BPMN Subprozesse

BPMN Subprozesse – Die Modellierung von Geschäftsprozessen mit der Business Process Model and Notation (BPMN) gewinnt in Unternehmen aller Größen weiter an Bedeutung. Wer bereits erste Erfahrungen mit der Prozessmodellierung gesammelt hat, kennt den Wert eines sauberen, strukturierten Prozessmodells. Dabei kommen oft komplexe Abläufe ins Spiel, die sich kaum mit einzelnen Aufgaben oder linearen Sequenzen darstellen lassen. Subprozesse bieten hier eine wirkungsvolle Möglichkeit, Struktur, Transparenz und Flexibilität zu schaffen. Im Folgenden erfahren Sie, was BPMN Subprozesse auszeichnet, wie sie sich optimal einsetzen lassen und mit welchen Best Practices Sie sowohl Übersicht als auch Effizienz im Prozessmanagement steigern können.

Ein Subprozess ist in BPMN ein in sich abgeschlossener Teilprozess, der im Kontext eines Hauptprozesses ausgeführt wird. Obwohl sich Subprozesse exakt wie eine einfache Aufgabe (Task) in ein Prozessmodell einbinden lassen, verbirgt sich hinter ihnen stets eine weiter detaillierte Prozesslogik. Während Aufgaben immer atomar bleiben, können Subprozesse vollständige Ablaufmodelle – einschließlich mehrerer Aktivitäten, Gateways sowie Ereignisse – enthalten.

Subprozesse dienen nicht nur der Strukturierung großer Modelle, sondern sorgen auch für die notwendige Transparenz und unterstützen das effiziente Komplexitätsmanagement. Sie helfen, Prozessmodelle modular zu gestalten und fördern die Wiederverwendbarkeit.

BPMN unterscheidet verschiedene Arten von Subprozessen, die je nach Anwendungsfall unterschiedliche Vorteile bieten:

Diese Subprozesse werden direkt im Hauptprozess modelliert. Sie sind fester Bestandteil des Prozesses und ausschließlich in dessen Kontext sichtbar. Besonders in umfangreichen Modellen helfen eingebaute Subprozesse dabei, logisch zusammenhängende Schritte zusammenzufassen und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Ein wiederverwendbarer Subprozess wird als separates Modell definiert und kann in mehreren verschiedenen Prozessen aufgerufen werden. Er funktioniert wie eine unabhängige Funktion und trägt massiv dazu bei, Standardisierung sowie Pflegeaufwand im Unternehmen zu optimieren.

Mit diesen Subprozessen lässt sich auf unerwartete oder externe Ereignisse flexibel reagieren, etwa auf Fehlermeldungen, Unterbrechungen oder Benachrichtigungen. Sie werden durch ein spezifisches Ereignis gestartet und laufen entweder zusätzlich zum Hauptprozess oder ersetzen bestimmte Prozessabschnitte.

Gerade bei wachsenden oder besonders komplexen Prozesslandschaften sorgt eine logische Unterteilung mittels Subprozessen für viele Vorteile:

Ein durchdachtes Prozessdesign benötigt klare Strukturen und konsistente Konventionen. Deshalb sollten folgende Tipps beachtet werden, wenn Subprozesse in BPMN eingesetzt werden:

Definieren Sie, welche Abläufe tatsächlich als abgeschlossene Einheit betrachtbar sind. Vermeiden Sie es, willkürlich einzelne Schritte auszulagern, nur um das Hauptmodell zu verkleinern. Konsistenz ist das oberste Gebot.

Nutzen Sie sprechende Namen für Subprozesse, sodass deren Zweck auf den ersten Blick klar wird. Beispielsweise ist „Anfrage prüfen & genehmigen“ verständlicher als ein generischer Name wie „Subprozess 1“.

Achten Sie darauf, dass jeder Subprozess klar definierte Eingangsdaten und erwartete Ergebnisse besitzt. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und der Informationsfluss bleibt nachvollziehbar.

Verwenden Sie wiederverwendbare Subprozesse für Aufgaben, die in vielen Prozessen auftreten. Pflegen Sie diese an zentraler Stelle und binden Sie sie konsistent ein. Dadurch sparen Sie langfristig nicht nur Zeit, sondern minimieren auch Fehlerquellen.

Behalten Sie im Hinterkopf, dass diese Variante nicht für den Alltagsbetrieb, sondern vor allem für Sonderfälle und Ausnahmen konzipiert wurde. Sie steigern damit die Robustheit Ihrer Prozesse und können flexibel auf Störungen und unerwartete Ereignisse reagieren.

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen nutzt für Urlaubsanträge einen zentralen Freigabeprozess. Innerhalb dieses Prozesses kann ein wiederverwendbarer Subprozess „Genehmigung einholen“ sowohl bei Urlaubsanträgen als auch bei Reisebuchungen nahtlos integriert werden. Sobald beispielsweise ein Fehler bei der Bearbeitung eines Antrags auftritt, könnte ein ereignisgesteuerter Subprozess „Fehlerbehandlung“ den Hauptprozess unterbrechen, eine Prüfung durchführen und anschließend an den korrekten Prozessschritt zurückleiten.

Damit profitieren Sie gleichzeitig von Klarheit, Standardisierung und Flexibilität im Prozessmanagement.

Auch für die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen sind Subprozesse äußerst bedeutsam. Denn nicht selten sollen wiederkehrende Abläufe automatisiert werden – etwa Datenvalidierungen oder Benachrichtigungen per E-Mail. Ein sauber modellierter, wiederverwendbarer Subprozess erleichtert die Umsetzung in BPMN-kompatiblen Workflow-Systemen erheblich, weil Entwickler und Prozessmanager exakt nachvollziehen können, wie einzelne Abschnitte funktionieren und zusammenwirken.

Oft lässt sich ein einmal gut definierter Subprozess leicht in verschiedene IT-Systeme übertragen, wodurch nachhaltige Effizienzgewinne und eine geringere Fehlerquote möglich werden.

Wer Prozessmodelle mit BPMN erstellt, steht regelmäßig vor der Herausforderung, Transparenz, Skalierbarkeit und Pflegeleichtigkeit zu kombinieren. Subprozesse sind das ideale Werkzeug, um diese Anforderungen zu erfüllen. Sie gliedern komplexe Abläufe in logisch überschaubare Einheiten und schaffen damit die Grundlage für agile, wandlungsfähige Prozesslandschaften. Mit klaren Abgrenzungen, sorgfältiger Schnittstellendefinition und geeigneten Benennungskonventionen holen Sie das Maximum aus Ihren BPMN-Modellen heraus.

Denken Sie dabei immer an die Hauptziele: Übersichtlichkeit steigern, Wartbarkeit verbessern und Standardisierung ermöglichen. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt entscheidet genau diese Prozessqualität über den langfristigen Erfolg.