Wie man ein Projektportfolio priorisiert

Wie man ein Projektportfolio priorisiert – Die gezielte Priorisierung eines Projektportfolios zählt heute zu den zentralen Herausforderungen für Unternehmen, die nachhaltig wachsen und langfristig erfolgreich bleiben wollen. Häufig bestehen mehr gute Projektideen, als Ressourcen verfügbar sind – während unklare Prioritäten zu Ressourcenverschwendung, Überlastung und Zielkonflikten führen können. Doch wie gelingt es, Projekte so zu priorisieren, dass sie den maximalen Mehrwert für das Unternehmen liefern? Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Projektportfolio systematisch und wirksam priorisieren – von den strategischen Grundlagen bis hin zu konkreten Methoden und praktischen Tipps.

Ein Projektportfolio umfasst sämtliche Projekte, Programme oder Maßnahmen, die ein Unternehmen gleichzeitig steuert. Da Ressourcen wie Budget, Personal und Zeit stets begrenzt sind, ist die Priorisierung entscheidend: Nur die richtigen Projekte werden zur gewünschten Zeit in der richtigen Intensität verfolgt. Darüber hinaus fördert eine klare Priorisierung die Transparenz, Agilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erheblich.

Viele Unternehmen sehen sich bei der Portfolio-Priorisierung mit folgenden Schwierigkeiten konfrontiert:

Deshalb ist es wichtig, einen systematischen Ansatz zu wählen, der sowohl strategische Ziele als auch operative Rahmenbedingungen berücksichtigt.

Ein gutes Priorisierungsverfahren folgt stets klaren Prinzipien. Im Folgenden werden grundlegende Erfolgsfaktoren erläutert:

Alle Projekte müssen nachvollziehbar zur Unternehmensstrategie beitragen. Bevor Sie Prioritäten festlegen, sollten Sie die wichtigsten Unternehmensziele bestimmen und daraus zentrale Bewertungskriterien ableiten.

Nur wenn die Bewertungskriterien eindeutig und nachvollziehbar sind, entstehen Akzeptanz und Klarheit. Relevante Kriterien können beispielsweise sein:

Für ein konsistentes Vorgehen empfiehlt es sich, Bewertungsprozesse und Priorisierungsworkshops regelmäßig durchzuführen. Dadurch minimieren Sie Einzelinteressen und erhöhen die Qualität der Entscheidungen.

Das methodische Vorgehen variiert je nach Komplexität des Portfolios und verfügbaren Ressourcen. Im Folgenden werden bewährte Ansätze vorgestellt:

Scoring-Modelle eignen sich hervorragend, wenn Sie Projekte anhand von mehreren Kriterien bewerten möchten. Jedes Projekt erhält zu den definierten Kriterien Punkte und, falls gewünscht, eine Gewichtung. Die Gesamtpunktzahl bestimmt die Rangfolge der Projekte.

Beispiel eines einfachen Scoring-Modells:

Projekte mit der höchsten Gesamtpunktzahl haben Priorität.

Die Eisenhower-Matrix trennt Projekte nach den Dimensionen „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“. Auf dieser Basis können Sie Projekte in vier Kategorien einteilen:

Insbesondere in Unternehmen mit vielen Ad-hoc-Themen kann diese Methode helfen, den Fokus zu behalten und dennoch flexibel zu reagieren.

Die Portfolio-Matrix ordnet Projekte nach zwei Achsen, beispielsweise „Beitrag zur Unternehmensstrategie“ und „Umsetzungsaufwand“. Projekte mit hohem Nutzen und geringem Aufwand kommen in der Regel zuerst zum Zug.

Hierbei werden der geschätzte Wertbeitrag (z.B. Umsatzsteigerung, Effizienzgewinn) und das Projektrisiko miteinander verglichen. Durch eine grafische Darstellung lassen sich Projekte schnell mit hohem Wert, aber geringem Risiko identifizieren und priorisieren.

Damit die Priorisierung in der Praxis gelingt, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:

Der Weg zu einem optimal aufgestellten Projektportfolio endet jedoch nicht mit der initialen Priorisierung. Vielmehr ist es entscheidend, die Steuerung als dynamischen Prozess zu begreifen, der flexibel an wechselnde Marktbedingungen, strategische Veränderungen und interne Herausforderungen angepasst werden muss. Deshalb profitieren insbesondere größere Unternehmen oder Organisationen mit hoher Innovationsdynamik von folgenden ergänzenden Maßnahmen:

Neben den methodischen und technischen Aspekten der Projektportfoliopriorisierung sollten Sie den Faktor Mensch nicht vernachlässigen. Denn Veränderungen in der Prioritätensetzung können Unsicherheiten verursachen oder mit Widerständen verbunden sein. Deshalb ist ein professionelles Change-Management essenziell:

Ein mittelständisches Industrieunternehmen möchte im Rahmen seiner Digitalstrategie zehn Digitalisierungsprojekte parallel vorantreiben. Allerdings stellt sich bald heraus, dass die vorhandenen Personal- und Finanzressourcen nur für fünf Projekte gleichzeitig ausreichen. Durch ein unternehmensweites Scoring-Modell und die Einbindung von Stakeholdern konnten die Projekte so priorisiert werden, dass sowohl kurzfristige Umsatzsteigerungen als auch nachhaltige Innovationskraft gewährleistet blieben. Zudem wurden regelmäßige Überprüfungsworkshops eingeführt, um flexibel auf Veränderungen am Markt zu reagieren. Dieses Beispiel verdeutlicht, dass strukturierte Methoden und kontinuierlicher Dialog die Basis für agile und leistungsfähige Portfolios bilden.

Eine effektive Priorisierung des Projektportfolios ist kein Einmalprojekt, sondern ein wiederkehrender, strategischer Prozess. Während strukturierte Ansätze und objektive Bewertungsmethoden die Grundlage für Transparenz und Effizienz bieten, bleibt die Einbindung der relevanten Stakeholder und die regelmäßige Überprüfung der Prioritäten der Schlüssel zum Erfolg. Nur wenn Sie Projekte konsequent an Ihren strategischen Zielen ausrichten, Ressourcen optimal nutzen und flexibel auf Veränderungen reagieren, steigern Sie nachhaltig den Wertbeitrag Ihres Unternehmens.

Tipp: Investieren Sie in professionelle Portfoliosteuerung – mit systematischen Methoden, transparenter Kommunikation und einer offenen Haltung gegenüber Veränderungen. So verwandeln Sie Ihre Projektvielfalt nachhaltig in einen echten Wettbewerbsvorteil und positionieren Ihr Unternehmen optimal für die Zukunft.