Die 5 Kernrollen im Programm Management

Die 5 Kernrollen im Programm Management – Das Programm Management ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen, die komplexe strategische Ziele erreichen wollen. Während das klassische Projektmanagement auf einzelne Projekte fokussiert, umfasst das Programm Management mehrere miteinander verknüpfte Projekte und Initiativen, die gemeinsam auf einen übergeordneten Nutzen hin ausgerichtet sind. Damit Programme erfolgreich realisiert werden können, braucht es klare Strukturen, abgestimmte Prozesse sowie vor allem: die richtigen Menschen in den zentralen Rollen. Im Folgenden werden die fünf Kernrollen im Programm Management näher beleuchtet – inklusive ihrer Verantwortlichkeiten, Herausforderungen und dem Zusammenspiel im Team.

Bevor wir in die Kernrollen einsteigen, lohnt sich ein Blick auf die Definition: Programm Management ist die koordinierte Steuerung von mehreren zusammenhängenden Projekten, mit dem Ziel, strategische Unternehmensziele schneller und effizienter zu erreichen. Programme sind oft längerfristig konzipiert und haben einen stärkeren Bezug zur Unternehmensvision als einzelne Projekte.
Damit ein Programm erfolgreich ist, reicht es nicht aus, einzelne Projekte in Silos voranzutreiben. Vielmehr müssen Strukturen geschaffen werden, in denen Informationen transparent fließen und Entscheidungen schnell getroffen werden. Aus diesem Grund ist die Besetzung der Kernrollen ein Schlüsselfaktor für den Gesamterfolg.

Im folgenden Abschnitt werden die fünf wichtigsten Rollen vorgestellt und ihre speziellen Aufgaben beschrieben. Um die Übersichtlichkeit zu wahren und die Praxisrelevanz zu erhöhen, wird jede Rolle einzeln dargestellt.

Der Programmmanager nimmt eine zentrale Funktion ein, denn er trägt die Gesamtverantwortung für Planung, Steuerung und Erfolg des Programms. Er ist sowohl der Stratege als auch der operative Lenker, der die Richtung vorgibt und sicherstellt, dass alle Projekte im Sinne des Programms agieren.

Aufgaben im Überblick:

Starke kommunikative Fähigkeiten sind unerlässlich, denn der Programmmanager sitzt an der Schnittstelle zwischen Management, Projekten und Stakeholdern. Dabei muss er stets den Überblick behalten und auch in Stresssituationen die richtigen Entscheidungen treffen.
Zusätzlich ist es seine Aufgabe, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten. Erfolgreiche Programmmanager nutzen Methoden wie regelmäßige Risikoanalysen, Lessons Learned sowie Feedbackschleifen mit allen Beteiligten. Damit schaffen sie es, proaktiv zu reagieren, anstatt auf Störungen nur zu reagieren.

Projektsponsoren agieren häufig als Mandatsgeber und sind Bindeglied zwischen Unternehmensleitung und Programmteam. Sie geben dem Programm formal die Rückendeckung und stellen die erforderlichen finanziellen Mittel und Ressourcen bereit.

Hauptaufgaben:

Durch ihre Machtposition und Entscheidungsbefugnis verleihen die Sponsoren dem Programm die notwendige Autorität, sodass entscheidende Weichen im Sinne der Unternehmensstrategie gestellt werden.
Gerade wenn mehrere Abteilungen oder Tochtergesellschaften betroffen sind, ist die Rolle des Sponsors entscheidend, damit sich alle Beteiligten auf das gemeinsame Ziel ausrichten. Die Sponsorenschaft ist deshalb auch kontinuierlich einzubinden, beispielweise durch regelmäßige Reviews und Updates.

Jedes im Programm enthaltene Einzelprojekt hat meist einen eigenen Projektleiter. Nur in enger Zusammenarbeit mit dem Programmmanager können die Ziele sowohl auf Projekt- als auch Programmebene erreicht werden.

