Priorisierung richtig durchführen: Schritt-für-Schritt – In vielen Unternehmen gibt es mehr Ideen, Projekte und Aufgaben als Kapazität. Strategische Initiativen konkurrieren mit Tagesgeschäft, Ad-hoc-Anfragen und „lauten“ Stakeholdern. Das Ergebnis: Überlastete Teams, verzögerte Projekte, Frust. Wenn Sie Priorisierung richtig durchführen, gewinnen Sie Klarheit, Fokus und Geschwindigkeit – im Projektportfolio, in der Produktentwicklung und im operativen Alltag. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie strukturiert priorisieren, welche Methoden sich wofür eignen und wie Sie typische Fallstricke vermeiden.
Warum Priorisierung so häufig scheitert
Bevor es um Methoden geht, lohnt ein Blick auf die Ursachen. Priorisierung scheitert oft nicht an fehlenden Tools, sondern an Rahmenbedingungen.
Typische Muster:
- Alles ist wichtig: Es gibt keine echte Entscheidung – nur lange To-do-Listen.
- Laut schlägt wichtig: Wer am lautesten fordert, setzt sich durch.
- Intransparente Kriterien: Niemand weiß genau, warum etwas Vorrang hat.
- Einmalige Aktion: Es wird einmal priorisiert, dann monatelang nicht angepasst.
- Personenbezogene Entscheidungen: Prioritäten hängen von Hierarchien und Sympathien ab, nicht von Nutzen und Strategie.
Eine gute Priorisierung ist dagegen:
- zielorientiert (abgeleitet aus Strategie/Zielen),
- kriterienbasiert (klar definiert, nachvollziehbar),
- transparent (Entscheidungen sind erklärbar),
- dynamisch (wird regelmäßig überprüft und angepasst).
Was bedeutet Priorisierung eigentlich?
Priorisierung ist der strukturierte Prozess, begrenzte Ressourcen auf die wichtigsten Vorhaben, Aufgaben oder Anforderungen zu konzentrieren, um die definierten Ziele bestmöglich zu erreichen.
Konkret heißt das: Sie entscheiden bewusst, was zuerst, später oder gar nicht getan wird – und können diese Entscheidung begründen.
Die wichtigsten Fragen vor jeder Priorisierung
Bevor Sie Priorisierung richtig durchführen, sollten Sie einige Kernfragen klären. Ohne diese Vorarbeit wird jede Methode zur Spielerei.
Hilfreiche Leitfragen:
- Wozu?
- Welches übergeordnete Ziel oder welche Strategie soll unterstützt werden?
- Welche KPIs oder Ergebnisse wollen wir verbessern?
- Was genau wird priorisiert?
- Projekte, Initiativen, Features, Anforderungen, Aufgaben?
- In welchem Scope (Team, Bereich, gesamtes Unternehmen)?
- Wer entscheidet?
- Wer ist für die Priorisierung verantwortlich?
- Welche Stakeholder müssen einbezogen werden?
- Welche Kriterien sind relevant?
- Business Value, Kosten, Risiko, regulatorische Anforderungen, Kundenzufriedenheit, technische Machbarkeit, Abhängigkeiten etc.?
- Wie oft wird überprüft?
- Feste Zyklen (z. B. monatlicher Portfolio-Review, Sprint-Planning, Quartalsplanung)?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lohnt sich der Einstieg in konkrete Priorisierungsmethoden.
Rahmenbedingungen für gute Priorisierungsentscheidungen
Klare Ziele und Strategie
Ohne klares Zielsystem wird Priorisierung zur Geschmacksfrage. Verknüpfen Sie Ihre Prioritäten daher mit:
- Unternehmenszielen (z. B. Wachstum in Segment X, Verbesserung der Marge),
- Bereichszielen (z. B. Senkung der Durchlaufzeit, bessere Servicequalität),
- ggf. OKRs oder strategischen Initiativen.
Eine Faustregel: Jede priorisierte Maßnahme sollte zeigen können, welchen Beitrag sie zu welchem Ziel leistet.
