Häufige Fehler ohne professionelle Projektmanagement Beratung – In vielen Unternehmen gilt noch immer: „Projektmanagement können wir selbst.“ Die versteckten Kosten dieser Haltung werden jedoch oft erst sichtbar, wenn Budgets explodieren, Deadlines reißen und Teams ausbrennen. Häufige Fehler ohne professionelle Projektmanagement Beratung ähneln sich dabei über Branchen hinweg – und sie sind vermeidbar.
Dieser Beitrag zeigt, welche typischen Fallstricke es gibt, woran Sie Problemprojekte früh erkennen und wie externe Expertise hilft, Ihre Vorhaben stabil und wirtschaftlich umzusetzen.
Warum Unternehmen auf Projektmanagement Beratung verzichten – und was dabei übersehen wird
Professionelle Projektmanagement Beratung unterstützt Organisationen dabei, Projekte strukturiert aufzusetzen, Risiken zu steuern und eine belastbare Governance zu etablieren. Sie kombiniert Methoden-Know-how, Erfahrung aus vielen Projekten und einen neutralen Blick von außen.
Trotzdem verzichten viele Unternehmen bewusst darauf. Häufige Gründe:
- Kostendruck: Beratung erscheint als zusätzlicher Posten, nicht als Investition.
- Selbstbild: „Wir sind doch seit Jahren im Geschäft, wir wissen, wie Projekte gehen.“
- Zeitdruck: „Für eine saubere Vorbereitung ist es zu spät, wir müssen starten.“
- Einfluss- und Machtfragen: Externe Expert:innen werden als Bedrohung wahrgenommen.
- Fehleinschätzung der Komplexität: Projekte werden als „größeres To-do“ statt als Veränderungsprogramm gesehen.
Was dabei übersehen wird:
- Wiederkehrende Probleme kosten in Summe deutlich mehr als präventive Unterstützung.
- Interne Konflikte und Machtspiele werden ohne neutrale Instanz selten sauber gelöst.
- Fehlentscheidungen im Setup lassen sich später nur mit enormem Aufwand korrigieren.
Die 10 häufigsten Fehler ohne professionelle Projektmanagement Beratung
1. Unklare Ziele und fehlende Priorisierung
Einer der zentralen Fehler im Projektmanagement: Es wird gestartet, bevor klar ist, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird.
Typische Symptome:
- Unterschiedliche Zielbilder bei Management, Fachbereichen und IT
- Widersprüchliche Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen
- Kein gemeinsames Verständnis, was „Erfolg“ konkret bedeutet
Mögliche Folgen:
- Ständige Scope-Änderungen
- Politische Diskussionen statt faktenbasierter Entscheidungen
- Ergebnis liefert keinen echten Mehrwert für das Business
Kurzdefinition:
Klare Projektziele sind präzise formulierte, messbare Ergebnisse, auf die sich alle relevanten Stakeholder verständigt haben.
Ohne externe Begleitung werden Zielkonflikte oft nicht offen adressiert – aus Rücksichtnahme, Zeitmangel oder Hierarchiedenken.
2. Falsche Projektaufsetzung: schwacher Business Case und Scope
Viele Projekte starten mit einem vagen Nutzenversprechen und einem überschlägigen Budget. Eine strukturierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung fehlt.
Häufige Fehler:
- Kein sauberer Business Case (Kosten, Nutzen, Alternativen)
- Grob geschätzte Aufwände ohne Szenarien und Sensitivitäten
- Scope zu breit („Wir machen dann gleich alles mit“) oder zu eng („Nur technisch, Prozesse später“)
Folgen:
- Späterer Nutzen lässt sich gegenüber der Geschäftsführung kaum belegen
- Überdimensionierte Lösungsansätze, die den Bedarf übertreffen
- Häufige Nachforderungen, weil der ursprüngliche Scope unzureichend war
Eine professionelle Projektmanagement Beratung stellt zu Beginn unangenehme, aber entscheidende Fragen: Welches Problem lösen wir? Welche Alternativen gibt es? Wie messen wir Nutzen tatsächlich?
3. Unklare Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege
Ohne klare Governance-Struktur rutschen Projekte in eine Grauzone: Viele reden mit, aber wenige entscheiden.
