Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung – In vielen Unternehmen sind Projekte längst der operative Alltag – gleichzeitig scheitern noch immer zu viele Vorhaben an unklaren Zielen, Überlastung, Schnittstellenproblemen oder mangelnder Steuerung. Projektmanagement Beratung soll genau hier ansetzen. Entscheidend ist dabei das Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung: Es legt fest, wie Berater strukturiert vorgehen, wo sie ansetzen und wie sie gemeinsam mit Ihnen Ergebnisse absichern. Dieser Beitrag zeigt, wie ein professionelles Vorgehensmodell aussieht, welche Phasen dazugehören, welche Methoden zum Einsatz kommen – und wie Sie erkennen, ob ein Beratungsansatz wirklich zu Ihrer Organisation passt.
Was ist Projektmanagement Beratung?
Projektmanagement Beratung unterstützt Unternehmen dabei, Projekte wirksamer zu initiieren, zu planen und zu steuern oder ihr gesamtes Projektmanagement systematisch zu verbessern.
Kurz definiert:
Projektmanagement Beratung ist die professionelle Begleitung von Organisationen bei der Auswahl, Einführung und Anwendung von Methoden, Prozessen, Strukturen und Tools, um Projekte erfolgreich zu planen und umzusetzen.
Typische Schwerpunkte sind:
- Aufbau oder Optimierung von Projektmanagement-Strukturen und -Prozessen
- Unterstützung in kritischen oder strategisch wichtigen Projekten
- Einführung von Projektportfoliomanagement oder PMO-Strukturen
- Auswahl und Einführung von Projektmanagement-Software
- Qualifizierung von Projektleitern, Teams und Führungskräften
Wie effektiv diese Unterstützung ist, hängt wesentlich vom zugrunde liegenden Beratungs- und Vorgehensmodell ab.
Warum ein klares Vorgehensmodell in der Projektberatung unverzichtbar ist
Ohne klares Vorgehensmodell verläuft Projektberatung oft so, wie Projekte gerade nicht laufen sollten: aktionistisch, reagierend, personenabhängig. Ein strukturiertes Vorgehen sorgt für:
- Transparenz: Alle Beteiligten wissen, was in welcher Phase passiert, welche Ergebnisse erwartet werden und wie entschieden wird.
- Vergleichbarkeit: Projekte, Bereiche oder Standorte können nach einheitlichen Kriterien analysiert und verbessert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Entscheidungen zu Methoden, Tools oder Governance sind begründet und dokumentiert, nicht „Bauchgefühl“.
- Skalierbarkeit: Ein bewährtes Vorgehen lässt sich auf weitere Projekte, Programme oder das gesamte Projektportfolio übertragen.
- Nachhaltigkeit: Ergebnisse bleiben nicht an einzelnen Personen hängen, sondern werden in Strukturen, Standards und Kompetenzen verankert.
Gerade für Entscheider ist das Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung ein zentrales Auswahlkriterium: Es zeigt, wie systematisch ein Beratungsunternehmen arbeitet und ob der Ansatz zu Reifegrad, Kultur und Zielen Ihrer Organisation passt.
Das typische Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung im Überblick
Ein praxistaugliches Vorgehensmodell in der Projektberatung gliedert sich meist in mehrere aufeinander aufbauende Phasen. Häufig werden – mit unterschiedlichen Bezeichnungen – folgende Schritte durchlaufen:
- Analyse & Auftragsklärung
- Projekt-Setup & Governance
- Planung & Strukturierung
- Begleitung der Umsetzung & Steuerung
- Change- und Stakeholder-Management
- Transfer, Lessons Learned & Verankerung
Im Detail kann das Vorgehen variieren – etwa je nach Branche, Projektart (klassisch, agil, hybrid) oder Unternehmensgröße. Entscheidend ist, dass jede Phase klar beschrieben, mit Zielen und Ergebnissen hinterlegt und auf Ihre Situation anpassbar ist.