Einheitliche Bewertungskriterien
Legen Sie vorab 4–7 Kriterien fest, nach denen alle Themen bewertet werden, zum Beispiel:
- Beitrag zur Strategie / Zielerreichung
- Kundennutzen / Marktwirkung
- Wirtschaftlicher Nutzen (Umsatz, Einsparungen)
- Aufwand / benötigte Kapazität
- Risiken (fachlich, technisch, regulatorisch)
- Dringlichkeit / Zeitfenster
- Abhängigkeiten zu anderen Vorhaben
Wichtig ist Konsistenz: Alle betrachteten Elemente werden anhand derselben Kriterien betrachtet.
Rollen, Governance, Transparenz
- Definieren Sie einen Verantwortlichen (z. B. Portfoliomanager, Produktmanager, Projektsteuerung).
- Benennen Sie ein Entscheidungsgremium (z. B. Lenkungsausschuss, Portfolio-Board).
- Machen Sie die Ergebnisse transparent: Visualisierung von Prioritäten (Kanban-Board, Roadmap, Rangliste).
Priorisierung richtig durchführen: Schritt-für-Schritt
Im Kern läuft eine saubere Priorisierung in acht Schritten ab. Die konkrete Methode kann variieren – der Prozess bleibt ähnlich.
Schritt 1: Ziel und Scope schärfen
- Formulieren Sie das Ziel der Priorisierung in einem Satz:
„Wir priorisieren alle Projekte im Bereich XY, um unsere Kapazität im nächsten Jahr optimal auf strategische Initiativen zu verteilen.“ - Legen Sie fest:
- Zeitraum (z. B. nächstes Quartal, nächstes Jahr),
- betroffene Organisationseinheiten,
- Art der zu priorisierenden Elemente (Projekte, Epics, Features, Anforderungen, Aufgaben).
Ohne diesen Rahmen drohen endlose Listen und Diskussionen ohne klares Ergebnis.
Schritt 2: Bewertungskriterien definieren
Legen Sie 4–7 Kriterien fest und beschreiben Sie sie so konkret wie möglich.
Beispiel für ein Projektportfolio:
- Strategischer Fit: Beitrag zu definierten strategischen Zielen (0–5 Punkte)
- Business Value: Potenzieller Umsatz/Einsparung bzw. Kundennutzen (0–5 Punkte)
- Risiko: Umsetzungs- und Erfolgsrisiko (0–5 Punkte, invertiert gewertet)
- Aufwand: Geschätzter Ressourcenbedarf/Kosten (0–5 Punkte, invertiert gewertet)
- Time-to-Impact: Wann entfaltet sich der Nutzen (0–5 Punkte)
- Abhängigkeiten/Dringlichkeit: Regulatorik, Meilensteine, externe Zwänge (0–5 Punkte)
Wenn Sie Priorisierung richtig durchführen wollen, achten Sie darauf:
- Kriterien klar zu definieren (was bedeutet z. B. „5 Punkte Business Value“?),
- Gewichte zu vergeben (nicht jedes Kriterium ist gleich wichtig),
- diese Definitionen zu dokumentieren und allen Beteiligten zugänglich zu machen.
Schritt 3: Kandidaten sammeln und strukturieren
- Sammeln Sie alle zu priorisierenden Elemente in einer einheitlichen Liste (Backlog, Projektliste, Ideenspeicher).
- Stellen Sie sicher, dass jedes Element eine kurze Beschreibung hat:
- Ziel/Nutzen
- Umfang (Grobschätzung)
- Verantwortliche Person
- Gruppieren Sie bei Bedarf:
- nach Themenclustern,
- nach Geschäftsbereichen,
- nach Pflicht („Muss“) vs. Kür („Kann“).
Dadurch behalten Sie den Überblick und vermeiden Doppelungen.
