Priorisierung: Definition, Bedeutung & Ziel

Priorisierung: Definition, Bedeutung & Ziel – In fast allen Unternehmen konkurrieren mehr Aufgaben, Projekte und Ideen um Aufmerksamkeit, als Ressourcen verfügbar sind. Fachbereiche melden dringende Anforderungen, die IT ist ausgelastet, das Management erwartet schnelle Ergebnisse – und am Ende arbeiten alle „am Limit“, aber die wirklich strategisch wichtigen Themen kommen kaum voran.
Genau hier setzt Priorisierung an: Sie schafft Klarheit, worauf sich Teams, Führungskräfte und Organisationen fokussieren sollten, um Wirkung zu erzielen statt nur beschäftigt zu sein. Dieser Beitrag erklärt, was Priorisierung genau bedeutet, warum sie für Entscheider und Projektmanager so entscheidend ist und wie Sie Prioritäten systematisch, transparent und nachvollziehbar setzen können.

Priorisierung ist der strukturierte Prozess, Aufgaben, Anforderungen oder Projekte nach ihrer relativen Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen, um begrenzte Ressourcen optimal einzusetzen.

Im Management-Kontext heißt das:

Typische Beispiele für Priorisierung im Unternehmen sind:

Wesentlich: Priorisierung ist immer relativ. Sie beantworten nicht die Frage „Ist Thema X wichtig?“, sondern „Ist Thema X wichtiger als Thema Y und Z – gemessen an unseren Zielen und Rahmenbedingungen?“.

In nahezu jedem Unternehmen sind Ressourcen knapp: Zeit, Budget, qualifizierte Mitarbeitende, Aufmerksamkeit des Managements. Ohne klare Priorisierung treten typische Probleme auf:

Gute Priorisierung sorgt dagegen für:

Für Entscheider, Projektmanager und Führungskräfte ist Priorisierung deshalb kein „Nice-to-have“, sondern eine wesentliche Führungsaufgabe.

Was ist das Ziel von Priorisierung konkret? Kurz gefasst:

Typische Ziele sind:

Führungskräfte jonglieren täglich: operative Themen, Mitarbeiterführung, Projekte, strategische Aufgaben. Ohne Priorisierung versinken sie im Tagesgeschäft.
Instrumente wie die Eisenhower-Matrix helfen, zwischen „dringend“ und „wichtig“ zu unterscheiden und Zeit für strategische Arbeit zu reservieren.

Typische Fragestellungen:

Die Priorisierung von Projekten ist eine der zentralen Aufgaben im Portfoliomanagement. Das Ziel: Aus vielen Projektideen die auswählen, die zu Strategie, Budget und Kapazitäten passen.

Fragen, die hier beantwortet werden müssen:

Oft kommen dabei Scoring-Modelle, Nutzwertanalysen oder Verfahren wie WSJF zum Einsatz.

Im Produktmanagement und in agilen Teams geht es um die Priorisierung von Anforderungen, Epics und User Stories. Ein typischer Use Case:

Dafür werden Kriterien wie Kundennutzen, Marktpotenzial, technische Abhängigkeiten und Aufwand bewertet.
Methoden wie MoSCoW, Kano-Modell oder Value vs. Effort sind hier verbreitet.

In Transformationsprogrammen laufen zahlreiche Maßnahmen parallel: Prozessänderungen, IT-Systeme, Schulungen, kulturelle Initiativen.
Praxisproblem: Alles soll gleichzeitig passieren – die Organisation ist überfordert.

Klare Priorisierung hilft hier,

Eine Priorisierung ist nur so gut wie die Kriterien, auf denen sie basiert. Typische Entscheidungskriterien im Management sind:

In der Praxis lohnt es sich, diese Kriterien klar zu definieren und zu gewichten. So wird aus „Bauchgefühl“ ein strukturierter Priorisierungsprozess.

Es gibt zahlreiche Priorisierungsmethoden. Wichtig ist nicht, alle zu kennen, sondern wenige passende Verfahren konsequent anzuwenden.

Die Eisenhower-Matrix ordnet Aufgaben in vier Quadranten:

Einsatzbereich:

Stärke:

Schwäche:

Die ABC-Analyse klassifiziert Themen nach Bedeutung oder Wertbeitrag:

Einsatzbereich:

Stärke:

Schwäche:

Häufig im agilen Umfeld genutzt, um Anforderungen zu priorisieren:

Einsatzbereich:

Stärke:

Schwäche:

Hier werden Kriterien (z. B. strategischer Fit, Business Value, Risiko, Aufwand) definiert, gewichtet und bewertet.
Jedes Projekt oder jede Maßnahme erhält einen Score, mit dem sich eine Rangfolge bilden lässt.

Typische Schritte:

Einsatzbereich:

Stärke:

Schwäche:

WSJF stammt aus dem agilen Portfoliomanagement, u. a. aus SAFe.
Idee: Thema mit dem höchsten Nutzen pro Zeiteinheit zuerst umsetzen.

Formel (vereinfacht):

Anwendungen:

Stärke:

Schwäche:

Wie funktioniert Priorisierung in der Praxis? Ein erprobter Ablauf:

So wird aus „Wir sollten dringend mal priorisieren“ ein klarer, wiederholbarer Managementprozess.

In vielen Organisationen scheitert Priorisierung weniger an Methoden, sondern an typischen Stolpersteinen:

Im klassischen Umfeld wird Priorisierung meist auf Ebene von Projekten und Meilensteinen vorgenommen.
Charakteristisch:

Vorteil:

Nachteil:

In agilen Umfeldern (Scrum, Kanban, SAFe) ist Priorisierung Teil des täglichen Arbeitens:

Vorteil:

Nachteil:

Best Practice:

Ausgangslage:
Die IT hat zehn Projektanfragen, Ressourcen reichen aber nur für fünf parallele Projekte. Die Geschäftsführung erwartet sichtbare Beiträge zur Digitalisierung und Kostensenkung.

Vorgehen:

Ergebnis:

Nutzen:

Ausgangslage:
Ein Softwareprodukt hat eine lange Liste von Feature-Wünschen. Vertrieb, Support und Bestandskunden melden jeweils „kritische“ Anforderungen.

Vorgehen:

Ergebnis:

Nutzen:

Priorisierung ist kein Tool-Thema, sondern ein Kernbestandteil guter Unternehmensführung.
Wer bewusst priorisiert, entscheidet:

Für Entscheider, Projektmanager und Führungskräfte bedeutet das:
Sie brauchen klare Kriterien, etablierte Prozesse und den Mut, Nein zu sagen – zu Projekten, Anforderungen und Aktivitäten, die wenig Beitrag leisten oder aktuell nicht ins Bild passen.

Wenn Sie Ihre Priorisierungs- und Portfolioentscheidungen professionalisieren möchten – etwa bei der Auswahl von Projekten, der Strukturierung eines Transformationsprogramms oder der Priorisierung komplexer Anforderungslisten – lohnt sich ein externer Blick. Die Berater von PURE Consultant unterstützen Sie dabei, Ziele zu schärfen, geeignete Priorisierungsmethoden auszuwählen und tragfähige Entscheidungsprozesse im Unternehmen zu verankern, die von Management und Teams gleichermaßen akzeptiert werden.