Häufige Missverständnisse beim SYLLK Modell – Effektives Lessons Learned ist in vielen Organisationen ein Dauerproblem: Erkenntnisse werden zwar dokumentiert, verschwinden dann aber in SharePoint-Ordnern und werden in Folgeprojekten kaum genutzt. Das SYLLK Modell verspricht hier Abhilfe – und sorgt gleichzeitig für Verwirrung.
Viele Unternehmen führen „irgendetwas mit SYLLK“ ein, ohne das Modell wirklich zu verstehen. Das Ergebnis: Frust, Zusatzaufwand und die Erkenntnis, dass sich „trotz SYLLK nichts ändert“.
Dieser Beitrag räumt die häufigsten Missverständnisse beim SYLLK Modell auf, erklärt den fachlichen Hintergrund und zeigt, wie Sie SYLLK so nutzen, dass Ihre Projekte tatsächlich lernfähiger werden.
Kurz erklärt: Was ist das SYLLK Modell?
Das SYLLK Modell („Systemic Lessons Learned Knowledge“) ist ein Rahmenwerk für organisationales Lernen aus Projekten.
Es beschreibt, wie Wissen aus Lessons Learned systematisch über mehrere Organisationselemente hinweg „verdrahtet“ wird, damit es nicht nur dokumentiert, sondern auch angewendet wird.
Kernidee: Lernerfahrungen entstehen und wirken immer in einem Zusammenspiel von Menschen und Systemen. SYLLK unterscheidet deshalb sechs Elemente:
- Learning – individuelle und kollektive Lernmechanismen
- Culture – Werte, Normen, Umgang mit Fehlern
- Social – Beziehungen, Netzwerke, Communities
- Technology – Werkzeuge, IT-Systeme, Plattformen
- Process – Prozesse, Methoden, Standards
- Structure – Aufbauorganisation, Rollen, Verantwortlichkeiten
Statt sich nur auf Tools oder Workshops zu konzentrieren, hilft das SYLLK Modell, Lernbarrieren und -förderer in allen sechs Bereichen sichtbar zu machen und gezielt zu verbessern.
Warum entstehen so viele Missverständnisse rund um das SYLLK Modell?
Im Projektalltag wird SYLLK häufig über Schlagworte wahrgenommen: „Lessons Learned Framework“, „Modell fürs Wissensmanagement“, „Alternative zum Swiss Cheese Model“.
Ohne vertiefte Auseinandersetzung wirkt das schnell wie ein weiteres Buzzword aus der Methodenwelt.
Typische Ursachen für Missverständnisse:
- SYLLK wird auf ein Tool reduziert (Wiki, Datenbank etc.).
- Das Modell wird aus dem Kontext von Sicherheits- oder Fehleranalysen missverstanden.
- Es wird als Checkliste gesehen, nicht als systemischer Ansatz.
- Verantwortung wird nur im PMO oder in der Qualitätsabteilung verortet.
Die Folge: Man „führt SYLLK ein“, ohne die zugrunde liegenden Annahmen zu kennen. Genau dadurch entstehen die häufigsten Fehlinterpretationen – und genau die schauen wir uns jetzt im Detail an.
Die häufigsten Missverständnisse beim SYLLK Modell
Missverständnis 1: „SYLLK ist eine Lessons-Learned-Datenbank“
Viele Organisationen setzen SYLLK gleich mit einem zentralen Repository für Lessons Learned.
Die Überzeugung: „Wenn wir nur alle Erkenntnisse an einer Stelle dokumentieren, haben wir SYLLK umgesetzt.“
Warum das falsch ist:
SYLLK ist kein Tool, sondern ein systemisches Modell. Eine Datenbank kann ein Baustein im Element „Technology“ sein, sie ist aber nur ein kleiner Ausschnitt des Gesamtbildes.
Typische Symptome:
- Große, kaum genutzte Wissensdatenbanken
- „Datenfriedhöfe“, in denen Erfahrungsberichte veralten
- Teams kennen die Plattform, nutzen sie aber nur pro forma
Richtiger Umgang:
Fragen Sie nicht „Welches Tool brauchen wir für SYLLK?“, sondern:
- Wie werden Lessons Learned heute gefunden und genutzt?
- In welchen Situationen suchen Projektteams aktiv nach Vorwissen?
- Welche Barrieren gibt es zwischen Erkenntnis und Anwendung?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich entscheiden, ob und welche Datenbank tatsächlich sinnvoll ist.
