Stakeholder Matrix vs. RACI Matrix – Wer Projekte professionell steuert, kommt an zwei Werkzeugen kaum vorbei: der Stakeholder-Matrix und der RACI-Matrix. Beide sehen auf den ersten Blick tabellarisch und technisch aus, doch sie beantworten völlig unterschiedliche Fragen – und ergänzen sich deshalb hervorragend, wenn man sie richtig einsetzt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worin sich beide Matrizen unterscheiden, wann Sie welches Instrument nutzen sollten und wie Sie sie in der Praxis sinnvoll kombinieren.
1. Grundlagen: Worum geht es bei Stakeholder- und RACI-Matrix?
Beide Instrumente stammen aus dem Projekt- und Change-Management, allerdings setzen sie an verschiedenen Punkten an:
- Stakeholder-Matrix: Wer ist wichtig, wie tickt diese Personengruppe und wie gehen wir mit ihr um?
- RACI-Matrix: Wer macht was, wer entscheidet was, und wer muss wann informiert werden?
1.1 Stakeholder-Matrix kurz erklärt
Die Stakeholder-Matrix hilft Ihnen dabei, alle relevanten Anspruchsgruppen eines Projektes zu identifizieren, zu analysieren und zu priorisieren. Typische Stakeholder sind zum Beispiel:
- interne Gruppen: Management, Fachabteilungen, Betriebsrat, IT, Controlling
- externe Gruppen: Kunden, Lieferanten, Behörden, Investoren, Medien
Meist arbeiten Sie mit einer 2×2-Matrix, in der Sie Stakeholder vor allem nach zwei Dimensionen einordnen:
- Macht/Einfluss auf das Projekt (hoch/niedrig)
- Interesse am Projekt (hoch/niedrig)
Daraus ergeben sich vier Quadranten, etwa:
- Hohe Macht, hohes Interesse
→ Eng einbinden, aktiv managen, regelmäßig informieren - Hohe Macht, niedriges Interesse
→ Selektiv einbeziehen, bei kritischen Entscheidungen berücksichtigen - Niedrige Macht, hohes Interesse
→ Informieren und einbinden, um Unterstützung aufzubauen - Niedrige Macht, niedriges Interesse
→ Minimal informieren, Aufwand gering halten
Auf dieser Basis entwickeln Sie anschließend:
- Kommunikationsstrategien je Stakeholdergruppe
- Maßnahmen zur Risikoreduktion (z. B. Umgang mit Gegnern)
- Unterstützungsstrategien (z. B. Multiplikatoren nutzen)
Die Stakeholder-Matrix beantwortet somit die Frage:
Mit wem haben wir es eigentlich zu tun – und wie gehen wir mit diesen Menschen um, damit das Projekt erfolgreich wird?
1.2 RACI-Matrix kurz erklärt
Die RACI-Matrix ist ein Rollen- und Verantwortlichkeitsdiagramm. Sie sorgt dafür, dass klar ist, wer für welche Aufgabe welche Rolle übernimmt. Die Abkürzung steht für:
- R – Responsible: Ausführend verantwortlich
- Die Person oder das Team, das die Aufgabe operativ erledigt.
- A – Accountable: Ergebnisverantwortlich
- Eine Person, die letztlich „den Kopf hinhält“ und die Entscheidung trifft.
- C – Consulted: Konsultiert
- Personen, die vor einer Entscheidung einbezogen werden, weil sie Fachwissen oder wichtige Perspektiven haben.
- I – Informed: Informiert
- Personen, die über Fortschritte und Entscheidungen auf dem Laufenden gehalten werden müssen.
In einer RACI-Matrix stehen:
- in den Zeilen: Arbeitspakete, Deliverables oder Prozessschritte
- in den Spalten: Rollen oder Personen
- in den Zellen: R, A, C oder I
Sie beantwortet deshalb die Frage:
Wer macht was, wer darf was entscheiden, wen müssen wir fragen und wen informieren wir rechtzeitig?
