Häufige Fehler bei Use Cases – Use Cases gehören seit Jahrzehnten zum Standardrepertoire in der Business-Analyse, in der Softwareentwicklung und im Produktmanagement. Trotzdem entstehen in vielen Projekten unklare, widersprüchliche oder schlicht nutzlose Use-Case-Beschreibungen, und genau diese Fehler kosten Zeit, Geld und Nerven.
In diesem Artikel lesen Sie, welche typischen Fallstricke es bei Use Cases gibt, warum sie so häufig auftreten und wie Sie Ihre eigene Praxis deutlich verbessern können – ohne Ihr gesamtes Vorgehen auf den Kopf zu stellen.
Was Use Cases eigentlich leisten sollen
Bevor wir über Fehler sprechen, lohnt sich ein kurzer Blick auf den Zweck von Use Cases.
Ein Use Case beschreibt, wie ein Akteur (z. B. Kunde, Sachbearbeiterin oder externes System) mit einem System interagiert, um ein konkretes Ziel zu erreichen. Er ist kein technisches Design und auch kein Prozesshandbuch, sondern eine Brücke:
- zwischen Fachbereich und IT
- zwischen Business-Zielen und konkreter Umsetzung
- zwischen Anforderungen und Testszenarien
Gute Use Cases sind:
- zielorientiert: Sie beschreiben, welches Ergebnis der Akteur erreichen will.
- verständlich: Fachliche Stakeholder können mitreden, weil sie den Text ohne Spezialwissen lesen können.
- testbar: Aus ihnen lassen sich klare Testfälle und Akzeptanzkriterien ableiten.
- stabil: Sie überleben auch technische Detailänderungen, weil sie sich auf die fachliche Sicht konzentrieren.
Wenn Use Cases diese Rolle nicht erfüllen, liegt das fast immer an ein paar wiederkehrenden Fehlern.
Typische Fehler in der Use-Case-Praxis
1. Kein gemeinsames Verständnis des Ziels
Einer der häufigsten Fehler ist banal und dennoch folgenschwer: Das Ziel des Use Cases ist nicht wirklich klar. Dann diskutieren Teams endlos über einzelne Schritte, obwohl sie sich nie sauber auf die Frage geeinigt haben: Was soll der Akteur am Ende erreicht haben – und warum?
Symptome:
- Der Titel des Use Cases ist vage („Kundenverwaltung bearbeiten“).
- Stakeholder beschreiben „Erfolg“ unterschiedlich.
- Es gibt Diskussionen über irrelevante Details, weil der Rahmen fehlt.
Besser so:
- Formulieren Sie das Ziel explizit, z. B.:
- „Kunde schließt erfolgreich einen Online-Kreditvertrag ab.“
- „Sachbearbeiterin prüft und genehmigt eine Rückerstattung.“
- Prüfen Sie, ob alle Stakeholder dieses Ziel in eigenen Worten wiedergeben können.
- Halten Sie das Ziel mit 1–2 Sätzen vor der Szenariobeschreibung fest.
2. Vermischung von Fachlichkeit und Technik
Viele Use Cases kippen schnell in technische Spezifikation: Statt die fachliche Interaktion zu beschreiben, werden UI-Elemente, Datenbankfelder oder Microservices erklärt. Dadurch verlieren Fachbereiche den Anschluss, und Use Cases werden unnötig fragil.
Typische Vermischungen:
- „Der Benutzer klickt auf den Button ‚Submit‘ und das Frontend sendet ein JSON-Objekt an den Service XYZ.“
- „Das System führt einen REST-Call an /api/v1/… aus.“
Fachliche Use Cases sollten hingegen so formuliert sein:
- „Der Kunde bestätigt die Eingaben und sendet den Antrag zur Prüfung.“
- „Das System prüft die Vollständigkeit der Angaben und zeigt Fehler an, wenn Pflichtfelder fehlen.“
Empfehlung:
- Trennen Sie streng zwischen:
- Use Case (fachlich)
- UI/Design-Spezifikation
- Technisches Design / Schnittstellenbeschreibung
- Nutzen Sie technische Details höchstens in Anmerkungen oder separaten Dokumenten, damit die fachliche Lesbarkeit erhalten bleibt.