Missverständnis 2: „SYLLK ist eine einmalige Maßnahme nach Projektende“
Manche Organisationen verstehen SYLLK als strukturierte Abschluss-Workshop-Methode: Am Ende des Projekts gibt es eine Lessons-Learned-Session, Protokoll ins Wiki, Haken dran.
Warum das zu kurz greift:
SYLLK zielt auf kontinuierliches Lernen über den gesamten Projektlebenszyklus.
Wenn Lernen nur am Ende stattfindet, sind viele Chancen längst verpasst:
- Risiken und Muster werden zu spät erkannt
- Wiederholfehler während des Projekts bleiben unadressiert
- Lerneffekte wirken erst in weit entfernten Folgeprojekten
Besser:
- Regelmäßige, kurze Lernschleifen im Projekt (z. B. Retrospektiven, Midterm Reviews)
- Laufende Erfassung von Erkenntnissen als „Hypothesen“, die weiter geschärft werden
- Gezielte Übernahme von Erkenntnissen in laufende Projekte, nicht nur in zukünftige
Missverständnis 3: „SYLLK ist nur für Sicherheits- und Unfallanalysen gedacht“
Weil das SYLLK Modell häufig im Kontext von Sicherheitsforschung, Fehlermanagement oder als Alternative zum „Swiss Cheese Model“ erwähnt wird, entsteht gerne das Bild:
„Das ist ein Modell für Störfälle und Unfälle – bei uns im IT- oder Organisationsprojekt passt das nicht.“
Tatsache:
SYLLK ist zwar in einer Projekt- und Sicherheitslogik entwickelt worden, eignet sich aber für jede Art von projektbasiertem Lernen, z. B.:
- IT-Implementierungen
- Organisationsentwicklungs- und Change-Projekte
- Produktentwicklungen
- Bau- und Infrastrukturprojekte
- Service- und Prozessverbesserungsinitiativen
Überall dort, wo wiederholt Projekte durchgeführt werden, hilft SYLLK, Know-how über Projekte hinweg zu verankern – unabhängig davon, ob es um Fehler, Erfolge oder Innovationen geht.
Missverständnis 4: „SYLLK ist eine lineare Checkliste“
In manchen Beschreibungen wird das SYLLK Modell so präsentiert, als könne man die sechs Elemente nacheinander abhaken:
- Learning geprüft
- Culture geprüft
- Social geprüft
- Technology geprüft
- Process geprüft
- Structure geprüft
Fertig.
Problem:
Damit wird SYLLK entkernt. Das Modell ist explizit systemisch gedacht – es geht um Zusammenspiele und Wechselwirkungen.
Beispiele:
- Eine tolle Lernkultur (Culture) verpufft, wenn IT-Systeme (Technology) unpraktisch sind.
- Ausgefeilte Prozesse (Process) laufen ins Leere, wenn die Struktur (Structure) Verantwortlichkeiten unklar lässt.
- Soziale Netzwerke (Social) bleiben wirkungslos, wenn keine Räume und Zeiten zum Austausch eingeplant sind (Structure/Process).
Empfehlung:
Betrachten Sie bei jeder Lessons-Learned-Aktivität Muster und Kopplungen:
- Welche Elemente verstärken sich gegenseitig?
- Wo blockieren sich Elemente?
- Welche kleine Intervention könnte mehrere Elemente gleichzeitig positiv beeinflussen?
Missverständnis 5: „Für SYLLK ist das PMO verantwortlich“
Ein häufiges Muster: Das Project Management Office (PMO) oder die Qualitätsabteilung „bekommt“ SYLLK als Aufgabe übertragen. Man erwartet, dass sie Prozesse definieren, Templates erstellen und das Thema vorantreiben.
Warum das nicht reicht:
SYLLK berührt alle Ebenen der Organisation:
- Top-Management (Strategie, Priorisierung, Ressourcen)
- Linienvorgesetzte (Zeitfenster, Freiräume fürs Lernen)
- Projektleitungen (Initiierung von Reflexion und Transfer)
- Fachabteilungen (Anwendung und Weiterentwicklung von Wissen)
Wenn SYLLK allein beim PMO „hängt“, bleiben zentrale Hebel ungenutzt:
- Kultur wird nicht adressiert
- Strukturelle Themen (z. B. Kapazität für Reviews) bleiben unangetastet
- Technologieentscheidungen werden isoliert getroffen
Besser:
- Klare Verantwortungsteilung: Wer gestaltet Kultur, wer Prozesse, wer Technologie?
