Typische Fehler bei der 5S Methode

Typische Fehler bei der 5S Methode – Eine 5S-Initiative startet oft mit viel Elan – und ist nach wenigen Monaten unsichtbar. Statt stabilerer Prozesse bleiben dann nur noch beschriftete Schränke und bunte Markierungen am Boden. Der häufigste Grund: typische Fehler bei der 5S Methode, die schon in der Planung eingebaut werden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Stolperfallen es bei 5S in der Praxis gibt, woran Sie scheiternde Umsetzungen früh erkennen und wie Sie 5S so etablieren, dass Effizienz, Qualität und Arbeitssicherheit nachhaltig profitieren.

Die 5S-Methode ist ein strukturierter Ansatz zur Organisation von Arbeitsplätzen, ursprünglich aus dem Lean Management. Ziel ist ein übersichtliches, sicheres und effizientes Arbeitsumfeld.

Die fünf Schritte stehen für:

Richtig umgesetzt, reduziert 5S Suchzeiten, Fehler, Risiken für Unfälle und schafft die Basis für weitere Verbesserungen im Prozess.

Auf dem Papier klingt 5S simpel. In der Realität ist gerade diese scheinbare Einfachheit ein Risiko. Viele Organisationen unterschätzen:

Typische Symptome gescheiterter 5S-Programme:

Um das zu vermeiden, lohnt sich ein genauer Blick auf die häufigsten Fehler bei der Einführung der 5S-Methode.

Problem:
Viele Unternehmen starten 5S mit einem großen „5S-Tag“ oder einer Aufräumwoche. Nach der Aktion fehlen jedoch klare Strukturen, wie die neue Ordnung gehalten und weiterentwickelt werden soll.

Typische Anzeichen:

Wie Sie den Fehler vermeiden:

Problem:
„Wir wollen ordentlicher werden“ reicht als Ziel nicht aus. Ohne messbare Ziele bleibt 5S eine gut gemeinte Initiative ohne klaren Nutzen für das Geschäft.

Häufige Fehlentwicklungen:

Bessere Vorgehensweise:

Definieren Sie von Beginn an, welche Probleme 5S lösen soll, zum Beispiel:

Messen Sie dazu passende Kennzahlen, etwa:

So wird 5S zu einem Instrument, das konkret zu Kostenreduktion, Qualität und Termintreue beiträgt.

Problem:
Wenn 5S „am Schreibtisch“ konzipiert und anschließend verordnet wird, scheitert die Umsetzung meist an der Realität des Alltags.

Typische Fehler:

Folgen:

So binden Sie Mitarbeitende sinnvoll ein:

Problem:
In manchen Unternehmen wird 5S hauptsächlich eingeführt, um bei Kundenaudits oder Zertifizierungen gut dazustehen. Die Folge: Oberflächliche Maßnahmen ohne realen Nutzen.

Typische Ausprägungen:

Risiken:

Ansatz zur Vermeidung:

Problem:
Ein perfekt aussehender Arbeitsplatz ist noch kein guter Arbeitsplatz. Wenn 5S sich nur auf Sauberkeit und Symmetrie konzentriert, bleiben Effizienzpotenziale ungenutzt.

Beispiele aus der Praxis:

Bessere Ausrichtung:

So wird 5S vom „Schönheitsprogramm“ zum realen Produktivitätshebel.

Problem:
Aus dem Wunsch nach Klarheit entstehen oft überladene Handbücher, Standardarbeitsanweisungen und Excel-Listen. Die Folge: Niemand blickt mehr durch, Standards werden ignoriert.

Typische Muster:

Konsequenzen:

Empfehlung:

Problem:
„Alle sind verantwortlich“ bedeutet in der Praxis oft: Niemand fühlt sich zuständig. Ohne klare Rollen verschwinden 5S-Aktivitäten schnell im Tagesgeschäft.

Erkennbar an:

So schaffen Sie Verbindlichkeit:

Problem:
Wenn 5S als „Thema für die Mannschaft“ verstanden wird, scheitert die Kulturveränderung. Mitarbeitende orientieren sich an dem, was Führungskräfte tun – nicht an dem, was sie sagen.

Typische Brüche:

Was gute Führung bei 5S ausmacht:

Problem:
„Wir haben eine Folienpräsentation verschickt, jetzt kennen alle 5S“ – dieser Ansatz funktioniert nicht. Ohne praxisnahe Qualifizierung bleibt 5S Theorie.

Häufige Defizite:

Besserer Ansatz:

Problem:
Wird 5S isoliert eingeführt, bleiben viele Potenziale ungenutzt. 5S ist die Basis für weitere Verbesserungsmethoden – diese Verbindung wird oft nicht hergestellt.

Verpasste Chancen:

Empfehlung:

Problem:
5S greift direkt in Gewohnheiten ein: „Mein Arbeitsplatz“, „meine Ablage“, „meine Routinen“. Wer Widerstände ignoriert oder als „Unwillen“ abtut, riskiert verdeckte Blockaden.

Typische Formen von Widerstand:

Wie Sie konstruktiv damit umgehen:

Problem:
Ohne konsequente Nachverfolgung erodiert jede 5S-Umsetzung. Der Alltag „frisst“ neue Standards, wenn sie nicht aktiv verteidigt und weiterentwickelt werden.

Typische Entwicklungen:

Gegenmaßnahmen:

Damit 5S mehr ist als ein kurzfristiges Ordnungsvorhaben, braucht es einen strukturierten Ansatz.

1. Mit einem klar abgegrenzten Piloten starten

2. 5S-Projektteam und Rollen definieren

3. Arbeitsplatzbezogene Analyse

4. Visualisierung statt Papierwüste

5. Regelmäßige Reviews und KVP-Verknüpfung

6. Lernen zwischen Bereichen ermöglichen

Folgende Fragen helfen Ihnen, den Reifegrad Ihrer 5S-Methode einzuschätzen:

Wenn Sie die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist 5S in Ihrem Unternehmen mehr als eine Aufräumkampagne – es ist ein wirksamer Baustein Ihrer Führungs- und Prozesskultur.

Die 5S-Methode scheitert selten an den fünf Schritten selbst, sondern an der Art, wie sie eingeführt und geführt wird. Werden 5S-Aktivitäten als kurzfristige Aktion, kosmetische Maßnahme oder reine Ordnungspflicht verstanden, verschleißt die Methode schnell.

Wer dagegen typische Fehler bewusst vermeidet, 5S konsequent an Prozesszielen ausrichtet, Mitarbeitende einbindet und Führung in die Verantwortung nimmt, schafft eine stabile Basis für Effizienz, Qualität und Sicherheit – und bereitet den Boden für weitergehende Lean- und Verbesserungsinitiativen.

Wenn Sie Ihre 5S-Initiative professionell aufsetzen, bestehende Aktivitäten auf den Prüfstand stellen oder einen neutralen Blick von außen nutzen möchten, lohnt sich der Austausch mit erfahrenen Berater:innen. Ein spezialisierter Partner wie PURE Consultant kann helfen, 5S gezielt an Ihrer Strategie, Ihrem Wertstrom und Ihrer Unternehmenskultur auszurichten – damit die Methode nicht nur gut aussieht, sondern im Alltag tatsächlich wirkt.