3. Zu grob oder zu detailliert
Use Cases scheitern oft an der falschen Flughöhe. Entweder sind sie so abstrakt, dass niemand daraus entwickeln oder testen kann, oder sie sind so kleinteilig, dass jede Layout-Änderung den Text veraltet.
Zu grob:
„Kunde verwaltet seine Verträge.“
So ein Use Case hilft kaum, denn niemand weiß, welche Aktionen genau dazu gehören.
Zu detailliert:
„Der Kunde klickt auf das Dropdown rechts oben, wählt ‚Vertrag bearbeiten‘, gibt im dritten Feld von oben…“
Solche Beschreibungen altern extrem schnell, und sie erschweren jede UI-Änderung.
Gute Mitte:
- Beschreiben Sie fachliche Schritte mit einem klaren Mehrwert, z. B.:
- „Kunde wählt einen bestehenden Vertrag aus der Liste aus.“
- „Kunde ändert die Zahlungsweise und speichert die Änderungen.“
- Lagern Sie UI-Details in Mockups, Wireframes oder Styleguides aus.
- Formulieren Sie Regeln, ab wann ein neuer Use Case sinnvoll ist, statt immer weiter zu „zoomen“.
4. Unvollständige Akteure und fehlende Randfälle
Viele Use Cases betrachten nur den offensichtlichen Akteur („Kunde“, „Benutzer“), obwohl typischerweise mehrere Rollen und Systeme beteiligt sind.
Was oft fehlt:
- interne Rollen (Backoffice, Support, Fachadministrator)
- technische Akteure (Drittsysteme, Payment-Provider, Identitätsdienste)
- organisatorische Rollen (Revision, Datenschutz, Compliance)
Wenn Sie diese Akteure nicht explizit aufnehmen, entsteht später oft Chaos, weil niemand Verantwortlichkeiten, Schnittstellen oder Berechtigungen sauber geklärt hat.
Praxis-Tipps:
- Erstellen Sie zu Beginn eine Akteursliste mit kurzer Beschreibung.
- Machen Sie transparent, welche Akteure primär, sekundär oder supportiv sind.
- Prüfen Sie:
- Wer startet den Use Case?
- Wer profitiert?
- Wer muss informiert werden?
- Wer könnte blockieren?
5. Nur „Happy Path“, keine Ausnahmen
Der klassische Fehler: Der Use Case beschreibt nur den Idealablauf, obwohl die Realität voller Abbrüche, Fehler und Sonderwege steckt.
Dadurch entstehen Produkte, die in der Demo großartig wirken, im Alltag jedoch ständig an Randfällen scheitern.
Typische fehlende Szenarien:
- Der Kunde vergisst sein Passwort oder gibt falsche Daten ein.
- Eine externe Schnittstelle ist nicht erreichbar.
- Ein regulatorischer Check schlägt fehl.
- Der Nutzer bricht den Vorgang mittendrin ab.
So gehen Sie robuster vor:
- Beschreiben Sie einen klaren Hauptablauf (Happy Path).
- Ergänzen Sie dazu Alternativ- und Ausnahmeflüsse, zum Beispiel:
- 3a. Daten unvollständig → System fordert Ergänzung an.
- 5a. Zahlung abgelehnt → Kunde erhält Hinweis und alternative Zahlungsmethoden.
- Nutzen Sie einfache Markierungen oder Nummerierungen, damit Leser Ausnahmen schnell verstehen.
6. Unklare Begriffe und uneinheitliche Sprache
Nichts sorgt so zuverlässig für Missverständnisse wie uneinheitliche Begriffe. Wenn die Fachabteilung „Kunde“ sagt, die IT aber „User“ meint und das Marketing von „Nutzerinnen“ spricht, reden alle ständig aneinander vorbei.
