Delegation Poker moderieren – Delegation Poker ist ein wirkungsvolles Format, um Rollen, Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse in Teams bewusst zu klären. Richtig moderiert hilft es, Konflikte zu entschärfen, Micromanagement abzubauen und die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau zu heben. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Delegation Poker moderieren – von der Vorbereitung über den Ablauf bis zur Nachbereitung – und welche Stolperfallen Sie als Führungskraft oder Projektverantwortlicher vermeiden sollten.
Was ist Delegation Poker?
Delegation Poker ist ein moderierter Workshop, in dem ein Team mithilfe eines Kartenspiels festlegt, wie Entscheidungen in bestimmten Bereichen getroffen werden sollen. Dabei wird auf einer Skala von „volle Entscheidung durch die Führungskraft“ bis „volle Entscheidung durch das Team“ abgestimmt und anschließend gemeinsam verhandelt, welche Delegationsstufe sinnvoll ist.
Im Kern geht es um drei Fragen:
- Wer entscheidet was?
- In welchem Umfang?
- Unter welchen Rahmenbedingungen?
Die 7 Delegationsstufen im Überblick
Typischerweise kommen sieben Delegationsstufen zum Einsatz:
- Tell – Führungskraft entscheidet und teilt die Entscheidung mit
- Sell – Führungskraft entscheidet, wirbt aber um Akzeptanz
- Consult – Führungskraft entscheidet nach Rücksprache mit dem Team
- Agree – Führungskraft und Team entscheiden gemeinsam
- Advise – Team entscheidet, Führungskraft berät
- Inquire – Team entscheidet, Führungskraft informiert sich im Nachgang
- Delegate – Team entscheidet vollständig eigenständig
Diese Skala bildet die Grundlage jeder Runde im Delegation-Poker-Workshop.
Warum und wann Delegation Poker einsetzen?
Delegation Poker eignet sich vor allem, wenn Sie:
- neue Teams oder Projektorganisationen aufsetzen,
- Verantwortlichkeiten nach einem Führungswechsel neu sortieren,
- in der agilen Transformation Entscheidungswege klären müssen,
- Spannungen rund um Verantwortung („Wer darf das überhaupt entscheiden?“) sehen,
- Micromanagement abbauen und Selbstorganisation stärken wollen,
- in Matrix- oder Projektorganisationen viele Schnittstellen managen.
Zentrale Mehrwerte:
- Transparenz: Entscheidungsbefugnisse werden explizit und nachvollziehbar.
- Vertrauen: Führungskräfte zeigen Bereitschaft, Kontrolle loszulassen, wo es sinnvoll ist.
- Verbindlichkeit: Vereinbarte Delegationsstufen schaffen Klarheit und reduzieren Reibungsverluste.
- Lernkurve: Teams entwickeln ein gemeinsames Verständnis von Verantwortung und Reifegrad.
Vorbereitung: Rahmen für eine erfolgreiche Moderation
Eine gute Moderation von Delegation Poker beginnt lange vor dem eigentlichen Termin. Je sorgfältiger Sie planen, desto produktiver wird der Workshop.
1. Ziel und Scope klären
Beantworten Sie vorab:
- Welches Ziel soll der Workshop erreichen?
– z. B. „Entscheidungsbefugnisse im Projekt X klären“ - Mit welchem Fokus starten wir?
– z. B. Budget, Personal, Priorisierung, Technikentscheidungen, Stakeholder-Kommunikation - Wie konkret sollen die Ergebnisse sein?
– reine Orientierung oder gleich verbindliche Vereinbarungen?
Halten Sie das Ziel schriftlich fest und formulieren Sie eine kurze Einladung, die genau dieses Ziel kommuniziert.
2. Teilnehmerkreis definieren
Für Delegation Poker benötigen Sie alle, die von den Entscheidungen betroffen sind oder diese treffen sollen:
- Führungskraft / disziplinarische Leitung
- Projektleiter, Product Owner, Teamleiter
- Kernteam / Projektteam
- Ggf. Vertreter wichtiger Schnittstellen (z. B. Fachbereiche, IT, Controlling)
Zu viele Personen machen das Format schwer moderierbar. Als Faustregel: 4–10 Teilnehmende pro Delegation-Poker-Runde sind gut handhabbar.
