In der heutigen zeitgenössischen öffentlichen Verwaltung wird die Effizienz von Geschäftsprozessen immer wichtiger, um den Anforderungen der Bürger und der Politik gerecht zu werden. Die PICTURE-Methode bietet einen strukturierten Rahmen zur Modellierung und Optimierung dieser Prozesse. Dieser Artikel geht auf die Grundlagen der PICTURE-Methode ein und erläutert, wie sie speziell in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann. Zudem werden die Herausforderungen beleuchtet, die bei der Anwendung dieses Modells auftreten können.

Definition der PICTURE-Methode
Die PICTURE-Methode ist ein systematisches Modell zur Analyse, Prozessmodellierung und Optimierung in verschiedenen Organisationen, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung. Der Begriff „PICTURE“ steht für eine Abkürzung bestehend aus den folgenden sieben Schritten:
- Planung
- Information
- Contact
- Transparenz
- Unterstützung
- Rückmeldung
- Evaluierung
Jeder dieser Schritte bildet einen entscheidenden Bestandteil des gesamten Prozesses zur Verbesserung der Effizienz und Kommunikation innerhalb der Verwaltung. Durch die konsequente Anwendung dieser Methode können die komplexen Abläufe der öffentlichen Verwaltung klar strukturiert und optimiert werden.
Was ist die PICTURE-Methode in der öffentlichen Verwaltung?
In der öffentlichen Verwaltung zielt die PICTURE-Methode darauf ab, die Effizienz der internen Prozesse zu erhöhen und gleichzeitig die Transparenz und Kommunikation mit den Bürgern zu verbessern. Die Anwendung der sieben Schritte umfasst Folgendes:
- Planung: Identifikation und Definition der Prozessziele und -strategien. Hierbei wird festgelegt, welche Schritte zur Verbesserung der bestehenden Abläufe unternommen werden müssen.
- Information: Sammlung aller relevanten Informationen über bestehende Prozesse, Ressourcen und Akteure. Eine umfassende Dokumentation aller Aspekte ist wichtig für eine fundierte Analyse.
- Contact: Förderung des Dialogs zwischen verschiedenen Abteilungen der Verwaltung. Der Austausch zwischen und innerhalb der Teams stärkt die Zusammenarbeit und trägt zur Schaffung eines integrativen Arbeitsumfelds bei.
- Transparenz: Schaffung einer offenen und nachvollziehbaren Kommunikationsstruktur. Ein transparenter Umgang mit Informationen erhöht das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung.
- Unterstützung: Bereitstellung der notwendigen Ressourcen, Schulungen und Hilfestellungen, um die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen zu gewährleisten.
- Rückmeldung: Implementierung von Feedbackmechanismen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Erfahrungen zu teilen, um kontinuierliche Prozessverbesserungen zu fördern.
- Evaluierung: Regelmäßige Überprüfung der implementierten Prozesse, um deren Effektivität zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Diese Schritte fördern nicht nur die Optimierung interner Abläufe, sondern auch die Verbesserung des Services für die Bürger.
Herausforderungen bei der Anwendung der PICTURE-Methode
Obwohl die PICTURE-Methode viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, die in der öffentlichen Verwaltung berücksichtigt werden müssen:
- Widerstand gegen Veränderungen: In verwaltungsinternen Strukturen gibt es häufig Gewohnheiten und Traditionen, die Veränderungen erschweren. Eine frühzeitige Einbindung aller Beteiligten kann diese Hürden verringern.
- Unzureichende Ressourcen: Die Implementierung der Methode erfordert Zeit, Personal und finanzielle Mittel, die in vielen öffentlichen Verwaltungen oft limitiert sind. Eine gründliche Planung und Priorisierung der Maßnahmen sind daher unerlässlich.
- Komplexität der Abläufe: Öffentliche Verwaltungen besitzen oft komplexe und mehrstufige Abläufe. Dies kann die Anwendung der PICTURE-Methode erschweren, insbesondere in großen Organisationen. Eine schrittweise Einführung kann helfen, die Methode erfolgreich anzuwenden.
- Dokumentationsschwierigkeiten: Die Dokumentation bestehender Prozesse ist entscheidend für die Implementierung der Methode. Unklare oder unvollständige Dokumentationen können zu Informationsverlusten führen und den Optimierungsprozess behindern.
