Stakeholder Matrix – Erklärung & Aufbau

Stakeholder Matrix – Erklärung & Aufbau – Eine gut durchdachte Stakeholder Matrix gehört zu den wirksamsten Werkzeugen im Projekt- und Change-Management. Sie hilft Ihnen, die richtigen Menschen zur richtigen Zeit mit der richtigen Botschaft zu erreichen – und sie verhindert, dass wichtige Interessengruppen „übersehen“ werden. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Stakeholder Matrix ist, wie Sie sie professionell aufbauen und wie Sie sie im Alltag sinnvoll nutzen.

Eine Stakeholder Matrix ist ein Analyse- und Visualisierungsinstrument, mit dem Sie Stakeholder nach bestimmten Kriterien (z. B. Macht, Interesse, Einfluss, Haltung) systematisch einordnen. Sie stellt damit einen zentralen Baustein im Stakeholder-Management dar und bildet die Grundlage für eine gezielte Kommunikations- und Einbindungsstrategie.

Stakeholder sind alle Personen oder Gruppen, die von einem Projekt, einer Entscheidung oder einer Veränderung betroffen sind oder diese beeinflussen können, zum Beispiel:

Die Stakeholder Matrix hilft dabei, diese Gruppen nicht nur zu listen, sondern aktiv nach Relevanz, Einfluss und Erwartungshaltung zu bewerten. Dadurch entsteht aus einer bloßen Stakeholder-Liste ein handlungsorientiertes Steuerungsinstrument.

Viele Projekte scheitern nicht an der Technik oder am Budget, sondern an fehlender Akzeptanz der Betroffenen. Genau hier setzt die Stakeholder Matrix an, weil sie Struktur in ein oft unübersichtliches Umfeld bringt.

Es gibt unterschiedliche Ausprägungen von Stakeholder Matrizen, die jeweils andere Schwerpunkte setzen. Drei Formen begegnen Ihnen besonders häufig.

Dies ist der Klassiker unter den Stakeholder Matrizen. Sie ordnen Stakeholder in einem 2×2-Grid:

Hier bewerten Sie Stakeholder nach:

Dadurch erkennen Sie auf einen Blick, wer als Sponsor, Multiplikator oder Gegner wirkt. Außerdem sehen Sie, wo gezielte Überzeugungsarbeit nötig ist.

In komplexen Vorhaben fügen Teams oft weitere Kriterien hinzu, zum Beispiel:

Dies kann in einer erweiterten Matrix oder in einer ergänzenden Stakeholder-Tabelle erfolgen. Wichtig ist, dass Sie nicht „sammeln um des Sammelns willen“, sondern Kriterien wählen, die für Ihre Steuerung wirklich relevant sind.

Im Folgenden finden Sie einen praxisnahen Leitfaden, mit dem Sie eine professionelle Stakeholder Matrix erstellen. Die Schritte bauen logisch aufeinander auf, und Sie können sie in Projekten jeder Größe anwenden.

Zu Beginn steht immer eine möglichst vollständige Sammlung. Arbeiten Sie dafür bewusst nicht allein, sondern nutzen Sie das Wissen des Projektteams und ggf. externer Experten.

Mögliche Quellen:

Hilfreiche Fragen:

Dokumentieren Sie alle identifizierten Stakeholder zunächst in einer Stakeholder-Liste, bevor Sie sie in die Matrix überführen. So vermeiden Sie, dass relevante Gruppen durchs Raster fallen.

Bevor Sie Stakeholder einordnen, definieren Sie klar, was Sie überhaupt messen möchten und wie Sie bewerten.

Typische Kriterien sind:

Legen Sie eine einheitliche Skala fest, zum Beispiel von 1 (sehr gering) bis 5 (sehr hoch). Dadurch entsteht ein vergleichbares Bild, und Sie vermeiden endlose Diskussionen über Nuancen.

Nun übertragen Sie die Stakeholder in die ausgewählte Matrixform, etwa die Macht-Interesse-Matrix. Arbeiten Sie dabei idealerweise im Team, weil sich Einschätzungen sonst zu stark an Einzelmeinungen orientieren.

Vorgehen:

Nutzen Sie am Anfang ruhig einfache Tools wie Whiteboard, Excel oder digitale Kollaborationstools. Später können Sie die Matrix in professionelle Projektsoftware überführen, wenn das sinnvoll erscheint.

Die Matrix dient nicht nur der Visualisierung, sondern vor allem der Ableitung konkreter Maßnahmen. Ordnen Sie Stakeholder zu Gruppen und entwickeln Sie für jede Gruppe passende Strategien.

Beispiel für eine Macht-Interesse-Matrix:

Dokumentieren Sie diese Strategien in einem Stakeholder-Management- oder Kommunikationsplan, damit klar ist, wer wann welche Botschaft über welchen Kanal erhält.

Aus der Strategie folgen konkrete Maßnahmen. Oft reicht es nicht, „nur“ zu wissen, wen Sie wie einbinden sollten, daher braucht es einen verbindlichen Plan.