Schritt 4: Geeignete Priorisierungsmethode auswählen
Nicht jede Methode passt zu jedem Kontext. Typische Optionen:
- Einfache Matrix (z. B. Nutzen vs. Aufwand):
Ideal für erste Sortierungen und kleinere Teams. - Scoring-Modell / Nutzwertanalyse:
Gut geeignet für Projektportfolios und strategische Entscheidungen mit mehreren Kriterien. - MoSCoW-Methode (Must, Should, Could, Won’t):
Bewährt in Projekten und bei Anforderungen, wenn schnell grob sortiert werden muss. - WSJF (Weighted Shortest Job First):
Häufig im agilen Umfeld (SAFe) genutzt, wenn viele Features konkurrieren und es auf schnelle Wertrealisierung ankommt.
Wichtig ist Konsistenz: Wählen Sie eine Methode und wenden Sie sie dann stringent auf alle Elemente im definierten Scope an.
Schritt 5: Items bewerten
Dieser Schritt entscheidet über die Qualität Ihrer Priorisierung.
Vorgehen:
- Kalibrierung: Bewerten Sie zunächst 3–5 Beispiel-Items gemeinsam im Team, um ein gemeinsames Verständnis für die Skalen zu entwickeln.
- Bewertung durchführen:
- Fachliche Einschätzung durch Experten (Fachbereiche, Vertrieb, Produktmanagement…)
- Technische Einschätzung zu Aufwand/Risiken (IT, Entwicklung)
- Evtl. Einbindung Controlling/Finanzen bei wirtschaftlichen Effekten
- Dokumentation:
- Halten Sie die Bewertungen je Kriterium fest.
- Vermerken Sie Annahmen, Quellen und Unsicherheiten.
Typische Fehler beim Bewerten – und wie Sie sie vermeiden:
- Optimismus-Bias: Nutzen wird überschätzt, Aufwand unterschätzt.
→ Bringen Sie kritische Stimmen bewusst ein, nutzen Sie Referenzprojekte. - Politische Bewertungen: Zahlen werden „passend gemacht“.
→ Klare Regeln, moderierte Workshops, Transparenz über Annahmen. - Einmalige Schätzung: Schätzung bleibt, obwohl sich Rahmenbedingungen ändern.
→ Regelmäßige Reviews einplanen.
Schritt 6: Rangfolge ableiten und visualisieren
- Berechnen Sie aus Ihren Bewertungen einen Gesamtscore (z. B. gewichtete Summe).
- Sortieren Sie die Liste absteigend nach Score.
- Visualisieren Sie das Ergebnis:
- sortierte Prioritätenliste,
- Portfolio-Heatmap (z. B. Blasendiagramm),
- Kanban-Board mit Spalten für Prioritätsklassen.
Hilfreich ist eine Einteilung in Klassen:
- Top-Priorität (A): wird als erstes umgesetzt, Ressourcen werden aktiv gesichert.
- Mittlere Priorität (B): wird bearbeitet, solange Kapazitäten vorhanden sind.
- Niedrige Priorität (C): wird nur bei freien Ressourcen verfolgt.
Schritt 7: Entscheidungen absichern und kommunizieren
Eine Liste reicht nicht – Priorisierung muss beschlossen und verankert werden.
- Legen Sie die Ergebnisse einem Entscheidungsgremium vor (z. B. Lenkungsausschuss).
- Diskutieren Sie bewusst nur Abweichungen („Warum sollte Projekt X trotz niedrigen Scores höher priorisiert werden?“).
- Treffen Sie einen formellen Beschluss (z. B. freigegebene Projekte, gestoppte Vorhaben).
- Kommunizieren Sie:
- die Prioritäten,
- die Kriterien,
- die nächsten Schritte (z. B. Starttermine, Einstellungsstopp für C-Projekte).
Damit schaffen Sie Akzeptanz – auch bei jenen, deren Vorhaben nicht auf Platz 1 gelandet ist.
Schritt 8: Regelmäßiges Review und Anpassung
Märkte ändern sich, Rahmenbedingungen auch. Eine einmalige Priorisierung reicht selten aus.
Empfehlungen:
- Legen Sie feste Review-Zyklen fest (z. B. monatlich für Teams, vierteljährlich fürs Portfolio).
- Prüfen Sie bei jedem Review:
- Haben sich Annahmen geändert (Kosten, Nutzen, Risiken)?
- Sind neue Themen hinzugekommen?