2. Unterschiedliche Fragestellungen: Mindset statt Tabellenkalkulation
Obwohl beide Werkzeuge tabellarisch aufgebaut sind, liegt der entscheidende Unterschied im Denkmodell dahinter.
2.1 Fokus der Stakeholder-Matrix: Menschen, Macht und Emotionen
Die Stakeholder-Matrix richtet den Blick vor allem auf:
- Interessen und Motive der Beteiligten
- Machtverhältnisse und Einflusswege
- Wahrscheinliche Reaktionen auf das Projekt (Unterstützung vs. Widerstand)
- Kommunikations- und Einbindungsstrategien
Typische Fragen in Workshops lauten deshalb:
- Wer kann das Projekt blockieren oder beschleunigen?
- Wer gewinnt, wer verliert durch das Projekt?
- Welche Stakeholder müssen wir früh einbinden, damit Vertrauen entsteht?
- Wo drohen Konflikte oder politische Spannungen?
Die Stakeholder-Matrix ist damit stark strategisch und politisch geprägt. Sie adressiert weniger das „Was tun wir?“ und deutlich mehr das „Mit wem haben wir es zu tun und wie holen wir diese Menschen mit?“.
2.2 Fokus der RACI-Matrix: Klarheit in Prozessen und Aufgaben
Die RACI-Matrix zielt dagegen auf operative Klarheit ab. Sie beantwortet Fragen wie:
- Wer ist operativ zuständig für eine bestimmte Aufgabe (Responsible)?
- Wer trägt die Gesamtverantwortung und entscheidet im Zweifel (Accountable)?
- Wer muss fachlich gehört werden, bevor eine Entscheidung fällt (Consulted)?
- Wer muss informiert werden, damit keine Überraschungen entstehen (Informed)?
Sie wirkt deshalb besonders dort, wo:
- mehrere Abteilungen zusammenarbeiten
- klassische „Grauzonen“ in der Verantwortung existieren
- sich Aufgaben gerne „zwischen den Stühlen“ verlieren
- Projekte immer wieder an denselben Unklarheiten scheitern
Kurz gesagt:
- Stakeholder-Matrix: „Wessen Interessen müssen wir wie berücksichtigen?“
- RACI-Matrix: „Wer hat in diesem Prozess welche Rolle und Verantwortung?“
3. Aufbau und Elemente im Vergleich
Damit die Unterschiede noch greifbarer werden, lohnt sich ein Blick auf den typischen Aufbau beider Matrizen.
3.1 Dimensionen der Stakeholder-Matrix
In der Praxis arbeiten viele Organisationen mit erweiterten Stakeholder-Matrizen, die über die einfache Macht-Interesse-Matrix hinausgehen. Mögliche Dimensionen sind:
- Einfluss/Macht:
- Politische Stellung, Budgethoheit, Entscheidungsrechte
- Interesse/Betroffenheit:
- Wie stark verändern sich Aufgaben, Status, Ressourcen?
- Einstellung zum Projekt:
- Unterstützend, neutral, skeptisch, offen ablehnend
- Einflusskanäle:
- Formelle und informelle Netzwerke, in denen die Person wirkt
- Kommunikationsbedarf:
- Häufigkeit, Tiefe und Format der Kommunikation
Typische Schritte beim Arbeiten mit der Stakeholder-Matrix:
- Identifikation aller Stakeholder
- Bewertung entlang definierter Kriterien
- Visualisierung in einer oder mehreren Matrizen
- Definition von Strategien je Stakeholdergruppe
- Ableitung konkreter Maßnahmen (z. B. Gesprächsformate, Informationsangebote)
Diese Schritte klingen banal, doch sie schaffen oft zum ersten Mal ein gemeinsames Bild im Projektteam, wer wirklich wichtig ist und wo versteckte Risiken lauern.
