Wann Prozessmanagement Beratung sinnvoll ist – In vielen Unternehmen wachsen Strukturen und Abläufe schneller, als jemand sie bewusst gestaltet. Projekte verzögern sich, Schnittstellen knirschen, Digitalisierungsvorhaben geraten ins Stocken – obwohl eigentlich alle „ihr Bestes geben“. Genau an diesem Punkt stellt sich die Frage: Wann ist Prozessmanagement Beratung sinnvoll, und wann schaffen wir es noch allein?
Dieser Beitrag zeigt Ihnen anhand konkreter Signale, typischer Auslöser und Praxisbeispiele, in welchen Situationen eine externe Prozessberatung echten Mehrwert bietet, welche Ergebnisse Sie erwarten können und wie ein typischer Beratungsprozess abläuft. So können Sie fundiert entscheiden, ob und wann Sie externe Unterstützung für das Management Ihrer Geschäftsprozesse einsetzen sollten.
Was versteht man unter Prozessmanagement Beratung?
Prozessmanagement Beratung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse so zu gestalten, zu steuern und zu verbessern, dass Unternehmensziele effizient, sicher und verlässlich erreicht werden.
Im Kern geht es um drei Fragen:
- Was tun wir warum, wie und in welcher Reihenfolge?
- Wer ist verantwortlich für welche Prozessschritte und Entscheidungen?
- Womit messen wir, ob ein Prozess gut funktioniert?
Typische Aufgaben einer Prozessmanagement Beratung sind z. B.:
- Aufnahme und Visualisierung von End-to-end-Prozessen (z. B. mit BPMN)
- Identifikation von Engpässen, Medienbrüchen und unnötigen Schleifen
- Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
- Entwicklung von Kennzahlen (KPIs) und Steuerungslogiken
- Begleitung bei der Umsetzung (Prozessveränderung, Schulung, Tool-Einführung)
Wichtig: Es geht nicht nur um „Prozessoptimierung“ im Sinne von schneller und günstiger, sondern um Prozessfähigkeit: Ihre Organisation soll in der Lage sein, Abläufe bewusst zu gestalten, zu ändern und zu verbessern – immer wieder.
In diesen Situationen ist Prozessmanagement Beratung besonders sinnvoll
Die Frage „Wann Prozessmanagement Beratung sinnvoll ist“ lässt sich praxisnah beantworten, wenn man typische Auslöser betrachtet. Häufig wird externe Unterstützung beauftragt, wenn eines oder mehrere der folgenden Ereignisse eintreten:
- Starkes Wachstum oder Restrukturierung
- schnelles Mitarbeiterwachstum, neue Standorte
- Fusionen, Übernahmen, Carve-outs
- Neuorganisation von Geschäftsbereichen oder Shared Services
- Digitalisierung und IT-Projekte
- Einführung oder Ablösung von ERP-, CRM- oder Ticket-Systemen
- Automatisierung (RPA, Workflow-Tools, Self-Service-Portale)
- Data & Analytics-Initiativen, die saubere Prozesse voraussetzen
- Qualitäts- und Compliance-Anforderungen
- Zertifizierungen (z. B. ISO 9001, ISO 27001)
- regulatorische Anforderungen (z. B. in Finanzdienstleistung, Pharma, MedTech)
- Audit-Feststellungen, die auf fehlendem oder schwachem Prozessmanagement beruhen
- Operative Probleme im Tagesgeschäft
- lange Durchlaufzeiten und Verzögerungen
- hohe Fehler- oder Reklamationsquoten
- viele „Feuerwehreinsätze“ statt stabiler Abläufe
- Strategische Neuausrichtung
- neues Geschäftsmodell oder Service-Portfolio
- stärkere Kundenorientierung / Customer Journeys
- Internationalisierung oder Verlagerung von Leistungen (Near-/Offshoring)
Immer dann, wenn viel Veränderung auf bestehende Strukturen trifft, ist Prozessmanagement Beratung besonders sinnvoll: Externe Experten helfen, Ordnung in komplexe, gewachsene Abläufe zu bringen und die „Mühen der Ebene“ systematisch zu bearbeiten.