Typische Muster:
- Projektleiter:in ist „nebenher“ zuständig, ohne echte Entscheidungsbefugnis
- Lenkungsausschuss existiert nur auf dem Papier oder tritt selten zusammen
- Fachbereiche sind nicht verbindlich eingebunden („Machen Sie mal, wir geben dann Feedback“)
Konsequenzen:
- Entscheidungen ziehen sich über Wochen
- Konflikte landen eskaliert im Vorstand statt im Projektgremium
- Verantwortlichkeiten werden hin- und hergeschoben („Das war Aufgabe der IT / Fachabteilung / Externen…“)
Externe Beratung bringt hier erprobte Modelle für Rollen, Gremien und Entscheidungslogiken ein – und hilft, diese an die Realität des Unternehmens anzupassen.
4. Kein strukturiertes Stakeholder- und Kommunikationsmanagement
In vielen Projekten wird Kommunikation mit „Wir verschicken Updates per E-Mail“ gleichgesetzt. Das reicht insbesondere bei Veränderungsprojekten nicht aus.
Häufige Versäumnisse:
- Keine systematische Stakeholder-Analyse (Macht, Interesse, Einfluss)
- Keine Kommunikationsstrategie: Botschaften, Kanäle, Frequenzen
- Informationsüberflutung ohne klare Zielgruppe („Alle kriegen alles“)
Typische Folgen:
- Widerstände werden erst spät sichtbar („Das machen wir sicher nicht mit“)
- Fachbereiche fühlen sich übergangen oder überrumpelt
- Gerüchteküche ersetzt offizielle Kommunikation
Merksatz:
Projekte scheitern selten an Excel-Tabellen, sondern meistens an Menschen, die nicht mitgenommen wurden.
Professionelle Projektmanagement Beratung legt hier großen Wert auf ein durchdachtes Kommunikationskonzept – inklusive Change-Management-Perspektive.
5. Unzureichendes Risiko- und Chancenmanagement
Ohne externe Begleitung bleibt Risikomanagement oft eine formale Pflichtübung, falls es überhaupt stattfindet.
Typische Fehler:
- Risiken werden einmalig identifiziert, aber nicht aktiv gesteuert
- Keine quantitativen Einschätzungen (Eintrittswahrscheinlichkeit, Impact)
- Chancen (z. B. Synergien mit anderen Projekten) werden kaum betrachtet
- Keine konkreten Maßnahmenpläne und Verantwortlichkeiten
Konsequenzen:
- Überraschungen werden zur Regel („Damit konnte niemand rechnen“)
- Zeit- und Budgetpuffer reichen nicht aus
- Management verliert das Vertrauen in Prognosen des Projekts
Erfahrene Berater:innen bringen nicht nur Methoden, sondern auch Erfahrungsmuster aus ähnlichen Projekten mit – und erkennen Risiken, die intern gerne übersehen werden.
6. Fehlende Standards, Methoden und Templates
Viele Unternehmen erfinden Projektmanagement immer wieder neu. Jedes Projekt nutzt andere Formate, andere Begriffe und andere Tools.
Ursachen:
- Kein zentrales PMO oder nur nominell vorhanden
- Unterschiedliche Projektkulturen in einzelnen Bereichen
- Überbetonung persönlicher Präferenzen („Ich arbeite am liebsten mit Tool X“)
Folgen:
- Hoher Einarbeitungsaufwand bei Projektwechseln
- Intransparente Portfolios, weil Kennzahlen und Statusberichte nicht vergleichbar sind
- Qualität hängt stark von einzelnen Personen ab statt von etablierten Standards
Professionelle Projektmanagement Beratung hilft, ein pragmatisches, schlankes Set an Standards und Vorlagen zu etablieren – passend zur Größe und Reife des Unternehmens, nicht nach Lehrbuch.
7. Systematische Unter- oder Überschätzung von Ressourcen und Zeit
Planung ist ohne ehrliche Diskussion über Kapazitäten wertlos. Genau hier liegen viele häufige Fehler ohne professionelle Projektmanagement Beratung.
Typische Muster:
- Projektplanung erfolgt losgelöst von Linienaufgaben („Die Kolleg:innen schaffen das schon“)
- Ressourcen werden namentlich eingeplant, obwohl deren Vorgesetzte nicht eingebunden sind
- Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder externen Lieferanten werden unterschätzt
Ergebnisse:
- Überlastete Schlüsselpersonen, steigende Fehlerquoten
- Permanente Priorisierungsdiskussionen im Alltag
- Projektverzug wird erst spät transparent
Externe Unterstützung kann hier als neutrale Instanz fungieren und unangenehme Wahrheiten aussprechen: „Mit diesen Kapazitäten ist der Termin nicht seriös haltbar.“
8. Tool-Fokus statt Methodik und Veränderung
Viele Organisationen versuchen, Projektprobleme mit neuen Tools zu lösen: ein weiteres Ticketsystem, eine neue PM-Software, zusätzliche Dashboards.
