Typische Priorisierungsfehler und wie man sie vermeidet – In vielen Unternehmen ist nicht der Mangel an Ideen das Problem, sondern der Mangel an konsequenter Priorisierung. Projekte, Anforderungen und To-dos konkurrieren um begrenzte Ressourcen, während alle gleichzeitig „dringend“ sind. Die Folge: Überlastete Teams, verpasste Chancen und Strategien, die auf dem Papier glänzen, in der Realität aber versanden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche typischen Priorisierungsfehler in Projekten, Portfolios und im Tagesgeschäft immer wieder auftreten – und wie Sie sie konkret vermeiden. Ziel ist ein pragmatischer, belastbarer Entscheidungsrahmen, mit dem Sie Prioritäten transparent, nachvollziehbar und strategiekonform setzen können.
Was bedeutet Priorisierung im Unternehmenskontext?
Priorisierung bedeutet, begrenzt verfügbare Ressourcen bewusst auf die wichtigsten Themen zu konzentrieren – anhand klarer Kriterien und im Einklang mit der Unternehmensstrategie.
Es geht dabei um Fragen wie:
- Welche Projekte starten wir zuerst?
- Welche Aufgaben bearbeiten Teams heute, nächste Woche, in diesem Quartal?
- Welches Produkt- oder Feature-Backlog setzen wir in welcher Reihenfolge um?
- Welche Anfragen bekommen bewusst ein „Nein“ oder „Später“?
Gute Priorisierung ist damit kein Bauchgefühl, sondern ein wiederholbarer Entscheidungsprozess. Sie schafft Fokus, reduziert Umwege und sorgt dafür, dass Teams an den Themen arbeiten, die den größten Beitrag zu Zielen wie Umsatz, Effizienz, Risikoabbau oder Kundenzufriedenheit leisten.
Warum scheitern so viele Priorisierungsinitiativen?
Viele Unternehmen führen neue Priorisierungstools oder -meetings ein – und wundern sich, warum sich wenig ändert. Häufige Gründe:
- Unklare strategische Ziele: Ohne Zielbild kann man keine priorisierten Entscheidungen treffen.
- Keine echten Kapazitätsgrenzen: Es wird mehr gestartet, als die Organisation tragen kann.
- Politik statt Fakten: Wer am lautesten ruft, bekommt den Zuschlag.
- Einmalaktionen: Man priorisiert „zum Projektstart“, danach nie wieder.
- Fehlende Transparenz: Entscheidungen sind für Teams nicht nachvollziehbar.
Die Wurzel fast aller Priorisierungsprobleme liegt nicht im Tool, sondern im System: in Rollen, Regeln, Kriterien und Verhalten.
Die häufigsten Priorisierungsfehler – und wie man sie vermeidet
Im Folgenden finden Sie typische Priorisierungsfehler aus Projekten, Portfolios und im operativen Alltag – mit konkreten Gegenmaßnahmen.
1. Fehlende strategische Leitplanken
Der Fehler:
Es wird auf Ebene von Projekten, Anforderungen oder Aufgaben priorisiert, ohne klare strategische Leitplanken. Teams entscheiden „von unten“ nach Dringlichkeit, persönlichem Interesse oder verfügbarem Budget – aber nicht nach übergeordneten Zielen.
Symptome:
- Viele Aktivitäten, wenig sichtbarer Beitrag zur Strategie
- Parallel laufende Initiativen mit widersprüchlichen Zielen
- Projektlisten ohne erkennbaren roten Faden
So vermeiden Sie den Fehler:
- Definieren Sie wenige, konkrete strategische Prioritäten (z. B. 3–5 Unternehmensziele für das Jahr).
- Leiten Sie daraus messbare Kriterien ab: z. B. „Beitrag zur Kundenzufriedenheit“, „Einsparpotenzial“, „Risiko-Reduktion“.
- Formulieren Sie explizite „Nicht-Ziele“: Worauf konzentrieren wir uns bewusst nicht?
Ohne diesen Rahmen kann kein Priorisierungssystem funktionieren – egal, ob Sie mit Scorecards, Kanban, OKR oder Portfolio-Boards arbeiten.