3.2 Rollen in der RACI-Matrix
Bei der RACI-Matrix stehen dagegen klare Rollenzuordnungen im Zentrum. Wichtig ist, dass Sie:
- für jede Aufgabe genau eine „A“-Rolle (Accountable) festlegen
- bei komplexen Aufgaben durchaus mehrere „R“ (Responsible) vergeben
- „C“ und „I“ bewusst wählen, damit die Matrix nicht überfrachtet wirkt
Ein typisches Raster könnte so aussehen:
- Zeilen:
- Projektauftrag definieren
- Anforderungen erheben
- Lösungskonzept erstellen
- Implementierung durchführen
- Abnahme organisieren
- Schulung durchführen
- Betrieb übergeben
- Spalten:
- Auftraggeber
- Projektleitung
- Fachbereich
- IT
- Change Management
- Externer Dienstleister
In den Schnittpunkten tragen Sie dann R, A, C oder I ein.
Beispiel:
- „Anforderungen erheben“
- Projektleitung: A
- Fachbereich: R
- IT: C
- Auftraggeber: I
Dadurch entsteht ein sehr klares Bild, wer wann gefragt ist und wer am Ende entscheidet.
4. Praxisbeispiel: Einführung einer neuen Unternehmenssoftware
Ein Praxisbeispiel macht den Unterschied besonders deutlich. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen führt ein neues ERP-System ein.
4.1 Stakeholder-Matrix im Beispielprojekt
Zuerst betrachten Sie, wen die Einführung betrifft und wie diese Gruppen ticken:
Mögliche Stakeholder:
- Geschäftsführung
- Bereichsleiter
- Key-User aus Fachabteilungen
- „normale“ Anwender
- Betriebsrat
- IT-Abteilung
- Externe Berater
- Kunden (indirekt betroffen, z. B. durch geänderte Abläufe)
Sie ordnen diese Stakeholder nun in der Matrix ein:
- Geschäftsführung: Hohe Macht, mittel-hohes Interesse
- IT-Leitung: Hohe Macht im technischen Bereich, hohes Interesse
- Key-User: Mittlere Macht, sehr hohes Interesse
- Endanwender: Geringe formale Macht, mittleres Interesse, teils skeptische Haltung
- Betriebsrat: Hohe Macht bei arbeitsrechtlichen Aspekten, wechselndes Interesse
Auf Basis dieser Analyse entwickeln Sie gezielte Maßnahmen, etwa:
- Regelmäßige Steuerungskreise mit Geschäftsführung und Bereichsleitern
- Frühe Einbindung der Key-User in Auswahl und Tests
- Transparente Information und Schulung der Endanwender
- Frühzeitige Beteiligung des Betriebsrats bei Fragen zu Arbeitsplätzen und Arbeitsinhalten
Sie merken: Die Stakeholder-Matrix steuert vor allem Kommunikation, Beteiligung und Erwartungsmanagement.
4.2 RACI-Matrix im selben Projekt
Im nächsten Schritt strukturieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten. Für das ERP-Projekt könnten Sie beispielsweise folgende Aufgaben definieren:
- Projektauftrag formulieren
- Systemanforderungen spezifizieren
- Anbieter auswählen
- Customizing durchführen
- Integration testen
- Schulungskonzept entwickeln
- Go-Live freigeben
Dann legen Sie die Rollen fest:
- Geschäftsführung
- Lenkungskreis
- Projektleitung
- Fachbereichsvertreter
- IT
- Externer Implementierungspartner
- Change Management
Nun ordnen Sie in der RACI-Matrix zu, zum Beispiel:
- „Projektauftrag formulieren“
- Geschäftsführung: A
- Projektleitung: R
- Lenkungskreis: C
- Fachbereichsvertreter: I
- „Systemanforderungen spezifizieren“
- Projektleitung: A
- Fachbereichsvertreter: R
- IT: R
- Externer Partner: C
- Lenkungskreis: I
- „Go-Live freigeben“
- Lenkungskreis: A
- Projektleitung: R
- IT: C
- Geschäftsführung: I
Die RACI-Matrix verhindert, dass Aufgaben „liegenbleiben“, weil niemand sich zuständig fühlt, oder dass zu viele Personen mitreden, obwohl am Ende unklar bleibt, wer entscheidet.