Bedeutung der PICTURE-Methode
Die PICTURE-Methode gewinnt zunehmend an Bedeutung, da sie eine systematische Herangehensweise an die vielfältigen Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung bietet. Mit ihrer strukturierten Vorgehensweise ermöglicht sie eine vollständige Sicht auf die Prozesse, was insbesondere in Zeiten von Sparmaßnahmen und Effizienzsteigerungsbestrebungen von zentraler Bedeutung ist.
Ziel der PICTURE-Methode
Das Hauptziel der PICTURE-Methode besteht darin, die Effizienz der internen Abläufe in der öffentlichen Verwaltung zu erhöhen. Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen können Ressourcen besser genutzt, Zeiten verkürzt und die Qualität des Bürgerservices verbessert werden. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Bürgern.
Zweck der Methode
Der Zweck der PICTURE-Methode ist es, ein klares und nachvollziehbares Rahmenwerk zu schaffen, um die Prozessgestaltung und -analyse innerhalb der öffentlichen Verwaltung zu systematisieren. Indem sie hilft, alle Beteiligten in den Prozess einzubeziehen und die Kommunikation zu fördern, trägt sie dazu bei, Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen.
Nutzen der PICTURE-Methode
Die PICTURE-Methode bietet eine Vielzahl von Nutzen für die öffentliche Verwaltung:
- Effizienzsteigerung: Durch die strukturierte Analyse und Optimierung der Abläufe können Prozesszeiten verkürzt und Ressourcen besser eingesetzt werden.
- Verbesserte Transparenz: Offene Kommunikationsstrukturen stärken das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Ein klarer Rahmen und Feedbackmechanismen fördern die Motivation der Mitarbeitenden.
- Bessere Bürgerorientierung: Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen wird der Service für die Bürger verbessert.
Kritik an der PICTURE-Methode
Bei der PICTURE-Methode wird gelegentlich Kritik laut, insbesondere hinsichtlich ihrer Usability in der öffentlichen Verwaltung. Einige Punkte sind:
- Rigidität: Manche Anwender empfinden die Methode als zu starr, was zu einem Mangel an Kreativität bei der Prozessgestaltung führen kann.
- Schwierigkeitsgrad: Für kleinere Verwaltungen oder solche mit weniger strukturierten Prozessen kann die Anwendung der Methode überfordernd sein.
- Bürokratie: Es besteht die Gefahr, dass die Anwendung der PICTURE-Methode zusätzliche bürokratische Hürden aufbaut, anstatt diese zu reduzieren.
Tipps zur erfolgreichen Anwendung
Um die Methode erfolgreich zu implementieren, sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:
- Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden: Beziehen Sie alle Beteiligten bereits in der Planungsphase mit ein, um Widerstände zu minimieren.
- Schulungen anbieten: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die Grundlagen der PICTURE-Methode verstehen.
- Iterative Umsetzung: Implementieren Sie die Methode schrittweise und evaluieren Sie kontinuierlich die Ergebnisse.
- Feedback-Kultur etablieren: Fördern Sie eine Kultur, in der Feedback gegeben und angenommen wird, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten.
Best Practices
Um die Effizienz der PICTURE-Methode zu maximieren, können Sie folgende Best Practices anwenden:
- Dokumentation der Prozesse von Beginn an: Halten Sie alle Schritte und Ergebnisse fest, um eine klare Basis für die Optimierung zu schaffen.
- Nutzung digitaler Werkzeuge: Setzen Sie moderne Softwarelösungen ein, um die Dokumentation und Analyse der Prozesse zu erleichtern.
- Regelmäßige Überprüfung der Zielsetzungen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die gesetzten Ziele erreicht werden, und passen Sie die Strategien gegebenenfalls an.
Fazit PICTURE-Methode
Die PICTURE-Methode stellt ein effektives Werkzeug dar, um Geschäftsprozesse in der öffentlichen Verwaltung zu modellieren und zu optimieren. Ihre systematische Anwendung kann dazu beitragen, interne Abläufe effizienter zu gestalten und das Vertrauen der Bürger zu stärken. Trotz der Herausforderungen, die bei ihrer Implementierung auftreten können, überwiegen die Vorteile weitgehend. Unternehmen, die die PICTURE-Methode implementieren, investieren in eine nachhaltige Optimierung ihrer Prozessstrukturen, was letztlich zu einem gesteigerten Unternehmenserfolg führt. Durch den Einsatz dieser Methode kann die öffentliche Verwaltung nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch einen qualitativ hochwertigen Service für die Bürger bereitstellen.
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