2. „Alles ist sehr wichtig“ – fehlende Härte in Entscheidungen
Der Fehler:
Jede Initiative wird als „top-prioritär“ markiert. Da niemand etwas verlieren möchte, bekommt alles eine hohe Priorität. In der Praxis existieren dann zwar Prioritäten-Labels, aber keine echte Reihenfolge.
Typische Anzeichen:
- Backlogs mit 80 % „High“ oder „Must“
- Führungskräfte vermeiden harte Nein-Entscheidungen
- Teams sind permanent überlastet, Kontextwechsel dominieren den Alltag
So vermeiden Sie den Fehler:
- Erzwingen Sie echte Reihenfolgen statt Labels: Was kommt zuerst, was danach?
- Führen Sie WIP-Limits (Work in Progress) ein: z. B. maximal X Projekte gleichzeitig je Team.
- Nutzen Sie einfache Entscheidungsfragen:
– „Was lassen wir dafür bewusst weg?“
– „Was passiert, wenn wir dieses Thema um 6 Monate schieben?“
Priorisierung ist immer auch Verzicht. Wer das nicht akzeptiert, priorisiert in Wahrheit gar nicht.
3. Entscheiden nach Lautstärke statt nach Wirkung
Der Fehler:
Prioritäten orientieren sich an:
- dem lautesten Stakeholder,
- dem ranghöchsten Manager (HIPPO – Highest Paid Person’s Opinion),
- dem aktuellsten Eskalationsfall.
Was untergeht, sind Themen mit hoher langfristiger Wirkung, aber wenig „Show-Effekt“ oder Lobby.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Vereinbaren Sie wenige, transparente Bewertungskriterien (z. B. Business Value, Kundennutzen, Risiko, Aufwand).
- Bewerten Sie Vorhaben in strukturierten Sessions, nicht in Einzelgesprächen am Flur.
- Dokumentieren Sie Bewertungen und Entscheidungen sichtbar (z. B. im Portfolio-Board oder Projektsteckbrief).
Das Ziel ist nicht, Politik aus Organisationen zu verbannen – aber sie darf nicht das Priorisierungsprinzip sein.
4. Keine klaren Entscheidungsrollen und Gremien
Der Fehler:
Unklar ist, wer letztlich entscheidet:
- Fachbereiche, IT, Management, Product Owner?
- Portfolio-Board, Steering Committee oder Linienvorgesetzte?
Ohne definierte Entscheidungsrollen entstehen endlose Abstimmungsschleifen und inkonsistente Prioritäten je nach Gremium.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Benennen Sie eindeutige Entscheidungsinstanzen pro Ebene:
– Portfolio-Ebene: Portfolio-Board / Managementkreis
– Produkte / Value Streams: Product Owner, Product Manager, Business Owner
– Teams: Team-Lead / Scrum Master gemeinsam mit dem Team - Legen Sie fest, welche Entscheidungen in welchem Gremium getroffen werden (z. B. Start/Stop von Projekten, Kapazitätszuordnung, Umpriorisierung).
- Halten Sie diese Governance schriftlich fest und kommunizieren Sie sie klar.
Klare Rollen reduzieren Reibungsverluste und erhöhen die Verbindlichkeit von Prioritäten.
5. Unzureichende Datengrundlage – Priorisierung „aus dem Bauch“
Der Fehler:
Projekte und Initiativen werden nach Eindruck priorisiert, weil Daten fehlen oder sie niemand aufbereitet:
- Kein grober Business Case
- Keine belastbaren Aufwandsschätzungen
- Keine Analysen zu Risiken oder Abhängigkeiten
So vermeiden Sie den Fehler:
- Etablieren Sie eine schlanke, standardisierte Entscheidungsgrundlage (z. B. einseitiger „Initiativen-Steckbrief“).
- Definieren Sie Minimalinformationen, bevor etwas in die engere Priorisierung aufgenommen wird:
– Ziel, Nutzen, grober Scope
– grobe Aufwandsschätzung / benötigte Kapazität
– Abhängigkeiten, Risiken
– betroffene Einheiten / Systeme - Arbeiten Sie mit groben Schätzungen und Spannen statt mit Scheingenauigkeiten.
Ziel ist nicht perfekte Vorhersage, sondern vergleichbare Informationen.