Woran Sie erkennen, dass Ihre internen Ressourcen nicht mehr ausreichen
Viele Unternehmen starten Prozessverbesserungen mit internen Workshops, Task Forces oder Lean-Initiativen. Das ist sinnvoll – bis zu einem Punkt. Spätestens, wenn folgende Muster über längere Zeit auftreten, lohnt es sich, eine externe Prozessberatung ins Spiel zu bringen:
Typische Warnsignale im Alltag
- Prozessdokumentationen sind veraltet oder existieren nur „im Kopf einzelner Kollegen“.
- Unterschiedliche Bereiche arbeiten nach eigenen Regeln, ohne gemeinsamen Standard.
- Entscheidungen dauern lange, weil unklar ist, wer wofür verantwortlich ist.
- Meetings drehen sich immer wieder um die gleichen Probleme, ohne dass sich etwas ändert.
- Neue Mitarbeitende brauchen sehr lange, um produktiv zu werden.
- IT-Projekte stocken, weil Prozesse unklar sind oder sich ständig ändern.
- Führungskräfte haben nur auf Bereichsebene Transparenz, aber keinen End-to-end-Blick.
Checkliste: Brauchen wir externe Prozessunterstützung?
Wenn Sie mehrere der folgenden Aussagen mit „Ja“ beantworten, ist eine Prozessmanagement Beratung wahrscheinlich sinnvoll:
- Wir haben kein aktuelles, vollständiges Bild unserer Kernprozesse.
- Es gibt regelmäßig Diskussionen darüber, „wer eigentlich zuständig ist“.
- Wir messen Prozessleistung nur punktuell oder gar nicht.
- Verbesserungsinitiativen verlaufen nach einigen Monaten im Sande.
- Fachbereiche und IT sprechen bei Prozess- und Toolthemen oft aneinander vorbei.
- Wichtige Prozesse hängen stark an einzelnen Personen („Key-Person-Risiko“).
- Kundenfeedback weist wiederholt auf ähnliche Probleme im Ablauf hin.
Externe Beratung ist dann sinnvoll, wenn Komplexität, Geschwindigkeit oder Veränderungsdruck die vorhandene interne Expertise und Kapazität übersteigen.
Interne Verbesserung vs. externe Prozessberatung: Wo liegt die Grenze?
Eine berechtigte Frage lautet: Wann lohnt sich Prozessberatung von außen – und wann reicht interne Optimierung?
Wann interne Initiativen ausreichen
Interne Maßnahmen sind häufig sinnvoll, wenn:
- es um kleinere Verbesserungen in klar umrissenen Prozessen geht
- das Unternehmen bereits über grundlegende Methodenkompetenz (z. B. Lean, Kaizen) verfügt
- ausreichend Zeit und Kapazität vorhanden ist
- zwischen den beteiligten Bereichen ein hohes Maß an Vertrauen und Kooperation besteht
Beispiele: Anpassung einzelner Formularwege, kleinere Automatisierungen, Feinjustierung von Schnittstellen zwischen zwei Teams.
Wann externe Prozessmanagement Beratung sinnvoll ist
Der Einsatz externer Beratung lohnt sich insbesondere, wenn:
- bereichsübergreifende End-to-end-Prozesse gestaltet oder neu zugeschnitten werden sollen
- strategische Themen betroffen sind (z. B. Kundenerlebnis, neue Services, Skalierbarkeit)
- viele Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen beteiligt sind
- methodische Kompetenz (z. B. Prozessmodellierung, Kennzahlensysteme, Change Management) fehlt
- ein neutraler Moderator benötigt wird, um eingefahrene Muster aufzubrechen
- Zeitdruck besteht und Ergebnisse planbar geliefert werden müssen
Der Mehrwert liegt weniger in „höherem Wissen“, sondern in Struktur, Erfahrung, Neutralität und Umsetzungsstärke, die interne Teams im Tagesgeschäft oft nicht in dieser Tiefe leisten können.
