Aufgaben eines Projektmanagers über alle Projektphasen – Ein gutes Projekt steht und fällt mit seinem Projektmanager. Denn er verbindet Strategie und Alltag, Menschen und Methoden, Vision und Umsetzung. Wer verstehen möchte, warum manche Projekte souverän ins Ziel kommen und andere in Zeit- und Kostenfallen geraten, sollte sich die Aufgaben eines Projektmanagers über alle Projektphasen hinweg genau ansehen.
Im Folgenden erhalten Sie einen fachlich fundierten Überblick, der sowohl die klassischen Projektphasen als auch die zentralen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers beschreibt.
1. Die Rolle des Projektmanagers im Überblick
Ein Projektmanager trägt die Gesamtverantwortung für die erfolgreiche Planung und Umsetzung eines Projektes. Dabei koordiniert er nicht nur Aufgaben, sondern gestaltet aktiv Zusammenarbeit, Entscheidungen und Kommunikation.
Typische Kernaufgaben im Überblick:
- Verantwortung für Zielerreichung (Zeit, Kosten, Qualität, Scope)
- Planung und Strukturierung des gesamten Projektes
- Führung des Projektteams und Förderung der Zusammenarbeit
- Stakeholder-Management und Kommunikation nach innen und außen
- Risikomanagement sowie Umgang mit Chancen und Krisen
- Reporting und Eskalation gegenüber Auftraggebern und Management
- Sicherstellung der Übergabe der Ergebnisse in Linie, Betrieb oder Markt
Ein professioneller Projektmanager denkt stets phasenübergreifend. Er plant nicht nur den nächsten Meilenstein, sondern hat gleichzeitig Abschluss, Übergabe und spätere Nutzung der Ergebnisse im Blick. Dadurch trifft er im Heute bessere Entscheidungen für das Morgen.
2. Projektinitiierung – vom Impuls zum klaren Auftrag
In der Initiierungsphase entscheidet sich, ob ein Projekt auf einem soliden Fundament startet oder bereits mit Unklarheiten belastet ist. Der Projektmanager wirkt hier oft schon mit, auch wenn die offizielle Ernennung manchmal erst später erfolgt.
2.1 Klärung von Bedarf, Zielen und Nutzen
Am Anfang steht die Frage: Warum braucht es dieses Projekt?
Der Projektmanager…
- analysiert gemeinsam mit Auftraggeber und Fachbereichen den konkreten Bedarf,
- unterstützt bei der Formulierung eines Business Case (Kosten, Nutzen, Risiken),
- schärft Ziele und Nicht-Ziele, damit keine falschen Erwartungen entstehen,
- achtet auf Kohärenz zur Unternehmensstrategie.
Dabei übersetzt er fachliche oder technische Ideen in klare, messbare Projektziele. So verringert er Missverständnisse und verhindert, dass das Projekt später „auseinanderläuft“.
2.2 Definition des Projektumfangs (Scope)
Bereits in der Initiierung ist wichtig, was zum Projekt gehört und was nicht.
Der Projektmanager…
- definiert gemeinsam mit Stakeholdern den Scope,
- grenzt das Projekt sauber von Linienaufgaben und parallel laufenden Initiativen ab,
- identifiziert erste Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Systemen.
Diese Abgrenzung bildet eine Grundlage, an der sich spätere Änderungswünsche messen lassen. Dadurch bleibt das Projekt steuerbar, obwohl Anforderungen im Verlauf trotzdem angepasst werden können.
2.3 Stakeholder- und Risikofrüherkennung
Frühzeitiges Stakeholder-Management spart später viel Konfliktarbeit.
Der Projektmanager…
- identifiziert Stakeholder-Gruppen (Management, Fachbereiche, Kunden, Lieferanten),
- bewertet deren Einfluss und Erwartungen,
- entwickelt eine erste Kommunikationsstrategie,
- sammelt und bewertet ersten Risikoideen (z. B. Budget, Ressourcen, Technologie).
Bereits hier legt er fest, wie transparent, wie häufig und über welche Kanäle er informieren wird. Gleichzeitig baut er Beziehungen auf, die später in kritischen Phasen entscheidend sein können.
