Prozessmanagement Beratung vs. interne Optimierung – Effiziente Prozesse entscheiden heute darüber, ob Unternehmen wachsen, stagnieren oder Marktanteile verlieren. Viele Organisationen stehen daher vor derselben Frage: Reicht eine interne Optimierung der Abläufe – oder ist eine spezialisierte Prozessmanagement Beratung der bessere Weg?
Die Antwort ist selten schwarz-weiß. Sie hängt von Reifegrad, Ressourcen, Kultur und Zielbild Ihres Unternehmens ab. Dieser Beitrag zeigt, worin sich externe Prozessberatung und interne Prozessverbesserung wirklich unterscheiden, welche Vor- und Nachteile beide Ansätze haben und wie Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die zu Ihrer Organisation, Ihrem Projekt und Ihrem Budget passt.
Warum professionelles Prozessmanagement heute geschäftskritisch ist
Prozesse sind die unsichtbare Infrastruktur jedes Unternehmens: Von der Angebotserstellung über die Produktion bis zum Service läuft nichts ohne klar definierte Abläufe. Gleichzeitig haben sich die Rahmenbedingungen massiv verändert:
- Kunden erwarten kurze Reaktionszeiten und hohe Servicequalität
- Märkte sind volatiler, Lieferketten instabiler
- Regulatorische Anforderungen steigen
- Digitalisierung und Automatisierung eröffnen neue Möglichkeiten – aber auch neue Komplexität
Ohne systematisches Prozessmanagement entstehen Reibungsverluste:
- Medienbrüche und manuelle Workarounds
- Abteilungs-Silos und Doppelarbeit
- Unklare Verantwortlichkeiten
- Hohe Fehlerquoten und Nacharbeiten
Ob Sie eine Prozessmanagement Beratung hinzuziehen oder primär auf interne Optimierung setzen, entscheidet also darüber, wie schnell und wie nachhaltig Sie diese Potenziale heben.
Prozessmanagement Beratung – was steckt dahinter?
Prozessmanagement Beratung bezeichnet die externe Unterstützung durch spezialisierte Berater, die Unternehmensprozesse analysieren, neu gestalten und bei der Umsetzung begleiten.
Typische Leistungen einer Prozessmanagement Beratung sind:
- Aufnahme und Modellierung von End-to-End-Prozessen
- Identifikation von Schwachstellen und Engpässen
- Entwicklung von Zielprozessen (Soll-Design)
- Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Governance
- Ableitung von Kennzahlen (KPIs) und Messkonzepten
- Unterstützung bei Auswahl und Einführung von Tools (z. B. BPM-Systeme, Workflow- oder Automatisierungslösungen)
- Begleitung von Pilotprojekten und Rollout
- Coaching von Führungskräften und Prozessverantwortlichen
Wichtige Merkmale externer Prozessberater:
- Sie bringen Methoden-Know-how (z. B. BPMN, Lean, Six Sigma, Prozessreifegradmodelle) mit.
- Sie kennen Best Practices aus anderen Unternehmen und Branchen.
- Sie sind unabhängig von bestehenden Strukturen und Interessenkonflikten im Unternehmen.
Damit eignet sich Prozessmanagement Beratung besonders, wenn Sie komplexe, unternehmensweite Veränderungen planen oder wenn intern die Erfahrung für strukturierte Prozessoptimierung fehlt.
Interne Prozessoptimierung – was bedeutet das konkret?
Unter interner Prozessoptimierung versteht man alle Initiativen, in denen das Unternehmen seine Abläufe eigenständig verbessert – ohne oder mit nur punktueller Unterstützung von außen.
Typische Ausprägungen:
- Fachbereiche optimieren „ihre“ Prozesse eigenverantwortlich
- Prozessverantwortliche (Process Owner) treiben Verbesserungen kontinuierlich voran
- Zentrale Einheiten wie Organisation/IT/Projektmanagement unterstützen moderierend
- Verbesserungen werden im Rahmen von Projekten, Kaizen-Workshops oder KVP-Runden umgesetzt
Typische Aktivitäten der internen Optimierung sind:
- Prozessworkshops mit Fachbereichen
- Analyse von Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Reklamationen
- Beseitigung von Medienbrüchen und unnötigen Freigabestufen
- Optimierung von Schnittstellen zwischen Abteilungen
- Anpassung von Rollen, Arbeitsanweisungen und Verantwortlichkeiten
Interne Prozessoptimierung ist besonders erfolgreich, wenn:
- es bereits Prozesskompetenz im Unternehmen gibt
- Führungskräfte Veränderungen aktiv unterstützen
- Zeit und Ressourcen für systematische Verbesserungen eingeplant werden
Vor- und Nachteile externer Prozessmanagement Beratung
Vorteile externer Beratung
- Objektiver Blick von außen
Berater sind nicht Teil der internen „Politik“ und können Probleme klar benennen, die intern oft tabu sind oder übersehen werden. - Erprobte Methoden und Best Practices
Externe Experten bringen strukturierte Vorgehensmodelle, Templates, Benchmarks und Vergleichswerte mit – das beschleunigt Projekte und erhöht die Qualität der Lösungen. - Erfahrung mit Veränderungsprozessen
Prozessveränderungen sind immer auch Change-Projekte. Erfahrene Berater wissen, wie man Stakeholder einbindet, Widerstände adressiert und Kommunikation gestaltet. - Schneller Know-how-Aufbau
Fachbereiche und interne Projektleiter lernen „on the job“ von den Beratern und bauen eigenes Prozessmanagement-Know-how auf. - Kapazitätsentlastung
Externe übernehmen Analyse- und Konzeptarbeit, während das Tagesgeschäft weiterläuft.
