Metriken in Kanban: CFD erklärt

Metriken in Kanban: CFD erklärt – Kanban hat sich in den letzten Jahren als effizientes Framework für das operative Management von Wissen und Aufgaben etabliert. Besonders in agilen Teams kommt Kanban häufig zum Einsatz, da es Transparenz fördert und einen kontinuierlichen Flow ermöglicht. Doch um den Workflow tatsächlich zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen, sind aussagekräftige Metriken unverzichtbar. Eine zentrale Rolle spielt dabei das sogenannte Cumulative Flow Diagram, kurz CFD. Es bietet einen klaren Überblick über den Fortschritt und die Stabilität des Prozesses.

Das Cumulative Flow Diagram ist eine visuelle Darstellung des Workflows über einen bestimmten Zeitraum. Es zeigt, wie sich die Menge an Arbeit in den verschiedenen Status einer Kanban-Tafel — beispielsweise „To Do“, „In Progress“ und „Done“ — im Zeitverlauf verändert. Durch die kumulative Darstellung erkennt man auf einen Blick, in welchem Stadium sich eventuelle Engpässe oder Verzögerungen bilden.

Ein CFD besteht typischerweise aus:

Ein umfassendes CFD spiegelt stets die tatsächlichen Abläufe im Team wider. Besonders interessant ist, dass man mit nur wenigen Blicken erkennt, wie gleichmäßig das System arbeitet und ob Anpassungsbedarf besteht.

Nicht nur das Layout des Diagramms ist entscheidend, sondern auch dessen Interpretation. Wer den Zusammenhang zwischen den Kurven und Prozessmetriken versteht, kann gezielt Verbesserungsmaßnahmen ableiten.

Der Nutzen eines CFD geht weit über die reine Visualisierung hinaus. Teams erhalten durch das Diagramm:

Indem Teams regelmäßig auf das CFD schauen, entwickeln sie ein tieferes Verständnis für den eigenen Workflow und treffen Entscheidungen auf datenbasierter Grundlage.

Darüber hinaus stärken regelmäßige Reviews mit CFDs die Selbstorganisation und fördern die konstruktive Zusammenarbeit im Team. Obwohl das Diagramm auf Zahlen basiert, ist es ein wirkungsvolles Instrument, um gemeinsam Lösungen für auftretende Herausforderungen zu entwickeln.

Neben der grafischen Darstellung sind bestimmte Metriken im CFD essenziell. Sie helfen dabei, den Wert des Diagramms voll auszuschöpfen:

WIP beschreibt die Menge an Aufgaben, die sich gerade in Bearbeitung befinden. Zu viele parallele Aufgaben führen häufig zu Verzögerungen, weil sie das System überlasten. Mit einem CFD lässt sich WIP sehr einfach ablesen, indem man den vertikalen Abstand zwischen den jeweiligen Bereichen betrachtet.

Die Durchlaufzeit misst, wie lange ein Arbeitsitem braucht, um den gesamten Prozess — von der Aufnahme bis zur Fertigstellung — zu durchlaufen. Im CFD entspricht dies dem horizontalen Abstand zwischen den Linien, die den Start- und Endpunkt eines Items symbolisieren. Je kürzer die Durchlaufzeit, desto effizienter arbeitet das Team.

Diese beiden Kennzahlen zeigen an, wie viele neue Aufgaben ins System gelangen und wie viele Aufgaben abgeschlossen werden. Sind beide Werte im Gleichgewicht, bleibt das System stabil. Gerät dieses Gleichgewicht ins Wanken, zum Beispiel wenn mehr Arbeit beginnt als abgeschlossen wird, entsteht Stau — was sich direkt im CFD widerspiegelt.

Eine weitere interessante Größe, die sich aus dem CFD ableiten lässt, ist die sogenannte Zykluszeit. Fachleute analysieren diese Kennzahl, um gezielt Schwachstellen zwischen einzelnen Prozessschritten zu identifizieren und Optimierungspotenzial aufzudecken.

Obwohl das Diagramm auf den ersten Blick simpel wirkt, ist die richtige Interpretation entscheidend. Man sollte regelmäßig folgende Fragen stellen:

Mit Hilfe dieser Struktur lassen sich nicht nur Engpässe entdecken, sondern auch die Auswirkungen von Veränderungen im Workflow konkret bewerten. Wird beispielsweise ein zusätzlicher Review-Schritt eingeführt, kann man schon nach kurzer Zeit im CFD nachvollziehen, ob sich Wartezeiten verlängert oder verkürzt haben.

Teams, die sich regelmäßig mit dem CFD beschäftigen, entwickeln dadurch eine hohe Prozesssicherheit. Meist lassen sich jahreszeitliche Schwankungen oder urlaubsbedingte Unterbrechungen im Arbeitsfluss schnell erkennen und in der Planung berücksichtigen. Gerade bei komplexen Projekten dienen CFDs so auch als wertvolles Kommunikations- und Steuerungsinstrument.

Auch wenn das CFD ein äußerst mächtiges Werkzeug ist, bringt seine Nutzung einige Herausforderungen mit sich. Beispielsweise kann das Diagramm trügerisch wirken, wenn Tickets nur selten aktualisiert oder verschoben werden, denn dadurch entsteht eine verzerrte Darstellung des tatsächlichen Arbeitsflusses. Es empfiehlt sich deshalb, die Kanban-Tafel konsequent und zeitnah zu pflegen.

Darüber hinaus sollte das Team darauf achten, nicht zu viele Aufgaben in mehreren Schritten gleichzeitig zu bewegen. Sonst wird das CFD schnell unübersichtlich und Aussagen zur Prozessstabilität werden weniger aussagekräftig. Idealerweise begrenzt man die WIP-Kapazität je Phase, was sich ebenso unmittelbar im CFD ablesen lässt.

Um das volle Potenzial eines Cumulative Flow Diagrams auszuschöpfen, empfiehlt sich:

Je disziplinierter das Team diese Punkte umsetzt, desto nachhaltiger fällt die Wirkung auf die Arbeitsqualität und die Zufriedenheit aller Beteiligten aus.

Das Cumulative Flow Diagram ist weit mehr als ein einfaches Reporting-Tool. Weil es Transparenz schafft und das Verständnis für den eigenen Prozess fördert, spielt es im Kanban-Management eine zentrale Rolle. Teams, die konsequent mit dem CFD arbeiten, erkennen nicht nur frühzeitig Probleme, sondern schaffen auch die Basis für eine stetige Optimierung ihres Arbeitsablaufs. Letztlich unterstützt das Diagramm alle Beteiligten dabei, mehr Wert mit weniger Aufwand zu liefern – und macht den Kanban-Ansatz noch wirkungsvoller.

Darüber hinaus stärkt das CFD die Fähigkeiten des Teams zur Selbstreflexion sowie zum datengestützten Entscheiden. Wer also nachhaltige Verbesserungen erzielen möchte, sollte das CFD nicht nur lesen, sondern es als festen Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses etablieren.

Sie möchten Kanban noch effektiver nutzen? Dann empfiehlt es sich, regelmäßig ins CFD zu schauen und die gewonnenen Erkenntnisse sofort in den Workflow zu integrieren. Kontinuierliche Verbesserung gelingt nicht zufällig, sondern durch konsequente Analyse und gemeinsames Lernen im Team. Setzen Sie diese Instrumente gezielt ein — und erleben Sie, wie Ihr Kanban-Prozess von Woche zu Woche stabiler, transparenter und produktiver wird.