RACI Matrix vs. AKV-Matrix vs. Delegation Poker – Wer Projekte oder Linienbereiche führt, kennt das Problem: Aufgaben sind definiert, aber niemand fühlt sich wirklich zuständig. Entscheidungen dauern zu lange, Abstimmungen ziehen sich, Verantwortlichkeiten verschwimmen. Genau hier setzen drei verbreitete Werkzeuge an: RACI Matrix, AKV-Matrix und Delegation Poker.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worin sich diese Ansätze unterscheiden, wofür sie sich eignen und wie Sie sie konkret in Ihrem Team einsetzen können. Sie bekommen praxisnahe Beispiele, Entscheidungs- und Umsetzungshilfen – damit Sie nicht über Methoden diskutieren, sondern schneller zu klaren Zuständigkeiten und besserer Zusammenarbeit kommen.
Warum Modelle für Verantwortlichkeiten heute unverzichtbar sind
Komplexität, Remote-Arbeit, interdisziplinäre Teams: Die Organisation von Arbeit ist anspruchsvoller geworden. Klassische Organigramme helfen nur bedingt, wenn:
- mehrere Bereiche an einer Aufgabe beteiligt sind
- Projekte neben dem Tagesgeschäft laufen
- agile und klassische Arbeitsweisen aufeinandertreffen
- Entscheidungswege unklar oder historisch gewachsen sind
Typische Symptome:
- Aufgaben „fallen zwischen die Stühle“
- Entscheidungsvorlagen bleiben liegen, weil keiner final entscheiden will
- Projektleiter werden zum „Flaschenhals“
- Mitarbeitende fühlen sich über- oder unterfordert
RACI Matrix, AKV-Matrix und Delegation Poker adressieren genau diese Punkte – jedoch mit unterschiedlicher Tiefe und Stoßrichtung.
Kurzüberblick: RACI, AKV-Matrix und Delegation Poker im Vergleich
In einem Satz:
- RACI Matrix: Klärt Rollen und Verantwortlichkeiten für einzelne Aufgaben oder Deliverables.
- AKV-Matrix: Stellt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung einer Rolle oder Stelle gegenüber.
- Delegation Poker: Hilft Teams, bewusste Delegations- und Entscheidungsgrade auszuhandeln.
Schneller Vergleich
| Aspekt | RACI Matrix | AKV-Matrix | Delegation Poker |
|---|---|---|---|
| Fokus | Wer ist wofür wie verantwortlich? | Passt Verantwortung zur Kompetenz und Aufgabe? | Wie weit wird tatsächlich delegiert? |
| Betrachtungsebene | Aufgabe / Deliverable | Rolle / Stelle / Position | Entscheidung / Themenbereich |
| Typischer Einsatz | Projekte, Prozesse | Aufbauorganisation, Stellenklärung | Führung, Selbstorganisation, agile Teams |
| Ergebnis | Rollen-Raster je Aufgabe | Matrix Rolle vs. A/K/V | Gemeinsames Verständnis von Delegationsstufen |
Was ist die RACI Matrix?
Kurzdefinition:
Die RACI Matrix ist ein Rollen- und Verantwortlichkeitsmodell, das für jede Aufgabe festlegt, wer Responsible (ausführend), Accountable (gesamtverantwortlich), Consulted (konsultiert) und Informed (zu informieren) ist.
Aufbau und Bedeutung der RACI-Rollen
Die vier Buchstaben stehen für:
- R – Responsible
- führt die Aufgabe aus
- mehrere Personen möglich, aber so wenig wie sinnvoll
- A – Accountable
- trägt die Gesamtverantwortung
- trifft oder verantwortet die finale Entscheidung
- ideal: genau eine Person pro Aufgabe
- C – Consulted
- wird aktiv einbezogen, gibt Input, Expertise, Feedback
- typischerweise in beide Richtungen kommunikationsintensiv
- I – Informed
- erhält Informationen über Status oder Ergebnis
- keine aktive Mitarbeit an der Aufgabe
Wie funktioniert die RACI Matrix in der Praxis?