Nachteile externer Beratung
- Kosten
Tagessätze summieren sich schnell. Besonders kleinere Unternehmen schrecken davor zurück. - Begrenzte Vertrautheit mit der individuellen Kultur
Berater müssen Ihr Geschäft und Ihre Kultur erst verstehen. Ohne gute Zusammenarbeit besteht die Gefahr, dass Konzepte am Alltag vorbeigehen. - Abhängigkeit
Wenn Ergebnisse und Wissen nicht gut dokumentiert und übergeben werden, entsteht eine Abhängigkeit von den jeweiligen Beratern. - Akzeptanzprobleme
Mitarbeitende reagieren nicht selten skeptisch auf „Externe“, insbesondere wenn sie Angst vor Rationalisierungsmaßnahmen haben.
Vor- und Nachteile interner Optimierung der Prozesse
Vorteile interner Optimierung
- Tiefes Prozessverständnis
Mitarbeitende kennen die tatsächliche Praxis, Sonderfälle und Hintergründe von Workarounds. Dieses Wissen ist für realistische Prozessverbesserungen unverzichtbar. - Höhere Akzeptanz
Verbesserungen aus dem eigenen Team werden oft eher angenommen als Vorgaben „von außen“. - Geringere direkte Kosten
Es fallen keine Tagessätze für Berater an. Budget wird primär für interne Kapazitäten und ggf. Tools benötigt. - Stärkere Verankerung in der Organisation
Wenn interne Rollen wie Process Owner oder Prozessmanager aufgebaut werden, bleibt Know-how nachhaltig im Unternehmen.
Nachteile interner Optimierung
- Mangelndes Methoden-Know-how
Ohne Erfahrung in Prozessmanagement, Datenanalyse und Change Management werden Verbesserungsinitiativen oft unsystematisch. - „Betriebsblindheit“
Selbstverständlichkeiten werden selten hinterfragt. Ineffiziente Routinen bleiben unangetastet, weil „es schon immer so war“. - Kapazitätsengpässe
Prozessoptimierung kommt neben dem Tagesgeschäft „on top“ – und wird in Spitzenzeiten schnell zurückgestellt. - Begrenzte Skalierbarkeit
Größere, unternehmensweite Transformationsvorhaben überfordern reine Eigeninitiativen häufig.
Prozessmanagement Beratung vs. interne Optimierung im direkten Vergleich
Wenn Sie zwischen Prozessmanagement Beratung und interner Optimierung abwägen, helfen klare Vergleichskriterien.
Kosten und ROI
- Externe Beratung
- Höhere direkte Kosten (Tagessätze, Projektbudgets)
- Potenziell schneller messbare Effekte (z. B. kürzere Durchlaufzeiten, geringere Fehlerquoten)
- Sinnvoll, wenn Einspar- oder Wachstumspotenziale klar quantifizierbar sind
- Interne Optimierung
- Geringere direkte Ausgaben, dafür interne Zeitkosten
- ROI hängt stark vom vorhandenen Know-how und der Konsequenz in der Umsetzung ab
- Gut geeignet für kontinuierliche, kleinere Verbesserungen
Geschwindigkeit und Umsetzungstiefe
- Externe Beratung
- Bringt strukturierte Projektplanung und klare Meilensteine
- Kann komplexe Analysen und Konzepte in kurzer Zeit liefern
- Oft höherer Umsetzungsdruck durch externe Moderation
- Interne Optimierung
- Startet oft schneller und niederschwellig („Wir machen einen Workshop…“)
- Gefahr des Versandens bei fehlender Priorisierung
- Tiefe und Geschwindigkeit sind stark von einzelnen Personen abhängig
Know-how und Unabhängigkeit
- Externe Beratung
- Bietet breites Methoden- und Branchenwissen
- Liefert unabhängige Einschätzungen, frei von internen Zwängen
- Erfordert bewusstes Wissensmanagement, damit Know-how nicht wieder verschwindet
- Interne Optimierung
- Baut Kompetenzen langfristig im Unternehmen auf
- Hängt aber stark von Qualifikation und Motivation der Mitarbeitenden ab
- Benötigt gezielte Weiterbildung und ggf. Coaching
Die sinnvollste Frage ist daher nicht „Beratung oder interne Optimierung?“, sondern: In welchen Bereichen brauchen wir externe Unterstützung – und was wollen wir bewusst intern stärken?