- Cross-funktionale Steuerung: Ein kleines, interdisziplinäres SYLLK-Team statt eines isolierten PMO-Projekts
- Mandat von oben: Lernen wird als Teil der Wertschöpfung verstanden, nicht als Nice-to-have
Missverständnis 6: „SYLLK kümmert sich vor allem um Dokumentation“
Viele Programme zum Wissensmanagement sind historisch dokumentationsgetrieben: Man erstellt Vorlagen, Checklisten, Datenbanken. SYLLK wird dann fälschlicherweise als „noch ein Dokumentationsstandard“ eingeordnet.
Tatsächlich:
Dokumentation ist nur ein Bruchteil dessen, was das SYLLK Modell adressiert. Entscheidend sind:
- Erinnerungsfähigkeit der Organisation (Wie wird Relevantes auffindbar?)
- Transferfähigkeit (Wie werden Erkenntnisse in Entscheidungen und Verhalten übersetzt?)
- Anpassungsfähigkeit (Wie schnell kann die Organisation reagieren und Muster anpassen?)
Ein sauber protokolliertes Lessons Learned, das niemand kennt oder nutzt, ist aus SYLLK-Sicht keine erfolgreiche Lernleistung.
Praxisnah formuliert:
Besser drei gut platzierte Lesson Nuggets, die sichtbar Entscheidungen beeinflussen, als 30 Seiten Protokoll im Archiv.
Missverständnis 7: „SYLLK ist hauptsächlich ein IT-Thema“
Weil im Modell das Element „Technology“ prominent ist, wird SYLLK gelegentlich an die IT delegiert:
„Wir brauchen ein neues Tool, dann haben wir SYLLK umgesetzt.“
Gefahr:
Das Werkzeug wird zum Projekt, die Lernziele geraten in den Hintergrund. Am Ende existiert ein schickes System – aber Kultur, Prozesse und Strukturen bleiben unverändert.
Worauf es wirklich ankommt:
- Technology soll Lernprozesse unterstützen, nicht definieren.
- Die Wahl der IT folgt aus klaren Anforderungen an Nutzbarkeit, Auffindbarkeit und Integration in Arbeitsabläufe.
- Pilotteams testen Tools unter realen Projektbedingungen – und geben Feedback, wie sie Lernen tatsächlich praktizieren.
Merksatz:
SYLLK ohne Kultur, Prozesse und soziale Netzwerke bleibt teure Infrastruktur.
Missverständnis 8: „SYLLK ist nur für große, komplexe Projekte geeignet“
Kleinere Teams oder mittlere Unternehmen argumentieren oft:
„Unsere Projekte sind zu klein für ein solches Modell. Das lohnt sich nur für Großprojekte.“
Das übersieht zwei Punkte:
- Gerade in kleineren Organisationen hängt viel Know-how an wenigen Personen.
- Wenn diese wechseln, geht wertvolles Erfahrungswissen verloren.
- Ein SYLLK-orientierter Ansatz muss nicht schwergewichtig sein.
- Kurze Lernschleifen, einfache Formate und klare Zuständigkeiten reichen oft aus.
Praxisbeispiel:
- Monatliches 60-Minuten-„Learning Lab“ für alle Projektleitungen
- Kurze, strukturierte Lessons Learned entlang der sechs Elemente
- Verdichtung in 3–5 umsetzbare Prinzipien, die in Folgemonate übertragen werden
Auch mit begrenzten Ressourcen lässt sich so eine robuste Lernarchitektur etablieren.
Missverständnis 9: „SYLLK kümmert sich hauptsächlich um Fehler“
Weil viele Lessons-Learned-Formate stark fehlerorientiert sind („Was ist schiefgelaufen?“), wird SYLLK oft als Fehleranalysetool gesehen.
Zu kurz gesprungen:
Organisationales Lernen umfasst:
- Fehler und Störungen (Was vermeiden wir künftig?)
- Erfolge und Best Practices (Was sollten wir bewusst verstärken?)
- Überraschungen und Abweichungen – positiv wie negativ (Was verstehen wir noch nicht gut genug?)
Ein reifes SYLLK-Setup fragt systematisch:
- Wo haben wir besser abgeschnitten als erwartet – und warum?
- Welche ungeplanten positiven Effekte sind aufgetreten?
- Welche Maßnahmen hatten keine Wirkung, obwohl wir anderes erwartet hatten?