- Müssen Projekte vorgezogen, verschoben oder beendet werden?
Wenn Sie Priorisierung richtig durchführen, wird sie zum kontinuierlichen Führungsinstrument, nicht zur jährlichen Pflichtübung.
Geeignete Priorisierungsmethoden im Überblick
Einfache Methoden für den Einstieg
1. Eisenhower-Matrix (Dringend vs. Wichtig)
Eignet sich gut für persönliche Aufgaben oder Team-Backlogs:
- Wichtig & dringend → Sofort erledigen
- Wichtig & nicht dringend → Terminieren, planen
- Nicht wichtig & dringend → Delegieren
- Nicht wichtig & nicht dringend → Weglassen
2. ABC-Analyse
Teilt Aufgaben/Projekte nach Bedeutung:
- A: sehr wichtig, hoher Beitrag zum Ziel
- B: mittlere Bedeutung
- C: geringe Bedeutung
Die ABC-Analyse ist schnell und pragmatisch, aber relativ grob. Für komplexe Projektportfolios ist ein Scoring-Modell meist besser.
Priorisierung im Projekt- und Portfoliomanagement
Nutzwertanalyse / Scoring-Modell
- Definieren Sie Kriterien (z. B. strategischer Fit, Business Value, Risiko, Aufwand).
- Weisen Sie Gewichte zu (z. B. strategischer Fit 30 %, Business Value 30 %, Risiko 20 %, Aufwand 20 %).
- Bewerten Sie jedes Projekt pro Kriterium.
- Berechnen Sie einen gewichteten Gesamtscore.
Vorteile:
- Transparente, nachvollziehbare Entscheidung,
- gut erklärbar gegenüber Management und Gremien,
- ermöglicht Ranking von Dutzenden Projekten.
Nachteile:
- Gewichte und Skalen müssen sauber definiert sein,
- Gefahr der „Scheinexaktheit“, wenn Schätzungen sehr unsicher sind.
Priorisierung im agilen Umfeld
WSJF (Weighted Shortest Job First)
WSJF kombiniert Nutzen und Aufwand. Typisch im SAFe-Kontext:
WSJF = (Business Value + Time Criticality + Risk Reduction / Opportunity Enablement) ÷ Job Size
- Business Value: Wie hoch ist der geschäftliche Nutzen?
- Time Criticality: Wie kritisch ist der Zeitpunkt (z. B. Marktfenster)?
- Risk Reduction: Wie stark reduziert das Vorhaben Risiken oder eröffnet neue Optionen?
- Job Size: Wie groß ist der Aufwand?
Die Items mit dem höchsten WSJF-Wert werden zuerst umgesetzt, weil sie relativ zum Aufwand den größten Nutzen und/oder die höchste Dringlichkeit haben.
Backlog-Priorisierung mit MoSCoW
- Must: zwingend notwendig, ohne diese Anforderungen scheitert das Vorhaben.
- Should: wichtig, aber nicht zwingend für die erste Auslieferung.
- Could: nice-to-have, wenn Kapazität übrig ist.
- Won’t (this time): wird bewusst nicht in diesem Release umgesetzt.
MoSCoW ist hervorragend geeignet, wenn Sie viele Anforderungen sortieren und Stakeholder in Entscheidungen einbinden wollen.
Praxisbeispiel: Priorisierung eines Projektportfolios
Angenommen, ein Unternehmen hat 25 laufende und geplante Projekte im IT- und Fachbereich. Ressourcen sind knapp, die Geschäftsführung fordert Fokus.
Vorgehen:
- Scope definieren: Alle Projekte mit Budget > X und Laufzeit > 3 Monate.
- Kriterien festlegen:
- Strategischer Fit (0–5)
- Business Value (0–5)
- Risiko (0–5, invertiert)
- Aufwand (0–5, invertiert)
- Regulatorische Dringlichkeit (0–5)
- Bewertung:
- Fachbereiche und IT bewerten gemeinsam in einem Workshop.
- Controlling liefert Basisdaten zu Kosten und Nutzen.