Mögliche Elemente:

So stellen Sie sicher, dass Kommunikation nicht zufällig entsteht, sondern gezielt auf die Stakeholder Matrix abgestimmt ist.

Stakeholder-Interessen und -Machtverhältnisse bleiben selten statisch. Projekte entwickeln sich, Rollen wechseln, und Rahmenbedingungen ändern sich. Deshalb behandeln Sie die Stakeholder Matrix nicht als einmalige Übung, sondern als lebendes Dokument.

Empfehlungen:

Je konsequenter Sie diese Aktualisierung verankern, desto zuverlässiger unterstützt die Matrix Ihr Projekt über den gesamten Lebenszyklus.

Auch wenn das Instrument auf den ersten Blick einfach wirkt, schleichen sich in der Praxis immer wieder ähnliche Fehler ein. Wenn Sie diese kennen, vermeiden Sie unnötige Risiken.

Viele Teams fokussieren sich ausschließlich auf offizielle Rollen (z. B. Bereichsleiter, Projektgremien) und übersehen informelle Meinungsmacher. Gerade diese Personen können jedoch großen Einfluss auf Stimmung und Akzeptanz ausüben.

Tipp: Fragen Sie explizit nach „Meinungsführern“ und „informellen Netzwerken“ in der Organisation.

Wenn jeder im Team „Macht“ oder „Einfluss“ anders versteht, entstehen verzerrte Bilder. Dadurch treffen Sie Kommunikationsentscheidungen auf wackeliger Basis.

Tipp: Definieren Sie Kriterien und Skalen schriftlich und illustrieren Sie sie mit Beispielen.

Eine Matrix, die nur zu Projektstart erstellt wird und dann in der Schublade verschwindet, verliert schnell ihren Wert. Stakeholder entwickeln sich, und neue Player tauchen auf.

Tipp: Verankern Sie feste Review-Termine in Ihrer Projektplanung und aktualisieren Sie Matrix und Maßnahmenplan bewusst.

Manche Organisationen erstellen sehr schöne Matrizen, aber sie leiten keine konkreten Aktivitäten ab. Dann bleibt die Matrix ein theoretisches Konstrukt, das niemandem wirklich hilft.

Tipp: Verknüpfen Sie die Matrix direkt mit einem Kommunikations- oder Change-Plan inklusive Verantwortlichkeiten.

Es ist wichtig, mit Skeptikern zu arbeiten, jedoch sollten Sie Befürworter nicht vernachlässigen. Wenn Sie Unterstützer nicht pflegen, kann deren Engagement spürbar nachlassen.

Tipp: Planen Sie auch für positive Stakeholder gezielte Maßnahmen, damit sie motiviert bleiben und als Multiplikatoren wirken.

Damit Ihre Stakeholder Matrix nicht nur formal korrekt ist, sondern im Alltag wirklich wirkt, helfen die folgenden bewährten Ansätze.

Je vielfältiger das Projektteam, desto besser die Stakeholder-Analyse. Fachbereiche, HR, Kommunikation, IT und ggf. externe Berater bringen unterschiedliche Blickwinkel ein. Diese Vielfalt erhöht die Qualität der Einschätzungen deutlich.

Sprechen Sie über Einfluss, Widerstände und Interessen unbedingt offen, dennoch sollten Sie Vertraulichkeit zusichern. Nur wenn sich das Team sicher fühlt, können ehrliche Einschätzungen entstehen.

Nutzen Sie klar strukturierte Visualisierungen:

Je intuitiver die Darstellung, desto leichter lässt sie sich im Projektalltag einsetzen.

Verankern Sie die Stakeholder Matrix klar in der Projektlogik: Zeigen Sie, wie sie zur Zielerreichung beiträgt, und nutzen Sie sie regelmäßig als Argumentationsgrundlage gegenüber Lenkungsausschüssen oder Sponsoren.

Behandeln Sie jede Stakeholder-Analyse als Lernprozess. Was hat gut funktioniert? Wo lagen Sie mit Einschätzungen daneben? Diese Reflexion hilft dabei, zukünftige Projekte noch gezielter zu steuern.

Eine Stakeholder Matrix ist weit mehr als ein hübsches Schaubild in einer Präsentation. Richtig angewendet, wird sie zu einem strategischen Hebel für erfolgreiche Projekte, weil sie Klarheit über Akteure, Interessen und Einflussverhältnisse schafft.

Wenn Sie Stakeholder sorgfältig identifizieren, anhand klarer Kriterien bewerten und daraus konkrete Kommunikations- und Einbindungsstrategien ableiten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit für Akzeptanz und nachhaltige Ergebnisse erheblich. Gleichzeitig reduzieren Sie das Risiko unerwarteter Widerstände und vermeiden teure Reibungsverluste.

Nutzen Sie die Matrix deshalb nicht nur als Pflichtübung zu Projektbeginn, sondern als lebendiges Steuerungsinstrument, das Sie über die gesamte Projektlaufzeit begleitet und kontinuierlich weiterentwickelt wird.