Phase 1: Analyse & Auftragsklärung
Ziel dieser Phase
- Gemeinsames Verständnis von Ausgangslage, Problemen und Zielen herstellen
- Mandat und Rolle der Projektmanagement Beratung sauber klären
- Reifegrad des bestehenden Projektmanagements bewerten
- Erwartungen von Management und Schlüssel-Stakeholdern transparent machen
Typische Fragestellungen
- Welche Projekte sind kritisch oder strategisch besonders relevant?
- Wo treten wiederkehrende Probleme in Projekten auf (z. B. Verzögerungen, Budgetüberschreitungen, Ressourcenkonflikte)?
- Welche Projektmanagement-Standards, Methoden oder Tools existieren bereits?
- Welche Kompetenzen haben Projektleiter und Teams heute – wo gibt es Lücken?
- Wie ist die Organisation aufgebaut (Linie, Matrix, Projektorganisation, PMO)?
Methoden und Ergebnisse
- Interviews mit Management, Projektleitern und Schlüssel-Stakeholdern
- Sichtung vorhandener Projektpläne, Reports, Vorlagen und Richtlinien
- Reifegradanalyse des Projektmanagements (z. B. anhand von PM-Reifegradmodellen)
- Analyse von Beispielprojekten (Erfolgs- und Problemprojekte)
- Dokumentation der Ergebnisse in einer kompakten Analyse mit klaren Handlungsfeldern
Das Ergebnis ist ein belastbarer Projekt- und Beratungsauftrag: Was soll die Projektmanagement Beratung bewirken, in welchem Umfang, mit welchen Erfolgskennzahlen?
Phase 2: Projekt-Setup & Governance
In vielen Unternehmen scheitern Projekte weniger an der Fachlichkeit, sondern an unklaren Strukturen und Entscheidungswegen. Das Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung adressiert das frühzeitig.
Elemente eines robusten Projekt-Setups
- Klare Projektziele und -abgrenzung (inkl. Nicht-Ziele)
- Rollen und Verantwortlichkeiten (Projektleiter, Teilprojektleiter, Lenkungsausschuss, PMO)
- Entscheidungs- und Eskalationswege
- Projektorganisation und Schnittstellen (zum Beispiel zur Linie, zu anderen Projekten)
- Grundlegende Projektmethodik (klassisch, agil, hybrid – je nach Kontext)
Governance-Komponenten
- Definition der Gremienstruktur (Lenkungsausschuss, Steering Committee, Boards)
- Festlegung von Berichtspflichten und -zyklen (Statusberichte, Meilenstein-Reviews)
- Standards für Risiko- und Änderungsmanagement
- Regelung der Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Dienstleistern
Die Projektmanagement Beratung unterstützt hier typischerweise mit:
- Vorlagen für Projektsteckbriefe, Projektaufträge, RACI-Matrizen
- Moderation von Kick-off-Workshops und Governance-Design-Sessions
- Sparring mit Projektleitung und Management hinsichtlich Rollen und Mandat
Phase 3: Planung & Strukturierung
Ein professionelles Vorgehensmodell in der Projektberatung verankert Planung nicht als einmalige Aktivität, sondern als strukturierten Prozess.
Kernelemente der Projektplanung
- Projektstrukturplan (PSP): Zerlegung des Projekts in handhabbare Arbeitspakete
- Terminplanung: Meilensteine, Abhängigkeiten, Puffer, agile Iterationen
- Ressourcenplanung: Kapazitäten, Skills, Auslastung im Zusammenspiel mit Linie
- Kosten- und Budgetplanung
- Risikomanagement: Identifikation, Bewertung und Maßnahmenplanung
Typische Beratungsleistungen
- Moderation von Planungsworkshops mit Projektteams und Fachbereichen
- Einführung oder Optimierung von Tools (z. B. MS Project, Jira, Clarity, Planisware)
- Erarbeitung von Standard-Templates für Pläne, Backlogs, Roadmaps
- Coaching von Projektleitern bei Schätzung, Priorisierung und Abhängigkeiten-Management
Ein guter Beratungsansatz berücksichtigt, ob Ihr Unternehmen eher in klassischen Projektplänen denkt, bereits agile Methoden nutzt oder einen hybriden Weg gehen will. Das Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung wird entsprechend angepasst – statt starr ein Framework überzustülpen.