3. Projektplanung – das Fundament für den Projekterfolg
Die Planungsphase übersetzt Ziele in konkrete Strukturen, Termine und Budgets. Hier zeigt sich die methodische Stärke des Projektmanagers besonders deutlich.
3.1 Strukturierung des Projektes (WBS, Meilensteine)
Zunächst zerlegt der Projektmanager die Gesamtaufgabe in handhabbare Einheiten.
Typische Schritte:
- Erstellung einer Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure)
- Definition von Arbeitspaketen mit klaren Verantwortlichkeiten
- Festlegung von Meilensteinen und Ergebnistypen
- Ableitung von Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen
Dadurch entsteht ein gemeinsames Verständnis, wer was bis wann liefern soll. Gleichzeitig wird sichtbar, wo Engpässe und kritische Pfade liegen.
3.2 Termin-, Ressourcen- und Kapazitätsplanung
Auf Basis der Struktur plant der Projektmanager Zeit und Ressourcen.
Er…
- schätzt mit dem Team Aufwände und Dauern,
- erstellt Terminpläne (z. B. Gantt-Diagramme, Roadmaps),
- plant den Einsatz von Mitarbeitern, externen Partnern und Sachmitteln,
- berücksichtigt Urlaube, Linienaufgaben und Parallelprojekte.
Eine realistische Planung entsteht meistens nur im Dialog mit dem Team. Der Projektmanager moderiert diese Gespräche, hinterfragt optimistische Schätzungen und schützt das Team zugleich vor unrealistischen Vorgaben von außen.
3.3 Kosten-, Qualitäts- und Risikoplanung
Neben Zeit und Ressourcen verantwortet der Projektmanager auch Kosten und Qualität.
Er…
- erarbeitet gemeinsam mit Controlling und Einkauf ein Projektbudget,
- definiert Qualitätskriterien, Prüfpunkte und Abnahmekriterien,
- entwickelt einen Risikomanagementplan mit Maßnahmen und Verantwortlichen,
- legt fest, wie Änderungen an Zielen, Umfang oder Budget gehandhabt werden.
Dadurch schafft er Transparenz: Alle Beteiligten wissen, welche Qualität erwartet wird, welche Risiken akzeptiert sind und an welchen Stellen nachgesteuert werden muss.
3.4 Kommunikations- und Stakeholderplanung
Kommunikation geschieht nie nebenbei, sondern braucht einen Plan.
Der Projektmanager…
- legt Kommunikationsformate fest (Jour fixe, Steering Committee, Reviews),
- definiert Adressaten, Inhalte und Frequenz der Berichte,
- stimmt Informationswege mit Unternehmenskommunikation oder PMO ab,
- bereitet Entscheidungsvorlagen für Managementgremien vor.
So reduziert er Gerüchte, Missverständnisse und unnötige Eskalationen. Gleichzeitig stärkt er Vertrauen, weil Stakeholder wissen, wann sie informiert und einbezogen werden.
4. Projektumsetzung und -steuerung – den Kurs halten
In der Umsetzungsphase zeigt sich, wie tragfähig Planung und Führung wirklich sind. Hier verbringt der Projektmanager meist den größten Teil seiner Zeit.
4.1 Führung des Projektteams
Projektmanagement ist immer auch Führungsaufgabe.
Der Projektmanager…
- stellt nach Möglichkeit ein passendes Team zusammen,
- klärt Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse,
- unterstützt das Team bei Priorisierung und Problemlösung,
- fördert eine offene Fehlerkultur und konstruktive Zusammenarbeit.
Er agiert als Moderator, Coach und Entscheider. Dabei sorgt er dafür, dass Fachkonflikte produktiv bleiben und nicht in persönliche Auseinandersetzungen abgleiten.
4.2 Operative Steuerung und Tagesgeschäft
Im Projektalltag koordiniert der Projektmanager Arbeiten und überwacht den Fortschritt.
