Quick Win erklärt – Schnelle, sichtbare Fortschritte sind in Projekten und im Tagesgeschäft selten – aber genau das, was Management, Projektteams und Stakeholder einfordern. Der Begriff „Quick Win“ taucht dabei überall auf, wird aber oft unscharf verwendet. Das führt zu falschen Erwartungen, Strohfeuer-Effekten und überladenen Maßnahmenlisten.
Dieser Beitrag erklärt, was ein Quick Win wirklich ist, welche Kriterien erfüllt sein müssen, wie Sie echte Quick Wins systematisch identifizieren, priorisieren und umsetzen – und wie Sie sie gezielt in Projekt- und Veränderungsvorhaben einsetzen, ohne sich zu verzetteln.
Was ist ein Quick Win?
Ein Quick Win ist eine Maßnahme, die mit geringem Aufwand in kurzer Zeit umgesetzt werden kann und dabei klar wahrnehmbaren Nutzen für relevante Stakeholder liefert.
Kurzdefinition:
Ein Quick Win ist eine schnell realisierbare Verbesserung mit überschaubarem Risiko und deutlich spürbarem Mehrwert.
Wichtige Merkmale im Überblick:
- Schnelle Umsetzung: typischerweise Tage bis wenige Wochen
- Begrenzter Aufwand: wenig Ressourcen, keine komplexe Abstimmung
- Klarer Nutzen: spürbare Verbesserung für Nutzer, Kunden oder Team
- Geringes Risiko: keine tiefgreifenden Abhängigkeiten oder Nebenwirkungen
- Hohe Sichtbarkeit: Ergebnis ist erkennbar und kommunizierbar
Synonyme bzw. verwandte Begriffe, die häufig verwendet werden:
- „schneller Erfolg“
- „Low Hanging Fruit“
- „Sofortmaßnahme“
- „kurzfristige Verbesserung“
- „einfaches Optimierungspotenzial“
Nicht jeder „schnelle Erfolg“ ist allerdings ein echter Quick Win – dazu später mehr.
Warum Quick Wins für Entscheider und Projektleiter so wichtig sind
Quick Wins sind kein Nice-to-have, sondern ein wichtiges Führungs- und Projektinstrument. Sie unterstützen Sie auf mehreren Ebenen:
- Motivation & Momentum
Früh sichtbare Ergebnisse zeigen: „Es bewegt sich etwas.“ Teams sehen, dass sich ihr Einsatz lohnt, Skeptiker werden neugierig, Stakeholder bleiben an Bord. - Vertrauen in Veränderung
Gerade in Change-Projekten ist Vertrauen entscheidend. Quick Wins signalisieren: Die Richtung stimmt, und das Management liefert nicht nur PowerPoint-Folien, sondern echte Ergebnisse. - Lernchancen mit geringem Risiko
Kleine Maßnahmen erlauben schnelles Lernen: Was funktioniert? Wo hakt es? Welche Widerstände gibt es? Diese Erkenntnisse fließen in größere Initiativen ein. - Politische Kapitalbildung
Verantwortliche, die früh Resultate liefern, gewinnen Glaubwürdigkeit. Das erleichtert spätere Entscheidungen, wenn es um umfangreichere Investitionen geht. - Risikoentlastung großer Vorhaben
Große Programme profitieren davon, wenn vorher oder parallel einfache Optimierungen realisiert werden, die bereits Wirkung entfalten – selbst wenn das „große“ Ziel noch Zeit braucht.