Häufiger Irrtum:
- Man erhofft sich von Tools automatisch bessere Strukturen und Transparenz.
- Prozesse, Rollen und Kultur bleiben aber unverändert.
Typische Symptome:
- Aufwendige Tool-Einführung ohne echte Nutzung
- Doppelpflege von Informationen in mehreren Systemen
- Frust in den Teams („Schon wieder ein neues System…“)
Wichtige Klarstellung:
Tools unterstützen gutes Projektmanagement – sie ersetzen es nicht.
Professionelle Beratung beginnt daher fast immer mit klärenden Fragen zu Zielen, Prozessen und Rollen, bevor über Tools entschieden wird.
9. Fehlendes Portfoliomanagement: zu viele Projekte gleichzeitig
Ein einzelnes Projekt kann gut geplant sein – und scheitert trotzdem, weil das Unternehmen insgesamt zu viele Baustellen gleichzeitig eröffnet.
Typische Situationen:
- Jeder Bereich stößt eigene Initiativen an, ohne übergreifende Steuerung
- Projekte konkurrieren um dieselben Fachleute
- Strategische Prioritäten wechseln im Monatsrhythmus
Folgen:
- Ständige Kontextwechsel, sinkende Produktivität
- Projekte werden angehalten, reaktiviert, umpriorisiert
- Management verliert die Übersicht, welche Vorhaben wirklich kritisch sind
Ein etabliertes Projekt- und Portfoliomanagement schafft Transparenz: Welche Projekte zahlen auf welche Ziele ein? Was ist Pflicht, was Kür? Wo muss man bewusst Nein sagen?
Ohne professionelle Projektmanagement Beratung bleibt Portfoliomanagement oft ein Excel-Sammelsurium statt ein strategisches Steuerungsinstrument.
10. Kein systematisches Lernen aus Projekten
Nach Projektabschluss geht es sofort weiter mit dem nächsten Thema. „Lessons Learned“ werden allenfalls in einem Abschlussworkshop besprochen – ohne nachhaltige Wirkung.
Häufige Defizite:
- Erkenntnisse werden nicht dokumentiert oder nicht zugänglich gemacht
- Es existiert keine zentrale Stelle, die Muster über mehrere Projekte analysiert
- Positive Erfahrungen werden nicht in Standards überführt
Auswirkungen:
- Die gleichen Fehler werden in neuen Projekten wiederholt
- Verbesserungspotenziale bleiben ungenutzt
- Projektmanagement-Reife der Organisation stagniert
Externe Beratung kann an dieser Stelle helfen, strukturiertes Organisationslernen aufzusetzen: mit einheitlichen Review-Formaten, Wissensdatenbanken und gezieltem Aufbau von Projektmanagement-Kompetenzen.
Häufige Fehler im Projektmanagement auf einen Blick
Viele Probleme lassen sich auf wenige Grundmuster zurückführen. Typische Fehler sind:
- Unklare Ziele und Prioritäten
- Schwache Projektaufsetzung ohne belastbaren Business Case
- Unsaubere Rollen, Governance und Entscheidungswege
- Vernachlässigtes Stakeholder- und Kommunikationsmanagement
- Fehlendes oder oberflächliches Risikomanagement
- Kein einheitlicher Projektmanagement-Standard
- Unrealistische Ressourcen- und Zeitplanung
- Tool- statt Methodik-Fokus
- Überlastetes Projektportfolio
- Kein systematisches Lernen aus Projekten
Je früher diese Muster erkannt werden, desto leichter lassen sie sich korrigieren.
Woran Sie erkennen, dass Ihre Projekte professionelle Unterstützung brauchen
Es gibt typische Warnsignale, die darauf hinweisen, dass externe Projektmanagement-Expertise sinnvoll ist.
Achten Sie insbesondere auf folgende Indikatoren:
- Dauerhafte Statusfarbe „gelb“: Projekte kommen nicht in den grünen Bereich, obwohl offiziell „alles im Plan“ ist.
- Wiederkehrende Verzögerungen: Meilensteine werden systematisch gerissen, obwohl nachgesteuert wurde.