Auf der einen Achse stehen die Aufgaben (z. B. Projekt-Meilensteine, Prozessschritte). Auf der anderen Achse die Rollen oder Personen. In den Schnittpunkten wird R, A, C oder I eingetragen. So entsteht ein klares Bild, wer welche Rolle bei welcher Aufgabe spielt.
Typische Einsatzszenarien für die RACI Matrix
Die RACI Matrix eignet sich besonders, wenn:
- mehrere Bereiche an einem Projekt beteiligt sind
- Liefergegenstände („Deliverables“) sauber zugeordnet werden müssen
- Prozesse über Schnittstellen hinweg laufen (z. B. Vertrieb – IT – Fachbereich)
- Sie Konflikte über Zuständigkeiten vermeiden oder auflösen wollen
Beispiele:
- Einführung eines neuen CRM-Systems
- Go-live eines Online-Portals
- bereichsübergreifende Prozessharmonisierung
Vorteile und Grenzen der RACI Matrix
Vorteile:
- sehr anschaulich und schnell erfassbar
- ideal für Projekt- und Prozessdokumentation
- hilft, Doppelverantwortungen und Lücken sichtbar zu machen
- fördert Abstimmung zwischen Bereichen
Grenzen:
- zeigt nicht, ob jemand die nötigen Kompetenzen hat
- beschreibt Aufgabenrollen, aber keine Stellenprofile
- bildet formale Organisation ab, nicht automatisch gelebte Praxis
Wenn Sie feststellen, dass zwar Zuständigkeiten definiert sind, aber Verantwortliche nichts entscheiden dürfen oder überfordert sind, reicht eine RACI Matrix allein nicht aus. Hier kommt die AKV-Matrix ins Spiel.
Was ist die AKV-Matrix?
Kurzdefinition:
Die AKV-Matrix stellt Aufgaben (A), Kompetenzen (K) und Verantwortung (V) für eine Rolle oder Stelle gegenüber und prüft, ob diese drei Elemente im Gleichgewicht sind.
Die Grundidee:
Wer eine Aufgabe ausführen soll, braucht dazu passende Entscheidungsspielräume und Ressourcen (Kompetenzen) und trägt dafür eine angemessene Verantwortung – nicht mehr und nicht weniger.
Wie eine AKV-Matrix aufgebaut ist
Eine einfache AKV-Matrix besteht typischerweise aus folgenden Spalten:
- Aufgabe (A)
- Was soll die Rolle tun? (z. B. „Budget für Bereich X planen“, „Mitarbeitende führen“)
- Kompetenzen (K)
- Welche Entscheidungsrechte und Mittel stehen zur Verfügung?
- z. B. Budgethöhe, Unterschriftsbefugnisse, Weisungsbefugnisse
- Verantwortung (V)
- Wofür wird die Rolle tatsächlich zur Rechenschaft gezogen?
- z. B. Budgeteinhaltung, Zielerreichung, Compliance-Anforderungen
Optional können Sie ergänzen:
- benötigte Qualifikationen
- relevante Kennzahlen (KPIs)
- Schnittstellen zu anderen Rollen
Wie funktioniert die AKV-Matrix in der Praxis?
Sie nehmen eine Rolle (z. B. „Leitung IT“, „Product Owner“, „Teamleiter Fachbereich“) und listen deren wesentliche Aufgaben auf. Dann hinterlegen Sie zu jeder Aufgabe, welche Kompetenzen und welche Verantwortung damit verbunden sind. Anschließend prüfen Sie, ob A, K und V in einem sinnvollen Verhältnis stehen.