Typische Aufgaben:
- Daily/Weekly Meetings vorbereiten und moderieren,
- Fortschritte gegen Plan prüfen,
- Engpässe erkennen und beheben (z. B. fehlende Freigaben, Ressourcen),
- Prioritäten mit Auftraggebern und Fachbereichen abstimmen,
- Entscheidungen herbeiführen, wenn Teams nicht weiterkommen.
Hier vereint er Methodik mit Pragmatismus. Er folgt zwar den vereinbarten Prozessen, bleibt jedoch handlungsfähig, wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten.
4.3 Reporting und Kommunikation
Transparenz ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Der Projektmanager…
- bereitet Statusberichte für Management und Lenkungsausschuss vor,
- stellt Abweichungen zu Zeit, Kosten und Qualität klar dar,
- macht Entscheidungsbedarfe explizit und schlägt Optionen vor,
- informiert das Team über Managemententscheidungen und deren Auswirkungen.
Er übersetzt komplexe Sachverhalte in klare Botschaften. Dadurch schafft er Vertrauen, verhindert Überraschungen und ermöglicht rechtzeitige Korrekturen.
4.4 Umgang mit Änderungen (Change-Management im Projekt)
Kaum ein Projekt bleibt über die gesamte Laufzeit unverändert. Anforderungen präzisieren sich, Rahmenbedingungen ändern sich, Technologien entwickeln sich weiter.
Der Projektmanager…
- etabliert einen strukturierten Change-Prozess,
- bewertet mit Team und Fachbereichen Auswirkungen von Änderungsanträgen,
- priorisiert Änderungen gemeinsam mit dem Auftraggeber,
- passt bei Bedarf Scope, Termine und Budget an,
- dokumentiert Entscheidungen und Begründungen.
Dadurch entsteht Nachvollziehbarkeit. Das Projekt bleibt anpassungsfähig, ohne in Beliebigkeit zu verfallen.
5. Projektcontrolling – Kennzahlen und Risiken im Blick
Controlling begleitet das Projekt über alle Phasen. Dennoch gewinnt es in der Umsetzungsphase besondere Bedeutung, weil nun echte Daten vorliegen.
Der Projektmanager…
- vergleicht Ist-Werte (Aufwand, Kosten, Termine) mit Planwerten,
- nutzt geeignete Methoden wie Meilensteintrendanalyse oder Earned Value,
- identifiziert Trends, bevor sie zu akuten Problemen werden,
- leitet Korrekturmaßnahmen ab und setzt diese gemeinsam mit dem Team um,
- aktualisiert laufend die Risikobewertung und Maßnahmenpläne.
Wichtig ist ein ausgewogenes Maß: Zu viel Detail-Controlling lähmt das Team, während zu wenig Steuerung Fehlentwicklungen erst sehr spät sichtbar macht. Ein erfahrener Projektmanager findet hier die richtige Balance.
6. Projektabschluss – sauber übergeben und lernen
Viele Projekte verlieren gegen Ende an Aufmerksamkeit, obwohl gerade der Abschluss entscheidend für die nachhaltige Wirkung ist. Der Projektmanager sorgt dafür, dass das Projekt nicht nur beendet, sondern wirklich abgeschlossen wird.
6.1 Abnahme, Übergabe und Dokumentation
Am Ende müssen Ergebnisse messbar den vereinbarten Zielen entsprechen.
Der Projektmanager…
- organisiert Abnahmetests, Reviews und Pilotphasen,
- koordiniert die formale Abnahme durch Auftraggeber oder Kunde,
- stellt sicher, dass Betrieb, Support oder Linienorganisation vorbereitet sind,
- übergibt Dokumentation, Verträge, Vereinbarungen und Restaufgaben,
- klärt offene Punkte (Open Issues) und plant deren Abarbeitung.
Er achtet darauf, dass keine „versteckten Baustellen“ übrig bleiben, die später zu Frustration führen. So stärkt er das Vertrauen in das Projekt und in die Organisation.
6.2 Lessons Learned und Wissenssicherung
Ein professioneller Projektabschluss umfasst immer auch Lernen und Reflexion.
Der Projektmanager…
- initiiert Lessons-Learned-Workshops mit Team und Stakeholdern,
- analysiert, was gut funktioniert hat und wo Probleme entstanden sind,
- leitet konkrete Verbesserungsmaßnahmen für künftige Projekte ab,
- sorgt dafür, dass Erkenntnisse in Methodensammlungen oder PMOs einfließen.
