Meetings in Kanban

Meetings in Kanban – Meetings sind in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Während sie häufig als Zeitfresser verschrien werden, sind sie im Kanban-Kontext ein essenzielles Element, um Transparenz, kontinuierliche Verbesserung und effiziente Zusammenarbeit sicherzustellen. Richtig eingesetzt, fördern sie nicht nur die Produktivität, sondern auch das Verständnis für Prozesse und die Selbstorganisation im Team. Im Folgenden beleuchtet dieser Artikel, wie Meetings in Kanban strukturiert sind, welche Funktionen sie übernehmen und wie sie bestmöglich umgesetzt werden.

Kanban ist eine Methode des agilen Projektmanagements, die darauf abzielt, Arbeitsabläufe zu visualisieren, Engpässe erkenntlich zu machen und Prozesse schrittweise zu verbessern. Im Gegensatz zu anderen agilen Methoden wie Scrum sind die Meetingstrukturen in Kanban weniger strikt vorgegeben. Dennoch gibt es auch hier verschiedene Formate, die gezielt eingesetzt werden, um die Kanban-Prinzipien zu unterstützen.

Anders als oft vermutet, dienen Meetings im Kanban-Kontext nicht nur dem Informationsaustausch. Sie sind vielmehr Instrumente, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben, Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und das gesamte Team in die Prozessgestaltung einzubeziehen. Doch welche Meetingformate sind in Kanban grundsätzlich empfehlenswert?

Damit Kanban seine volle Wirkung entfalten kann, sind regelmäßige Meetings essenziell. Sie unterstützen Teams dabei, den Überblick zu behalten, aktuelle Herausforderungen proaktiv anzugehen und Verbesserungen zu initiieren. Die vier zentralen Kanban-Meetings sind dabei:

Das Daily Stand-up ist das häufigste und wohl bekannteste Meeting im Kanban-Kontext. Es findet täglich und meist stehend statt, um die Besprechung kurz und fokussiert zu halten. Während des Stand-ups wird gemeinsam das Kanban-Board betrachtet, der Fortschritt der Aufgaben analysiert und aktuelle Blocker oder Engpässe angesprochen.

Typische Fragen im Daily Stand-up:

Obwohl das Meeting in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauert, entfaltet es große Wirkung: Transparenz wird geschaffen, Verantwortlichkeiten werden geklärt und das Team kann schnell reagieren, falls Probleme auftreten. Besonders weil im Kanban die Arbeitslast dynamisch verteilt wird, ist das tägliche Synchronisieren unerlässlich, damit zeitkritische Aufgaben priorisiert werden und niemand im Prozess abgehängt wird.

Das Replenishment Meeting, oft auch als Commitment Meeting bezeichnet, wird in regelmäßigen Intervallen – meist wöchentlich – abgehalten. Hierbei prüft das Team gemeinsam, welche neuen Aufgaben in das System aufgenommen werden sollen. Dabei wird nicht nur die Dringlichkeit diskutiert, sondern ebenso bewertet, wie gut die Aufgaben zu den aktuellen Kapazitäten passen.

Ziele des Replenishment Meetings:

Durch gut moderierte Replenishment Meetings gelingt es, den Fluss neuer Aufgaben optimal zu steuern und überlastete Teams zu vermeiden. Darüber hinaus sorgt das gemeinsame Auswählen neuer Aufgaben nicht nur für mehr Transparenz, sondern auch für ein stärkeres Verantwortungsgefühl bei den Teammitgliedern.

Das Delivery Planning Meeting dient dazu, die anstehenden Lieferungen, Releases oder Iterationen zu planen. Anders als in klassischen Projektmanagement-Ansätzen wird hier kein starrer Plan für längere Zeiträume erstellt, sondern gewerkt mit den aktuell verfügbaren Informationen und Kapazitäten.

Dadurch ermöglicht das Delivery Planning ein flexibles, aber dennoch planvolles Vorantreiben von Projekten. Im Mittelpunkt steht, Transparenz über laufende Aufgaben und kommende Lieferergebnisse herzustellen. Folgende Punkte werden typischerweise besprochen:

Zudem ist dieses Meeting ein wichtiger Moment, um Teammitglieder einzubinden: Sie haben regelmäßig die Möglichkeit, sich zur eigenen Kapazität und zu erreichbaren Zielen zu äußern. Somit wird einer unrealistischen Planung und daraus entstehender Überlastung effektiv entgegengewirkt.

Im Service Delivery Review reflektiert das Team, wie effizient und kundenorientiert die Arbeitsweise ist. Hier findet eine datenbasierte Bewertung der Performance statt, beispielsweise anhand von Durchlaufzeiten, Qualität oder Kundenzufriedenheit. Eng damit verbunden ist das Operations Review, in dem organisationale Prozesse auf den Prüfstand gestellt und langfristige Verbesserungen angestoßen werden.