3. Entscheidungsbereiche sammeln
Erstellen Sie vor dem Workshop eine Liste typischer Entscheidungsbereiche, zum Beispiel:
- Priorisierung von Anforderungen / Features
- Besetzung des Projektteams
- Auswahl von Technologien oder Tools
- Budgetnutzung und Mehrausgaben
- Kommunikation mit Kunden oder Stakeholdern
- Release- oder Go-Live-Termine
- Qualitätsstandards und Abnahme
Diese Liste dient als Entscheidungs-Backlog. Sie müssen nicht alle Punkte bearbeiten, aber Sie haben genügend Material für sinnvolle Runden.
4. Material und Setting organisieren
Für Präsenz-Workshops:
- Delegation-Poker-Kartensets für alle Teilnehmenden
- Flipcharts oder Whiteboard
- Moderationskarten, Stifte, Klebepunkte
- Raum mit ausreichend Platz und guter Sicht auf Visualisierungen
Für Remote-Workshops:
- Digitale Delegation-Poker-Tools oder vorbereitete Karten in Miro, Mural o. ä.
- Videokonferenz mit Breakout-Räumen (falls Sie in Teilgruppen arbeiten wollen)
- Gemeinsames Online-Whiteboard zur Dokumentation der Ergebnisse
5. Zeitbedarf planen
Für einen ersten Workshop mit 5–8 Entscheidungsbereichen sollten Sie je nach Diskussionsintensität ca.:
- 2–3 Stunden für ein eingespieltes Team
- 3–4 Stunden für ein neues oder konfliktreiches Team
einplanen. Längere Sessions sollten Sie mit Pausen strukturieren.
Wie funktioniert Delegation Poker? Der Ablauf in Kurzform
Delegation Poker folgt im Kern immer einem ähnlichen Ablauf:
- Delegationsskala erklären
- Entscheidungsbereich vorstellen
- Alle wählen verdeckt eine Delegationskarte
- Karten gleichzeitig aufdecken
- Unterschiede diskutieren und Verständnis klären
- Gemeinsame Delegationsstufe oder Spannbreite vereinbaren
- Vereinbarung dokumentieren
Im nächsten Abschnitt finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie Delegation Poker moderieren.
Delegation Poker moderieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Ankommen und Kontext setzen
- Begrüßen Sie das Team und stellen Sie das Ziel des Workshops klar.
- Erläutern Sie kurz, warum Sie Delegation Poker nutzen (z. B. „Wir wollen Klarheit schaffen, wer in welchen Themen entscheidet und wie weit wir Verantwortung delegieren wollen.“).
- Stellen Sie sich als Moderator:in vor – intern oder extern – und erklären Sie Ihre Rolle: Prozessverantwortung, keine inhaltliche Agenda.
Fragen Sie in die Runde: „Welche Erwartungen haben Sie an diesen Workshop?“ und visualisieren Sie die wichtigsten Punkte.
2. Spielregeln und Delegationsstufen erklären
Stellen Sie die 7 Stufen kurz vor und verknüpfen Sie sie mit Beispielen aus dem Alltag der Teilnehmenden. Typische Erläuterung:
- Stufen 1–3: eher führungskräftedominiert
- Stufe 4: gemeinsame Entscheidung
- Stufen 5–7: eher teamdominiert
Definieren Sie außerdem einfache Workshop-Regeln:
- Wir hören einander zu und lassen ausreden.
- Unterschiede in der Wahrnehmung sind willkommen.
- Wir argumentieren mit Beispielen, nicht mit Positionen.
- Entscheidungen in diesem Workshop sind ernst gemeint – nicht nur eine Übung.
