Projektmanagement Beratung: Checkliste & Empfehlung – Komplexe Projekte, steigende Erwartungen, knappe Ressourcen: Viele Unternehmen merken erst im Krisenmodus, dass ihr Projektmanagement an Grenzen stößt. Dann stellt sich die Frage: Reicht Optimierung von innen – oder braucht es eine professionelle Projektmanagement Beratung von außen?
Dieser Beitrag zeigt, wann externe Unterstützung sinnvoll ist, wie eine gute Beratung arbeitet und wie Sie mit einer klaren Checkliste die passende Partnerwahl treffen. So vermeiden Sie teure Fehlentscheidungen und erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer strategisch wichtigen Projekte deutlich.
Was ist Projektmanagement Beratung?
Projektmanagement Beratung unterstützt Unternehmen dabei, Projekte und Projektlandschaften wirksamer zu planen, zu steuern und zu verankern. Sie kombiniert Methodenkompetenz (z. B. PMI, IPMA, PRINCE2, agile Frameworks) mit praktischer Umsetzungserfahrung.
Kurz definiert:
Projektmanagement Beratung ist die professionelle Unterstützung bei Aufbau, Optimierung und Durchführung von Projekten und Projektorganisationen – von der Idee bis zur nachhaltigen Verankerung.
Typische Schwerpunkte sind:
- Aufbau oder Optimierung von Projektmanagement-Strukturen (PMO, Governance)
- Einführung oder Anpassung von Projektmethoden (klassisch, agil, hybrid)
- Begleitung konkreter Projekte (Leitung, Coaching, Qualitätssicherung)
- Sanierung von kritischen oder gefährdeten Projekten
- Beratung zu Projektportfolio, Priorisierung und Ressourcensteuerung
- Auswahl und Einführung von Projektmanagement-Tools
In welchen Situationen lohnt sich eine Projektmanagement-Beratung?
Nicht jede Herausforderung erfordert externe Berater. In manchen Fällen ist es aber klar im Vorteil, einen erfahrenen Blick von außen ins Boot zu holen. Typische Situationen:
- Strategische Großprojekte
z. B. ERP-Einführung, M&A-Integration, Organisationsumstrukturierung, globale Rollouts. - Kritische oder ins Stocken geratene Projekte
Meilensteine werden verfehlt, Budget und Zeitplan laufen aus dem Ruder, das Vertrauen des Managements sinkt. - Schnelles Wachstum oder Skalierung
Mehr Projekte als bisher, aber keinerlei übergreifende Steuerung, Überlastung der Schlüsselpersonen. - Widersprüchliche Methoden und Standards
Jede Abteilung „macht Projekte anders“, es fehlt an klaren Rollen, Templates und Entscheidungswegen. - Digitalisierungs- und Transformationsprogramme
Hohe Komplexität, viele Stakeholder, parallele Teilprojekte – ohne robustes Projektmanagement kaum beherrschbar. - Fehlende interne Kapazität oder Erfahrung
Die Organisation hat zwar fähige Mitarbeitende, aber keine Zeit oder keine Erfahrung mit bestimmten Projekttypen.
Wenn Sie sich in mehreren dieser Punkte wiedererkennen, lohnt sich eine strukturierte Prüfung, ob eine Projektmanagement Beratung der richtige Hebel ist.
Ziele und Nutzen externer Projektmanagement-Beratung
Der Mehrwert externer Unterstützung zeigt sich besonders in drei Dimensionen:
1. Ergebnis- und Zielklarheit
- Schärfung von Projektzielen und Business Case
- Klare Abgrenzung von Projektumfang und -verantwortung
- Realistische Planung von Zeit, Budget und Ressourcen
2. Professionalisierung von Strukturen und Methoden
- Einführung passender Projektmethodik (klassisch, agil, hybrid)
- Etablierung von Rollen, Gremien und Entscheidungswegen
- Konsistente Templates, Berichtswege und Qualitätsstandards
3. Entlastung und Risikoreduktion
- Entlastung interner Schlüsselpersonen von zusätzlicher Steuerungsarbeit
- Frühe Identifikation und Behandlung von Risiken
- Neutrale Moderation bei Konflikten zwischen Fachbereichen und Management
Gut gemachte Projektmanagement Beratung schafft damit nicht nur „schöne Folien“, sondern messbare Effekte: weniger Eskalationen, mehr Projekterfolge, bessere Planbarkeit.
Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für eine Projektmanagement Beratung?
Bevor Sie einen Berater ins Haus holen, sollte die eigene Hausaufgabe klar sein. Die folgende Checkliste hilft, die Ausgangslage zu bewerten.
Beantworten Sie für Ihr Unternehmen ehrlich:
- Zielbild:
- Gibt es ein klares Bild, was Sie mit der Projektmanagement Beratung erreichen wollen (z. B. „Krisenprojekt stabilisieren“ oder „PMO aufbauen“)?
- Management-Mandat:
- Gibt es einen eindeutigen Sponsor im Top-Management, der das Vorhaben sichtbar unterstützt?
- Veränderungsbereitschaft:
- Ist die Organisation bereit, Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten anzupassen – nicht nur Beraterfolien abzunicken?
- Transparenz:
- Können Sie dem Berater Zugang zu relevanten Informationen und Personen gewähren, ohne politische Sperrzonen?
- Ressourcen:
- Sind interne Ansprechpartner definiert, die Zeit für Workshops, Entscheidungen und Umsetzung mitbringen?
- Budgetrahmen:
- Ist ein grober finanzieller Rahmen für externe Unterstützung geklärt, damit es später keine Grundsatzdiskussion gibt?
- Zeithorizont:
- Ist klar, bis wann erste Ergebnisse sichtbar sein müssen und wie lange die Beratung voraussichtlich begleiten soll?
Wenn Sie mehrere dieser Fragen mit „nein“ beantworten, lohnt sich zunächst eine interne Klärung. Eine Projektmanagement Beratung kann viel bewirken – aber nur, wenn das Umfeld dafür vorbereitet ist.
Checkliste: So wählen Sie die richtige Projektmanagement Beratung aus
Der Markt ist unübersichtlich: Vom Einzelberater bis zur globalen Beratungsgesellschaft ist alles vertreten. Die folgenden Kriterien helfen, gezielt auszuwählen.
1. Fachliche Passung & Branchenkenntnis
- Hat die Beratung nachweisliche Erfahrung mit Ihrem Projekttyp (z. B. IT-Transformation, Organisationsentwicklung, Produktentwicklung)?
- Versteht sie die Besonderheiten Ihrer Branche, z. B. Regulierung, Compliance, Kundenanforderungen?
- Werden Referenzprojekte benannt, die Ihrer Situation wirklich ähneln (und nicht nur „irgendwelche Großprojekte“)?
2. Vorgehensmodell & Methodik
Fragen Sie konkret:
- Mit welchen Projektmanagement-Standards arbeitet die Beratung typischerweise?
- Wie werden klassische und agile Ansätze kombiniert (hybrid)?
- Welche Artefakte sind zu erwarten (Roadmap, Governance-Konzept, PMO-Handbuch, Kennzahlen)?
- Gibt es einen klaren Plan, wie vom Konzept in die Umsetzung gegangen wird – inkl. Change Management?
Ein guter Projektmanagement-Berater kann erklären, warum er welche Methode in Ihrer Situation empfiehlt und wie diese pragmatisch angewendet wird.
3. Rolle im Projekt: Berater, Coach oder Interimsmanager?
Klären Sie, welche Rolle Sie benötigen:
- Berater:
Analysiert, empfiehlt, entwirft Strukturen – die Umsetzung liegt primär bei Ihnen. - Coach / Sparringspartner:
Stärkt interne Projektleiter und PMO, begleitet Entscheidungen, gibt Feedback. - Interims-Projektleiter oder PMO-Leiter:
Übernimmt selbst operative Verantwortung und Führung im Projekt.