Häufige Probleme:
- unterschiedliche Namen für dieselbe Rolle
- schleichende Bedeutungsverschiebung von Fachbegriffen
- Mischmasch aus Deutsch und Englisch ohne Not
Gegenmaßnahmen:
- Erstellen Sie ein Glossar mit zentralen Begriffen und Verwendungsregeln.
- Vereinbaren Sie, dass Use Cases konsistent in einer Sprache und mit festen Rollenbezeichnungen geschrieben werden.
- Halten Sie im Projekt fest, welche Begriffe bewusst anders verwendet werden und warum, damit niemand später überrascht ist.
7. Keine Verknüpfung mit Business-Zielen
Ein weiterer klassischer Fehler: Use Cases werden isoliert beschrieben, ohne dass klar bleibt, welchen Beitrag sie zur Gesamtstrategie leisten. Dann diskutieren Teams über Features, obwohl die geschäftliche Priorität unklar ist.
Gefahren:
- zu viele Use Cases mit geringem Business-Wert
- schwer nachvollziehbare Priorisierung
- frustrierte Stakeholder, weil ihre Themen „untergehen“
So schaffen Sie Verbindung:
- Versehen Sie jeden Use Case mit einem Business-Ziel oder KPI-Bezug, z. B.:
- „Reduktion der Bearbeitungszeit um 30 %“
- „Erhöhung der Self-Service-Quote im Kundenportal“
- Ordnen Sie Use Cases Epics, Initiativen oder OKRs zu, und halten Sie das sichtbar fest.
- Nutzen Sie diese Zuordnung systematisch bei der Priorisierung.
8. Use Cases als Dokument, nicht als Kommunikationswerkzeug
Viele Teams betrachten Use Cases primär als „Dokumentationspflicht“, statt sie aktiv für die Kommunikation zu nutzen. Dann schreiben Einzelne monatelang an Texten, während die eigentlichen Stakeholder kaum eingebunden sind.
Typische Muster:
- Use Cases werden erst ganz am Ende „zur Abnahme“ verschickt.
- Fachbereiche sehen nur PDFs, die sie kaum kommentieren können.
- Entwickler lesen die Use Cases nicht, weil sie als zu abstrakt empfunden werden.
Stattdessen sollten Use Cases:
- früh und kollaborativ entstehen, etwa in Workshops oder gemeinsamen Sessions.
- regelmäßig gemeinsam durchgesprochen und aktualisiert werden.
- bewusst auch als Diskussionsgrundlage in Reviews, Groomings oder Testplanungen dienen.
Nutzen Sie sie als „gemeinsame Sprache“, und nicht nur als Artefakt für das Archiv.
9. Kein Alignment mit UX und Tests
Use Cases werden manchmal isoliert im Fachteam erarbeitet, obwohl sie massiv Einfluss auf UX-Design und Teststrategie haben. Dadurch entstehen Lücken in der User Experience, und Testfälle decken oft nicht alle relevanten Pfade ab.
Konsequenzen:
- UI fühlt sich „falsch“ an, obwohl Use Case fachlich korrekt ist.
- Tester interpretieren Use Cases anders als Analysten.
- Edge Cases fallen erst spät im Projekt auf.
Besser:
- UX-Design früh an den Use Cases ausrichten:
- Welche Schritte spürt der Nutzer wirklich?
- Wo braucht er Feedback, Hilfe oder Zwischenspeicherung?
- Testteam von Anfang an einbinden:
- Aus Haupt- und Alternativflüssen lassen sich direkt Testfälle ableiten.
- Tester erkennen oft früh Lücken oder Widersprüche.
Wenn Use Cases, UX-Flows und Testfälle eng aufeinander abgestimmt sind, steigt nicht nur die Qualität, sondern auch das Vertrauen aller Beteiligten.