Phase 4: Begleitung der Umsetzung & Steuerung
Der eigentliche Wert der Projektmanagement Beratung zeigt sich in der Umsetzung: in der laufenden Steuerung, im Umgang mit Veränderungen und in der Sicherung von Ergebnissen.
Steuerungs- und Controlling-Aspekte
- Etablierung eines pragmatischen Projektcontrollings (Termine, Kosten, Qualität, Scope)
- Konzeption von Statusberichten und Dashboards für unterschiedliche Zielgruppen
- Einführung von einheitlichen Ampel- bzw. KPI-Logiken
- Unterstützung bei Meilenstein-Reviews und Steering-Committees
Rolle der Berater in dieser Phase
- Sparringspartner für Projektleiter und Programmmanager
- Moderatoren in kritischen Workshops oder Entscheidungsrunden
- Eskalationsbegleiter – allerdings ohne Linienverantwortung zu ersetzen
- Qualitätssicherung für Pläne, Reports, Change Requests und Risikobetrachtungen
Je nach Beratungsumfang kann die Projektmanagement Beratung in dieser Phase eher punktuell (z. B. in Gate-Reviews) oder kontinuierlich (z. B. als temporäres PMO) eingebunden sein.
Phase 5: Change- und Stakeholder-Management
Viele Projekte sind inhaltlich sauber geplant, scheitern aber an Widerständen, fehlender Akzeptanz oder zu schwacher Kommunikation. Ein professionelles Vorgehensmodell für Projektmanagement Beratung integriert deshalb immer eine Change-Perspektive.
Zentrale Fragen
- Welche Stakeholder sind von Projektzielen und -ergebnissen betroffen?
- Wo ist mit Widerstand zu rechnen, wo mit Unterstützung?
- Welche Botschaften brauchen welche Zielgruppen zu welchem Zeitpunkt?
- Welche Führungskräfte müssen aktiv eingebunden werden?
Typische Maßnahmen
- Stakeholder-Analysen und Impact-Assessments
- Kommunikationskonzepte und Kommunikationspläne
- Vorbereitung und Moderation von Townhalls, Informationsveranstaltungen, Workshops
- Führungskräftebriefings und -leitfäden
- Maßnahmen zur Qualifizierung (Trainings, E-Learnings, Coaching)
Projektmanagement Beratung, die diesen Aspekt vernachlässigt, bleibt oft auf der Prozessebene stehen. Nachhaltige Veränderungen im Projektmanagement und in der Organisation entstehen erst, wenn Betroffene zu Beteiligten werden.
Phase 6: Transfer, Lessons Learned & Verankerung
Am Ende eines Beratungsmandats – oder eines einzelnen Projekts – entscheidet sich, ob der Effekt dauerhaft ist. Das Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung sollte deshalb explizit eine Transferphase beinhalten.
Bestandteile einer soliden Abschluss- und Transferphase
- Projektabschluss-Workshop mit strukturiertem Lessons-Learned-Prozess
- Dokumentation von Best Practices, Vorlagen und Standards
- Übergabe von Rollen und Verantwortlichkeiten an interne Stellen (z. B. PMO)
- Definition von Kennzahlen zur Messung der Nachhaltigkeit (z. B. Projekterfolgsquote, Termintreue)
- Ableitung eines Roadmaps für weitere Verbesserungen im Projektmanagement
Ziel ist, dass Wissen und Strukturen im Unternehmen bleiben – unabhängig von der weiteren Einbindung externer Berater.