Viele Projektmanagement Beratungen bieten mehrere dieser Rollen an, aber nicht jede Person ist für jede Rolle geeignet. Bestehen Sie auf klarer Rollendefinition.
4. Referenzen, Arbeitsweise und Team
- Können Sie mit Referenzkunden sprechen – idealerweise aus ähnlichen Projekten?
- Wie setzt sich das Beratungsteam zusammen (Seniorität, Mischung aus Methodenexperten und Praktikern)?
- Ist klar geregelt, wer tatsächlich bei Ihnen im Projekt sitzt – oder sehen Sie nur die Partner in der Präsentation?
- Wie werden Fortschritt und Nutzen der Beratung regelmäßig überprüft (z. B. Meilenstein-Reviews, Steering Committees)?
5. Zusammenarbeit, Kultur und Passung
Fachliche Exzellenz nützt wenig, wenn die Zusammenarbeit nicht harmoniert. Achten Sie auf:
- Offene, klare Kommunikation – auch bei unangenehmen Themen
- Pragmatismus statt Dogmatismus bei Methoden („so steht es im Lehrbuch“)
- Fähigkeit, auf unterschiedlichen Managementebenen zu sprechen: Vorstand, Bereichsleitung, Fachteam
- Respekt vor Ihrer Unternehmenskultur, kombiniert mit der Bereitschaft, konstruktiv zu challengen
Ein kurzes gemeinsames Workshop-Format oder ein Pilotprojekt ist oft besser geeignet, die Passung zu prüfen, als eine lange Angebotspräsentation.
6. Kommerzielle Kriterien und Vertragsgestaltung
- Transparenz bei Tagessätzen, Reisekosten und Nebenkosten
- Klare Regelung zu Leistungsumfang, Ergebnissen und Verantwortlichkeiten
- Möglichkeit, mit klar definierten Phasen zu starten (z. B. Analysephase) und danach bewusst zu verlängern oder zu beenden
- Faire Kündigungs- und Anpassungsklauseln, falls sich Rahmenbedingungen ändern
Typische Leistungen einer Projektmanagement-Beratung
Um Angebote besser vergleichen zu können, hilft ein Blick auf typische Leistungsbausteine. Häufige Themen:
- Reifegradanalyse Projektmanagement
- Bewertung aktueller Prozesse, Rollen, Tools
- Interviews, Dokumenten-Analyse, Benchmarking
- Konkrete Handlungsempfehlungen und Prioritätenliste
- Aufbau/Optimierung eines PMO (Project Management Office)
- Definition von Aufgaben, Mandat und Positionierung im Unternehmen
- Gestaltung von Standardprozessen, Templates und Reportings
- Einführung eines Projektportfoliomanagements
- Unterstützung in Schlüsselprojekten
- Übernahme oder Coaching der Projektleitung
- Moderation von Kick-offs, Lenkungsausschüssen, Risiko-Workshops
- Qualitätssicherung von Planung und Statusberichten
- Sanierung von Krisenprojekten
- Schnell-Analyse von Ursachen (Scope, Ressourcen, Stakeholder, Lieferanten)
- Stabilisierungsplan mit konkreten Sofortmaßnahmen
- Begleitung der Umsetzung bis zur Entschärfung der kritischen Punkte
- Einführung von Projektmanagement-Software
- Anforderungsdefinition, Toolauswahl, Proof of Concept
- Konfiguration, Pilotierung, Rollout-Konzept
- Schulung der Anwender, Anpassung von Prozessen und Templates
- Qualifizierung und Coaching
- Trainings für Projektleiter, Auftraggeber und PMO-Mitarbeitende
- Begleitung „on the job“ mit Feedback und Sparring
- Entwicklung interner Standards und Leitfäden
Je klarer Sie wissen, welche dieser Bausteine Sie brauchen, desto zielgerichteter können Sie mit potenziellen Partnern sprechen.
Wie läuft eine Projektmanagement Beratung typischerweise ab?
