Liste offener Punkte vs. Backlog vs. Maßnahmenliste

Liste offener Punkte vs. Backlog vs. Maßnahmenliste – Wer in Projekten arbeitet, kennt das Problem: Überall Listen. Eine „Liste offener Punkte“, irgendwo ein „Backlog“ und zusätzlich eine „Maßnahmenliste“ in Excel. Alle drei klingen ähnlich, doch sie erfüllen sehr unterschiedliche Funktionen – und genau hier entsteht im Alltag oft Chaos.

In diesem Artikel schauen wir uns die drei Begriffe strukturiert an, grenzen sie sauber voneinander ab und zeigen, wie Sie sie sinnvoll kombinieren. Dadurch schaffen Sie mehr Klarheit im Team, reduzieren Doppelarbeit und erhöhen ganz nebenbei die Verlässlichkeit Ihrer Planung.

Bevor wir in Details einsteigen, hilft ein grobes Bild:

Alle drei können sich teilweise überschneiden, jedoch bedienen sie unterschiedliche Ebenen:

Im nächsten Schritt schauen wir uns jede Liste genauer an.

Eine Liste offener Punkte (oft „LoP“ genannt) ist ein Verzeichnis aller offenen Fragen, Unklarheiten und Entscheidungen, die noch ausstehen. Sie entsteht häufig in Meetings, Workshops oder im Projektverlauf, wenn man feststellt: „Das müssen wir noch klären.“

Eine gute LoP enthält mindestens:

Beispiele für Einträge:

Die LoP dient vor allem dazu, Transparenz über Unklarheiten zu schaffen und sicherzustellen, dass nichts „zwischen die Stühle“ fällt. Sie ist deshalb:

Wichtig ist: Eine Liste offener Punkte ersetzt keine Aufgabenplanung. Sie beschreibt noch nicht, wie etwas umgesetzt wird, sondern zunächst nur, was noch unklar oder zu entscheiden ist.

Der Begriff Backlog stammt aus der agilen Welt, vor allem aus Scrum. Viele Organisationen nutzen ihn heute jedoch breiter, auch außerhalb reiner Softwareentwicklung.

Ein Backlog ist:

Typische Felder:

Ein Backlog beantwortet die Frage:
„Welche Arbeit wollen wir in nächster Zeit in dieses Produkt / Projekt stecken – und in welcher Reihenfolge?“

Es ist damit:

Wichtig: Ein Backlog ist kein reines Fehler- oder Problemregister, sondern eine Vision der nächsten Entwicklungsschritte, inklusive Verbesserungen, Features und technischen Aufgaben.

Eine Maßnahmenliste beschreibt konkrete Aktionen, die jemand ausführen muss, um ein definiertes Ziel, eine Lösung oder eine Verbesserung zu erreichen. Sie verbindet also Erkenntnis mit konkreter Umsetzung.

Eine gut geführte Maßnahmenliste enthält:

Beispiele:

Die Maßnahmenliste sorgt dafür, dass aus Beschlüssen und Analysen tatsächliche Veränderungen entstehen. Sie wird häufig im Rahmen von:

verwendet und stellt sicher, dass nicht nur geredet, sondern auch gehandelt wird.

Um die Unterschiede besser greifbar zu machen, hilft eine strukturierte Gegenüberstellung.

Wer diese zeitliche Logik versteht und bewusst nutzt, reduziert Überlappungen und vermeidet, dass Listen parallel geführt werden, die sich gegenseitig widersprechen.

In vielen Organisationen vermischen sich die drei Listen. Dadurch entstehen Reibungsverluste, die sich zwar alltäglich anfühlen, aber langfristig viel Energie kosten.

Ein häufiger Fehler:
Jede offene Frage erscheint sofort als Eintrag im Backlog. Dadurch:

Besser:
Offene Fragen landen zunächst in der Liste offener Punkte. Erst wenn klar ist, dass und wie daraus Arbeit für das Team entsteht, erstellen Sie einen passenden Backlog-Eintrag.

Ein zweites Missverständnis entsteht, wenn Teams jede Art von Maßnahme als „Task“ im Backlog führen. Das ist zwar bequem, führt aber zu Problemen:

Deshalb lohnt es sich, eine separate Maßnahmenliste zu pflegen, zumindest für regulatorisch relevante oder organisationsweite Maßnahmen.

Ohne klare Verantwortlichkeiten wird die LoP schnell zur Sammelstelle für alles, was unbequem ist:

Gegenmittel:

Statt zu versuchen, alles in einem System abzubilden, ist es oft effizienter, die drei Listen klar zu trennen und gut zu verzahnen.

Sie können folgenden Ablauf nutzen:

Diese Logik verbindet die drei Instrumente, ohne sie zu vermischen.

Konkrete Szenarien machen die Unterschiede greifbarer.

Die offenen Punkte liefern Input für Backlog und Maßnahmen, aber sie bleiben nicht dauerhaft dort stehen, wo sie zuerst auftauchen.

Hier wird deutlich, dass nicht jede Maßnahme ins Backlog gehören muss, während Backlog-Einträge dennoch auf Maßnahmen und Entscheidungen aufbauen.

Wenn Sie im Alltag unsicher sind, wohin etwas gehört, können folgende Fragen helfen:

Sie können diese Entscheidungslogik auch in einem einfachen Flussdiagramm oder als Leitlinie im Team dokumentieren. Dadurch entsteht eine gemeinsame Sprache, die Missverständnisse deutlich reduziert.

LoP, Backlog und Maßnahmenliste sind keine Konkurrenz, sondern ergänzende Werkzeuge. Wenn Sie:

dann gewinnen Sie gleichzeitig Übersicht, Verbindlichkeit und Geschwindigkeit.

Letztlich geht es nicht um das perfekte Tool, sondern um klare Rollen, saubere Schnittstellen und eine gemeinsame Verständigung im Team. Wenn diese Grundlagen stimmen, werden Ihre Listen nicht länger als lästige Pflicht empfunden, sondern als hilfreiche Unterstützung auf dem Weg zu besseren Ergebnissen.