Typische Fehler im Product Backlog

Typische Fehler im Product Backlog – Ein Product Backlog ist das zentrale Steuerungsinstrument in agilen Projekten. Trotzdem arbeiten viele Teams mit überladenen, unklaren oder schlecht priorisierten Backlogs – mit direkten Folgen für Termine, Qualität und Motivation. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche typischen Fehler im Product Backlog immer wieder auftreten, woran Sie sie erkennen und wie Sie diese systematisch vermeiden.
Ziel ist ein praxisnaher Leitfaden, der Entscheidern, Projektmanagern und Fachanwendern hilft, das eigene Backlog professionell zu gestalten und als wirksames Führungsinstrument zu nutzen.

Ein Product Backlog ist eine priorisierte, fortlaufend gepflegte Liste aller Anforderungen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen, die nötig sind, um ein Produkt Schritt für Schritt in Richtung der Produktvision zu entwickeln.

Typische Eigenschaften eines guten Product Backlogs:

Ein schwach geführtes Product Backlog führt nicht nur zu Unordnung, sondern verursacht konkrete Schäden:

Ein professionell geführtes Backlog ist daher kein „nice to have“, sondern Grundvoraussetzung für zuverlässige Lieferfähigkeit in agilen Organisationen.

Häufig wiederkehrende Fehler im Product Backlog sind:

Im Folgenden werden diese Fehler im Detail beschrieben – mit Praxisbeispielen und konkreten Gegenmaßnahmen.

Problem:
Ohne klare Produktvision wird das Product Backlog zur bloßen Sammelstelle für Anforderungen. Einzelne Einträge mögen sinnvoll erscheinen, zahlen aber nicht auf ein gemeinsames Ziel ein.

Typische Symptome:

Folgen:

So vermeiden Sie den Fehler:

Problem:
Ein Product Backlog ohne nachvollziehbare Priorisierung ist für das Team kaum steuerbar. Wenn alles „Prio 1“ ist, gibt es praktisch keine Priorität.

Typische Symptome:

Folgen:

Praktische Ansätze zur Priorisierung:

Wichtig ist nicht das perfekte Modell, sondern Konsequenz und Transparenz in der Anwendung.

Problem:
Viele Backlogs leiden unter einem unausgewogenen Detaillierungsgrad: ganz oben stehen riesige Epics ohne Struktur, weiter unten finden sich winzige technische Aufgaben, die niemand mehr mit einem Geschäftswert verknüpfen kann.

Symptome:

Folgen:

Best Practices für den Detaillierungsgrad:

Ein häufig genutztes Bild: Je näher etwas an der Umsetzung ist, desto feiner wird es geschnitten.

Problem:
Backlogs wachsen oft jahrelang an. Ideen, die nie umgesetzt werden, bleiben als „Rauschen“ erhalten. Ab einem bestimmten Umfang (z. B. >300 Items) wird das Backlog faktisch unpflegbar.

Typische Symptome:

Folgen:

Konkrete Gegenmaßnahmen:

Durch bewusstes Weglassen entsteht Fokus – und damit Geschwindigkeit.

Problem:
Backlog Refinement (früher „Grooming“) wird in vielen Teams vernachlässigt oder rein formal durchgeführt. Das führt dazu, dass im Sprint Planning ungeklärte Themen dominieren.

Typische Symptome:

Folgen:

Was gehört in ein gutes Refinement?

Empfehlenswert ist eine kontinuierliche Refinement-Praxis, z. B.:

Problem:
In vielen Organisationen besteht das Backlog fast ausschließlich aus Fachanforderungen. Technische Schulden, Wartung und Infrastrukturverbesserungen tauchen gar nicht oder nur am Rand auf.

Typische Symptome:

Folgen:

Besserer Umgang mit technischen Themen im Backlog:

Ein ausgewogenes Backlog berücksichtigt sowohl Business Value als auch technische Nachhaltigkeit.

Problem:
Der Product Owner (oder Produktmanager) ist formal für das Product Backlog verantwortlich, entscheidet aber häufig zu stark isoliert – ohne regelmäßigen Austausch mit Kunden, Fachbereichen oder Management.

Typische Symptome:

Folgen:

Gute Praxis:

Der Product Owner bleibt entscheidungsfähig, agiert aber nicht im luftleeren Raum.

Problem:
Viele Backlog-Einträge beschreiben eine fertige Lösung („Baue Bildschirm XY mit 5 Feldern“), statt das zugrundeliegende Problem oder den gewünschten Nutzen zu formulieren.

Typische Symptome:

Folgen:

Bessere Formulierung von Backlog-Items:

So bleibt Raum für fachlich sinnvolle und technisch saubere Lösungen.

Problem:
Backlog-Einträge ohne klare Abnahmekriterien führen zu Interpretationsspielräumen. Was für den Fachbereich „fertig“ ist, kann sich deutlich von der Sicht des Entwicklungsteams unterscheiden.

Typische Symptome:

Folgen:

Zwei zentrale Hebel:

Einträge, die die DoR nicht erfüllen, wandern nicht in den Sprint – das erhöht die Verlässlichkeit der Planung.

Problem:
In manchen Organisationen wird das Product Backlog wie ein klassisches Pflichtenheft behandelt: Einmal definiert, dann möglichst nicht mehr verändert.

Typische Symptome:

Folgen:

Merkmale eines lebendigen Backlogs:

Agiles Arbeiten bedeutet nicht Chaos – aber es bedeutet bewusste, gesteuerte Anpassung.

Problem:
Jira, Azure DevOps, Trello & Co. sind hilfreiche Werkzeuge – ersetzen aber nicht das inhaltliche Management des Backlogs. Oft dominiert die Tool-Struktur die Denkweise.

Typische Symptome:

Folgen:

Bessere Praxis:

Das Tool ist Mittel zum Zweck. Entscheidend bleibt die inhaltliche Qualität des Backlogs.

Ein wirksames Product Backlog entsteht nicht zufällig, sondern durch bewusstes Produktmanagement. Ein mögliches Vorgehen:

Mit dieser Basis wird das Product Backlog zu einem stabilen, aber anpassungsfähigen Herzstück Ihrer agilen Steuerung.

Die folgende Liste eignet sich als schneller Selbsttest für Product Owner, Projektleiter und Teams:

Je mehr Häkchen Sie setzen können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Product Backlog Sie wirklich unterstützt – statt Sie auszubremsen.

Typische Fehler im Product Backlog sind kein Zeichen von Inkompetenz, sondern oft Ausdruck gewachsener Strukturen, Zeitdruck und unklarer Zuständigkeiten. Entscheidend ist, sie bewusst zu machen und systematisch zu adressieren:

Wer sein Product Backlog als strategisches Führungsinstrument begreift, erhöht nicht nur die Effizienz des Entwicklungsteams, sondern verbessert auch Vorhersagbarkeit, Qualität und Stakeholder-Zufriedenheit.

Wenn Sie Ihr bestehendes Product Backlog professionell überprüfen, aufräumen oder neu aufsetzen möchten, kann eine externe Perspektive helfen: von der Analyse aktueller Pain Points über ein strukturiertes Backlog-Audit bis hin zur Begleitung bei der Einführung sauberer Priorisierungs- und Refinement-Prozesse. So wird aus einer bloßen Anforderungsliste ein leistungsfähiges Steuerungsinstrument für Ihr gesamtes Produkt- und Projektportfolio.