Häufige Analysefehler mit der 5 Why Methode

Häufige Analysefehler mit der 5 Why Methode – Die 5 Why Methode gilt als eines der einfachsten Werkzeuge zur Ursachenanalyse – und wird gerade deshalb erschreckend oft falsch eingesetzt. In der Praxis führt das zu oberflächlichen Ergebnissen, Scheinlösungen und wiederkehrenden Problemen. Dieser Beitrag zeigt, welche häufigen Analysefehler mit der 5 Why Methode in Projekten, Prozessen und IT-Organisationen auftreten, wie Sie sie erkennen und gezielt vermeiden. Mit klaren Beispielen aus dem Unternehmensalltag, praxisnahen Checklisten und konkreten Formulierungsbeispielen können Sie Ihre nächste 5-Why-Analyse deutlich professioneller aufsetzen.

Die 5 Why Methode ist ein einfaches Werkzeug zur Ursachenanalyse: Ausgehend von einem klar beschriebenen Problem wird wiederholt die Frage „Warum?“ gestellt, typischerweise fünf Mal hintereinander. Jede Antwort bildet die Grundlage für die nächste Frage, bis die eigentliche Ursache („Root Cause“) identifiziert ist und sich daraus wirksame Maßnahmen ableiten lassen.

Typischer Ablauf der 5-Why-Analyse:

So einfach die Methode klingt – in der täglichen Praxis schleichen sich immer wieder Denkfehler und methodische Schwächen ein, die das Ergebnis massiv verfälschen.

Die 5-Why-Analyse wirkt auf den ersten Blick trivial. Viele Entscheider und Projektleiter setzen sie daher „mal eben schnell“ in einem Meeting oder ad hoc im Tagesgeschäft ein. Typische Rahmenbedingungen:

Die Folge:
Statt einer fundierten Root-Cause-Analyse entsteht eine scheinbar logische, aber in Wahrheit lückenhafte Kausalkette. Maßnahmen beruhen auf Annahmen, nicht auf überprüften Ursachen. Genau hier setzen die häufigsten Analysefehler mit der 5 Why Methode an.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Stolperfallen – jeweils mit Praxisbeispiel und konkretem Gegenmittel.

Typischer Fehler:
Die Analyse startet mit einer schwammigen Formulierung wie „Unsere Qualität ist schlecht“ oder „Die IT ist unzuverlässig“. Solche Aussagen sind nicht messbar und führen in der 5-Why-Kette zu beliebigen Antworten.

Beispiel (schlecht):
„Warum ist unsere Qualität schlecht?“
→ „Weil die Mitarbeiter nicht sorgfältig arbeiten.“

Besser:
„Im Produkt X überschreitet die Reklamationsquote im Q4 den Zielwert von 2 % und liegt derzeit bei 5,3 %.“

So vermeiden Sie den Fehler:

Typischer Fehler:
Das Team analysiert Symptome (z. B. „Lieferverzug“, „Systemabsturz“) und hält sie für Ursachen. Die 5-Why-Kette endet dann auf einer Zwischenebene.

Beispiel:
Problem: „Kundentickets werden zu spät gelöst.“
Warum 1: „Weil die Bearbeitungszeit zu lang ist.“
Warum 2: „Weil viele Tickets offen sind.“

Hier drehen sich die Antworten im Symptomraum. Die eigentlichen Ursachen (z. B. unklare Priorisierung, fehlende Skills, fehlerhafte Prozesse) bleiben unentdeckt.

So vermeiden Sie den Fehler:

Typischer Fehler:
Die Warum-Fragen werden so gestellt, dass sie eine bereits vorhandene Meinung bestätigen. Statt neutral zu fragen, werden Ursachen in die Frage „hineinformuliert“.

Beispiel:
„Warum funktionieren unsere Prozesse so schlecht, seit wir das neue Tool eingeführt haben?“

Die Frage setzt bereits voraus, dass das Tool schuld ist. Das Team wird unbewusst nach Argumenten suchen, die diese Annahme stützen.

So vermeiden Sie den Fehler:

Typischer Fehler:
Das Team findet schnell eine plausibel klingende Ursache – und beendet die Analyse zu früh. Häufig stecken aber dahinter weitere, tiefere Ursachen.

Beispiel:
Problem: „Kunde erhält falsche Rechnung.“
Warum 1: „Weil die falsche Artikelnummer im System hinterlegt war.“
Analyse-Ende – Maßnahme: „Stammdaten prüfen.“

Mögliche weitere Warum-Stufen:

So vermeiden Sie den Fehler:

Typischer Fehler:
Die 5-Why-Methode wird linear eingesetzt, als gäbe es nur eine einzige Ursache. In der Realität sind Probleme fast immer multikausal.

