PI Planning erklärt – Agile Methoden sind längst ein fester Bestandteil moderner Software- und Produktentwicklung. Während Scrum-Teams routiniert in ihren zweiwöchigen Sprints arbeiten, stellt sich immer häufiger die Frage, wie mehrere Teams effizient auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können. Genau hier setzt das „Program Increment (PI) Planning“ an – ein zentrales Element im Scaled Agile Framework (SAFe). In diesem Artikel erfahren Sie, was PI Planning ist, wie es abläuft, worauf Sie achten sollten und warum es unverzichtbar für den Erfolg größerer agiler Projekte ist.
Was ist PI Planning?
PI Planning, auch Program Increment Planning genannt, ist ein wiederkehrendes, strukturgebendes Event im Rahmen von SAFe. In der Regel findet es alle 8 bis 12 Wochen statt und bringt alle Beteiligten aus einem Agile Release Train (ART) zusammen, um gemeinsame Ziele und Absprachen für den nächsten „PI“ zu erarbeiten. Während des PI Plannings synchronisieren sich die Teams, tauschen relevante Informationen aus und identifizieren Risiken, sodass eine transparente Planung möglich wird.
Ziel des PI Plannings
Das zentrale Ziel besteht darin, dass ein gesamter ART – meist mehrere Entwicklungsteams sowie Stakeholder – einen abgestimmten Plan für das kommende Zeitfenster vorliegen hat. Dabei entstehen nicht nur verbindliche Team-Backlogs, sondern auch übergreifende Ziele, die die Zusammenarbeit strukturieren und stärken.
Wie läuft ein PI Planning ab?
Vorbereitung auf das PI Planning
Eine solide Vorbereitung ist maßgeblich für den späteren Erfolg. Gerade wenn das PI Planning viele Teams betrifft, beginnt ein Großteil der Arbeit schon im Vorfeld:
- Business Context klären: Die Unternehmensleitung legt die übergeordneten Ziele, neue Rahmenbedingungen und strategischen Schwerpunkte fest.
- Top 10 Features festlegen: Das Product Management priorisiert die wichtigsten Features für den bevorstehenden PI.
- Technische Voraussetzungen prüfen: Architekten und System Teams sorgen dafür, dass die Grundlagen für geplante Features vorhanden sind.
Obwohl das eigentliche PI Planning-Event meist nur zwei Tage dauert, beginnt das Nachdenken über Abhängigkeiten und Ziele meistens schon Wochen vor dem Termin.
Ablauf des PI Planning Events
Typischerweise gliedert sich das Event in folgende Phasen:
1. Plenum & Kontext
Am Anfang treffen sich alle Teilnehmer, um Informationen zum Business Context und zu den Top Features zu erhalten. Dies bildet die Basis für die weitere Planung.
2. Team-Breakouts
Die Teilnehmer wechseln nun in ihre Teams, analysieren die Infos und schmieden konkrete Pläne. Besonders jetzt ist die enge Abstimmung notwendig, da die Teams Abhängigkeiten identifizieren, ihre Iterationen planen und die Aufgaben auf Program Boards visualisieren.
3. Vorstellung und Überprüfung der Pläne
Nach den Breakouts stellen alle Teams im Plenum ihre Pläne vor und holen Feedback ein. Konflikte oder ungelöste Abhängigkeiten werden dabei transparent adressiert. Hier entscheidet sich häufig, wie offen und ehrlich die Zusammenarbeit tatsächlich ist.
4. Management Review & Anpassungen
Das Management zieht sich zurück, bewertet die Machbarkeit und gibt möglicherweise Richtungsänderungen vor. Sollten Änderungen notwendig sein, durchlaufen die Teams erneut eine Abstimmungsphase, um ihre Pläne entsprechend zu justieren.
5. Commitment & Abschluss
Zum Abschluss verpflichten sich die Teams auf ihre Ziele. Diese Commitments stärken das Vertrauen und liefern eine klare, überprüfbare Basis für den nächsten Program Increment.
Checkliste für ein erfolgreiches PI Planning
- Klare Kommunikation der Unternehmensziele
- Sorgfältige Vorbereitung des Backlogs mit priorisierten Features
- Transparenz bei Abhängigkeiten und Risiken schaffen
- Aktive Beteiligung aller relevanten Stakeholder sicherstellen
- Moderation und strukturierte Agenda durch erfahrene Facilitatoren
Warum PI Planning essenziell ist
Während kleine Teams ihre Ziele oft flexibel justieren können, entstehen vor allem in großen Organisationen komplexe Abhängigkeiten. PI Planning schafft Klarheit und Verlässlichkeit, weil sich alle Beteiligten ausrichten und gegenseitig auf dem Laufenden halten. Außerdem stärkt es die Eigenverantwortung der Teams, denn sie übernehmen nicht nur einzelne Aufgaben, sondern verpflichten sich zu Ergebnissen.