Auch wenn jedes Projekt individuell ist, folgen viele Beratungen einem ähnlichen Ablauf. Ein möglicher, praxiserprobter Rahmen:
- Auftragsklärung und Zieldefinition
- Gemeinsames Verständnis von Ausgangslage, Zielen und Rahmenbedingungen
- Abgrenzung zu anderen Initiativen und Projekten
- Festlegung von Rollen, Ansprechpartnern und Entscheidungswegen
- Analysephase
- Interviews mit Schlüsselpersonen
- Sichtung von Projektunterlagen, Reportings, KPI
- Beobachtung von Meetings und Gremien
- Ergebnis: Klarer Befund und priorisierte Handlungsfelder
- Konzept- und Designphase
- Entwicklung eines Zielbildes: z. B. Projektlandschaft, PMO-Struktur, Governance
- Definition neuer Prozesse, Rollen, Templates und KPIs
- Abstimmung mit Management und relevanten Stakeholdern
- Umsetzung und Begleitung
- Einführung der vereinbarten Maßnahmen in Pilotbereichen oder zentralen Projekten
- Coaching von Projektleitern und PMO
- Regelmäßige Reviews und Anpassung der Maßnahmen
- Verankerung und Übergabe
- Sicherstellen, dass Kompetenzen intern aufgebaut sind
- Dokumentation von Prozessen, Checklisten und Leitfäden
- Plan zur kontinuierlichen Verbesserung (z. B. Lessons Learned, PM-Community)
Wichtig ist: Eine gute Projektmanagement Beratung plant den Ausstieg von Anfang an mit. Ziel ist nicht, dauerhaft unverzichtbar zu sein, sondern Ihre Organisation zu befähigen.
Häufige Fehler bei der Auswahl von Projektmanagement Beratern
Viele Probleme beginnen nicht in der Beratung selbst, sondern schon bei der Auswahl. Typische Fehler:
- Nur auf den Tagessatz schauen
Ein niedriger Tagessatz nützt wenig, wenn mehr Tage benötigt werden oder unerfahrene Berater eingesetzt werden. - Unklare Ziele
Ohne klare Erwartungshaltung kann selbst die beste Beratung nicht zielführend arbeiten – und Sie erhalten am Ende „etwas“, aber nicht das, was Sie brauchen. - Überdimensionierte Beratungen
Große Namen mit imposanten Teams sind nicht immer nötig. Manchmal reicht ein kleines, hochspezialisiertes Team mit kurzer Entscheidungsstrecke. - Keine Einbindung der Betroffenen
Wenn Projektleiter, Fachbereiche oder PMO nicht einbezogen werden, entstehen Widerstände – bis hin zur offenen Blockade. - Methodendogmatismus
„Wir führen jetzt 100 % agil ein“ – ohne Rücksicht auf Organisation, Regulierung oder Kultur. Die Folge: Frust und Rollback. - Fehlende Erfolgskriterien
Ohne messbare Kriterien (z. B. Anzahl stabilisierter Projekte, Durchlaufzeiten, Termintreue) lässt sich der Nutzen der Projektmanagement Beratung später schwer bewerten.
Diese Fehler lassen sich vermeiden, wenn Sie Ihre Checkliste konsequent nutzen und offen mit potenziellen Partnern über Erwartungen und Grenzen sprechen.
Konkrete Empfehlung: So gehen Sie Schritt für Schritt vor
Wenn Sie ernsthaft über Projektmanagement Beratung nachdenken, kann ein pragmatisches Vorgehen so aussehen:
- Problem und Zielbild klären
- In einem kleinen Kreis (Sponsor, PMO, Projektleiter) festhalten: Was genau soll besser werden?
- Ist-Situation grob skizzieren
- Welche Projekte laufen aktuell?
- Wo brennt es am meisten?
- Welche Strukturen und Methoden gibt es bereits?
