Nutzen des ROTI Feedbacks für Meetings

Nutzen des ROTI Feedbacks für Meetings – Zu viele Meetings kosten viel Zeit, liefern aber wenig greifbaren Mehrwert. Gerade Entscheider, Projektleiter und Führungskräfte erleben täglich, wie Stunden im Kalender verschwinden, ohne dass Klarheit, Entscheidungen oder Commitment steigen. ROTI Feedback („Return on Time Invested“) ist eine sehr einfache, aber wirkungsvolle Methode, um den Nutzen von Meetings systematisch sichtbar zu machen und gezielt zu verbessern. In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinter ROTI steckt, wie Sie es pragmatisch einführen und welchen konkreten Nutzen das ROTI Feedback für Meetings in Ihrem Unternehmen bringt.

ROTI Feedback ist eine kurze, standardisierte Abfrage am Ende eines Meetings, mit der Teilnehmende den wahrgenommenen Return on Time Invested bewerten.

Eine gängige Definition lautet:

Typisch ist eine fünfstufige Skala, zum Beispiel:

Die ROTI-Methode lebt davon, dass sie:

Meetings gehören zu den teuersten Formaten in Organisationen – nur sieht man die Kosten selten auf einer Rechnung.

Ein einstündiges Meeting mit acht Personen entspricht bereits einem Personentag. Wenn solche Termine regelmäßig wenig Output liefern, summieren sich verdeckte Kosten massiv – und die Frustration im Team gleich mit.

Für Entscheider und Projektverantwortliche sind vor allem drei Aspekte relevant:

ROTI Feedback setzt genau hier an: Es macht den wahrgenommenen Nutzen und die Effektivität von Meetings sichtbar, statt sich nur auf Bauchgefühl und Einzelfeedback zu verlassen.

Mit ROTI erhalten Sie innerhalb von Sekunden ein klares Bild, wie Ihr Meeting aus Teilnehmersicht gewirkt hat.

Typische Effekte:

Statt sich auf informelle Rückmeldungen nach dem Motto „War ganz okay“ zu verlassen, erhalten Sie eine quantifizierte Einschätzung, auf der Sie aufbauen können.

ROTI Feedback ist prädestiniert für wiederkehrende Meetings wie:

Wenn Sie die Bewertungen regelmäßig erfassen, können Sie gezielt optimieren:

So wird aus ROTI ein einfaches Werkzeug für kontinuierliche Meeting-Verbesserung.

ROTI Feedback signalisiert: „Eure Zeit ist wertvoll – und wir nehmen das ernst.“

Das verändert das Verhalten:

Gerade in Projekten mit hoher Taktung und vielen Abstimmungen hilft ROTI, dass Meetings nicht zum „Pflichtprogramm“ verkommen, sondern als produktives Arbeitsformat wahrgenommen werden.

Wenn ROTI-Bewertungen regelmäßig im Bereich 2–3 liegen, ist das oft ein Hinweis auf:

Die anschließende Kurzreflexion („Was hätte den ROTI-Wert um einen Punkt erhöht?“) liefert konkrete Ansatzpunkte, um Erwartungshaltungen und Ziele zu schärfen.

So steigen mit der Zeit:

Viele Organisationen reduzieren Meetings erst dann, wenn der Leidensdruck groß ist. ROTI erlaubt einen anderen Ansatz: datenbasierte Entscheidungen.

Beispiele:

Dadurch entsteht ein transparentes Bild, welche Meetingformate das Unternehmen wirklich voranbringen – und welche nicht.

ROTI kann ein Einstieg in eine offenere Feedbackkultur sein, weil:

Gerade in hierarchischen Kontexten, in denen kritische Rückmeldungen an Führungskräfte selten offen geäußert werden, hilft eine strukturierte ROTI-Abfrage, ehrliches Feedback zu ermöglichen, ohne Gesichtsverlust.

Planen Sie die ROTI-Abfrage von Anfang an ein, zum Beispiel:

Wichtig ist, dass Sie dafür bewusst Zeit reservieren – nicht „wenn noch etwas übrig ist“.

Nennen Sie zu Beginn (oder spätestens vor der ersten ROTI-Abfrage) klar die Skala. Zum Beispiel:

Varianten der ROTI-Skala:

Wichtig ist, dass alle dasselbe Verständnis der Skala haben.