5. Vorteile und Grenzen beider Ansätze
Beide Werkzeuge entfalten ihre volle Wirkung nur, wenn Sie sich ihrer Stärken und Grenzen bewusst sind.
5.1 Stärken der Stakeholder-Matrix
Vorteile:
- Schafft Transparenz über Interessen, Machtverhältnisse und mögliche Konflikte
- Hilft, Kommunikation und Change-Maßnahmen gezielt zu planen
- Fördert ein gemeinsames Verständnis im Projektteam darüber, „wer wichtig ist“
- Unterstützt beim frühzeitigen Erkennen von Widerständen und Unterstützern
Grenzen:
- Bleibt wirkungslos, wenn Sie keine Konsequenzen in Form von Maßnahmen ableiten
- Erfordert eine offene Diskussion, die manchmal politisch sensibel ist
- Gibt selten eine eindeutige Antwort, sondern eher ein Lagebild, das interpretiert werden muss
5.2 Stärken der RACI-Matrix
Vorteile:
- Schafft klare Zuständigkeiten und reduziert Doppelarbeit
- Vermeidet Verantwortungslücken und „Niemand fühlt sich zuständig“-Situationen
- Unterstützt die Strukturierung komplexer Projekte oder Prozesse
- Lässt sich gut in bestehende Projekt- oder Prozessdokumentation integrieren
Grenzen:
- Wirkt schnell bürokratisch, wenn sie zu detailliert angelegt wird
- Führt zu Widerstand, wenn Rollen ohne Beteiligung der Betroffenen verteilt werden
- Beantwortet nicht die Frage, warum Menschen unterstützen oder blockieren, sondern nur, wo sie beteiligt sind
6. Typische Fehler im Umgang mit Stakeholder- und RACI-Matrix
Damit Sie beide Werkzeuge nicht nur theoretisch kennen, sondern in der Praxis auch souverän einsetzen, lohnt sich ein Blick auf typische Stolperfallen.
6.1 Häufige Fehler bei der Stakeholder-Matrix
- Nur „auf dem Papier“ durchgeführt
- Die Matrix wird im Kick-off ausgefüllt, jedoch später nicht mehr aktualisiert.
- Zu grobe Zusammenfassung
- „Die Mitarbeiter“ als ein Stakeholder sind zu unspezifisch, weil Abteilungen und Hierarchiestufen sehr unterschiedlich reagieren.
- Politische Tabuthemen werden ausgeblendet
- Kritische Stakeholder mit viel Macht werden nicht offen angesprochen, obwohl alle wissen, dass sie das Projekt gefährden können.
- Maßnahmen bleiben abstrakt
- Aus „hohe Priorität“ folgen keine konkreten Kommunikationsmaßnahmen oder Verantwortlichkeiten.
6.2 Häufige Fehler bei der RACI-Matrix
- Zu viele „A“-Rollen pro Aufgabe
- Wenn mehrere Personen „Accountable“ sind, ist am Ende niemand wirklich verantwortlich.
- RACI als Druckmittel
- Rollen werden verordnet, ohne die Betroffenen zu beteiligen, sodass die Akzeptanz leidet.
- Überkomplexe Matrizen
- Hunderte Zeilen und Spalten erzeugen mehr Verwirrung als Klarheit.
- Keine Verankerung im Alltag
- Die RACI-Matrix hängt im Projektordner, während Entscheidungen im Tagesgeschäft ganz anders laufen.
7. Wie Sie Stakeholder-Matrix und RACI-Matrix sinnvoll kombinieren
Am wirkungsvollsten setzen Sie beide Werkzeuge ein, wenn Sie sie aufeinander aufbauen, statt sie isoliert zu betrachten.