Methoden und Tools im Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung
Je nach Fokus und Reifegrad setzt Projektmanagement Beratung unterschiedliche Methoden und Frameworks ein. Typische Bausteine sind:
- PM-Standards wie PMI, IPMA, PRINCE2 oder unternehmensspezifische Varianten
- Agile Frameworks wie Scrum, Kanban oder skaliertes Agile (z. B. SAFe)
- Hybride Modelle, die klassische Meilensteine mit agilen Sprints kombinieren
- Reifegradmodelle, um den Status quo zu bewerten und Ziele abzuleiten
- Portfoliomanagement-Ansätze, um Projekte zu priorisieren und zu balancieren
- PMO-Konzepte, um Governance, Standards und Transparenz zu stärken
Wichtig ist, dass das Vorgehensmodell kein starres Methodenpaket ist. Gute Beratung wählt und kombiniert Elemente so, dass sie zu Kultur, Größe, Branche und Zielen Ihres Unternehmens passen – und immer noch pragmatisch bleiben.
Praxisbeispiel: Wie ein strukturiertes Vorgehen ein kritisches Projekt stabilisiert
Ein Unternehmen aus der Industrie steht mit einem konzernweiten IT-Rollout unter massivem Zeitdruck. Der Go-Live droht sich erneut zu verschieben, das Vertrauen von Fachbereichen und Management sinkt. Eine Projektmanagement Beratung wird hinzugezogen.
Ausgangslage:
- Unklare Rollen zwischen Zentrale, Landesgesellschaften und IT-Dienstleister
- Unterschiedliche Projektmethoden und -tools in den Ländern
- Überlastete Key User, fehlende Transparenz über kritische Pfade
- Permanenter „Feuerwehreinsatz“ statt vorausschauender Steuerung
Ansatz im Rahmen des Vorgehensmodells:
- Kurzfristige Analyse der Projektstruktur, Governance und Planungsqualität
- Neuaufsetzung der Projektorganisation mit klarer Lenkungsstruktur
- Einführung eines einheitlichen Reporting-Standards und Risiko-Boards
- Strukturierte Planungs-Workshops mit Fokus auf Abhängigkeiten und kritische Meilensteine
- Gezieltes Stakeholder-Management, insbesondere bei betroffenen Landesgesellschaften
- Begleitendes Coaching der Projektleitung in wichtigen Steering-Meetings
Ergebnis:
- Stabilisierung des Projekts innerhalb weniger Wochen
- Transparente Entscheidungsgrundlagen für Management und Fachbereiche
- Realistischer, gemeinsam getragener Rollout-Plan
- Erhöhte Akzeptanz bei den Landesgesellschaften durch bessere Einbindung
Dieses Beispiel zeigt: Ein durchdachtes Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung ist kein Selbstzweck, sondern wirkt konkret in Projektergebnissen und Stakeholder-Zufriedenheit.
Häufige Fehler in der Projektberatung – und wie ein gutes Vorgehensmodell sie vermeidet
Viele Unternehmen haben bereits Erfahrungen mit Projektberatung gemacht – nicht alle davon sind positiv. Typische Stolpersteine:
- Reine Methodenfokussierung ohne Berücksichtigung der Organisation und Kultur
- Unklare Rollen zwischen internen Verantwortlichen und Beratern
- Überkomplexe Modelle, die im Alltag niemand einhält
- Fehlender Fokus auf Umsetzung – umfangreiche Konzepte, wenig Wirkung im Tagesgeschäft
- Zu wenig Wissenstransfer, sodass Abhängigkeiten von Beratern entstehen
Ein professionelles Vorgehensmodell wirkt hier vorbeugend:
- Es beschreibt klar, welche Rollen intern verankert sind und welche Aufgaben Berater übernehmen.
- Es sieht explizit eine Umsetzungs- und Transferphase vor – nicht nur Analyse und Konzept.
- Es enthält Mechanismen zur Anpassung an die Realität (Pilotierung, Feedback-Schleifen, Iterationen).