Mögliche Formen der Abfrage:

Wählen Sie das Format, das zu Ihrer Kultur, Gruppengröße und zum Kontext passt.

Der entscheidende Mehrwert von ROTI liegt nicht nur in der Zahl, sondern in der kurzen Reflexion dahinter.

Stellen Sie eine der folgenden Fragen:

Sammeln Sie 2–5 kurze Stichworte – mehr ist nicht nötig.

Diese Hinweise bilden die Basis für konkrete Verbesserungsmaßnahmen.

Leiten Sie direkt im Meeting mindestens eine konkrete Maßnahme ab, z. B.:

So erleben die Teilnehmenden: Ihr Feedback wird ernst genommen und führt zu sichtbaren Änderungen.

Wenn Sie ROTI regelmäßig einsetzen, lohnt sich ein Blick auf:

Sie müssen dafür kein komplexes Kennzahlensystem aufbauen. Schon ein einfacher Überblick (z. B. Excel, Confluence-Seite, Teams-Wiki) macht Muster sichtbar.

In einem IT-Projekt wird ROTI am Ende jedes wöchentlichen Status-Meetings eingesetzt. Nach einigen Wochen zeigt sich:

Ergebnis: Weniger Nachfragen im Nachgang, weniger zusätzliche Abstimmungsrunden, höhere Zufriedenheit im Projektteam.

In Workshops dient ROTI als schnelle Abschlussreflexion:

So entsteht ein evidenzbasierter Verbesserungszyklus, statt nur auf allgemeine „Stimmungsbilder“ zu vertrauen.

Gerade bei hochdotierten Runden mit Geschäftsführung oder Bereichsleitern ist der Return on Time Invested kritisch.

ROTI kann hier z. B. so genutzt werden:

Damit wird greifbar, ob diese teuren Meetings ihren Zweck wirklich erfüllen.

Damit die ROTI-Methode ihren vollen Nutzen entfaltet, sollten einige Stolperfallen vermieden werden:

1. Kein klarer Umgang mit dem Feedback

2. Bewertungen werden persönlich genommen

3. Unklare Skala

4. Zu seltene oder unregelmäßige Anwendung

5. Kein sicherer Rahmen für ehrliche Antworten

Damit Sie den Nutzen des ROTI Feedbacks für Meetings voll ausschöpfen, helfen folgende Empfehlungen:

So entsteht aus einer „kleinen Abfrage“ ein wirksames Steuerungsinstrument für Ihre Meeting-Landschaft.

ROTI ist besonders wirkungsvoll, wenn es in bestehende Management- und Projektpraktiken integriert wird.

Mögliche Kombinationen:

Damit wird ROTI ein Baustein einer systematischen Performance-Steuerung, nicht nur ein nettes Add-on.

So hilfreich ROTI ist: Die Methode hat Grenzen, die Sie kennen sollten.

Nutzen Sie ROTI daher bewusst als Signalgeber und Einstiegspunkt – nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage.

Der Nutzen des ROTI Feedbacks für Meetings liegt in seiner Schlichtheit und Wirkungskraft: Mit minimalem Aufwand machen Sie sichtbar, wie sinnvoll Ihre Termine aus Sicht der Teilnehmenden wirklich sind. Sie erhalten:

Gerade in Organisationen mit vielen Projekten, komplexen Abstimmungen und hoch ausgelasteten Experten ist ROTI ein pragmatisches Instrument, um die begrenzte Ressource „Zeit“ bewusster und wirksamer einzusetzen.

Wenn Sie ROTI nicht nur punktuell nutzen, sondern systematisch in Ihre Meeting- und Projektlandschaft integrieren möchten – etwa im Zusammenspiel mit agilen Methoden, OKR oder Lean Meeting-Design –, lohnt sich die Unterstützung durch erfahrene Moderatoren und Organisationsberater.

PURE Consultant begleitet Unternehmen dabei, Meeting-Architekturen zu straffen, passende Feedbackmechanismen wie ROTI zu verankern und Führungsroutinen so zu gestalten, dass aus Zeit im Kalender tatsächlich Wert für das Geschäft wird.