Konkrete Praxisbeispiele: Wann Prozessberatung den Unterschied macht
Die folgenden, vereinfachten Szenarien illustrieren typische Situationen, in denen Prozessmanagement Beratung sinnvoll ist.
Mittelständischer Maschinenbauer mit Lieferverzögerungen
- Ausgangslage: Hohe Nachfrage, aber stark schwankende Lieferzeiten. Vertrieb, Produktion und Einkauf schieben sich gegenseitig die Verantwortung zu.
- Problem: Niemand hat einen klaren Blick auf den End-to-end-Prozess „von der Anfrage bis zur Auslieferung“.
- Beitrag der Beratung:
- Aufnahme des Gesamtprozesses und Visualisierung der Abhängigkeiten
- Einführung klarer Übergabepunkte und Verantwortlichkeiten
- Beschleunigung kritischer Freigabeschritte
- Definition von Durchlaufzeit-KPIs und Regelkommunikation
- Ergebnis: Deutlich stabilere Lieferzeiten, weniger Konflikte zwischen Bereichen, besser planbares Wachstum.
IT-Dienstleister mit überlastetem Support
- Ausgangslage: Stark steigende Ticketzahlen, unzufriedene Kunden, Burn-out-Gefahr im 2nd-Level-Support.
- Problem: Viele Anfragen sind Wiederholungen, Self-Service-Angebote werden kaum genutzt, Priorisierung ist intransparent.
- Beitrag der Beratung:
- Analyse von Ticketarten und -ursachen
- Neugestaltung der Supportprozesse inkl. Wissensmanagement
- Definition klarer Eskalationsregeln und Service-Level
- Aufbau eines Self-Service-Portals mit Standardlösungen
- Ergebnis: Reduktion der Ticketflut, bessere Erreichbarkeit, spürbare Entlastung der Fachkräfte.
Klinikum mit Dokumentations- und Abrechnungsproblemen
- Ausgangslage: Häufige Rückfragen der Kostenträger, hohe Aufwände im Medizincontrolling, Unzufriedenheit im ärztlichen Dienst.
- Problem: Uneinheitliche Dokumentationsprozesse, viele Medienbrüche, unterschiedliche Arbeitsweisen je Station.
- Beitrag der Beratung:
- Harmonisierung der Dokumentationsprozesse
- Standardisierung von Rollen, Checklisten und Schnittstellen zur IT
- Schulung unterschiedlicher Berufsgruppen mit Fokus auf Praxis
- Ergebnis: Weniger Rückfragen, schnellere Abrechnung, weniger Frust über „Bürokratie“, mehr Zeit für Patientenversorgung.
Diese Beispiele zeigen: Prozessmanagement Beratung ist besonders sinnvoll, wo komplexe Abläufe mehrere Bereiche betreffen und gleichzeitig Kunden, Mitarbeitende und Wirtschaftlichkeit leiden.
Welche Ergebnisse Sie von einer guten Prozessmanagement Beratung erwarten können
Damit sich Beratung lohnt, muss klar sein, was am Ende konkret anders ist. Typische Ergebnisse sind:
- Transparente Prozesslandkarte Ihrer Organisation mit klar definierten Kern- und Unterstützungsprozessen
- Modellierte Prozesse (z. B. in BPMN), die als verbindliche Referenz dienen
- Rollen- und Verantwortlichkeitsmatrix (z. B. RACI) für zentrale Abläufe
- Prozesskennzahlen zur Steuerung (Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Termintreue, First-Time-Right etc.)
- Maßnahmenplan mit priorisierten Verbesserungsinitiativen
- abgestimmtes Zielbild für künftige Prozess- und Systemlandschaft
- integriertes Change- und Kommunikationskonzept, damit Veränderungen tatsächlich ankommen
- bei Bedarf: Auswahl und Einführung unterstützender Tools (z. B. Workflow- oder BPM-Systeme)
Entscheidend ist, dass diese Ergebnisse praxisnah und anschlussfähig sind: Sie müssen im Tagesgeschäft nutzbar sein – nicht nur in Präsentationen.
