und schult Mitarbeiter im Umgang.

Was verdient man als PMO?

PMO steht f├╝r das Projektmanagement Office und nicht f├╝r einen bestimmten Beruf oder eine Position. Leiter des Project Office sind h├Ąufig Projektmanager, die etwa zwischen 47.000 Euro und 67.000 Euro pro Jahr verdienen.

Warum braucht man ein PMO?

Ein PMO als extra Abteilung in einem Unternehmen lohnt sich vor allem, wenn im Unternehmen mehrere Projektteams relativ unabh├Ąngig voneinander arbeiten. Das PMO kann hier die Koordinierung ├╝bernehmen, die Kommunikation und das Bereitstellen von Informationen standardisieren, verbindlich Best Practices identifizieren und umsetzen sowie den optimalen Einsatz von Techniken und Methoden des Projektmanagements gew├Ąhrleisten.

Wenn Sie immer wieder von Hindernissen und R├╝ckschritten bei der Projektarbeit ├╝berrascht werden, kann Ihr Unternehmen wahrscheinlich von der Einrichtung eines PMOs profitieren.

Fazit

Die Einrichtung eines Project Management Office (PMO) ist die logische Konsequenz aus der Verbreitung der Projektarbeit und der Vielzahl der m├Âglichen Tools, Methoden und Philosophien des Projektmanagements. ├ťberl├Ąsst man die Wahl der richtigen Mittel und Verfahren den einzelnen Projektteams oder -leitern, kommt es h├Ąufig zu mangelhafter Kommunikation und es fehlt eine zentrale Stelle, an der alle relevanten Informationen zusammenflie├čen und projekt├╝bergreifende Entscheidungen getroffen werden k├Ânnen.

Die Funktion des PMO ist es, das Maximum aus den dezentralen, wenig hierarchischen und flexiblen Strukturen der Projektarbeit herauszuholen und gleichzeitig die Risiken dieser Arbeitsweise zu minimieren. Wenn in einem Unternehmen Projektarbeit in relevanter Gr├Â├čenordnung geleistet wird, ├╝bernimmt in der Regel bereits eine Stelle ├╝bergreifende Aufgaben und Koordinierungsfunktionen. Das PMO ist Ausdruck der Professionalisierung dieser Stelle und hilft, die Potenziale der Projektarbeit voll zu entfalten.

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