3. Erste Übungsrunde zum Aufwärmen
Moderationstipp: Starten Sie mit einem unverfänglichen, alltagsnahen Entscheidungsbereich, etwa:
- „Wer entscheidet über die Planung des nächsten Team-Events?“
- „Wer entscheidet über die Gestaltung unseres Team-Newsletters?“
Lassen Sie den Ablauf einmal durchlaufen, damit alle das Prinzip verstanden haben. Klären Sie Verständnisfragen zu den Karten.
4. Entscheidungsbereiche systematisch bearbeiten
Nun arbeiten Sie nacheinander die vorbereiteten Themen aus Ihrem Entscheidungs-Backlog durch.
Pro Entscheidungsbereich:
- Thema erklären
- Kurze Beschreibung durch Sie oder eine verantwortliche Person
- Klärung: „Was genau ist hier mit ‚Budgetnutzung im Projekt‘ gemeint?“
- Verdecktes Wählen
- Alle Teilnehmenden wählen eine Karte (1–7), ohne sie zu zeigen
- Gleichzeitiges Aufdecken
- Auf ein Zeichen werden alle Karten gleichzeitig sichtbar gemacht
- Notieren Sie die Spannbreite gut sichtbar (z. B. 2–6)
- Unterschiede diskutieren
- Starten Sie bewusst bei den Extrempositionen: „Wer hat 2 gezogen? Wer 6?“
- Lassen Sie jeden kurz begründen, warum er/sie diese Stufe gewählt hat
- Achten Sie darauf, dass auch leisere Stimmen zu Wort kommen
- Gemeinsame Delegationsstufe aushandeln
- Fragen Sie: „Was wäre eine Stufe, mit der wir alle leben können?“
- Manchmal ergibt sich eine konkrete Zahl, manchmal eine Spannbreite (z. B. „zwischen 3 und 4; aktuell 3, perspektivisch 4“)
- Rahmenbedingungen klären
- Was braucht das Team, um eine höhere Delegation verantwortungsvoll zu tragen?
- Welche Informations- oder Reportingpflichten bleiben bei höherer Delegation bestehen?
5. Visualisieren und dokumentieren
Halten Sie pro Entscheidungsbereich fest:
- Thema
- Vereinbarte Delegationsstufe
- Ggf. Zwischenstand („heute 3, Ziel in 6 Monaten: 5“)
- Konkrete Absprachen (z. B. „Team entscheidet Releases, informiert Leitung spätestens 2 Wochen vorher“)
Visualisierungen können sein:
- Delegation-Board mit Spalten 1–7
- Tabelle mit Themen und vereinbarten Stufen
- Fotoprotokoll des Whiteboards
- In Remote-Settings: Screenshots oder Export des Whiteboards
Diese Dokumentation ist essenziell, damit Delegation Poker nicht als einmalige Spielerei verpufft.
6. Abschluss, Reflexion und nächste Schritte
Schließen Sie den Workshop mit drei Fragen:
- „Was nehmen Sie aus diesem Delegation Poker konkret mit?“
- „Wo wird sich unser tägliches Arbeiten dadurch verändern?“
- „Welche Vereinbarungen wollen wir in 3 Monaten überprüfen?“
Vereinbaren Sie einen Termin für ein kurzes Review (z. B. 60 Minuten in 8–12 Wochen), um zu prüfen, ob die neue Delegation in der Praxis trägt.
Präsenz vs. Remote: Besonderheiten in der Moderation
Präsenz-Workshops
Vorteile:
- Nonverbale Signale sind leichter zu lesen.
- Energie im Raum ist besser spürbar.
- Diskussionsdynamik lässt sich einfacher steuern.
Achten Sie auf:
- Sitzordnung (Halbkreis, alle sehen das Board)
- Ausreichend Platz zum Aufstellen von Themen und Ergebnissen
- Gute Lesbarkeit der Visualisierungen
Remote-Workshops
Herausforderungen:
- Aufmerksamkeitsspanne ist kürzer.
- Diskussionen können leichter von Einzelnen dominiert werden.
- Technische Hürden (Ton, Bild, Toolbedienung).
Tipps für die Moderation:
- Klare technische Einweisung zu Beginn (Mute-Regeln, Handheben, Chat).
