5S Methode vs. klassisches Aufräumen

5S Methode vs. klassisches Aufräumen – Ein unaufgeräumtes Büro, Suchzeiten nach Dateien und Werkzeugen, übervolle Ablagen, wechselnde Zuständigkeiten – das kostet in Unternehmen täglich Zeit, Geld und Nerven. Die spontane Reaktion darauf ist oft: „Wir müssen mal wieder richtig aufräumen.“ Doch klassisches Aufräumen bringt selten nachhaltige Ordnung. Die 5S Methode dagegen zielt auf eine systematische, messbare und dauerhafte Verbesserung der Arbeitsumgebung – nicht nur in der Produktion, sondern ebenso in Projekten, im Büro und in der IT.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worin der Unterschied zwischen 5S und „normalem“ Aufräumen liegt, wann welches Vorgehen sinnvoll ist und wie Sie 5S pragmatisch in Ihrem Bereich einführen können.

Die 5S Methode ist ein strukturierter Ansatz zur Arbeitsplatzorganisation aus dem Lean Management. Ziel ist es, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass sie:

genutzt werden können.

Die fünf „S“ stehen für:

Wesentlich: 5S ist kein einmaliger Aufräumtag, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess mit klaren Verantwortlichkeiten und Kennzahlen.

Mit „klassischem Aufräumen“ ist das gemeint, was in vielen Unternehmen passiert, wenn jemand feststellt: „So kann es nicht weitergehen.“ Typische Merkmale:

Klassisches Aufräumen kann sinnvoll sein, um überhaupt einen Anfang zu machen, führt aber selten zu nachhaltiger Prozessverbesserung.

Der Kernunterschied:

Oder anders gesagt: Aufräumen ist eine Aktion, 5S ist ein System.

Zielsetzung

Vorgehensweise

Nachhaltigkeit

Messbarkeit

Verankerung in der Organisation

Viele Organisationen kennen den Zyklus: Chaos – Aufräumaktion – kurze Ordnung – erneutes Chaos. Warum ist das so?

Jeder hat ein eigenes Bild von Ordnung:
Die einen mögen leere Schreibtische, die anderen „stapeln“ lieber. Ohne gemeinsam definierte Kriterien entsteht ein Flickenteppich individueller Lösungen.

Klassisches Aufräumen beantwortet meist nicht die Fragen:

Damit bleibt die Prozessperspektive außen vor.

Wenn nach dem Aufräumen niemand festlegt, wie Arbeitsplätze und Ablagen künftig genutzt werden sollen, ist der Rückfall in alte Muster vorprogrammiert. Neue Mitarbeiter übernehmen dann zufällige, gewachsene Strukturen.

Ohne Kennzahlen merkt man zwar, „dass es nette Ordnung gibt“, aber man weiß nicht, ob:

entstehen. Fehlen diese Belege, sinkt die Motivation, dauerhaft dranzubleiben.

Ziel: Alles entfernen, was für die tägliche Arbeit nicht notwendig ist.

Fragen zur Orientierung:

Praxisbeispiele:

Wichtig: Sortieren ist häufig der schmerzhafteste, aber auch der wirksamste Schritt.

Ziel: Notwendige Dinge so anordnen, dass sie mit minimalem Zeit- und Bewegungsaufwand nutzbar sind.

Prinzipien:

Beispiele:

Ziel: Eine saubere, sichere Arbeitsumgebung, in der Abweichungen sofort erkennbar sind.

Es geht nicht nur um Putzen, sondern um:

Beispiele:

Ziel: Gute Lösungen werden Standard – nicht Einzelfall.

Instrumente:

Beispiele:

Ziel: 5S dauerhaft leben, nicht nur in Workshops.

Ansätze:

Ohne Selbstdisziplin wird 5S zur Einmal-Aktion. Mit Selbstdisziplin entsteht eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Nicht jede Situation erfordert ein vollständiges 5S-Programm. Orientierung:

Hier kann „gut organisiertes Aufräumen“ ausreichend sein, solange klar ist, dass es kein Unternehmensstandard ist.

Je komplexer die Prozesse und je höher die Anforderungen an Qualität und Nachvollziehbarkeit, desto eher lohnt sich ein strukturiertes 5S-Vorgehen.

Ein typisches Szenario aus vielen Unternehmen:

Wie sieht hier eine 5S-Lösung aus?

Ergebnis: Suchzeiten sinken, Übergaben werden leichter, Audit-Anfragen können schneller beantwortet werden.

5S wird oft mit Werkhallen und physischen Arbeitsplätzen verbunden. Entscheidend ist jedoch die Übertragung auf Informations- und Wissensarbeit.

Wichtige Erfolgsfaktoren:

Ein strukturierter Einstieg könnte so aussehen:

1. 5S als „Putzaktion“ verkaufen
Wenn 5S vor allem als Sauberkeitskampagne wahrgenommen wird, fehlt der Bezug zu Produktivität und Qualität.
Gegenmaßnahme: Nutzen klar kommunizieren: weniger Fehler, weniger Suchen, schnelleres Arbeiten.

2. Nur Optik bewerten
„Sieht ordentlich aus“ reicht nicht.
Gegenmaßnahme: Messbare Ziele setzen (Suchzeit, Durchlaufzeit, Einarbeitungsdauer).

3. Zu komplexe Regeln und Dokumente
Zu viele Ausnahmen und detaillierte Handbücher überfordern.
Gegenmaßnahme: Keep it simple – wenige, klare, visuelle Standards.

4. Keine Einbindung der Mitarbeitenden
Wenn Lösungen „von oben“ beschlossen werden, ohne die Realität der Arbeitsplätze zu kennen, scheitert 5S oft.
Gegenmaßnahme: Teams aktiv einbeziehen, 5S-Workshops partizipativ gestalten.

5. Fehlende Vorbildrolle der Führungskräfte
Wenn Führungskräfte die Standards selbst nicht leben, verlieren sie schnell an Glaubwürdigkeit.
Gegenmaßnahme: Führungskräfte als 5S-Botschafter etablieren, eigene Arbeitsumgebung sichtbar nach 5S ausrichten.

Klassisches Aufräumen ist schnell, niedrigschwellig und kann ein guter Startpunkt sein. Es bleibt jedoch eine kurzfristige Maßnahme, die vor allem die Optik verbessert.

Die 5S Methode geht deutlich weiter: Sie verbindet Ordnung und Sauberkeit mit standardisierten Prozessen, klaren Rollen, messbaren Effekten und einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Für Bereiche mit komplexen Abläufen, hohen Qualitätsanforderungen und vielen Schnittstellen – also genau dort, wo Entscheider, Projektmanager, Führungskräfte und Fachanwender unterwegs sind – ist 5S daher meist die wirkungsvollere Wahl.

Wenn Sie 5S nicht nur in der Produktion, sondern auch in Projekten, im Büro oder in der IT nachhaltig etablieren möchten, kann eine externe, erfahrene Moderation helfen, pragmatische Standards zu entwickeln und Widerstände früh zu adressieren. Beratungen wie die PURE Consultant unterstützen dabei, Ihre spezifische Organisationsrealität mit den Prinzipien der 5S Methode zu verbinden – damit aus einmaligem Aufräumen ein dauerhaft wirksames System wird, das Ihre Abläufe messbar verbessert.