Typische Einsatzszenarien: Wann eignet sich welche Option?
Wann externe Prozessmanagement Beratung sinnvoll ist
Externe Unterstützung ist besonders hilfreich, wenn:
- Sie eine unternehmensweite Prozesslandkarte aufbauen oder grundlegend überarbeiten wollen
- Fusionen, Carve-outs oder größere Reorganisationen anstehen
- Sie neue Geschäftsmodelle oder Services etablieren und End-to-End-Prozesse neu denken müssen
- es starke Spannungen zwischen Bereichen gibt und ein neutraler Moderator benötigt wird
- Sie in kurzer Zeit sichtbare Effizienzgewinne erzielen müssen (z. B. Kostendruck, Lieferprobleme)
- Compliance-, Qualitäts- oder Audit-Anforderungen professionelles Prozessmanagement verlangen
Wann interne Optimierung der bessere Weg ist
Interne Optimierung ist insbesondere geeignet, wenn:
- es vor allem um Feinjustierung bestehender Prozesse geht
- Sie bereits Prozessverantwortliche oder ein internes Process-Excellence-Team haben
- das Budget begrenzt ist, aber Veränderungsbereitschaft im Unternehmen vorhanden
- Sie eine kontinuierliche Verbesserungskultur etablieren wollen (z. B. KVP, Lean)
- die Prozesse stark von Ihrer individuellen Arbeitsweise geprägt sind und Standardlösungen wenig helfen
Häufige Fehler bei der Prozessoptimierung – unabhängig vom Ansatz
Ob Sie auf Prozessmanagement Beratung setzen oder intern optimieren: Bestimmte Fehler tauchen immer wieder auf.
Häufige Stolpersteine:
- Fokus nur auf Teilprozesse
Abteilungen optimieren lokal, ohne den End-to-End-Prozess zu betrachten. Das verschiebt Engpässe, statt sie zu lösen. - Fehlende Zieldefinition
„Wir wollen besser werden“ reicht nicht. Ohne klare Ziele (Zeit, Qualität, Kosten, Kundenzufriedenheit) ist Erfolg nicht messbar. - Unzureichende Einbindung der Mitarbeitenden
Wer die Prozesse täglich lebt, muss frühzeitig beteiligt werden – sonst entstehen Widerstände oder praxisferne Lösungen. - Prozessdokumentation ohne Umsetzung
Schöne Prozessmodelle und Flussdiagramme bringen nichts, wenn Verantwortlichkeiten, Schulungen und Steuerung fehlen. - Unterschätzung von IT- und Datenabhängigkeiten
Viele Verbesserungen greifen erst, wenn Systeme, Schnittstellen und Datenqualität mitgezogen werden. - Kein nachhaltiges Monitoring
Ohne KPIs, regelmäßige Reviews und Anpassung kehren alte Muster zurück.
Diese Fehler lassen sich vermeiden, wenn Sie Prozessmanagement als kontinuierlichen Managementansatz verstehen – nicht als einmaliges Projekt.
Entscheidungsleitfaden: In 5 Schritten zur passenden Lösung
Der folgende Leitfaden hilft, die für Ihr Unternehmen passende Kombination aus Prozessmanagement Beratung und interner Optimierung zu finden:
- Ziele klären
- Was genau soll sich verändern (Kosten, Durchlaufzeit, Qualität, Kundenzufriedenheit, Compliance)?
- Welche Größenordnung hat das Vorhaben (Bereich, Standort, gesamtes Unternehmen)?
- Reifegrad und Ressourcen ehrlich einschätzen
- Gibt es bereits Prozessverantwortliche, Standards, Tools?
- Haben Schlüsselpersonen Zeit, sich intensiv zu engagieren?
- Welche Erfahrungen mit früheren Veränderungsprojekten liegen vor?
- Komplexität der Prozesse bewerten
- Sind mehrere Standorte, Länder oder Systeme betroffen?
- Gibt es starke Regulierungen oder branchenspezifische Anforderungen?
- Müssen Prozesse komplett neu designt werden oder „nur“ verbessert?
- Rolle externer Unterstützung definieren
- Brauchen Sie primär Methoden-Know-how und Struktur?
- Suchen Sie neutrale Moderation und Konfliktlösung?
- Oder geht es um inhaltliche Expertise (z. B. spezifische Branchen- und IT-Kenntnisse)?