Dadurch wächst die Organisation aus jedem Projekt heraus. Der einzelne Projektmanager profitiert ebenfalls, weil er sein eigenes Handeln reflektiert und weiterentwickelt.
6.3 Auflösung des Projektteams
Mit dem Abschluss verändert sich auch die Teamstruktur.
Der Projektmanager…
- begleitet die Rückführung von Ressourcen in Linienorganisationen,
- führt Feedback- und Abschlussgespräche,
- würdigt gemeinsam mit Auftraggebern die Leistung des Teams,
- schließt formale Themen wie Verträge, Budgets und Bestellungen ab.
Ein respektvoller Abschluss stärkt Motivation und Bindung. Viele Mitarbeiter arbeiten deshalb gerne wieder mit demselben Projektmanager zusammen.
7. Querschnittsaufgaben über alle Phasen
Einige Aufgaben ziehen sich wie ein roter Faden durch das gesamte Projekt.
7.1 Kommunikation und Stakeholder-Management
Über alle Phasen hinweg bleibt Kommunikation eine Kernaufgabe.
Der Projektmanager…
- passt seine Botschaften der jeweiligen Zielgruppe an,
- balanciert Transparenz und Vertraulichkeit,
- baut Vertrauen durch Verlässlichkeit und Klarheit auf,
- geht aktiv auf Konflikte und Widerstände zu,
- nutzt verschiedene Formate (Workshops, One-on-One, Townhalls, digitale Kanäle).
Gute Kommunikation kostet Zeit, verhindert jedoch teure Missverständnisse und Eskalationen. Deshalb plant ein erfahrener Projektmanager ausreichend Kapazität genau dafür ein.
7.2 Führung, Motivation und Kultur
Unabhängig von Methoden oder Tools entscheidet die menschliche Komponente über den Erfolg.
Der Projektmanager…
- schafft eine klare Vision für das Projekt,
- stärkt Eigenverantwortung und Entscheidungsspielräume,
- fördert interdisziplinäre Zusammenarbeit,
- erkennt Überlastung, Frustration oder Demotivation frühzeitig,
- wirkt als Vorbilder für Offenheit, Verlässlichkeit und Ergebnisorientierung.
Gerade in stressigen Phasen zeigt sich die Qualität dieser Führungsarbeit. Ein gut geführtes Team bleibt belastbar und produktiv, obwohl Druck und Unsicherheit zunehmen.
7.3 Methoden- und Toolkompetenz
Methoden dienen dem Projekt, nicht umgekehrt. Dennoch braucht ein Projektmanager ein solides Handwerkszeug.
Dazu zählen unter anderem:
- klassische PM-Methoden (Wasserfall, V‑Modell, Meilensteinpläne),
- agile Ansätze (Scrum, Kanban, hybride Modelle),
- Tools für Planung, Kollaboration und Dokumentation,
- Kenntnisse in Vertrags-, Beschaffungs- und Qualitätsmanagement.
Ein professioneller Projektmanager wählt Methoden bewusst aus und kombiniert sie pragmatisch. Er hält sich an Standards, passt diese jedoch an die jeweilige Organisation und das konkrete Projekt an.
8. Fazit Aufgaben eines Projektmanagers über alle Projektphasen: Projektmanager als Architekt, Lotse und Übersetzer
Über alle Projektphasen hinweg agiert der Projektmanager als Architekt der Struktur, als Lotse in turbulenten Phasen und als Übersetzer zwischen Strategie, Technik und Fachlichkeit.
Er definiert Ziele, plant Wege, führt Teams, moderiert Entscheidungen und stellt sicher, dass am Ende nicht nur ein Projekt beendet, sondern ein echter Nutzen für die Organisation entsteht.
Wer diese Aufgaben versteht und bewusst wahrnimmt, erhöht nicht nur die Erfolgsquote seiner Projekte, sondern stärkt auch die eigene Rolle als vertrauenswürdiger Partner für Management, Teams und Kunden.