6. Ignorieren von Kapazitäten und Abhängigkeiten
Der Fehler:
Es wird nach Attraktivität priorisiert, ohne die tatsächliche Umsetzbarkeit zu berücksichtigen:
- Engpass-Teams (z. B. IT, Facharchitektur, Data) sind chronisch überbucht.
- Projekte konkurrieren um dieselben Schlüsselpersonen.
- Abhängigkeiten zwischen Projekten werden zu spät sichtbar.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Beziehen Sie frühe Kapazitätseinschätzungen der betroffenen Teams ein.
- Visualisieren Sie Abhängigkeiten (z. B. in einem Portfolio-Board mit Swimlanes nach Teams / Systemen).
- Planen Sie gezielt Kapazität für „Run“ (Betrieb) und „Change“ (Veränderung) – und priorisieren Sie nur im verbleibenden Korridor.
- Begrenzen Sie parallel laufende Projekte pro Engpass-Team.
Gute Priorisierung berücksichtigt nicht nur „Was wollen wir?“, sondern auch „Was können wir realistisch leisten?“.
7. Einmalige Priorisierung statt kontinuierlicher Prozess
Der Fehler:
Zum Jahresbeginn oder Projektstart wird groß priorisiert – danach laufen Initiativen „auf Autopilot“. Neue Informationen, Marktveränderungen oder Lerneffekte aus Projekten fließen kaum in Entscheidungen ein.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Etablieren Sie regelmäßige, feste Priorisierungszyklen:
– z. B. monatliche oder quartalsweise Portfolio-Reviews
– zweiwöchentliche Backlog-Priorisierung im Team - Verankern Sie explizit, dass auch laufende Vorhaben gestoppt oder herunterpriorisiert werden können.
- Arbeiten Sie mit Timeboxes (z. B. Experiment-Phasen), nach denen bewusst entschieden wird: Skalieren, Anpassen oder Beenden?
Priorisierung ist kein Event, sondern ein Kernbestandteil der Steuerung.
8. Politische Spiele und Schatten-Agenden
Der Fehler:
Offizielle Prioritäten existieren – inoffiziell werden jedoch andere Themen bevorzugt:
- „Sonderwünsche“ gehen an der offiziellen Pipeline vorbei.
- Fachbereiche sichern sich „eigene“ Ressourcen.
- Entscheidungen im Gremium werden nachträglich bilateral ausgehebelt.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Machen Sie den End-to-End-Prozess für neue Vorhaben transparent (von der Idee bis zur Umsetzung).
- Vereinbaren Sie klar: Alle Vorhaben laufen durch denselben Trichter, Ausnahmen sind selten und begründungspflichtig.
- Schaffen Sie Sichtbarkeit: Wer arbeitet aktuell woran, mit welcher Priorität?
- Stärken Sie die Rolle eines neutralen Moderators (z. B. PMO, Portfolio Manager, externe Moderation), um Machtasymmetrien auszugleichen.
Transparenz ist das wirksamste Gegenmittel gegen politische Spiele.
9. Keine Transparenz und Kommunikation der Prioritäten
Der Fehler:
Prioritäten werden „oben“ vereinbart, aber nicht verständlich kommuniziert. In der Fläche bleibt unklar:
- Warum Priorität A vor B?
- Was bedeutet das für mein Team konkret?
- Welche Themen fallen weg oder werden später behandelt?
So vermeiden Sie den Fehler:
- Kommunizieren Sie Priorisierungsentscheidungen mit Begründung, nicht nur mit Ergebnissen.
- Übersetzen Sie Prioritäten auf Team-Ebene: „Was heißt das konkret für die nächsten 4–6 Wochen?“
- Nutzen Sie leicht zugängliche Visualisierungen (Kanban-Boards, Roadmaps, Portfoliolisten), die für alle einsehbar sind.
- Ermutigen Sie Rückfragen und Widerspruch – gute Priorisierung hält Diskussion aus.
Menschen akzeptieren auch unpopuläre Entscheidungen eher, wenn sie die Logik dahinter verstehen.