- Delegation Poker Karten in einem intuitiven Online-Tool bereitstellen.
- Mehr, aber kürzere Pausen einplanen.
- Aktives Einbinden: gezielt Personen ansprechen, Chat-Fragen nutzen, kurze Umfragen.
Typische Herausforderungen – und wie Sie als Moderator damit umgehen
1. Dominante Stimmen überlagern andere
- Nutzen Sie die verdeckte Kartenwahl und gleichzeitiges Aufdecken konsequent.
- Geben Sie zuerst den Extrempositionen kurz das Wort – aber reglementieren Sie Redezeit.
- Binden Sie leise Personen aktiv ein („Ich habe Ihre 6 gesehen, was steckt dahinter?“).
2. Führungskräfte können schwer loslassen
- Arbeiten Sie mit Entwicklungsstufen („heute 3, Ziel in 6 Monaten: 5“).
- Fragen Sie: „Was wäre das kleinste, überschaubare Thema, bei dem wir eine Stufe höher gehen können?“
- Stellen Sie klar: Delegation heißt nicht „abgeben und vergessen“, sondern „einordnen, begleiten und vertrauen“.
3. Unklare Entscheidungsbereiche
- Schärfen Sie das Thema vor der Abstimmung: „Über welchen konkreten Teilaspekt entscheiden wir hier?“
- Teilen Sie zu große Themen ggf. in zwei oder drei klarere Bereiche auf.
- Dokumentieren Sie präzise Formulierungen („Budgetanpassungen bis 10 %, darüber hinaus…“).
4. Zeitdruck im Workshop
- Priorisieren Sie die wichtigsten Entscheidungsbereiche zu Beginn.
- Setzen Sie Timeboxes pro Thema (z. B. 10–15 Minuten) und halten Sie diese sichtbar ein.
- Parken Sie Detaildiskussionen auf einem „Parking Lot“ und verabreden Sie separate Termine, falls nötig.
5. Fehlende psychologische Sicherheit
- Starten Sie bewusst mit weniger kritischen Themen, um Vertrauen aufzubauen.
- Vereinbaren Sie zu Beginn Vertraulichkeit und respektvollen Umgang.
- Wenn starke Spannungen sichtbar werden, kann es sinnvoll sein, eine externe Moderation hinzuzuziehen.
Praxisbeispiele: Delegation Poker in verschiedenen Kontexten
Projektorganisation in einem Konzern
Ausgangslage:
Projektleiter und Linienführungskräfte geraten regelmäßig in Konflikt, wer über Ressourceneinsatz und Prioritäten entscheidet.
Einsatz von Delegation Poker:
- Gemeinsamer Workshop mit Projektleitung, Linienvorgesetzten und Kernteam
- Bearbeitung von Themen wie „Priorisierung von Projektaufgaben“, „Freigabe von Überstunden“, „Freigabe von Dienstreisen“
- Ergebnis: Klarere Delegationsstufen (z. B. Team entscheidet über Detailpriorisierung, Leitung über größere Scope-Änderungen)
Effekt: Weniger Reibung in der täglichen Abstimmung, schnellere Entscheidungen, höhere Zufriedenheit im Team.
Agiles Produktteam in der IT
Ausgangslage:
Product Owner, Entwicklungsteam und Architekten sind unsicher, wer über technische Architektur, Technologien und nicht-funktionale Anforderungen entscheidet.
Einsatz von Delegation Poker:
- Gemeinsamer Workshop im agilen Umfeld
- Klärung der Delegation bei „Architekturentscheidungen“, „Toolauswahl“, „Definition of Done“
- Ergebnis: Architekten beraten, Team entscheidet innerhalb definierter Leitplanken, Product Owner verantwortet fachliche Priorisierung.
Effekt: Klare Entscheidungskorridore, weniger Diskussionen im Sprint, mehr Fokus auf Umsetzung.
Linienorganisation in einer Fachabteilung
Ausgangslage:
Teamleiter möchte mehr Verantwortung ins Team geben, das Team zweifelt, ob es „wirklich darf“.