Vorteile im Überblick
- Synchronisation aller Teams: Jeder weiß genau, wohin die Reise geht und wie das Ziel gemeinsam erreicht werden kann.
- Erhöhung der Qualität: Frühzeitig identifizierte Risiken und Abhängigkeiten können direkt adressiert werden.
- Besseres Risikomanagement: Risiken und Engpässe werden offen besprochen und Lösungen gemeinsam erarbeitet.
- Stärkeres Commitment: Teams einigen sich auf realistische, überprüfbare Ziele, was Motivation und Verantwortung steigert.
- Transparenz auf allen Ebenen: Angefangene und geplante Aufgaben sind für alle sichtbar, wodurch Engpässe schnell erkannt werden können.
Rollen und Verantwortlichkeiten im PI Planning
Für ein erfolgreiches PI Planning ist es entscheidend, dass alle Rollen ihre Aufgaben kennen und aktiv wahrnehmen:
- Release Train Engineer (RTE): Moderiert das Event, sorgt für Struktur und beseitigt Hindernisse.
- Product Manager: Stellt die Vision, Ziele und priorisierten Features vor.
- System Architect: Erläutert technische Rahmenbedingungen und informiert über geplante Architekturanpassungen.
- Scrum Master: Unterstützt das Team bei der Zusammenarbeit und fördert ein agiles Mindset.
- Entwicklungsteams: Planen verbindlich ihre Arbeit und machen Abhängigkeiten sowie Risiken offen sichtbar.
- Business Owner und Stakeholder: Liefern Feedback, priorisieren Geschäftswert und committen sich auf die Ziele.
Tipps für gelungene Remote-PI Plannings
Gerade in internationalen oder verteilten Teams hat sich Remote PI Planning als Herausforderung entpuppt, doch mit der richtigen Herangehensweise gelingt auch das:
- Technik vorab testen: Funktionierende Videokonferenzlösungen und kollaborative Tools sind ein Muss.
- Zeitfenster anpassen: Internationale Teams sollten ausreichend Pausen und flexible Zeitblöcke einplanen.
- Moderation stärker gewichten: In Remote-Situationen ist eine erfahrene Moderation entscheidend, um alle aktiv einzubinden.
- Visuelle Boards nutzen: Digitale Program Boards und Karten sorgen für Klarheit und Transparenz.
- Klare Kommunikationsregeln aufstellen: Wer spricht wann? Wie werden Fragen gestellt? Gemeinsame Spielregeln helfen!
Häufige Stolpersteine und Lösungsansätze
Obwohl PI Planning ein mächtiges Instrument ist, stehen Organisationen in der Praxis häufig unter Zeitdruck oder vernachlässigen die Vorbereitung. Auch kommt es nicht selten vor, dass nicht alle Stakeholder tatsächlich teilnehmen. Um diese Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, das PI Planning als festen, unverrückbaren Termin im Kalender zu etablieren und sicherzustellen, dass jede relevante Rolle vertreten ist.
Ein weiteres Hindernis besteht häufig in mangelnder Erfahrung mit Remote-PIs. Doch moderne Tools wie virtuelle Boards, Video-Calls und kollaborative Dokumente machen es möglich, PI Planning auch über Distanzen hinweg erfolgreich durchzuführen, sofern der Moderationsaufwand bedacht wird.
Best Practices aus der Praxis
Erfahrene Organisationen setzen gerade deswegen auf folgende Erfolgsrezepte:
- Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten, um spätere Überraschungen und Widerstände zu vermeiden.
- Klare Definition von „Done“, damit es keine falschen Erwartungen gibt.
- Risiken im ROAM-Format abschließend bewerten (Resolved, Owned, Accepted, Mitigated).
- Verwendung von Feedback-Loops, um die Planung kontinuierlich zu verbessern.
Fazit PI Planning erklärt
PI Planning ist weit mehr als ein Termin im Kalender. Es ist der Garant für Struktur, Zusammenarbeit und nachhaltigen Erfolg im großen Maßstab. Wer die Vorbereitung ernst nimmt, experimentierfreudig bleibt und konsequent auf offene Kommunikation setzt, legt den Grundstein für erfolgreiche Produktentwicklung – über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg. Deshalb lohnt es sich, in PI Planning zu investieren, denn es ist die Grundlage für Innovation, Qualität und wirtschaftlichen Erfolg. Kontinuierliche Verbesserung zahlt sich aus, sodass jedes PI Planning ein wenig effizienter und wertvoller wird.