10. Kein Messen der Wirkung – kein Lernen
Der Fehler:
Nach Umsetzung wird selten überprüft, ob die priorisierten Themen den erwarteten Nutzen geliefert haben. Damit fehlt jede Rückkopplung, ob die Priorisierungskriterien überhaupt die richtigen sind.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Definieren Sie für wichtige Vorhaben vorab Erfolgskriterien und grobe Zielgrößen (OKR, KPIs).
- Führen Sie nach Abschluss kurzer Nutzen-Reviews durch („Was haben wir wirklich erreicht?“).
- Leiten Sie daraus Anpassungen für künftige Priorisierungsrunden ab:
– Welche Kriterien waren zu schwach gewichtet?
– Wo waren unsere Annahmen systematisch zu optimistisch?
Ohne Lernen wird Priorisierung nicht besser – sie wiederholt nur alte Muster mit neuem Etikett.
Wie Sie Priorisierung systematisch aufsetzen
Um typische Priorisierungsfehler zu vermeiden, lohnt sich ein bewusst gestaltetes Priorisierungssystem. Ein möglicher Ansatz:
1. Ziele und Leitplanken klären
- 3–5 strategische Ziele für den relevanten Zeitraum definieren.
- Daraus abgeleitete, messbare Bewertungskriterien vereinbaren.
- „No-Gos“ und Grenzen formulieren (z. B. Kapazität, regulatorische Anforderungen).
2. Einheitlichen Trichter für Vorhaben einführen
- Klarer Prozess von der Idee bis zur Umsetzung:
– Ideeneinreichung
– Grobe Bewertung
– Detaillierung für vielversprechende Kandidaten
– Priorisierungsentscheidung - Standardisierte Vorlagen für neue Vorhaben (Initiativen-Steckbrief).
3. Bewertungs- und Entscheidungslogik definieren
- Einfaches Scoring-Modell (z. B. 3–5 Kriterien, je 1–5 Punkte).
- Gewichtung der Kriterien nach strategischer Bedeutung.
- Klare Schwellenwerte (z. B. „nur Vorhaben > X Punkten kommen in die Jahresplanung“).
4. Kapazitäten und WIP-Limits berücksichtigen
- Grobe Kapazitätsplanung pro Team und Quartal.
- Begrenzung parallel laufender Projekte und Initiativen.
- Reservierung von Puffer für Ungeplantes und Betrieb.
5. Regelmäßige Reviews und Re-Priorisierung
- Feste Zyklen für Portfolio-Reviews (z. B. monatlich / quartalsweise).
- Möglichkeit, laufende Vorhaben zu stoppen oder anzupassen.
- Systematisches Lernen aus Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Nutzen.
Praktische Methoden und Frameworks für bessere Prioritäten
Es gibt zahlreiche Methoden, um Prioritäten zu strukturieren. Wichtig ist, sie nicht dogmatisch zu verstehen, sondern passend zu Ihrer Organisation zu kombinieren.
MoSCoW-Methode
Kurz erklärt:
Anforderungen werden in vier Kategorien eingeteilt:
- Must: zwingend erforderlich
- Should: wichtig, aber nicht kritisch
- Could: wünschenswert, nice to have
- Won’t (now): bewusst ausgeschlossen oder später
Wichtig:
Nutzen Sie MoSCoW nie ohne WIP-Limits und klare Mengenbegrenzungen pro Kategorie – sonst wird alles zum „Must“.
Eisenhower-Matrix im Projektkontext
Bekannt als Unterscheidung von „wichtig“ und „dringend“. Im Unternehmenskontext sinnvoll, um:
- operative Brandherde (dringend, aber oft weniger wichtig)
von - strategischen Themen (wichtig, aber nicht akut dringend)
zu trennen. Entscheidend ist, dass wichtige, nicht dringende Themen aktiv Zeitfenster bekommen – sonst werden sie systematisch verdrängt.
Weighted Shortest Job First (WSJF)
Vor allem in agilen Umfeldern und Produktentwicklung verbreitet.
Kernidee:
Themen mit hohem Nutzen und kurzer Dauer werden bevorzugt.
- Nutzen = z. B. Business Value + Zeitkritikalität + Risikoabbau
- Dauer = grobe Aufwands- oder Größenklasse
Priorität = (Nutzen) / (Dauer)
So rücken Vorhaben nach vorn, die schnell spürbaren Beitrag liefern.