Wo Quick Wins besonders sinnvoll sind
Quick Wins können in fast jedem Bereich Wirkung entfalten. Besonders häufig und wirksam sind sie in folgenden Kontexten:
1. Projektmanagement
- Entschlacken von Status-Meetings
- Einführung klarer Entscheidungsvorlagen
- Vereinheitlichung von Reporting-Formaten
- Beseitigung kleiner Blocker im Projektablauf (z. B. Zugriffsrechte, Tools, Freigabewege)
2. Prozessoptimierung & Operations
- Entfernen redundanter Freigabeschritte
- Zusammenfassen von Formularen oder Masken
- Standardisierung von wiederkehrenden Aufgaben
- Einführung klarer Checklisten für Routineprozesse
3. IT & Digitalisierung
- Kleine Automatisierungen (z. B. Skripte, Workflows, Vorlagen)
- Bessere Voreinstellungen in bestehenden Systemen
- Verbesserung der Benutzeroberfläche an zentralen Stellen
- Zusammenführung doppelter Datenerfassungen
4. Vertrieb & Marketing (B2B)
- Vereinfachung von Angebotsvorlagen
- Klarere Qualifizierungskriterien für Leads
- Standard-E-Mail-Templates für häufige Kundensituationen
- Vereinheitlichte Botschaften auf zentralen Touchpoints
5. HR & interne Zusammenarbeit
- Klare Meetingregeln (Agenda, Dauer, Protokoll)
- Standardprozesse für Onboarding oder Freigaben
- Kurze Leitfäden für typische Mitarbeiteranfragen
- Verbesserte interne Informationskanäle
Überall dort, wo wiederkehrende Tätigkeiten, Medienbrüche oder unnötige Schleifen auftreten, finden Sie typischerweise viele Quick-Win-Potenziale.
Kriterien: Woran Sie echte Quick Wins erkennen
Nicht jede Idee, die „gut klingt“, ist ein Quick Win. Um systematisch zu unterscheiden, haben sich drei Kernkriterien bewährt: Nutzen, Aufwand und Risiko/Komplexität.
1. Nutzen
Fragen Sie:
- Wer profitiert konkret von dieser Maßnahme?
- Was verbessert sich messbar oder spürbar?
- Wird ein reales Problem gelöst oder nur „Kosmetik“ betrieben?
Typische Nutzenarten:
- Zeitersparnis
- Fehlerreduktion
- geringere Kosten
- weniger Frust / höhere Zufriedenheit
- bessere Transparenz
2. Aufwand
Bewerten Sie den Aufwand realistisch:
- Wie viele Personentage sind nötig?
- Welche Rollen müssen beteiligt werden?
- Sind externe Dienstleister erforderlich?
- Wird ein formaler Freigabeprozess benötigt?
Als Quick Win geeignet sind in der Regel Maßnahmen, die:
- in Tagen bis wenigen Wochen realisierbar sind
- ohne umfangreiche Gremienentscheidungen auskommen
- keine tiefgreifenden Systemanpassungen erfordern
3. Risiko und Komplexität
Stellen Sie sich u. a. folgende Fragen:
- Gibt es relevante Abhängigkeiten zu anderen Projekten?
- Können Nebenwirkungen andere Bereiche stark beeinträchtigen?
- Sind rechtliche, regulatorische oder Compliance-Aspekte betroffen?
- Muss nach der Umsetzung dauerhaft zusätzlicher Aufwand betrieben werden?
Ein Quick Win sollte überschaubare Risiken haben und keine komplexe Koordination über viele Bereiche erfordern.
Praxiswerkzeug: Einfache Bewertungsmatrix für Quick Wins
Um Ideen systematisch zu prüfen, hat sich eine einfache Nutzen-Aufwand-Matrix bewährt. Vorgehen:
- Legen Sie drei Bewertungskriterien fest:
- Nutzen (1 = gering, 5 = sehr hoch)
- Aufwand (1 = sehr hoch, 5 = sehr gering)
- Risiko/Komplexität (1 = hoch, 5 = sehr gering)
- Bewerten Sie jede potenzielle Maßnahme auf einer Skala von 1 bis 5.
- Bilden Sie einen Quick-Win-Score, z. B.:
Score = Nutzen + Aufwand + Risiko
(wobei ein hoher Aufwand bzw. hohes Risiko mit niedrigem Wert abgebildet wird, wie oben beschrieben). - Definieren Sie eine Schwelle, ab der eine Maßnahme als Quick Win gilt, z. B.:
- Score ≥ 11 von 15 Punkten
- Umsetzung in ≤ 4 Wochen realistisch
- Visualisieren Sie das Ergebnis in einer 2×2-Matrix:
- hoher Nutzen / geringer Aufwand = Quick Wins
- hoher Nutzen / hoher Aufwand = strategische Projekte
- geringer Nutzen / geringer Aufwand = „Nice to have“
- geringer Nutzen / hoher Aufwand = aus der Liste streichen
So wird aus vagen „Wir bräuchten mal ein paar Quick Wins“-Rufen ein strukturiertes Portfolio.