Beide Meetingformate sind essenziell für die kontinuierliche Verbesserung und die strategische Ausrichtung – sowohl auf Team- als auch auf Ebene der gesamten Organisation. Häufig fließen hier auch externe Perspektiven ein, etwa von Stakeholdern oder Führungskräften, um Hebel für systemübergreifende Prozessoptimierungen zu identifizieren.

Neben den etablierten Kernelementen lassen sich im Kanban-Kontext auch weitere Meeting-Formate sinnvoll integrieren. Sie bieten Teams zusätzliche Möglichkeiten zur Kommunikation und Prozessverbesserung, insbesondere wenn eine Organisation wächst oder Schnittstellen mit anderen Abteilungen entstehen:

Im Risk Review bespricht das Team gezielt Risiken, die den Fluss der Arbeit behindern könnten. Die regelmäßige Identifikation und Analyse von möglichen Stolpersteinen unterstützt das Risikomanagement und sorgt dafür, dass Probleme frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können. Dadurch minimiert sich die Wahrscheinlichkeit, dass aus kleinen Hindernissen ernsthafte Engpässe entstehen.

Das Strategy Review richtet den Blick auf die langfristigen Ziele und die Übereinstimmung der aktuellen Arbeit mit der Unternehmensstrategie. Indem das Team regelmäßig reflektiert, ob und wie die laufenden Initiativen zum “Big Picture” passen, wird Kanban zum strategischen Steuerungsinstrument – und nicht nur zum Werkzeug des operativen Alltagsgeschäfts.

Damit Meetings im Kanban-System ihr volles Potenzial entfalten, sollten sie gezielt gestaltet und durchgeführt werden. Nachfolgend finden sich einige wichtige Erfolgsfaktoren, die den Unterschied ausmachen können:

Darüber hinaus lohnt es sich, von Zeit zu Zeit die eigenen Meetingroutinen zu reflektieren – und gegebenenfalls zu optimieren. Viele erfolgreiche Teams adaptieren Kanban-Meetings an ihre individuellen Bedürfnisse, weshalb Flexibilität ein entscheidender Faktor bleibt.

Ein Softwareentwicklungsteam hatte früher mit unklaren Verantwortlichkeiten und fehlender Transparenz zu kämpfen. Seitdem sie gezielt Kanban-Meetings etabliert haben, berichten die Teammitglieder von einer deutlichen Verbesserung der Zusammenarbeit. Arbeitsfortschritte werden konsequent im Daily Stand-up besprochen, neue Tasks landen erst nach gemeinsamer Priorisierung im Replenishment Meeting im System und regelmäßige Service Delivery Reviews erlauben es, Prozessschwächen früh zu erkennen. Besonders die offene Diskussion aktueller Blocker hat dazu geführt, dass Hindernisse viel schneller beseitigt werden.

In einem bereichsübergreifenden Projektteam zeigte sich zudem, dass regelmäßige Delivery und Strategy Reviews geholfen haben, unterschiedliche Abteilungsziele zu harmonisieren und die Effizienz teamübergreifend zu verbessern. Die Einführung eines Risk Reviews sorgte darüber hinaus dafür, Risiken frühzeitig zu benennen und gezielt zu adressieren. Beide Maßnahmen haben dazu geführt, dass Projekte nicht nur schneller, sondern auch mit höherer Qualität abgeschlossen werden konnten.

Die Erfahrung dieses Teams zeigt exemplarisch, dass die intelligente Verknüpfung von Kanban-Prinzipien und zielgerichteten Meetings zu spürbar besseren Ergebnissen führen kann.

Trotz aller Vorteile bringt die Einführung von Kanban-Meetings manchmal auch Hürden mit sich. Diese zu kennen, ist wichtig, um mit geeigneten Maßnahmen etwaige Stolpersteine frühzeitig aus dem Weg zu räumen.

Typische Herausforderungen und wie man ihnen begegnet:

Wer diese Hürden rechtzeitig erkennt und adressiert, schafft die Voraussetzung für eine nachhaltige Etablierung der Kanban-Meetingkultur.

Meetings in Kanban sind weit mehr als bloße Pflichtveranstaltungen. Wenn sie sinnvoll strukturiert und praxisnah gelebt werden, fungieren sie als Wegbereiter für nachhaltige Verbesserungen, Transparenz und Motivation. Entscheidend ist, dass sie den Teammitgliedern einen echten Mehrwert bieten, ohne starre Vorgaben zu setzen. Richtig umgesetzt, unterstützen Kanban-Meetings Teams dabei, nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener und nachhaltiger zusammenzuarbeiten.

Gelingt es, Meetings als Chance für Entwicklung und Lernen zu begreifen, wird Kanban nicht nur zum Organisationsprinzip – sondern zu einem zentralen Baustein einer modernen, partizipativen Unternehmenskultur.