- Anforderungskatalog an die Beratung formulieren
- Fachliche Themen (z. B. Krisenprojekt, PMO-Aufbau)
- Gewünschte Rolle (Beratung, Coaching, Interimsmanagement)
- Zeitrahmen, Budgetkorridor, interne Ansprechpersonen
- Kurzliste von 2–4 Beratungen erstellen
- Mischung aus spezialisierten Boutiquen und ggf. größeren Häusern
- Kollegen-Netzwerk nutzen, Referenzen anfragen
- Strukturiertes Auswahlverfahren durchführen
- Gemeinsamer Workshop oder Case-Study mit jeder Beratung
- Bewertung entlang Ihrer Checkliste (Fachlichkeit, Passung, Vorgehen, Konditionen)
- Mit einer fokussierten Pilotphase starten
- z. B. Analysephase oder Unterstützung in einem Schlüsselprojekt
- Klare Erfolgskriterien und Laufzeit definieren
- Entscheidung auf Basis der Zusammenarbeit treffen
- Verlängerung und Ausbau nur, wenn Zusammenarbeit und Ergebnisse überzeugen
- Offenes Feedback in beide Richtungen
So reduzieren Sie das Risiko einer Fehlentscheidung deutlich und gewinnen gleichzeitig einen realistischen Eindruck von Arbeitsweise und Kultur der Beratungen.
Beispiel aus der Praxis (typisiertes Szenario)
Ein mittelständisches Unternehmen führt ein neues ERP-System ein. Das Projekt läuft seit einem Jahr, ist deutlich im Verzug, die Fachbereiche sind frustriert, und der Vorstand zweifelt am Nutzen.
Eine spezialisierte Projektmanagement Beratung wird mit folgendem Auftrag geholt:
- Schnelle Lageeinschätzung (4 Wochen)
- Stabilisierungsmaßnahmen definieren und begleiten
- Parallel: Aufbau eines leichten PMO für zukünftige Projekte
Der Berater führt Interviews, wertet Projektpläne aus, moderiert Workshops mit den wichtigsten Stakeholdern und identifiziert zentrale Ursachen: unklare Verantwortlichkeiten, überladener Scope, kein gemeinsames Verständnis von Prioritäten.
Innerhalb weniger Wochen werden:
- Projektauftrag und Scope neu gefasst
- Entscheidungswege im Lenkungsausschuss geschärft
- Ein realistischer Meilensteinplan abgestimmt
- Engpässe bei Schlüsselressourcen behoben
- Ein einfaches, aber verbindliches Reporting eingeführt
Parallel entsteht eine leichte PMO-Struktur, die sicherstellt, dass ähnliche Probleme in künftigen Projekten schneller erkannt und adressiert werden. Nach einigen Monaten hat sich die Situation deutlich beruhigt, das Projekt gewinnt Vertrauen zurück – und die Organisation ist insgesamt im Projektmanagement gereifter.
Fazit: Projektmanagement Beratung bewusst und gezielt nutzen
Projektmanagement Beratung ist kein Allheilmittel, aber ein wirksamer Hebel, wenn strategisch wichtige Projekte ins Stocken geraten, Organisationen stark wachsen oder professionelle Strukturen im Projektgeschäft fehlen. Entscheidend ist, dass Sie:
- Ihre Ziele und Erwartungen klar formulieren
- Die eigene Bereitschaft zur Veränderung ehrlich einschätzen
- Berater nicht nur nach Tagessatz, sondern nach Passung, Erfahrung und Arbeitsweise auswählen
- Mit fokussierten Phasen und messbaren Ergebnissen arbeiten
Wenn Sie aktuell vor der Frage stehen, ob externe Projektmanagement-Beratung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, kann ein unverbindliches Gespräch mit einem spezialisierten Partner helfen, die Situation einzuordnen und Optionen zu vergleichen. Ein Anbieter wie PURE Consultant bringt genau diese Kombination aus Methodenkompetenz, Praxiserfahrung und Klarheit in der Zusammenarbeit mit – und kann so dabei unterstützen, Projekte wieder auf Kurs zu bringen und Projektmanagement als Stärke Ihres Unternehmens zu etablieren.