Schritt-für-Schritt: So identifizieren und realisieren Sie Quick Wins
Schritt 1: Zielbild und Rahmen klären
Bevor Sie Ideen sammeln, definieren Sie:
- In welchem Bereich suchen wir Quick Wins? (z. B. „Auftragsabwicklung DACH“)
- Was ist das übergeordnete Ziel? (z. B. „Bearbeitungszeit um 15 % reduzieren“)
- Welcher Zeithorizont ist realistisch?
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Ohne klaren Rahmen entstehen Maßnahmen, die zwar nett sind, aber das eigentliche Problem nicht adressieren.
Schritt 2: Ideen sammeln – fokussiert, aber breit
Nutzen Sie das Wissen der Praktiker:
- kurze Workshops mit Prozessbeteiligten
- strukturierte Interviews mit Fachanwendern
- Feedback-Kanäle (Tickets, Service-Desk, Retro-Boards)
Hilfreiche Leitfragen:
- „Welche drei Dinge bremsen Sie im Alltag am stärksten aus, obwohl sie scheinbar ‚klein‘ sind?“
- „Wo müssen Sie regelmäßig Workarounds nutzen?“
- „Welche Tätigkeiten würden Sie sofort abschaffen, wenn Sie könnten?“
Ergebnis: Eine ungefilterte Liste potenzieller Quick Wins.
Schritt 3: Bewerten und priorisieren
Wenden Sie jetzt die Bewertungsmatrix an:
- Grobbewertung für alle Ideen (Nutzen, Aufwand, Risiko)
- Markieren Sie Maßnahmen mit hohem Score als Quick-Win-Kandidaten
- Bilden Sie eine kurze Top-Liste (z. B. 5–10 Maßnahmen), die wirklich in den nächsten Wochen realisierbar ist
Wichtig: Weniger ist mehr.
Zu viele parallele Quick-Win-Projekte überlasten Teams und verwässern die Wirkung.
Schritt 4: Verantwortlichkeiten und Umsetzung klären
Für jede ausgewählte Quick-Win-Maßnahme definieren Sie:
- Verantwortliche Person („Owner“)
- klares Zielbild (Was ist nach Umsetzung anders?)
- konkreten Zeitrahmen (Start, Ende)
- notwendige Ressourcen und Freigaben
Oft reicht eine sehr schlanke Planung:
- 1 Seite oder eine Karte im Kanban-Board
- wenige Meilensteine
- klare Kommunikationspunkte
Schritt 5: Erfolge sichtbar machen und verstetigen
Ein Quick Win ist erst dann wirklich wertvoll, wenn:
- die Verbesserung dauerhaft wirksam bleibt
- die Beteiligten über den Erfolg informiert sind
Dazu gehören:
- kurze Vorher-Nachher-Darstellung
- Rückmeldung an betroffene Teams („Das wurde dank Ihres Feedbacks umgesetzt.“)
- ggf. simple Kennzahlen (z. B. „Bearbeitungszeit von 30 auf 22 Minuten reduziert“)
So stärken Sie Bereitschaft für weitere Verbesserungen und erzeugen eine positive Dynamik.
Typische Beispiele für Quick Wins im Unternehmensalltag
Zur Einordnung einige typische Szenarien aus Management, Projektarbeit und IT:
Beispiel 1: Projektstatus-Meetings verschlanken
Ausgangslage: Wöchentliches Projektstatus-Meeting mit 20 Teilnehmenden, 90 Minuten Dauer, unklare Entscheidungen.
Quick Win:
- Fixe Agenda mit Zeitboxen
- nur noch relevante Stakeholder
- Standard-Template für Statusberichte
- eindeutige Entscheidungsrubrik am Ende
Ergebnis: Kürzere Meetings, höhere Verbindlichkeit, klare Verantwortlichkeiten.