7.1 Sinnvolle Reihenfolge
Eine bewährte Vorgehensweise sieht so aus:
- Stakeholder analysieren
- Wer ist betroffen, wer hat Macht, wer unterstützt, wer blockiert?
- Schlüssel-Stakeholder definieren
- Welche Gruppen oder Personen sind für den Projekterfolg besonders kritisch?
- Rollen und Aufgaben strukturieren
- Auf Basis der Stakeholdergruppen legen Sie Rollen in der RACI-Matrix fest.
- Kommunikations- und Beteiligungsstrategien verknüpfen
- Sie kombinieren Rollen (R, A, C, I) mit Kommunikationsmaßnahmen aus der Stakeholder-Analyse.
- Laufend überprüfen und anpassen
- Sowohl Stakeholderlage als auch RACI-Zuordnungen passen Sie bei größeren Projektänderungen an.
7.2 Konkrete Verknüpfung in der Praxis
Ein paar praxisnahe Ideen, wie Sie beide Instrumente verzahnen:
- Wenn Sie erkennen, dass ein Stakeholder hohe Macht und negative Einstellung hat, sollten Sie überlegen, ob diese Person mindestens „C“ (Consulted) in relevanten Aufgaben erhält, damit sie sich frühzeitig einbringen kann.
- Unterstützende Stakeholder mit hoher Glaubwürdigkeit können Sie gezielt als „R“ oder „A“ einsetzen, damit sie Verantwortung übernehmen und das Projekt intern stärken.
- Stakeholder mit hohem Informationsbedarf, aber geringer Macht, positionieren Sie oft gezielt als „I“, damit sie regelmäßig und strukturiert Updates erhalten, ohne Entscheidungsprozesse zu blockieren.
Dadurch schaffen Sie eine Brücke zwischen politisch-strategischer Perspektive (Stakeholder-Matrix) und operativ-organisatorischer Klarheit (RACI-Matrix).
8. Entscheidungsleitfaden: Wann welches Tool?
Abschließend hilft ein kompakter Entscheidungsleitfaden für den Alltag:
Nutzen Sie primär die Stakeholder-Matrix, wenn …
- Sie ein neues Projekt starten oder einen großen Change planen
- viele unterschiedliche Gruppen betroffen sind
- Konfliktpotenziale, Ängste oder politische Spannungen erwarten werden
- Sie eine Kommunikations- und Beteiligungsstrategie entwickeln möchten
Nutzen Sie primär die RACI-Matrix, wenn …
- Rollen und Zuständigkeiten unklar sind
- mehrere Abteilungen oder Standorte zusammenarbeiten
- Entscheidungen stocken, weil niemand sich zuständig fühlt
- Aufgaben immer wieder „zwischen den Stühlen“ landen
Kombinieren Sie beide, wenn …
- Ihr Projekt groß, politisch sensibel oder strategisch wichtig ist
- Sie sowohl Akzeptanz als auch Effizienz sicherstellen möchten
- das Management nicht nur „Widerstände vermeiden“, sondern auch schnelle Umsetzung erreichen will
9. Fazit Stakeholder Matrix vs. RACI Matrix: Zwei unterschiedliche Werkzeuge – ein gemeinsames Ziel
Die Stakeholder-Matrix und die RACI-Matrix wirken auf den ersten Blick wie zwei ähnliche Tabellen, doch sie verfolgen deutlich unterschiedliche Ziele:
- Die Stakeholder-Matrix richtet den Blick auf Menschen, Macht und Motive, sodass Sie Akzeptanz sichern und Widerstände früh adressieren können.
- Die RACI-Matrix schafft Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten, damit Prozesse reibungslos laufen und Entscheidungen nicht im Sande verlaufen.
Wer beide Instrumente bewusst kombiniert, erhöht nicht nur die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten, sondern stärkt zugleich die Zusammenarbeit in der Organisation. Denn klare Verhältnisse bei Interessen, Einfluss und Verantwortlichkeiten gehören zu den wirksamsten Hebeln für nachhaltigen Projekterfolg.