Sprint Backlog im Sprint Planning erstellen

Sprint Backlog im Sprint Planning erstellen – Ein gutes Sprint Planning entscheidet darüber, ob ein Team in den kommenden zwei bis vier Wochen wirklich wirksam liefern kann – oder ob es von Anfang an hinterherläuft. Im Zentrum steht dabei das Sprint Backlog: die konkrete, realistische und verständliche Arbeitsgrundlage für den Sprint. Viele Teams arbeiten jedoch mit unscharfen User Stories, überladenen Backlogs oder reinem „Wunschdenken“. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Sprint Backlog im Sprint Planning so erstellen, dass es planbar, transparent und umsetzbar wird – auch für komplexe IT- und Transformationsprojekte.

Ein Sprint Backlog ist die vom Scrum Team ausgewählte Menge an Arbeit für einen Sprint, inklusive der dazugehörigen Aufgaben, um ein definiertes Sprint-Ziel zu erreichen.

Kurz gefasst:

Wichtig: Das Product Backlog beschreibt was langfristig gebaut werden soll, das Sprint Backlog beschreibt was genau in den nächsten Tagen umgesetzt wird und wie das Team vorgehen möchte.

Um das Sprint Backlog richtig zu nutzen, hilft der Blick auf seinen Platz im Gesamtprozess:

Kurz: Ein präzise erstelltes Sprint Backlog ist das zentrale Steuerungsinstrument für einen Sprint – fachlich wie organisatorisch.

Damit das Sprint Backlog im Sprint Planning überhaupt sauber erstellt werden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

Der Product Owner sorgt dafür, dass:

Ohne priorisierte Grundlage wird das Sprint Planning schnell zur Diskussion ohne Ergebnis.

Vor dem Planning sollten klar sein:

Nur wenn diese Rahmenbedingungen transparent sind, lässt sich ein realistisches Sprint Backlog erstellen.

Entscheidend ist, dass:

Je besser das Vorbereitungsniveau, desto effizienter und qualitativ hochwertiger wird das Sprint Planning.

Im Folgenden ein praxiserprobter Ablauf, wie ein Scrum Team im Sprint Planning das Sprint Backlog systematisch erstellt.

Der erste Schritt: Ein klares, gemeinsames Sprint-Ziel vereinbaren.

Ein Sprint-Ziel ist eine kurze Aussage, die beantwortet:

Beispiele:

Das Sprint-Ziel ist der inhaltliche Filter: Nur Arbeit, die sinnvoll auf dieses Ziel einzahlt, gehört ins Sprint Backlog.

Im zweiten Schritt wählt das Team aus dem Product Backlog diejenigen Einträge aus, die zum Sprint-Ziel passen und in der verfügbaren Kapazität realistisch umsetzbar sind.

Vorgehen:

Wichtig: Das Team entscheidet letztlich, wie viel es in den Sprint nimmt – nicht der Product Owner oder das Management.

Bevor Einträge ins Sprint Backlog übernommen werden, sollten sie soweit geklärt sein, dass das Team sie eigenständig umsetzen kann.

Dazu gehören:

Ziel: Das Team soll am Ende des Sprint Plannings keine Grundsatzfragen mehr haben, was zu liefern ist, sondern nur noch wie.

Nun werden die ausgewählten Product-Backlog-Einträge in konkrete Aufgaben zerlegt. Dieser Schritt unterscheidet ein grobes „Sprint Commitment“ von einem tatsächlich nutzbaren Sprint Backlog.

Typische Task-Kategorien:

Leitfragen zur Zerlegung:

Gute Praxis: Tasks möglichst klein schneiden, aber nicht künstlich fragmentieren. Ziel ist Transparenz im Daily und ein flüssiger Flow, keine Mikromanagement-Liste.

Um ein Sprint Backlog zu erstellen, das tatsächlich umsetzbar ist, braucht es einen Abgleich zwischen:

Praktische Vorgehensweise:

Wenn klar ist, dass der Umfang zu groß ist, sollte das Team:

Lieber ein kleineres Sprint Backlog verlässlich liefern als ein überladenes mit vielen „fast fertigen“ Aufgaben.

Im letzten Schritt wird das Sprint Backlog so dokumentiert, dass es für alle Beteiligten verständlich und im Arbeitsalltag nutzbar ist.

Typische Visualisierungen:

Checkliste zur Finalisierung:

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, ist das Sprint Backlog im Sprint Planning wirklich fertiggestellt.

Um die Qualität dauerhaft hochzuhalten, haben sich folgende Grundsätze bewährt:

Viele Scrum Teams kämpfen mit denselben Mustern. Typische Fehler und wie man sie vermeidet:

Ein vereinfachtes Beispiel für einen zweiwöchigen Sprint in einem Entwicklungsteam (5 Personen):

Sprint-Ziel:
„Kunden können ihre Rechnungen im Self-Service-Portal sicher anzeigen und als PDF herunterladen.“

Ausgewählte Product-Backlog-Einträge:

Beispielhafte Tasks zu Story 2:

Diese Liste wird im Tool des Teams (z. B. Jira-Board) visualisiert und bildet das konkrete Sprint Backlog.

Die Qualität des Sprint Backlogs hängt nicht primär vom Tool, sondern vom Vorgehen ab. Gute Werkzeuge unterstützen jedoch Transparenz und Zusammenarbeit.

Bewährte Optionen:

Unabhängig vom Tool sollten die folgenden Informationen leicht erkennbar sein:

Gerade für Entscheider, Projektmanager und Führungskräfte ist es wichtig, den richtigen Umgang mit dem Sprint Backlog zu finden:

1. Fokus auf Ergebnisse, nicht auf Auslastung

2. Das Sprint Backlog als Informationsquelle nutzen

Sinnvolle Management-Fragen im Review oder in regelmäßigen Abstimmungen:

3. Rahmenbedingungen verbessern statt „managen“

Führung kann viel beitragen, indem sie:

Ein Sprint Backlog ist kein Reporting-Instrument gegen das Team, sondern ein Werkzeug für das Team. Wenn Führungskräfte es so behandeln, steigt die Wirksamkeit deutlich.

Ein gutes Sprint Backlog entsteht nicht zufällig, sondern durch einen klar strukturierten Prozess im Sprint Planning:

So wird das Sprint Backlog vom bloßen Artefakt zu einem wirksamen Steuerungsinstrument für Ihr Team – und damit zu einem Hebel für verlässliche, qualitativ hochwertige Lieferung.

Wenn Sie den Umgang mit Sprint Planning, Sprint Backlogs und agilen Arbeitsweisen in Ihrer Organisation professionalisieren möchten, lohnt sich eine externe Perspektive. Die Berater von PURE Consultant unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse, Rollen und Artefakte so auszurichten, dass Teams nachhaltig bessere Ergebnisse liefern können – pragmatisch, praxisnah und auf Ihr Umfeld zugeschnitten.