Beispiel:
Problem: „Projektziele werden regelmäßig verfehlt.“
5 Why führt ausschließlich zur Antwort: „Ziele sind unrealistisch geplant.“

Dabei könnten weitere Ursachen relevant sein:

So vermeiden Sie den Fehler:

Typischer Fehler:
Antworten in der 5-Why-Kette basieren auf Vermutungen, Bauchgefühl oder persönlichen Eindrücken, nicht auf Daten oder konkreten Beobachtungen.

Typische Formulierungen:

So vermeiden Sie den Fehler:

Hilfreich ist hier die Kombination der 5-Why-Analyse mit einfachen Auswertungen (Pareto-Analyse, Fehlerklassifizierung, Trendverläufe).

Typischer Fehler:
Die 5-Why-Analyse wird ausschließlich mit Führungskräften oder nur mit einem Teilbereich durchgeführt. Wichtige Perspektiven fehlen.

Typische Konsequenzen:

So vermeiden Sie den Fehler:

Eine gut besetzte Runde verlangsamt zwar die Analyse kurzfristig, verbessert aber Qualität und Akzeptanz der Ergebnisse deutlich.

Typischer Fehler:
Die Warum-Fragen zielen auf die „Schuld“ einzelner Personen oder Abteilungen. Dadurch entsteht Abwehr, und echte Ursachen bleiben im Verborgenen.

Beispiele problematischer Formulierungen:

So vermeiden Sie den Fehler:

Hilfreich ist es, konsequent in Systembegriffen zu sprechen: „Unser Prozess…“, „Unser Tool…“, „Unsere Schnittstelle…“.

Typischer Fehler:
Die 5-Why-Analyse endet mit einer identifizierten Ursache, aber ohne klare Umsetzungsplanung. Die Erkenntnisse bleiben im Protokoll stecken.

Typische Symptome:

So vermeiden Sie den Fehler:

Die 5-Why-Methode ist erst dann erfolgreich, wenn es nachweisbar weniger Vorkommnisse des analysierten Problems gibt.

Typischer Fehler:
Ergebnisse der 5-Why-Analyse werden nicht systematisch dokumentiert. Wissen bleibt in Köpfen und einzelnen Projekten.

Konsequenz:

So vermeiden Sie den Fehler:

Damit die häufigen Analysefehler mit der 5 Why Methode gar nicht erst entstehen, hilft ein klar strukturierter Ablauf.

Vorbereitung:

Durchführung:

Nachbereitung:

Ausgangslage:
Kunden können an mehreren Tagen nicht auf das Portal zugreifen.

Variante A – oberflächliche Analyse:

Ergebnis: Die Stabilität verbessert sich nur kurzfristig. Später treten erneut Ausfälle auf.

Variante B – saubere 5-Why-Analyse:

Maßnahmen:

Hier werden nicht nur technische Symptome, sondern auch Prozess- und Architekturthemen adressiert.

Ausgangslage:
Mehrere Projekte im Unternehmen überschreiten regelmäßig ihre geplanten Endtermine.

Variante A – vorschnelle Schuldzuweisung:

Die tatsächlichen Ursachen bleiben unscharf.

Variante B – differenzierte Ursachenanalyse:

Zweiter Ursachenzweig:

Maßnahmen:

Die Analyse liefert mehrere systemische Ursachen, die sich gezielt adressieren lassen.

So hilfreich die 5-Why-Analyse ist – sie ist nicht in jeder Situation das passende Werkzeug.

Typische Grenzen:

In solchen Fällen sollte die 5-Why-Methode höchstens ein Einstieg sein und kombiniert werden mit:

Wichtig ist hier die saubere Auswahl der passenden Methode – abhängig von Risiko, Komplexität und Kritikalität des Problems.

Die häufigen Analysefehler mit der 5 Why Methode sind kein Zeichen dafür, dass das Werkzeug schlecht ist – sie zeigen vor allem, wie anspruchsvoll sauberes Denken unter Zeitdruck und in komplexen Organisationen ist. Entscheidend ist:

Wenn Sie Ursachenanalysen in Ihrem Unternehmen professionalisieren möchten – etwa im Rahmen von kontinuierlicher Verbesserung, Projektmanagement oder IT-Service-Management –, lohnt sich ein strukturierter Blick von außen. PURE Consultant unterstützt Unternehmen dabei, Methoden wie die 5-Why-Analyse, Ishikawa-Diagramme und FMEA pragmatisch einzuführen, auf Ihre Organisation zuzuschneiden und im Alltag zu verankern. So wird aus einem einfachen Werkzeug ein wirksamer Hebel für bessere Entscheidungen, stabilere Prozesse und nachhaltige Problemlösung.