Beispiel 2: Standardisierte Angebotsvorlagen im Vertrieb
Ausgangslage: Jeder Vertriebsmitarbeiter erstellt Angebote individuell; Qualität und Dauer schwanken stark.
Quick Win:
- einheitliche, geprüfte Angebotsvorlage
- vordefinierte Textbausteine für häufige Module
- kurze Guideline zur Nutzung
Ergebnis: Schnellere Angebotserstellung, weniger Fehler, professioneller Auftritt.
Beispiel 3: Zugriffsrechte in IT-Systemen
Ausgangslage: Neue Mitarbeitende warten Tage auf vollständige Zugriffsrechte, Onboarding verzögert sich.
Quick Win:
- Rollenbasierte Standard-Zugriffspakete
- Vorlagen-Prozesse im Identity-Management
- klare Verantwortlichkeiten für Freigaben
Ergebnis: Deutlich verkürzte Onboarding-Zeit, geringerer Administrationsaufwand.
Beispiel 4: Checklisten für wiederkehrende Aufgaben
Ausgangslage: Regelmäßig passieren die gleichen Fehler bei Monatsabschlüssen oder Veröffentlichungen.
Quick Win:
- kompakte Checkliste für den Prozess
- kurze Schulung / Walkthrough im Team
- Ablage an einem zentralen, leicht auffindbaren Ort
Ergebnis: Weniger Nacharbeiten, höhere Prozesssicherheit.
Was kein Quick Win ist – typische Fehlinterpretationen
Viele Organisationen etikettieren alles, was „nett wäre“, als Quick Win. Das führt zu Überforderung und Frust. Typische Fehlannahmen:
- Große Projekte mit neuem Label
Einführung eines neuen ERP-Systems oder eines umfassenden CRM-Rollouts ist kein Quick Win – egal, wie dringend es ist. - Maßnahmen ohne klar erkennbaren Nutzen
Rebranding interner Dokumente oder kosmetische Layout-Anpassungen ohne funktionalen Mehrwert sind selten echte Quick Wins. - Technische Spielereien ohne Business-Impact
Nur weil ein Tool „cool“ ist, heißt das nicht, dass es ein schneller Gewinn für das Business ist. Entscheidend ist der konkrete Beitrag zu Zielen. - Maßnahmen mit hohen Folgekosten
Lösungen, die dauerhafte Mehrarbeit oder hohe Betriebskosten erzeugen, sind höchstens kurzfristige Schein-Gewinne.
Konsequenz: Nennen Sie Dinge nur dann Quick Win, wenn sie die oben beschriebenen Kriterien erfüllen. Das schützt vor enttäuschten Erwartungen.
Risiken und Stolperfallen bei Quick Wins
Auch gut gemeinte Quick Wins können negative Effekte haben, wenn sie unkontrolliert eingesetzt werden.
Typische Risiken:
- Fokusverlust
Zu viele kleine Themen parallel können große, strategische Initiativen ausbremsen. - Quick-Fix-Mentalität
Es besteht die Gefahr, dass nur noch Symptome kuriert werden, statt Ursachen strukturiert anzugehen. - Überlastung der Schlüsselpersonen
Wenn dieselben Experten sowohl große Projekte als auch viele Quick Wins stemmen sollen, entstehen Engpässe. - Politische Konflikte
„Schnelle“ Änderungen an Prozessen können Interessen anderer Bereiche tangieren, wenn sie nicht sauber abgestimmt sind.
Best Practice:
- Quick Wins bewusst als Ergänzung zur mittel- und langfristigen Roadmap einsetzen
- klare Kapazitäten definieren
- Quick-Win-Portfolio regelmäßig überprüfen und bereinigen
Quick Wins im Projekt- und Change-Management gezielt nutzen
Richtig eingesetzt, sind Quick Wins ein starker Hebel in Projekten und Veränderungsprozessen.
Im Projektmanagement
- Frühphase (Projektstart)
Identifizieren Sie 1–3 Quick Wins, die innerhalb der ersten 4–6 Wochen realisierbar sind. Diese können „Proof of Concept“-Charakter haben oder sichtbare Pain Points adressieren. - Laufende Projekte
Nutzen Sie Retrospektiven und Lessons Learned, um kontinuierlich kleine Verbesserungen zu entdecken und direkt umzusetzen. - Projektkommunikation
Kommunizieren Sie Quick Wins gezielt an Lenkungskreise und Stakeholder, um Fortschritte sichtbar zu machen – besonders in Phasen, in denen große Meilensteine noch auf sich warten lassen.