So entstehen robuste, nicht nur „defensiv“ orientierte Lernmuster.
Missverständnis 10: „Wer SYLLK nutzt, braucht keine anderen Methoden mehr“
Manche Interpretationen stellen das SYLLK Modell fast als „Meta-Methode“ dar, die andere Ansätze ersetzt.
In der Praxis ist das Gegenteil sinnvoll:
- Agile Retrospektiven liefern kontinuierliche Insights auf Team-Ebene.
- A3-Reports, Root-Cause-Analysen oder After Action Reviews gehen tief in Einzelereignisse.
- Communities of Practice schaffen soziale Austausch- und Reflexionsräume.
SYLLK hilft dabei,
- diese Aktivitäten in einen systemischen Kontext zu setzen
- blinde Flecken in den sechs Elementen zu identifizieren
- rote Fäden über Projekte hinweg zu erkennen
Statt Konkurrenz: SYLLK wirkt als Ordnungsrahmen und Verstärker, nicht als Ersatz.
Wie funktioniert das SYLLK Modell in der Praxis?
Um SYLLK nicht theoretisch zu belassen, hilft ein klarer, pragmatischer Ablauf. Ein bewährter Ansatz besteht aus sechs Schritten:
- Ausgangslage verstehen
- Welche Lernformate gibt es bereits (Workshops, Reviews, Communities)?
- Wo werden Erkenntnisse abgelegt, wo wirklich genutzt?
- Relevante Projekte und Use Cases auswählen
- Start mit 1–3 Projekttypen, die wiederkehren (z. B. Rollouts, Produktreleases, Standorterweiterungen).
- Klar definieren, welche Fragen SYLLK unterstützen soll (z. B. „Time-to-Market reduzieren“, „Fehlerrate senken“).
- Analysen entlang der sechs SYLLK-Elemente durchführen
- In Workshops oder strukturierten Interviews:
- Learning: Wie lernen wir heute in Projekten?
- Culture: Wie gehen wir mit Fehlern und Erfolgen um?
- Social: Wer spricht mit wem über Erfahrungen?
- Technology: Welche Tools nutzen wir wirklich – nicht nur offiziell?
- Process: Wo sind Lernschleifen im Prozess verankert?
- Structure: Wer trägt Verantwortung für Lern- und Wissenstransfer?
- In Workshops oder strukturierten Interviews:
- Systemische Muster und Engpässe identifizieren
- Wo wiederholen sich Probleme über Projekte hinweg?
- Welche Kombinationen von Elementen treten immer wieder auf (z. B. gute Kultur, aber fehlende Struktur)?
- Welche Stellhebel versprechen größte Wirkung mit vertretbarem Aufwand?
- Gezielte Interventionen gestalten
- Lieber kleine, fokussierte Anpassungen, die mehrere Elemente berühren, statt großer Einzelinitiativen.
- Beispiele:
- Einführen kurzer, standardisierter „Pre-Project-Checks“ mit Zugriff auf Lessons Learned
- Rollenklärung: Wer ist „Owner“ eines Lessons, bis es umgesetzt ist?
- Integration eines lernorientierten Abschnitts in die Projektfreigabe
- Wirkung messen und adaptieren
- Einfache Indikatoren genügen:
- Wiederholfehlerquote
- Nutzungshäufigkeit relevanter Lessons in neuen Projekten
- wahrgenommene Lerngeschwindigkeit der Teams
- Regelmäßige Reflexion: Was hat sich durch SYLLK messbar oder spürbar verbessert – und wo hakt es noch?
- Einfache Indikatoren genügen:
Konkrete Beispiele: Wie SYLLK typische Probleme löst
Beispiel 1: Wiederkehrende Rollout-Probleme im IT-Bereich
Ausgangslage:
Ein Unternehmen rollt regelmäßig neue Anwendungen an verschiedene Standorte aus. Trotz Lessons-Learned-Workshops treten immer wieder dieselben Probleme auf: unklare Stakeholder, unterschätzter Schulungsaufwand, lokale Widerstände.
SYLLK-Sicht:
- Learning: Workshops existieren, aber Erkenntnisse bleiben abstrahiert.
- Culture: Fehler werden sachlich besprochen, es gibt kaum Schuldzuweisungen – positiv.
- Social: Gute Netzwerke zwischen IT und einigen Standorten, andere sind kaum angebunden.
- Technology: Confluence-Wiki mit Dokumentation, aber schwierige Auffindbarkeit.