- Stille Eskalationen: Konflikte werden außerhalb der Projektgremien in Einzelgesprächen ausgetragen.
- Überlastete Schlüsselpersonen: Einzelne Mitarbeitende sind in fast jedem kritischen Thema involviert.
- Zunehmender Kontrollaufwand: Es werden immer mehr Reports, Abstimmungen und Ad-hoc-Meetings benötigt.
- Akute Vertrauensverluste: Management hinterfragt regelmäßig Zahlen, Schätzungen und Fortschrittsberichte.
- Projektmüdigkeit im Unternehmen: Begriffe wie „Pilotprojekt“, „Rollout“ oder „Transformationsprogramm“ lösen genervte Reaktionen aus.
Treffen mehrere dieser Punkte gleichzeitig zu, ist es sinnvoll, das eigene Setup kritisch zu prüfen – idealerweise mit einer neutralen Instanz von außen.
Wie professionelle Projektmanagement Beratung typische Fehler vermeidet
Externe Beratung ersetzt nicht das interne Projektteam. Sie sorgt dafür, dass dieses seine Arbeit unter bestmöglichen Rahmenbedingungen leisten kann.
Typische Ansatzpunkte:
- Projekt-Diagnose zu Beginn oder im laufenden Vorhaben
- Analyse von Zielen, Scope, Governance und Ressourcen
- Identifikation struktureller Risiken und Engpässe
- Klarer Maßnahmenplan mit kurzfristigen und mittelfristigen Hebeln
- Sauberes Setup und Re-Setup von Projekten
- Präzisierung von Zielen, Nutzen, KPIs
- Definition von Rollen, Gremien und Entscheidungswegen
- Aufsetzen eines umsetzbaren Kommunikations- und Risikomanagements
- Begleitung von Projektleitungen und Lenkungsausschüssen
- Sparring auf Augenhöhe für Projektleitung und Sponsor
- Unterstützung bei kritischen Entscheidungen und Eskalationen
- Moderation von Workshops, in denen interne Konflikte offen adressiert werden können
- Aufbau von Standards und PMO-Strukturen
- Entwicklung eines schlanken, praxistauglichen Projektmanagement-Frameworks
- Etablierung von Templates, Kennzahlen und Reporting-Formaten
- Unterstützung beim Aufbau oder bei der Weiterentwicklung eines PMO
- Kompetenzaufbau im Unternehmen
- Schulungen und Coaching für Projektleiter:innen und Projektteams
- Trainings zu Methoden, Tools und Führungsarbeit im Projektkontext
- Begleitung von Pilotprojekten, um neue Standards zu verankern
Der Mehrwert entsteht aus der Kombination aus Methodenkompetenz, Erfahrung aus anderen Organisationen und der Möglichkeit, auch unangenehme Punkte klar zu adressieren – ohne interne Rollenkonflikte.
Praxisnahe Beispiele: Was eine externe Sicht verändern kann
Beispiel 1: IT-Transformationsprojekt mit Dauerverzug
Ausgangslage:
- Großes IT-Projekt mit mehreren Jahren Laufzeit
- Drei verschobene Go-Live-Termine
- Spürbar sinkendes Vertrauen des Managements
Typische Fehler ohne externe Unterstützung:
- Scope immer weiter ausgedehnt („Wenn wir schon dran sind, machen wir das gleich mit“)
- Risiken wurden zwar gelistet, aber nicht aktiv gesteuert
- Lenkungsausschuss eher Informations- als Entscheidungsgremium
Mit externer Projektmanagement Beratung wurden:
- Ziele und Scope neu verhandelt und priorisiert
- Ein verbindlicher Entscheidungsprozess etabliert
- Ein strukturiertes Risikomanagement mit klaren Maßnahmen eingeführt
Ergebnis: Stabiler, realistischer Plan und wiederhergestelltes Vertrauen in das Projekt.
Beispiel 2: Fachbereichsprojekt ohne klare Governance
Ausgangslage:
- Fachbereich will ein neues Serviceangebot etablieren
- Projekt wird neben dem Tagesgeschäft „mitgemacht“
- Konflikte mit anderen Bereichen bleiben ungelöst
Fehlerbilder:
- Kein klares Mandat und keine eindeutige Projektleitung
- Stakeholder im Vertrieb und in der IT nur sporadisch eingebunden
- Statusberichte sehr positiv, tatsächlicher Fortschritt gering
Mit professioneller Beratung:
- Klare Projektstruktur mit Sponsor, Leitung und Kernteam definiert
- Stakeholder-Analyse durchgeführt und Kommunikationsplan erstellt
- Abhängigkeiten zu weiteren Projekten transparent gemacht
Ergebnis: Deutlich beschleunigte Entscheidungsfindungen und ein Angebot, das tatsächlich marktreif wurde.
