Typische Probleme im Projektportfolio

Typische Probleme im Projektportfolio – Ein effektives Projektportfoliomanagement ist heute das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens. Da sich Organisationen stetig an neue Marktanforderungen anpassen müssen, steigen auch die Anforderungen an die Planung, Steuerung und Überwachung unterschiedlichster Projekte. Dennoch sind typische Probleme im Projektportfolio allgegenwärtig und können gravierende Konsequenzen für die Zielerreichung und Wettbewerbsfähigkeit haben. Im folgenden Beitrag werden die wichtigsten Problemfelder, ihre Ursachen sowie praxistaugliche Lösungsansätze umfassend beleuchtet.

Ein Projektportfolio umfasst die Gesamtheit aller Projekte und Programme, die innerhalb einer Organisation parallel bearbeitet werden. Anders als das klassische Einzelprojektmanagement betrachtet das Portfolio das Zusammenspiel, die Priorisierung und die optimale Ressourcennutzung im Kontext der Unternehmensstrategie. Sobald mehrere Projekte um Ressourcen, Budget und Aufmerksamkeit konkurrieren, entstehen zahlreiche Herausforderungen, denen sich das Management stellen muss.

Im Tagesgeschäft begegnen Portfolio-Manager immer wieder ähnlichen Schwierigkeiten. Einige dieser typischen Stolpersteine sind:

Obwohl Unternehmen oftmals eine Vielzahl an Projekten initiieren, fehlt es häufig an klaren Kriterien für deren Priorisierung. Dadurch widersprechen manche Projekte sogar den strategischen Zielen des Unternehmens. Wenn beispielsweise Projekte verfolgt werden, die wenig zum Unternehmenserfolg beitragen, leidet die Ressourcenallokation erheblich. Zudem verlangsamen fehlende Richtlinien die Entscheidungsfindung, wodurch wertvolle Kapazitäten ungenutzt bleiben.

Übermäßige Projektlast führt fast zwangsläufig zu Engpässen bei Personal und Budget. Denn das gleichzeitige Bearbeiten zahlreicher Projekte stellt Mitarbeiter sowie Führungskräfte vor enorme Herausforderungen. Oft wird unterschätzt, wie viel Koordination, Abstimmung und Kapazität das gesamte Portfolio tatsächlich benötigt. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen mit Ressourcen arbeiten, die bereits durch das Tagesgeschäft ausgelastet sind – was die Effizienz der Projekte weiter reduziert.

Ein weiteres klassisches Problem besteht in der unzureichenden Transparenz über Status, Fortschritt und Risiken einzelner Projekte. Gerade in Matrixorganisationen fehlt häufig ein konsolidierter Überblick, sodass Managemententscheidungen auf unvollständigen Informationen basieren. Zudem erschweren unklare Kommunikationswege die Zusammenarbeit zwischen den Projektteams. Wenn außerdem unterschiedliche IT-Systeme genutzt werden oder Schnittstellen fehlen, ist eine lückenlose Steuerung kaum mehr möglich.

Während Risiken in Einzelprojekten meist bekannt und dokumentiert sind, werden potenzielle Gefahren für das Gesamtportfolio häufig vernachlässigt. Wenn jedoch systemische oder kumulative Risiken auftreten, können sie die gesamte Organisation stark beeinträchtigen. Deshalb ist ein vorausschauendes Risikomanagement auf Portfolioebene unerlässlich, da so Risiken gebündelt und Schwachstellen erkannt werden können.

Viele Mitarbeiter empfinden zusätzliche Projekte oder strategische Projektabbrüche als Belastung und reagieren mit Widerstand. Insbesondere dann, wenn Entscheidungen wenig transparent kommuniziert oder abrupt umgesetzt werden, leidet die Akzeptanz erheblich. Zudem können Veränderungen bestehende Strukturen und Verantwortlichkeiten infrage stellen, was Unsicherheit erzeugt und den Informationsfluss hemmt.

Nicht selten herrscht Unklarheit darüber, wer im Portfolio für bestimmte Entscheidungen verantwortlich ist. Fehlende Governance-Strukturen führen oft dazu, dass Projekte aus dem Ruder laufen oder gegensätzliche Interessen dominieren. Darüber hinaus fehlt es an einheitlichen Standards für die Steuerung und Erfolgsmessung der Projekte, sodass Verbesserungspotenziale ungenutzt bleiben.

Viele Portfoliomanager verlassen sich noch auf Excel-Tabellen oder veraltete Tools, obwohl moderne Lösungen die Analyse und Steuerung erheblich erleichtern könnten. Wenn relevante Daten nicht konsistent erfasst und ausgewertet werden, bleibt der Überblick über Kennzahlen, Budget oder Projektfortschritte eingeschränkt. Gerade in dynamischen Märkten stellt dies einen erheblichen Nachteil dar.