Kernaufgaben:

Dadurch, dass die Projektleiter disziplinarisch oft nicht direkt dem Programmmanager unterstellt sind, sind ein starkes Vertrauensverhältnis und regelmäßige Abstimmungen unverzichtbar.
Häufig koordinieren Projektleiter mehrere Stakeholder und müssen komplexe Sachverhalte übersetzen sowie gemeinsam mit ihren Teams kreative Lösungen für Projekthindernisse entwickeln. Auch Change Management ist für Projektleiter ein relevantes Thema, denn sie sorgen mit dafür, dass Veränderungen nicht nur umgesetzt, sondern auch akzeptiert werden.

Oft unterschätzt, aber dennoch entscheidend: Der BCM verantwortet die inhaltliche Erreichung des erwarteten Nutzens. Während der Programmmanager den Fokus auf das Management der Projekte legt, sorgt der BCM dafür, dass Veränderungen im Unternehmen auch angenommen und nachhaltig umgesetzt werden.

Typische Aufgaben:

Weil Programme ohne nachhaltige Umsetzung im Tagesgeschäft wenig Wirkung entfalten, ist der BCM ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor.
Der BCM ist häufig zugleich Übersetzer und Motivator: Er bringt sowohl die Stakeholder aus der Linie als auch die Mitarbeitenden zusammen, identifiziert Widerstände und begleitet gezielt die Einführung von Neuerungen. Dies geschieht etwa durch gezielte Workshops, Coachings und Kommunikationsoffensiven, wodurch eine nachhaltige Verankerung im Unternehmen begünstigt wird.

Der Lenkungsausschuss (oder „Program Board“) fungiert als kontrollierendes und steuerndes Gremium. In diesem Gremium sitzen Vertreter des Managements, der Fachbereiche und ggf. externe Berater.

Wesentliche Aufgaben:

Der Lenkungsausschuss agiert nicht operativ, sondern sorgt dafür, dass das Programm die notwendige Aufmerksamkeit und Unterstützung durch das Unternehmen erhält.
Neben der reinen Kontrolle ist es jedoch wichtig, dass der Lenkungsausschuss im Dialog mit den anderen Rollen steht, konstruktives Feedback gibt und bei Bedarf auch als Wegbereiter für Innovation fungiert.

Je besser das Zusammenspiel der fünf Rollen funktioniert, desto erfolgreicher ist das Programm insgesamt. Dabei sind folgende Faktoren entscheidend:

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Schaffung einer offenen Feedbackkultur. So haben Lernprozesse und kontinuierliche Verbesserungen im gesamten Programmverlauf einen natürlichen Platz, und Fehler werden nicht übergangen, sondern als Chance zur Weiterentwicklung genutzt.

Trotz klar definierter Kernrollen ergeben sich im praktischen Programm Management immer wieder Herausforderungen, zum Beispiel:

Durch eine Kombination aus konsequentem Rollenmanagement, flexiblen Strukturen und einer konstruktiven Fehlerkultur lassen sich diese Herausforderungen in den meisten Fällen gut meistern.

Professionelles Programm Management steht und fällt mit der richtigen Besetzung und Zusammenarbeit der Kernrollen. Während der Programmmanager und die Projektleiter die operative Ebene prägen, sorgen Projektsponsoren, Business Change Manager und Lenkungsausschuss für die nötige strategische Steuerung und nachhaltige Verankerung im Unternehmen. Wer die Bedeutung dieser Rollen versteht und auf eine gute Abstimmung achtet, erhöht die Chancen auf erfolgreiche Programme deutlich. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, lassen sich komplexe Ziele effizient erreichen und nachhaltige Veränderungen im Unternehmen bewirken.

Ein Programm, in dem alle Kernrollen ihre Aufgaben optimal erfüllen und das Miteinander aktiv gefördert wird, ist ein tragfähiges Fundament für nachhaltigen Unternehmenserfolg – gerade in einer immer komplexer werdenden Welt.