Beispiel 3: Überlastetes Projektportfolio
Ausgangslage:
- Geschäftsführung klagt über schleppende Umsetzung der Strategie
- Zahlreiche Initiativen und Projekte parallel aktiv
- Keine einheitliche Sicht auf Prioritäten und Ressourcen
Ohne externe Unterstützung:
- Ad-hoc-Eskalationen, aber keine grundsätzliche Neuordnung
- Verantwortung wird zwischen Bereichen hin- und hergeschoben
- Wichtige Projekte kommen kaum voran, obwohl viel gearbeitet wird
Mit externer Projektmanagement Beratung:
- Gemeinsame Definition von Bewertungskriterien für alle Projekte
- Priorisierung des Portfolios und bewusste Beendigung einzelner Vorhaben
- Einführung eines regelmäßigen Portfolio-Reviews mit klaren Entscheidungen
Ergebnis: Fokussierung auf wenige strategisch relevante Projekte mit messbaren Ergebnissen.
Checkliste: Sind Ihre Projekte ausreichend professionell aufgesetzt?
Die folgenden Fragen helfen bei einer ersten Selbsteinschätzung. Je häufiger Sie mit „Nein“ oder „Unklar“ antworten, desto höher ist das Risiko typischer Projektfehler.
Ziele & Nutzen
- Gibt es ein von allen relevanten Stakeholdern akzeptiertes Zielbild?
- Ist der erwartete Nutzen dokumentiert und mit Kennzahlen hinterlegt?
- Sind Zielkonflikte offen angesprochen und geklärt worden?
Struktur & Governance
- Sind Projektleitung, Sponsor und Lenkungsausschuss klar benannt?
- Gibt es definierte Entscheidungswege und Eskalationsstufen?
- Sind Rollen und Verantwortlichkeiten schriftlich und verständlich festgehalten?
Planung & Ressourcen
- Existiert ein realistischer Termin- und Meilensteinplan?
- Sind Ressourcen mit den jeweiligen Führungskräften abgestimmt?
- Wurden Abhängigkeiten zu anderen Projekten systematisch analysiert?
Stakeholder & Kommunikation
- Liegt eine aktuelle Stakeholder-Analyse vor?
- Gibt es einen abgestimmten Kommunikationsplan mit Botschaften, Kanälen und Frequenzen?
- Werden kritische Stakeholder aktiv eingebunden statt nur informiert?
Risiken & Lernen
- Wird eine aktuelle Risikoliste aktiv gepflegt und regelmäßig besprochen?
- Gibt es konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen?
- Werden Erkenntnisse aus früheren Projekten systematisch genutzt?
Diese Checkliste ersetzt keine umfassende Analyse, bietet aber einen guten Startpunkt, um blinde Flecken zu identifizieren.
Fazit Häufige Fehler ohne professionelle Projektmanagement Beratung: Bessere Projekte statt teurer Lernkurve
Viele häufige Fehler ohne professionelle Projektmanagement Beratung sind keine Frage von Intelligenz oder Engagement, sondern von Strukturen, Klarheit und Erfahrung. Unternehmen zahlen oft einen hohen Preis dafür, immer wieder die gleichen Lernschleifen zu durchlaufen – in Form von Verzögerungen, Mehrkosten und Vertrauensverlust.
Wer Projekte als strategisches Instrument versteht, sollte deshalb bereit sein, die eigene Vorgehensweise kritisch zu hinterfragen. Externe Projektmanagement-Expertise kann dabei helfen, Schwachstellen im Setup zu erkennen, tragfähige Strukturen zu etablieren und interne Teams nachhaltig zu stärken.
Wenn Sie den Reifegrad Ihres Projektportfolios oder eines kritischen Vorhabens überprüfen möchten, kann ein strukturierter Blick von außen ein sinnvoller nächster Schritt sein. Die Berater:innen der PURE Consultant unterstützen Unternehmen dabei, Projektmanagement praxisnah, wirksam und zukunftsfähig aufzustellen – damit Ihre strategisch wichtigen Vorhaben nicht am Weg, sondern am Ergebnis gemessen werden.