- Kombinierten Ansatz planen
- Wo ist ein gezielter Einsatz von Beratern sinnvoll (z. B. Analyse, Design, Pilotierung)?
- Welche Aufgaben übernimmt das interne Team (Rollout, Kontinuierliche Verbesserung, Governance)?
- Wie stellen Sie sicher, dass Wissen im Unternehmen bleibt (Dokumentation, Schulung, Coaching)?
Hybrid-Ansatz: Das Beste aus externer Beratung und interner Optimierung
In der Praxis bewährt sich häufig ein Hybrid-Ansatz: Externe Prozessmanagement Beratung wird gezielt dort eingesetzt, wo sie den größten Mehrwert bringt – kombiniert mit einem starken internen Team, das Verantwortung übernimmt.
Ein typisches Modell:
- Externe Experten
- Strukturieren das Gesamtvorhaben
- Moderieren bereichsübergreifende Workshops
- Bringen Methoden, Best Practices und Benchmarks ein
- Unterstützen bei komplexen Design- und Architekturentscheidungen
- Interne Verantwortliche
- Liefern Fachwissen und kennen die „Realität“ im Tagesgeschäft
- Treffen Entscheidungen zu Prioritäten und Zielbild
- Führen die Umsetzung im eigenen Bereich
- Etablieren kontinuierliche Verbesserung nach Projektende
Voraussetzung für einen erfolgreichen Hybrid-Ansatz ist eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung:
- Wer trifft welche Entscheidungen?
- Wie werden interne und externe Ressourcen gesteuert?
- Wie wird Wissen dokumentiert und weitergegeben?
Wenn diese Fragen sauber geklärt sind, profitieren Sie von Tempo und Expertise der Berater – und sichern gleichzeitig, dass Kompetenzen langfristig im Unternehmen verankert werden.
Praxisnaher Maßnahmenplan für die ersten 90 Tage
Ob Sie sich eher zur Prozessmanagement Beratung oder zur internen Optimierung hin orientieren: Ein klarer 90-Tage-Plan erhöht die Erfolgschancen deutlich.
1–30: Standortbestimmung
- Zielbild und wichtigste Problemfelder mit Führungsteam klären
- Reifegrad des Prozessmanagements bewerten (Rollen, Standards, Tools, Kultur)
- Kritische End-to-End-Prozesse identifizieren (z. B. Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Service-Prozesse)
- Entscheiden, in welchen Bereichen externe Unterstützung sinnvoll ist
- Groben Fahrplan und Budgetrahmen definieren
31–60: Konzeption und Priorisierung
- Für 1–2 Kernprozesse: Ist-Aufnahme mit Fachbereichen durchführen
- Schwachstellen und Ursachen systematisch analysieren (Daten + qualitative Interviews)
- Verbesserungsansätze entwickeln und bewerten (Nutzen, Aufwand, Risiken)
- Entscheidungsrunden mit Management durchführen, Prioritäten festlegen
- Rollen (Process Owner, Projektleitung) verbindlich benennen
61–90: Pilotierung und Verankerung
- Pilotprojekte für priorisierte Verbesserungsmaßnahmen starten
- Messgrößen und Zielwerte festlegen (KPIs, Service Level, Qualitätsziele)
- Kommunikations- und Schulungskonzept umsetzen
- „Lessons Learned“ aus den Piloten auswerten
- Skalierungsplan für weitere Prozesse und Bereiche erarbeiten
Mit diesem Vorgehen gewinnen Sie in kurzer Zeit Klarheit, Erfahrung und belastbare Entscheidungsgrundlagen – egal, ob Sie stärker auf externe Prozessmanagement Beratung setzen oder Ihre interne Optimierung ausbauen.
Fazit Prozessmanagement Beratung vs. interne Optimierung: Wie Sie die richtige Balance finden
Die Gegenüberstellung „Prozessmanagement Beratung vs. interne Optimierung“ ist in der Realität selten ein Entweder-oder. Entscheidend ist:
- Komplexe, strategisch wichtige Veränderungen profitieren meist von externer Expertise – in Kombination mit einem starken internen Team.
- Kontinuierliche, inkrementelle Verbesserungen lassen sich oft sehr gut intern verankern, wenn Rollen, Methoden und Zeitressourcen klar geregelt sind.
- Die besten Ergebnisse entstehen, wenn Sie externe Berater bewusst nutzen, um Know-how aufzubauen und Strukturen zu schaffen, die Ihre Organisation langfristig selbst trägt.
Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, wie viel externe Unterstützung für Ihr Prozessmanagement sinnvoll ist, lohnt sich ein unverbindliches Sparring: Die Berater von PURE Consultant unterstützen Sie dabei, Reifegrad, Ziele und Optionen realistisch einzuschätzen – und einen Weg zu finden, der zu Ihrer Organisation, Ihren Ressourcen und Ihrer Veränderungsbereitschaft passt.