Die genannten Herausforderungen sind meist keine Einzelfälle, sondern entstehen durch strukturelle Schwächen im Projektportfoliomanagement. Häufige Ursachen sind:

Die genannten Problemfelder sind keineswegs unüberwindbar. Vielmehr profitieren Unternehmen, wenn sie gezielt an den Ursachen arbeiten und bewährte Lösungsansätze implementieren.

Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass jedes Projekt einem strategisch relevanten Ziel dient. Deshalb lohnen sich regelmäßige Portfolio-Reviews sowie die Einführung objektiver Bewertungskriterien. So vermeiden Sie, dass kurzfristige Interessen überwiegen. Darüber hinaus unterstützt ein zentrales Gremium, das Portfolioentscheidungen steuert und objektiv bewertet.

Eine ehrliche Einschätzung verfügbarer Ressourcen ist unabdingbar. Sie sollten fortlaufend überprüfen, ob die Projektlast mit bestehenden Kapazitäten vereinbar ist. Mit modernen Planungstools behalten Sie selbst dann den Überblick, wenn Projekte parallel laufen. Außerdem sollten Sie einfache Methoden wie das Kapazitätsmanagement einführen, damit Engpässe früh erkannt werden.

Damit alle Entscheidungsträger und Teams stets auf dem neuesten Stand sind, empfiehlt sich der Aufbau zentraler Dashboards und regelmäßige Reports. Durch offene Kommunikation reduzieren Sie Missverständnisse, fördern Zusammenarbeit und schaffen Vertrauen. Regelmäßige Meetings auf Portfolioebene verschaffen allen Beteiligten einen aktuellen Status und fördern einen kontinuierlichen Austausch.

Übertragen Sie bewährte Methoden des Risikomanagements auf Portfolioebene: Identifizieren Sie systemische Risiken und entwickeln Sie Szenarien sowie Frühwarnsysteme. So lassen sich gravierende Auswirkungen frühzeitig abwenden. Indem Sie Lessons Learned portfolioübergreifend dokumentieren, bauen Sie eine Wissensbasis auf und minimieren wiederkehrende Fehler.

Weil Veränderungen im Portfolio unweigerlich auf Widerstand stoßen, lohnt sich ein proaktives Change Management. Informieren Sie betroffene Mitarbeiter frühzeitig und binden Sie sie in Entscheidungsprozesse ein. Dadurch steigern Sie sowohl Motivation als auch die Akzeptanz notwendiger Anpassungen. Trainings und Coachings helfen, Ängste abzubauen und Veränderungen konstruktiv zu begleiten.

Standardisieren Sie Entscheidungswege sowie Arbeitsabläufe und etablieren Sie klare Verantwortlichkeiten. Ein zentrales Portfolio-Office (PMO) kann Sie beim Aufbau einheitlicher Prozesse und Richtlinien unterstützen. Darüber hinaus sorgen zentral definierte KPIs für eine objektive Erfolgsmessung und kontinuierliche Verbesserung im gesamten Portfolio.

Moderne digitale Tools ermöglichen eine effiziente Steuerung sowie Analyse des gesamten Portfolios. Nutzen Sie Plattformen, die Daten vernetzen und in Echtzeit auswerten, um Trends und Risiken rechtzeitig zu erkennen. Die konsequente Digitalisierung unterstützt die Automatisierung von Standardprozessen sowie die fundierte Entscheidungsfindung auf Basis verlässlicher Daten.

Ein international tätiges Industrieunternehmen hatte jahrelang mit ineffizienter Ressourcenverteilung, Projektverzögerungen und unklaren Kommunikationswegen zu kämpfen. Nachdem es ein zentrales Portfolio-Office eingerichtet und klare Priorisierungskriterien eingeführt hatte, konnte es die Anzahl laufender Projekte um 30 % reduzieren und gleichzeitig die Erfolgsquote der verbleibenden Projekte deutlich steigern. Durch regelmäßige Kapazitätsabfragen und eine moderne Projektmanagement-Software verbesserte sich die Auslastung, während die Transparenz über Risiken und Statusberichte die Managemententscheidungen vereinfachte.

Das Projektportfolio stellt eine der komplexesten Herausforderungen im modernen Management dar. Obwohl typische Probleme wie Priorisierungskonflikte, Ressourcenengpässe oder mangelnde Transparenz allgegenwärtig sind, können Unternehmen diese mit methodischem Vorgehen und klarer Kommunikation meistern. Wer sein Portfolio stringent an der Unternehmensstrategie ausrichtet, Ressourcen realistisch plant, Transparenz schafft, Risiken früh identifiziert und Change Management ernst nimmt, kann den Erfolg seiner Projekte langfristig sichern. Schließlich profitieren nicht nur einzelne Projekte, sondern die gesamte Organisation von einem professionellen Projektportfoliomanagement.

So wird aus einem „Sammelbecken“ von Einzelprojekten ein schlagkräftiges, unternehmensweit abgestimmtes Projektportfolio, das zielgerichtet Mehrwert schafft und Wettbewerbsfähigkeit sichert.