Häufige Fehler bei Use Cases

Häufige Fehler bei Use Cases – Use Cases gehören seit Jahrzehnten zum Standardrepertoire in der Business-Analyse, in der Softwareentwicklung und im Produktmanagement. Trotzdem entstehen in vielen Projekten unklare, widersprüchliche oder schlicht nutzlose Use-Case-Beschreibungen, und genau diese Fehler kosten Zeit, Geld und Nerven.

In diesem Artikel lesen Sie, welche typischen Fallstricke es bei Use Cases gibt, warum sie so häufig auftreten und wie Sie Ihre eigene Praxis deutlich verbessern können – ohne Ihr gesamtes Vorgehen auf den Kopf zu stellen.

Bevor wir über Fehler sprechen, lohnt sich ein kurzer Blick auf den Zweck von Use Cases.

Ein Use Case beschreibt, wie ein Akteur (z. B. Kunde, Sachbearbeiterin oder externes System) mit einem System interagiert, um ein konkretes Ziel zu erreichen. Er ist kein technisches Design und auch kein Prozesshandbuch, sondern eine Brücke:

Gute Use Cases sind:

Wenn Use Cases diese Rolle nicht erfüllen, liegt das fast immer an ein paar wiederkehrenden Fehlern.

Einer der häufigsten Fehler ist banal und dennoch folgenschwer: Das Ziel des Use Cases ist nicht wirklich klar. Dann diskutieren Teams endlos über einzelne Schritte, obwohl sie sich nie sauber auf die Frage geeinigt haben: Was soll der Akteur am Ende erreicht haben – und warum?

Symptome:

Besser so:

Viele Use Cases kippen schnell in technische Spezifikation: Statt die fachliche Interaktion zu beschreiben, werden UI-Elemente, Datenbankfelder oder Microservices erklärt. Dadurch verlieren Fachbereiche den Anschluss, und Use Cases werden unnötig fragil.

Typische Vermischungen:

Fachliche Use Cases sollten hingegen so formuliert sein:

Empfehlung:

Use Cases scheitern oft an der falschen Flughöhe. Entweder sind sie so abstrakt, dass niemand daraus entwickeln oder testen kann, oder sie sind so kleinteilig, dass jede Layout-Änderung den Text veraltet.

Zu grob:

So ein Use Case hilft kaum, denn niemand weiß, welche Aktionen genau dazu gehören.

Zu detailliert:

Solche Beschreibungen altern extrem schnell, und sie erschweren jede UI-Änderung.

Gute Mitte:

Viele Use Cases betrachten nur den offensichtlichen Akteur („Kunde“, „Benutzer“), obwohl typischerweise mehrere Rollen und Systeme beteiligt sind.

Was oft fehlt:

Wenn Sie diese Akteure nicht explizit aufnehmen, entsteht später oft Chaos, weil niemand Verantwortlichkeiten, Schnittstellen oder Berechtigungen sauber geklärt hat.

Praxis-Tipps:

Der klassische Fehler: Der Use Case beschreibt nur den Idealablauf, obwohl die Realität voller Abbrüche, Fehler und Sonderwege steckt.

Dadurch entstehen Produkte, die in der Demo großartig wirken, im Alltag jedoch ständig an Randfällen scheitern.

Typische fehlende Szenarien:

So gehen Sie robuster vor:

Nichts sorgt so zuverlässig für Missverständnisse wie uneinheitliche Begriffe. Wenn die Fachabteilung „Kunde“ sagt, die IT aber „User“ meint und das Marketing von „Nutzerinnen“ spricht, reden alle ständig aneinander vorbei.

Häufige Probleme:

Gegenmaßnahmen:

Ein weiterer klassischer Fehler: Use Cases werden isoliert beschrieben, ohne dass klar bleibt, welchen Beitrag sie zur Gesamtstrategie leisten. Dann diskutieren Teams über Features, obwohl die geschäftliche Priorität unklar ist.

Gefahren:

So schaffen Sie Verbindung:

Viele Teams betrachten Use Cases primär als „Dokumentationspflicht“, statt sie aktiv für die Kommunikation zu nutzen. Dann schreiben Einzelne monatelang an Texten, während die eigentlichen Stakeholder kaum eingebunden sind.

Typische Muster:

Stattdessen sollten Use Cases:

Nutzen Sie sie als „gemeinsame Sprache“, und nicht nur als Artefakt für das Archiv.

Use Cases werden manchmal isoliert im Fachteam erarbeitet, obwohl sie massiv Einfluss auf UX-Design und Teststrategie haben. Dadurch entstehen Lücken in der User Experience, und Testfälle decken oft nicht alle relevanten Pfade ab.

Konsequenzen:

Besser:

Wenn Use Cases, UX-Flows und Testfälle eng aufeinander abgestimmt sind, steigt nicht nur die Qualität, sondern auch das Vertrauen aller Beteiligten.

Selbst hervorragende Use Cases verlieren ihren Wert, wenn niemand sie pflegt. Systeme, Prozesse und rechtliche Rahmenbedingungen ändern sich, und trotzdem bleiben viele Use-Case-Dokumente unverändert in irgendeinem Wiki liegen.

Typische Symptome:

Pragmatische Lösungen:

Wenn Sie die beschriebenen Fehler vermeiden, gewinnen Use Cases deutlich an Wert. Mit einigen einfachen Prinzipien machen Sie aus „Pflichtdokumenten“ ein strategisches Werkzeug.

Nutzen Sie diese kurze Liste, bevor Sie einen Use Case freigeben:

Wenn Sie die meisten Punkte mit gutem Gewissen abhaken, können Sie davon ausgehen, dass Ihr Use Case einen echten Mehrwert bietet – für Stakeholder, für das Team und letztlich für das Produkt.

Use Cases sind weder veraltet noch „nur Papierkram“. Sie können eine starke Brücke zwischen Business, Fachlichkeit und Technik bilden, wenn Teams sie bewusst als Kommunikations- und Strukturierungswerkzeug einsetzen.

Indem Sie typische Fehler wie unklare Ziele, Vermischung von Technik und Fachlichkeit oder fehlende Ausnahmen vermeiden, erhöhen Sie nicht nur die Qualität Ihrer Anforderungen, sondern auch die Verständlichkeit im Team. Genau das führt zu besseren Entscheidungen, weniger Reibungsverlust und letztlich zu Produkten, die Nutzern wirklich helfen.

Wenn Sie Ihre nächste Runde von Use Cases angehen, lohnt sich ein kritischer Blick: Welche der beschriebenen Fehler sehen Sie heute schon – und welchen davon möchten Sie als Erstes abstellen?