PMO-Dashboards: Welche Zahlen wirklich wichtig sind

PMO-Dashboards: Welche Zahlen wirklich wichtig sind – In einer zunehmend datengetriebenen Unternehmenswelt sind Project Management Offices (PMOs) gefordert, nicht nur Projekte zu koordinieren, sondern die Informationsflut so zu kanalisieren, dass sie Mehrwert liefert. Das richtige PMO-Dashboard ist dabei das zentrale Steuerungsinstrument – aber nur, wenn es die relevanten Kennzahlen enthält. Doch welche Zahlen sind das wirklich? Dieser Fachartikel liefert eine fundierte Übersicht und konkrete Empfehlungen für die Praxis.

Dashboards schaffen Transparenz: Sie bündeln Daten, machen Fortschritte sichtbar und ermöglichen schnelle, fundierte Entscheidungen. In Zeiten, in denen Projekte komplexer denn je sind, ist der strategische Nutzen eines passgenauen Dashboards kaum zu überschätzen.

Die wichtigsten Ziele eines PMO-Dashboards:

Dashboards wirken als zentrales Bindeglied zwischen Strategie und operativer Umsetzung. Sie machen aus reinen Zahlen handlungsleitende Informationen, unterstützen Priorisierungsentscheidungen und stärken somit den Projekterfolg sowie die Akzeptanz des PMOs im Unternehmen.

Nicht jede Zahl ist gleich wertvoll. Ein gutes Dashboard trennt das Entscheidende vom Unwichtigen und beleuchtet die Projekte aus unterschiedlichen, relevanten Blickwinkeln.

Projektfortschritt (% abgeschlossen):
Direkter Überblick über den aktuellen Status je Projekt – sinnvoll, aber unbedingt im Kontext interpretieren.

Meilenstein-Trendanalyse:
Abweichungen von geplanten zu tatsächlichen Meilensteinen zeigen frühzeitig Verzögerungen und liefern Steuerungsimpulse.

Burn-Down-Chart/Burn-Up-Chart:
Visualisierung des verbleibenden bzw. bereits bewältigten Arbeitsumfangs – besonders in agilen Projekten wertvoll.

Eine erweiterte Fortschrittsbewertung stellt das Earned Value Management dar. Es kombiniert Zeit-, Fortschritts- und Kostenkennzahlen zu einer einheitlichen Messgröße – ideal für ganzheitliche Statusberichte.

Auslastungsgrad der Ressourcen:
Zeigt Über- oder Unterlast einzelner Teams/Mitarbeiter. Essentiell zur Vermeidung von Engpässen.

Verfügbarkeiten:
Wichtige Planungshilfe: Wer steht wann für welches Projekt zur Verfügung?

FTE (Full Time Equivalent) pro Projekt:
Erlaubt eine genaue Ressourcenallokation und Priorisierung.

Neben der bloßen Verfügbarkeit wird zunehmend die Qualifikation relevant. Mit einer Skill-Matrix lassen sich vorhandene Kompetenzen und eventuell fehlende Fähigkeiten schnell erkennen – ein wichtiger Aspekt für optimale Ressourcennutzung und gezielte Weiterentwicklung.

Termintreue:
Wie viele Aufgaben und Teilprojekte werden fristgerecht erledigt? Frühindikator für Projektverläufe.

Budgetverbrauch (Ist vs. Plan):
Laufender Kostenvergleich – erlaubt ein Nachsteuern, bevor das Budget dramatisch überschritten wird.

Forecast-Kosten:
Wie entwickeln sich die erwarteten Gesamtkosten bis zum Projektende?

Moderne Dashboards erlauben die vorausschauende Analyse: Mit Hilfe von Trendlinien, Prognosefunktionen und Machine Learning lassen sich Risiken für Termine oder Kosten frühzeitig erkennen und proaktiv adressieren.

Risikoampel / Risikomatrix:
Visualisiert aktuelle Projektrisiken inklusive Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen.

Offene Risiken und Maßnahmen:
Transparenz über Anzahl, Status und eskalierte Risiken – elementar fürs Stakeholder-Reporting.

Neben Risiken sollte das Dashboard auch Chancen erfassen, die sich im Projektverlauf ergeben. Ebenso können „Lessons Learned“-Kennzahlen eingeführt werden, um Verbesserungen systematisch sichtbar und nutzbar zu machen.

Anzahl offener Change Requests:
Häufen sich Änderungsanforderungen, kann das auf Planungsprobleme hindeuten.

Lieferobjekt-Qualität (z. B. Fehlerquote):
Früherkennung von Qualitätsproblemen vor Auslieferung.

Gerade bei Projekten mit Endkundeneinbindung bieten Umfragedaten zur Zufriedenheit eine sinnvolle qualitative Erweiterung der reinen Leistungskennzahlen.

Ein PMO-Dashboard ist dann erfolgreich, wenn es…

Weitere Tipps:

Dashboards dienen nicht nur der Kontrolle, sondern sind wirksame Kommunikations- und Steuerungsinstrumente im Dialog mit Stakeholdern. Wichtige Informationen sollten klar aufbereitet und gezielt adressiert werden – das schafft Akzeptanz und trägt zur erfolgreichen Umsetzung der Unternehmensstrategie bei.

Trotz technischer Möglichkeiten gibt es typische Stolpersteine:

Die Einführung von Dashboards ist ein Change-Prozess. Eine klare Kommunikation, Schulungen und regelmäßiges Einholen von Nutzerfeedback sind entscheidend für die Akzeptanz und den nachhaltigen Erfolg.

PMO-Dashboards entfalten ihre eigentliche Stärke nur dann, wenn sie die richtigen Fragen beantworten und relevante Zahlen für Entscheidungen liefern. Statt auf Masse zu setzen, sollten PMOs auf einen durchdachten Mix aus Fortschritt, Ressourcen, Zeit, Qualität und Risiken Wert legen. Wer hier gezielt auswählt, steigert nicht nur die Steuerungsfähigkeit, sondern auch das Vertrauen der Stakeholder und letztlich die Projektperformance.

Mit der Investition in ein aktuelles, praxisorientiertes und anwenderfreundliches Dashboard positioniert sich das PMO als unverzichtbarer Partner für den nachhaltigen Projekterfolg.

Checkliste: Die wichtigsten Zahlen für Ihr PMO-Dashboard

Mit einem maßgeschneiderten, strategisch ausgerichteten Dashboard wird Ihr PMO vom reinen Kontrollorgan zum echten Werttreiber für Ihre Organisation.