Im Change-Management
- Akzeptanzaufbau
Quick Wins zeigen Skeptikern, dass die Veränderung konkrete Vorteile bringt und nicht nur zusätzliche Arbeit. - Symbolik
Eine bewusst ausgewählte Maßnahme kann ein starkes Signal senden, z. B. die Abschaffung einer besonders unpopulären Bürokratie-Hürde. - Multiplikatoreneffekt
Beteiligte, die einen Quick Win miterleben, werden oft zu Botschaftern weiterer Veränderungen.
Wichtig: Quick Wins ersetzen kein sauberes Change-Design – sie unterstützen und verstärken es.
Häufige Fragen zu Quick Wins
Wie viele Quick Wins sollte man gleichzeitig verfolgen?
Für die meisten Teams ist es sinnvoll, 3–5 Quick-Win-Maßnahmen parallel aktiv zu bearbeiten. Mehr führt oft zu Streuung und Ineffizienz. Wichtig ist, regelmäßig abzuschließen statt ständig Neues zu starten.
Worin unterscheiden sich Quick Wins und „Low Hanging Fruits“?
„Low Hanging Fruit“ beschreibt allgemein leicht erreichbare Chancen. Ein Quick Win ist eine konkret definierte Maßnahme, die diese Chance aufgreift und in kurzer Zeit in ein sichtbares Ergebnis überführt. Nicht jede Low Hanging Fruit wird automatisch zu einem Quick Win – es braucht Struktur und Umsetzung.
Sind Quick Wins auch in stark regulierten Branchen möglich?
Ja, aber die Spielräume sind enger. In regulierten Umfeldern (z. B. Finanzwesen, Pharma, Energie) liegen Quick Wins oft:
- in internen Abläufen
- in der Dokumentation und Kommunikation
- in der Tool-Nutzung
- in Schulung und Klarheit von Rollen
Hier sind saubere Risikoabwägung und Abstimmung umso wichtiger.
Wie messe ich den Erfolg eines Quick Wins?
Definieren Sie vorab, was „Erfolg“ bedeutet:
- Zeitersparnis (z. B. Prozessdauer, Meeting-Zeit)
- Qualitätskennzahlen (Fehlerquote, Reklamationen)
- Zufriedenheit (Feedback, interne Umfragen)
- Kosten (direkte Einsparungen oder vermiedene Kosten)
Auch qualitative Indikatoren (z. B. deutlich weniger Rückfragen aus Fachbereichen) sind legitim, sollten aber möglichst nachvollziehbar dokumentiert werden.
Fazit Quick Win erklärt: Quick Wins bewusst als Führungsinstrument nutzen
Quick Wins sind weit mehr als „kleine Verbesserungen“. Richtig verstanden und eingesetzt, sind sie:
- ein Werkzeug, um Momentum und Motivation aufzubauen
- ein Instrument, um Veränderungen greifbar zu machen
- ein Katalysator für Lernprozesse mit geringem Risiko
- eine pragmatische Ergänzung zu langfristigen Strategien
Entscheidend ist die Klarheit in der Definition, die systematische Identifikation und eine fokussierte Umsetzung. Wenn Sie gezielt wenige, aber wirkungsvolle Quick Wins auswählen, priorisieren und sichtbar machen, schaffen Sie eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung, die weit über einzelne Maßnahmen hinaus wirkt.
Wenn Sie Ihre Organisation, Ihr Projektportfolio oder einzelne Bereiche strukturiert nach Quick-Win-Potenzialen durchleuchten und in eine belastbare Roadmap überführen möchten, lohnt sich ein externer Blick. Erfahrene Berater – etwa von PURE Consultant – unterstützen dabei, echte Quick Wins von Scheinlösungen zu trennen, Maßnahmen zu priorisieren und mit Ihren strategischen Zielen zu verzahnen.