- Process: Rollout-Prozess ist detailliert beschrieben, Lessons Learned sind optional.
- Structure: Keine klare Rolle für „Rollout-Erfahrungsbesitzer“.
Interventionen:
- Kurze „Learning Nuggets“ zu zentralen Lessons, verknüpft mit Prozessschritten (Process + Technology).
- Benennung von „Rollout Paten“ je Region, die Erfahrungen konsolidieren (Social + Structure).
- Pflichtfrage in der Projektfreigabe: „Welche drei relevanten Lessons aus früheren Rollouts haben Sie berücksichtigt?“ (Culture + Process).
Beispiel 2: Innovationsprojekte ohne nachhaltigen Lerneffekt
Ausgangslage:
In Innovationsprojekten werden interessante Prototypen entwickelt, doch viele Erkenntnisse verschwinden mit Projektende. Folgeprojekte starten oft „bei Null“.
SYLLK-Sicht:
- Learning: Hoher individueller Lernzuwachs, wenig organisationale Sicherung.
- Culture: Scheitern wird offiziell akzeptiert, informell aber eher negativ bewertet.
- Social: Stark projektbezogene Netzwerke, wenig Austausch über Projektgrenzen hinweg.
- Technology: Tools vorhanden, aber keine expliziten Bereiche für „Experiment-Learnings“.
- Process: Innovationsprozess fokussiert auf Entscheidungen, nicht auf Lernen.
- Structure: Keine formalisierte Anlaufstelle für wiederkehrende Innovationslernfragen.
Interventionen:
- Einführung eines kurzen, standardisierten „Experiment Report“ mit Fokus auf Annahmen und Überraschungen (Learning + Technology).
- Quartalsweiser „Innovation Learning Day“, bei dem Teams Lessons übergreifend teilen (Social + Culture).
- Verankerung von 2–3 Schlüsselfragen in Stage-Gate-Entscheidungen („Was haben wir gelernt, das für andere relevant ist?“) (Process + Structure).
Wann lohnt sich das SYLLK Modell – und wann nicht?
Besonders sinnvoll ist SYLLK, wenn:
- Ihre Organisation regelmäßig ähnliche Projekttypen durchführt.
- Sie wiederkehrende Muster von Fehlern oder Verzögerungen sehen.
- Wissen stark personenabhängig ist und Fluktuation ein Risiko darstellt.
- Sie bereits mehrere Lern- und Wissensmanagementinitiativen haben, deren Wirkung unklar ist.
Weniger geeignet ist ein SYLLK-Projektansatz, wenn:
- Projekte extrem einmalig sind und kaum Wiederholungseffekte haben.
- Lerninitiativen rein symbolischen Charakter haben und keinerlei Managementmandat besitzen.
- Basisdisziplinen im Projektmanagement (Planung, Rollen, Steuerung) noch gar nicht etabliert sind.
In solchen Fällen ist es oft sinnvoller, zunächst die Grundlagen im Projektmanagement zu stärken und später einen SYLLK-Ansatz aufzusetzen.
Fazit Häufige Missverständnisse beim SYLLK Modell: SYLLK als realistischer Hebel für lernfähige Projektorganisationen
Das SYLLK Modell ist kein Wundermittel – aber ein sehr brauchbarer Rahmen, um Lessons Learned vom Ritual zur Wertschöpfung weiterzuentwickeln. Die häufigsten Missverständnisse entstehen, wenn man:
- das Modell auf Tools oder Dokumentation reduziert
- die systemische Perspektive ausblendet
- Verantwortung in einer einzelnen Einheit „parkt“
- Lernen nur mit Fehleranalyse gleichsetzt
Richtig verstanden und pragmatisch umgesetzt, hilft SYLLK Ihnen,
- Lernbarrieren in Projekten sichtbar zu machen
- wenige, aber wirkungsvolle Interventionen zu priorisieren
- Know-how nachhaltig über Projekte hinweg zu sichern
- und damit Durchlaufzeiten zu verkürzen, Risiken zu reduzieren und Qualität zu stabilisieren
Wenn Sie SYLLK als Teil Ihrer Projekt- und Lernarchitektur etablieren möchten, ist eine neutrale, erfahrene Perspektive oft hilfreich – sei es bei der ersten Standortbestimmung oder bei der Begleitung konkreter Piloten.
Beratungspartner wie die PURE Consultant unterstützen genau bei dieser Übersetzung: vom theoretischen Modell hin zu funktionierenden Routinen im Alltag Ihrer Projektorganisation.