Punktbewertungs- oder Scoring-Modelle
Ein flexibler Ansatz für Portfolios und größere Projekte:
- Kriterien definieren (z. B. Umsatzpotenzial, Kostenersparnis, Risiko, strategische Relevanz, Kundenimpact).
- Jedes Kriterium mit 1–5 Punkten bewerten.
- Kriterien ggf. gewichten (multipizieren).
- Gesamtpunkte summieren und sortieren.
Wichtig ist, dass das Modell einfach bleibt und regelmäßig hinterfragt wird – sonst wird es schnell zum bürokratischen Selbstzweck.
Kanban & WIP-Limits
Kanban-Boards schaffen Transparenz darüber, woran Teams aktuell arbeiten. In Kombination mit WIP-Limits:
- wird Überlast sichtbar,
- werden implizite Prioritäten explizit,
- entsteht Druck, Aufgaben abzuschließen, bevor neue gestartet werden.
Für Management- und Portfolioebene eignet sich Portfolio-Kanban, um größere Vorhaben durch Phasen wie „Idee – Analyse – Entscheidung – Umsetzung – Nutzenreview“ zu steuern und Engpässe zu erkennen.
Konkrete Checkliste: Typische Priorisierungsfallen früh erkennen
Nutzen Sie die folgende Liste als schnellen Praxis-Check:
Strategie & Ziele
- Sind die wichtigsten Unternehmensziele klar benannt und verstanden?
- Gibt es messbare Kriterien, nach denen Vorhaben bewertet werden?
- Sind auch „Nicht-Ziele“ und Grenzen explizit gemacht?
Prozess & Governance
- Gibt es einen transparenten End-to-End-Prozess für neue Vorhaben?
- Sind Entscheidungsrollen und -gremien klar definiert?
- Werden Prioritäten regelmäßig überprüft und angepasst?
Daten & Bewertung
- Liegen für relevante Vorhaben mindestens grobe Nutzen- und Aufwandsschätzungen vor?
- Werden Vorhaben mit einheitlichen Kriterien verglichen?
- Fließen Kapazitäten und Abhängigkeiten in Entscheidungen ein?
Transparenz & Kommunikation
- Sind aktuelle Prioritäten für alle sichtbar?
- Werden Entscheidungen mit Begründung kommuniziert?
- Versteht jedes Team, was die Prioritäten für die nächsten Wochen konkret bedeuten?
Lernen & Verbesserung
- Wird der tatsächliche Nutzen wichtiger Vorhaben nachverfolgt?
- Werden Kriterien und Prozesse regelmäßig auf Basis von Erfahrungen angepasst?
- Gibt es Raum, offen über Fehlpriorisierungen zu sprechen?
Wenn Sie hier viele Häkchen auf „nein“ setzen, liegt mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht ein Methodenproblem vor, sondern ein systematisches Priorisierungsproblem.
Fazit Typische Priorisierungsfehler und wie man sie vermeidet: Priorisierung als Führungsaufgabe verstehen
Gute Priorisierung ist weniger eine Frage des richtigen Tools als der Haltung und Konsequenz im Management. Entscheider, Projektmanager und Führungskräfte müssen bereit sein,
- klare Leitplanken zu setzen,
- echte Reihenfolgen zu definieren,
- „Nein“ zu sagen – auch zu guten Ideen,
- und aus Erfolgen wie Fehlentscheidungen zu lernen.
Wer die typischen Priorisierungsfehler kennt und konsequent an Prozess, Governance und Transparenz arbeitet, schafft die Voraussetzung dafür, dass Teams fokussierter arbeiten, Projekte wirksamer werden und strategische Ziele tatsächlich erreicht werden.
Wenn Sie Ihre Priorisierungsprozesse im Unternehmen pragmatisch auf den Prüfstand stellen und professionalisieren möchten, lohnt sich ein externer Blick von erfahrenen Praktikern. Die Berater von PURE Consultant unterstützen Unternehmen dabei, Priorisierung als durchgängigen Managementprozess aufzusetzen – von der Strategie über das Projektportfolio bis in die operative Umsetzung. So entsteht ein System, in dem Prioritäten nicht nur beschlossen, sondern gelebt werden.