10. Keine Pflege und Versionierung
Selbst hervorragende Use Cases verlieren ihren Wert, wenn niemand sie pflegt. Systeme, Prozesse und rechtliche Rahmenbedingungen ändern sich, und trotzdem bleiben viele Use-Case-Dokumente unverändert in irgendeinem Wiki liegen.
Typische Symptome:
- Niemand weiß, welche Version noch aktuell ist.
- Use Cases widersprechen der Realität im Betrieb.
- Neue Kolleginnen nutzen veraltete Beschreibungen für ihre Einarbeitung.
Pragmatische Lösungen:
- Etablieren Sie eine leichte Versionierung (z. B. Datum + Verantwortlicher).
- Verknüpfen Sie Use Cases mit einem Change-Prozess:
- Jede wesentliche Prozess- oder Systemänderung triggert einen kurzen Review.
- Markieren Sie veraltete Use Cases deutlich oder archivieren Sie sie, damit sich niemand mehr auf sie verlässt.
So setzen Sie Use Cases professionell ein
Wenn Sie die beschriebenen Fehler vermeiden, gewinnen Use Cases deutlich an Wert. Mit einigen einfachen Prinzipien machen Sie aus „Pflichtdokumenten“ ein strategisches Werkzeug.
Leitprinzipien für gute Use Cases
- Zielklarheit vor Detailtiefe
Definieren Sie das Ergebnis des Use Cases, bevor Sie einzelne Schritte ausformulieren. - Fachliche Sicht konsequent priorisieren
Halten Sie technische Details getrennt, damit Use Cases verständlich und stabil bleiben. - Kollaboration statt Einzelarbeit
Erarbeiten und überprüfen Sie Use Cases gemeinsam mit Fachbereich, UX, Entwicklung und Test. - Strukturierte Szenarien
Schreiben Sie einen klaren Hauptablauf und ergänzen Sie systematisch Alternativ- und Ausnahmeflüsse. - Aktive Pflege
Planen Sie regelmäßig kurze Reviews ein, damit die Beschreibungen aktuell und vertrauenswürdig bleiben.
Praktische Checkliste: „Ist dieser Use Case reif?“
Nutzen Sie diese kurze Liste, bevor Sie einen Use Case freigeben:
- Ziel des Use Cases ist in 1–2 Sätzen klar formuliert.
- Primäre und sekundäre Akteure sind eindeutig benannt.
- Hauptablauf ist durchgehend verständlich und fachlich beschrieben.
- Wichtige Alternativ- und Ausnahmefälle sind abgedeckt.
- Begriffe sind konsistent und im Glossar erklärt.
- Zusammenhang zu Business-Zielen oder Kennzahlen ist dokumentiert.
- UX- und Testperspektive sind berücksichtigt.
- Version, Datum und Verantwortliche sind vermerkt.
Wenn Sie die meisten Punkte mit gutem Gewissen abhaken, können Sie davon ausgehen, dass Ihr Use Case einen echten Mehrwert bietet – für Stakeholder, für das Team und letztlich für das Produkt.
Fazit Häufige Fehler bei Use Cases: Use Cases als lebendige Brücke nutzen
Use Cases sind weder veraltet noch „nur Papierkram“. Sie können eine starke Brücke zwischen Business, Fachlichkeit und Technik bilden, wenn Teams sie bewusst als Kommunikations- und Strukturierungswerkzeug einsetzen.
Indem Sie typische Fehler wie unklare Ziele, Vermischung von Technik und Fachlichkeit oder fehlende Ausnahmen vermeiden, erhöhen Sie nicht nur die Qualität Ihrer Anforderungen, sondern auch die Verständlichkeit im Team. Genau das führt zu besseren Entscheidungen, weniger Reibungsverlust und letztlich zu Produkten, die Nutzern wirklich helfen.
Wenn Sie Ihre nächste Runde von Use Cases angehen, lohnt sich ein kritischer Blick: Welche der beschriebenen Fehler sehen Sie heute schon – und welchen davon möchten Sie als Erstes abstellen?