Risiken und typische Fehler – und wie Beratung hilft, sie zu vermeiden
Ohne strukturiertes Prozessmanagement laufen viele Unternehmen in ähnliche Fallen:
- Optimierung nur einzelner Abteilungen, ohne Gesamtblick
- Fokus auf Tools („Wir brauchen ein neues System“) statt auf Abläufe
- reine Dokumentation ohne echte Veränderung („Schönwetter-Prozesse“)
- fehlende Einbindung der Mitarbeitenden, die später damit arbeiten müssen
- zu viele parallele Initiativen ohne klare Priorisierung
- keine Kennzahlen – Erfolge oder Misserfolge bleiben unsichtbar
Eine erfahrene Prozessberatung ist dann sinnvoll, weil sie:
- vom ersten Tag an auf End-to-end-Denken und Kundennutzen fokussiert
- Methoden und Best Practices einbringt, die sich in anderen Unternehmen bewährt haben
- Change-Aspekte (Kommunikation, Beteiligung, Schulung) systematisch mitdenkt
- hilft, realistischen Umfang und Prioritäten festzulegen
- sicherstellt, dass Messgrößen und Ziele definiert sind, bevor Maßnahmen gestartet werden
So wird aus „Wir müssten unsere Prozesse mal verbessern“ ein klar strukturiertes Vorhaben mit greifbaren Ergebnissen.
Wie läuft eine Prozessmanagement Beratung typischerweise ab?
Je nach Anbieter und Situation unterscheiden sich Details, aber viele Projekte folgen einem ähnlichen Ablauf. Eine typische Struktur:
- Klärung von Ziel und Scope
- Welche Geschäftsziele sollen unterstützt werden?
- Welche Prozesse oder Bereiche stehen im Fokus?
- Welche Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Organisation) gelten?
- Analysephase
- Interviews mit Schlüsselpersonen
- Sichtung bestehender Prozessbeschreibungen und Kennzahlen
- Aufnahme und Visualisierung von Ist-Prozessen
- Identifikation erster Schwachstellen und Quick Wins
- Zielbild und Design
- Definition von Zielgrößen und Qualitätsanforderungen
- Entwurf der Soll-Prozesse (inkl. Rollen, Schnittstellen, IT-Unterstützung)
- Abstimmung mit Stakeholdern, Abgleich mit Strategie und Compliance
- Umsetzungsvorbereitung
- Priorisierung von Maßnahmen (z. B. nach Aufwand/Wirkung)
- Planung von Pilotierungen und Roll-out
- Ausarbeitung von Kommunikations- und Schulungskonzepten
- Implementierung und Begleitung
- Moderation von Workshops und Trainings
- Coaching von Führungskräften und Prozessverantwortlichen
- Unterstützung bei Anpassung von Systemen, Formularen, Checklisten
- Review und Verankerung
- Überprüfung der Zielerreichung anhand definierter KPIs
- Feinjustierung von Prozessen nach ersten Erfahrungen
- Aufbau eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
Für Entscheider und Projektleiter ist vor allem wichtig: Prozessmanagement Beratung ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein strukturierter Veränderungsprozess, der Ihr Unternehmen befähigt, auch künftig professionell mit Prozessen umzugehen.
Woran Sie eine passende Prozessberatung erkennen
Nicht jede Beratung, die „Prozesse“ im Portfolio hat, passt zu jedem Unternehmen. Achten Sie auf folgende Kriterien:
- Branchen- und Funktionsverständnis
- Kennt die Beratung Ihre Branche und deren Besonderheiten?
- Versteht sie die Sprache von Fachbereichen und IT?
- Methodenkompetenz im Prozessmanagement
- Beherrscht das Team etablierte Standards (z. B. BPMN, Lean, Six Sigma, ITIL – je nach Kontext)?
- Gibt es Erfahrung mit End-to-end-Prozessen und nicht nur mit Teilprozessen?
- Umsetzungsorientierung
- Liegt der Fokus nicht nur auf Konzepten, sondern auf praktischer Implementierung?