Einsatz von Delegation Poker:
- Workshop mit Teamleiter und kompletter Abteilung
- Themen wie „Urlaubsplanung“, „Homeoffice-Tage“, „Qualitätskontrollen“, „Kommunikation mit internen Kunden“
- Ergebnis: Übertrag von Entscheidungen auf das Team mitsamt klaren Kriterien und Informationswegen.
Effekt: Höhere Eigenverantwortung, Entlastung der Leitung, transparente Spielregeln.
Häufige Fragen zur Moderation von Delegation Poker
Wie lange dauert ein Delegation-Poker-Workshop?
Für 5–8 Entscheidungsbereiche sollten Sie 2–4 Stunden einplanen, abhängig von Teamgröße, Konfliktlage und Diskussionsbedarf.
Wie oft sollte Delegation Poker durchgeführt werden?
Sinnvoll ist ein erster, ausführlicher Workshop und anschließend ein Review nach etwa 3–6 Monaten. Danach je nach Veränderungsbedarf, z. B. bei neuen Projekten, Führungswechseln oder größeren Strategiewechseln.
Wer sollte Delegation Poker moderieren?
Idealerweise jemand, der methodisch fit und inhaltlich neutral ist – etwa Agile Coach, HR Business Partner, Organisationsentwickler oder externe Berater. Führungskräfte können das Format grundsätzlich selbst moderieren, sollten dann jedoch sehr bewusst zwischen Führungs- und Moderationsrolle trennen.
Brauche ich physische Karten oder reicht ein Whiteboard?
Physische oder digitale Karten sind hilfreich, weil sie den Entscheidungsprozess greifbar machen und für alle gleichzeitig sichtbar sind. Für Remote-Formate sind einfache digitale Kartensets oder entsprechende Tools empfehlenswert.
Kann Delegation Poker Entscheidungen ersetzen?
Nein. Delegation Poker macht Entscheidungen über Entscheidungen sichtbar und legt fest, wer wie entscheiden soll. Die inhaltlichen Entscheidungen selbst müssen anschließend im Alltag getroffen und gelebt werden.
Nach dem Workshop: Wie Sie Delegation im Alltag verankern
Damit Delegation Poker nachhaltige Wirkung entfaltet, braucht es konkrete Schritte nach dem Workshop:
- Ergebnisse sichtbar machen:
Hängen Sie das Delegations-Board im Teamraum auf oder stellen Sie es im Intranet/Confluence bereit. - Entscheidungen daran ausrichten:
Verweisen Sie im Alltag bewusst auf die vereinbarten Stufen („Das ist eine 5, also entscheidet das Team.“). - Regelmäßige Check-ins einbauen:
Nutzen Sie Retrospektiven, Teammeetings oder Jour Fixes, um zu reflektieren: „Passen unsere Delegationsstufen noch?“ - Lernfelder identifizieren:
Wo es anfangs Unsicherheit gibt, helfen Coaching, Training oder Mentoring, damit Teams Verantwortung sicherer übernehmen können. - Kombination mit weiteren Methoden:
Ergänzen Sie Delegation Poker z. B. mit RACI-Matrizen, Team-Canvas oder Entscheidungslogbüchern, um Rollen und Verantwortung noch klarer abzubilden.
Fazit Delegation Poker moderieren: Bewusst delegieren statt intuitiv steuern
Delegation Poker ist weit mehr als ein Kartenspiel. Richtig moderiert wird es zu einem kraftvollen Dialogformat, mit dem Führungskräfte, Projektleiter und Teams Verantwortung, Entscheidungsfreiheit und Kontrolle transparent aushandeln. Das reduziert Konflikte, beschleunigt Entscheidungen und stärkt Vertrauen und Selbstorganisation.
Wenn Sie Delegation Poker in Ihrer Organisation systematisch einsetzen möchten – etwa als Bestandteil Ihrer Führungsentwicklung oder agilen Transformation – lohnt es sich, mit erfahrenen Moderatoren und Beratern der PURE Consultant zu arbeiten.