- Scoring:
- Gewichtung: Fit 30 %, Value 30 %, Risiko 15 %, Aufwand 15 %, Dringlichkeit 10 %.
- Gesamtpunktzahl pro Projekt berechnen.
- Entscheidung:
- Top 8 Projekte werden freigegeben und erhalten Ressourcen.
- 7 Projekte werden gestoppt oder verschoben.
- Der Rest wird als „Optionen“ geführt, die im nächsten Review erneut bewertet werden.
Ergebnis: Klarheit für Management und Teams, Reduktion von Überlast, gezielterer Ressourceneinsatz.
Häufige Fehler bei der Priorisierung – und wie Sie sie vermeiden
- Fehler 1: Kein klares Zielbild
→ Vor jeder Priorisierung kurz die Ziele und Rahmenbedingungen klären. - Fehler 2: Zu viele Kriterien
→ 4–7 relevante Kriterien genügen. Zu viele Dimensionen erzeugen Scheinpräzision. - Fehler 3: Vermischung von Pflicht- und Kür-Themen
→ Regulatorisch zwingende Maßnahmen getrennt behandeln, nicht mit „normalen“ Projekten vermischen. - Fehler 4: Einmal priorisiert, nie wieder angefasst
→ Regelmäßige Reviews einplanen; Prioritäten sind eine Momentaufnahme. - Fehler 5: Fehlende Kommunikation
→ Ergebnisse, Kriterien und Konsequenzen offen kommunizieren, um Akzeptanz zu schaffen. - Fehler 6: Priorisierung nur auf Papier
→ Ressourcenplanung, Roadmaps und Teamziele müssen zur Prioritätenliste passen – sonst bleibt alles Theorie.
Checkliste: So bereiten Sie eine Priorisierung strukturiert vor
Diese Punkte helfen Ihnen, Priorisierung richtig durchzuführen und Meetings effizient zu gestalten:
- Ziele und erwartetes Ergebnis der Priorisierung schriftlich festhalten
- Scope definieren (welche Themen, welcher Zeitraum, welche Bereiche)
- Einheitliche Liste aller zu priorisierenden Elemente erstellen
- Bewertungskriterien definieren und mit Beispielen konkretisieren
- Gewichte für die Kriterien festlegen
- Relevante Stakeholder identifizieren und einbinden
- Datenbasis vorbereiten (Kosten, Nutzenannahmen, regulatorische Anforderungen etc.)
- Moderation und Entscheidungsprozess klären (wer entscheidet, wie wird entschieden?)
- Visualisierung vorbereiten (Template für Scoring, Kanban-Board, Diagramme)
- Termin für Folge-Review gleich mitplanen
Fazit Priorisierung richtig durchführen: Schritt-für-Schritt: Priorisierung als kontinuierliche Führungsaufgabe
Priorisierung ist kein lästiges Nebenbei-Thema, sondern eine Kernaufgabe von Führung und Projektsteuerung. Wenn Sie Priorisierung richtig durchführen, schaffen Sie Fokus, reduzieren Überlast, stärken die Verbindlichkeit in Ihren Teams und erhöhen die Wirksamkeit jeder eingesetzten Ressourceneinheit.
Wesentlich ist, Priorisierung als wiederkehrenden Prozess zu etablieren: mit klaren Kriterien, klaren Rollen und klaren Konsequenzen. Methoden wie Scoring-Modelle, WSJF oder MoSCoW liefern dafür die Struktur – die Qualität entsteht durch gute Vorbereitung, ehrliche Diskussionen und konsequentes Handeln.
Wenn Sie Ihre Priorisierungsprozesse in Projekten, Programmen oder im gesamten Portfolio professionell aufsetzen oder schärfen möchten, kann ein externer Sparringspartner helfen, blinde Flecken zu vermeiden und Stakeholder zu einem gemeinsamen Vorgehen zu führen. Die Berater von PURE Consultant unterstützen Unternehmen genau dabei – von der Analyse der aktuellen Projektlandschaft über die Entwicklung geeigneter Priorisierungskriterien bis hin zur Moderation von Portfolio-Workshops und der Verankerung einer nachhaltigen Entscheidungsroutine.