- Gibt es Referenzprojekte, bei denen konkrete Ergebnisse erzielt wurden (z. B. reduzierte Durchlaufzeiten, bessere Service-Levels)?
- Change- und Kommunikationskompetenz
- Wird aktiv darauf geachtet, Mitarbeitende mitzunehmen?
- Gibt es Erfahrungen mit Trainings, Moderation und Konfliktlösung?
- Transparenz und Zusammenarbeit
- Sind Vorgehen, Rollen und Verantwortlichkeiten klar beschrieben?
- Ist vorgesehen, internes Know-how aufzubauen, statt Abhängigkeiten zu schaffen?
Hilfreich ist ein Pilotprojekt mit klar abgegrenztem Scope: So sehen Sie schnell, ob Zusammenarbeit, Arbeitsweise und Ergebnisse zu Ihrem Unternehmen passen.
Kurzer Selbsttest: Ist jetzt der richtige Zeitpunkt für Prozessmanagement Beratung?
Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei einer schnellen Ersteinschätzung. Beantworten Sie sie ehrlich mit „Ja“ oder „Nein“:
- Unsere wichtigsten Geschäftsprozesse sind nicht vollständig dokumentiert oder veraltet.
- Es kommt regelmäßig zu Reibungsverlusten an Bereichsgrenzen oder Schnittstellen.
- Mitarbeiter verlassen sich stark auf individuelle Workarounds und persönliche Kontakte.
- IT-Projekte verzögern sich, weil Anforderungen und Abläufe unklar sind.
- Wir haben keine durchgängigen Kennzahlen entlang der Wertschöpfungskette.
- Beschwerden von Kunden oder internen Stakeholdern betreffen häufig Abläufe, nicht Einzelpersonen.
- Verbesserungsinitiativen werden gestartet, verlieren aber nach einiger Zeit an Energie.
- Wachstum, neue Produkte oder Internationalisierung überfordern bestehende Strukturen.
- Für anstehende Zertifizierungen oder Audits fehlt uns ein belastbares Prozessfundament.
- Führungskräfte wünschen sich mehr Transparenz, wie Arbeit tatsächlich „durch das Unternehmen fließt“.
Auswertung:
- 0–3 Mal „Ja“: Interne Initiativen können ausreichen. Punktuelle Unterstützung (z. B. Coaching, Methodentraining) kann trotzdem hilfreich sein.
- 4–6 Mal „Ja“: Prozessmanagement Beratung ist ernsthaft zu prüfen, zumindest für kritische Kernprozesse.
- 7 Mal „Ja“ oder mehr: Es ist sehr wahrscheinlich, dass ein strukturiertes Prozessprogramm mit externer Unterstützung notwendig ist, um Risiko, Kosten und Frust zu reduzieren.
Fazit: Wann Prozessmanagement Beratung wirklich sinnvoll ist
Prozessmanagement Beratung ist dann sinnvoll, wenn Komplexität, Veränderungstempo oder Problemdruck das sprichwörtliche „Bauchgefühl“ und lokale Optimierungen überfordern. Typische Auslöser sind Wachstum, Digitalisierung, Qualitäts- und Compliance-Anforderungen oder wiederkehrende operative Probleme, die sich intern nicht nachhaltig lösen lassen.
Für Entscheider, Projektmanager, Führungskräfte und Fachanwender bedeutet das:
Sobald wichtige Abläufe nicht mehr transparent, nicht mehr beherrschbar oder nicht mehr verlässlich sind – und dennoch strategisch relevant bleiben –, lohnt es sich, externe Unterstützung zumindest in Betracht zu ziehen.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass mehrere der beschriebenen Signale auf Ihr Unternehmen zutreffen, kann ein unverbindliches Orientierungsgespräch mit einem spezialisierten Partner wie PURE Consultant helfen, Klarheit zu gewinnen: Welche Ihrer Herausforderungen sind tatsächlich prozessbedingt, welche Stellhebel haben den größten Hebel, und wie könnte ein pragmatischer Einstieg in ein professionelles Prozessmanagement konkret aussehen?