- Es verankert Kompetenzaufbau bei Projektleitern, Teams und Führungskräften als explizites Ziel.
Wann lohnt sich externe Projektmanagement Beratung?
Nicht jede Herausforderung erfordert externe Unterstützung. In bestimmten Situationen kann Projektmanagement Beratung jedoch einen deutlichen Mehrwert bieten:
- Strategisch kritische Projekte, deren Erfolg wesentlich für Wettbewerbsfähigkeit, Regulierung oder Transformation ist
- Wiederholt scheiternde Projekte mit ähnlichen Mustern (Terminüberschreitungen, Budgetprobleme, Eskalationen)
- Schnelles Wachstum von Projektportfolios oder Programmen, für die es intern noch keine Strukturen gibt
- Einführung neuer Methoden wie agiles oder hybrides Projektmanagement in einer bisher klassisch geprägten Organisation
- Aufbau eines PMO oder Portfoliomanagements, das bereichsübergreifend wirken soll
Hier liefert ein erprobtes Vorgehensmodell der Projektmanagement Beratung Orientierung, Geschwindigkeit und Sicherheit – bei gleichzeitiger Nutzung interner Stärken.
Woran Sie eine gute Projektmanagement Beratung erkennen
Für Entscheider stellt sich die Frage: Woran sehen Sie, ob ein Beratungsunternehmen im Projektmanagement wirklich zu Ihnen passt? Einige Kriterien:
- Transparenz über das Vorgehensmodell: Phasen, Meilensteine, Ergebnisse und Mitwirkungspflichten werden klar erläutert.
- Anpassungsfähigkeit: Das Modell ist kein Dogma, sondern wird an Reifegrad, Kultur und Ziele Ihres Unternehmens angepasst.
- Erfahrung in vergleichbaren Kontexten: Referenzen und Beispiele aus ähnlichen Branchen, Projektgrößen oder Organisationsformen.
- Fokus auf Umsetzbarkeit: Konkrete Maßnahmen, pragmatische Tools, klare Verantwortlichkeiten statt reiner Konzeptarbeit.
- Starker Wissenstransfer: Schulungen, Coaching und Begleitung sind integraler Bestandteil, nicht Zusatzoption.
- Klarheit in Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer entscheidet, wer liefert zu, wer ist wofür verantwortlich – intern wie extern.
Im Zweifel hilft ein Pilotprojekt oder eine klar begrenzte Initialphase, um zu prüfen, wie gut das Vorgehensmodell in der Zusammenarbeit funktioniert.
Nächste Schritte: Vorgehensmodell prüfen, Schwerpunkte definieren
Wer sein Projektmanagement verbessern oder kritische Projekte stabilisieren möchte, sollte zunächst das eigene Vorgehen hinterfragen:
- Wie klar ist das derzeitige Modell für Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten?
- Sind Rollen, Governance und Entscheidungswege eindeutig beschrieben und gelebte Praxis?
- Wie gut funktionieren Kommunikation, Stakeholder-Management und Change-Begleitung in Projekten?
- Gibt es eine Stelle (z. B. PMO), die Standards weiterentwickelt und Wissen bündelt?
Wenn Sie feststellen, dass hier Lücken bestehen oder die bisherigen Ansätze nicht ausreichen, kann es sinnvoll sein, gemeinsam mit einer spezialisierten Projektmanagement Beratung ein passendes Vorgehensmodell zu entwickeln oder ein bestehendes Modell zu schärfen.
Die PURE Consultant unterstützt Unternehmen genau an dieser Schnittstelle: mit erprobten, aber anpassbaren Vorgehensmodellen, pragmatischen Methoden und einem klaren Fokus auf Umsetzbarkeit und Wissenstransfer. So entsteht Schritt für Schritt ein Projektmanagement, das nicht nur auf dem Papier überzeugt, sondern im Alltag trägt – über einzelne Projekte hinaus.