Beispiele für AKV-Unstimmigkeiten
Typische Muster:
- Zu viel Verantwortung, zu wenig Kompetenz
- Projektleiter soll Reichweite und Nutzen maximieren, aber kein Budget freigeben
- Teamleiter soll Ziele erreichen, darf aber keine Personalauswahl treffen
- Hohe Kompetenz, geringe Verantwortung
- Fachspezialist darf weitreichende Entscheidungen treffen, wird aber nicht an Ergebnissen gemessen
- Viele Aufgaben, unklare Verantwortung
- „mitarbeitend führende“ Rolle, die im Tagesgeschäft untergeht und Führungsaufgaben nicht wahrnimmt
Eine saubere AKV-Matrix deckt solche Dysbalancen auf – und liefert Argumentationsgrundlagen für Anpassungen von Stellenprofilen, Organigrammen und Governance-Regeln.
Stärken und Schwächen der AKV-Matrix
Stärken:
- sehr hilfreich für Aufbauorganisation und Stellenklärung
- gutes Instrument für Führungskräfteentwicklung und HR
- macht strukturelle Über- oder Unterforderung sichtbar
- unterstützt saubere Übergaben (z. B. bei Reorganisationen)
Schwächen:
- weniger geeignet für kurzfristige Projektabstimmungen
- erfordert etwas mehr Vorarbeit und Moderation
- bildet primär formale Rollen ab, nicht spontane Projektrollen
Wenn Sie also Stellen- oder Führungsrollen schärfen wollen, ist die AKV-Matrix das passendere Instrument als eine reine RACI Matrix.
Was ist Delegation Poker?
Kurzdefinition:
Delegation Poker ist ein moderierter, spielerischer Ansatz (bekannt aus Management 3.0), mit dem Führungskräfte und Teams aushandeln, wie weit Entscheidungen für bestimmte Themen delegiert werden sollen.
Ziel ist nicht nur Klarheit, wer entscheidet, sondern auch ein gemeinsames Verständnis wie weit diese Entscheidungskompetenz reicht.
Die 7 Delegationsstufen im Überblick
In der verbreiteten Variante gibt es sieben Stufen der Delegation – von sehr zentral bis weitgehend selbstorganisiert:
- Sag du mir, was ich tun soll
- Führungskraft entscheidet, Team setzt um
- Ich entscheide und erkläre es dir
- klare Top-down-Entscheidung mit Begründung
- Ich entscheide nach deiner Meinung
- Führung holt Input, entscheidet aber selbst
- Wir entscheiden gemeinsam
- Konsens- oder Mehrheitsentscheidung
- Du entscheidest nach meiner Meinung
- Team entscheidet, berücksichtigt Sicht der Führung
- Du entscheidest, ich möchte informiert werden
- eigenverantwortliche Entscheidung mit Information
- Du entscheidest, ich muss es nicht wissen
- vollständige Delegation, echtes Loslassen
Wie funktioniert Delegation Poker konkret?
- Es gibt Delegation-Poker-Karten mit den sieben Stufen.
- Ein Thema wird benannt, z. B. „Urlaubsplanung im Team“, „Technologiewahl im Projekt“, „Budget für Team-Events“.
- Alle Beteiligten wählen verdeckt eine Karte, die ihrer Meinung nach die passende Delegationsstufe beschreibt.
- Alle decken gleichzeitig auf, Unterschiede werden diskutiert.
- Am Ende einigt sich die Gruppe auf eine Stufe (oder einen Korridor).
Resultat: ein bewusst verhandelter Delegationsgrad, statt impliziter Erwartungen und stiller Enttäuschungen.
Wann ist Delegation Poker sinnvoll?
Delegation Poker eignet sich besonders, wenn:
- neue Führungskräfte Teams übernehmen
- klassische Hierarchien und agile Arbeitsweisen zusammenkommen
- Selbstorganisation gewünscht ist, aber Unsicherheit herrscht
- Konflikte darüber bestehen, „wie weit“ delegiert werden darf
- Sie eine Kultur der verantworteten Autonomie etablieren wollen
Im Gegensatz zu RACI Matrix und AKV-Matrix geht es weniger um formale Rollenbeschreibung, sondern um gelebte Entscheidungs- und Vertrauenskultur.
RACI Matrix vs. AKV-Matrix vs. Delegation Poker: Die wichtigsten Unterschiede
Was ist der Unterschied zwischen RACI Matrix und AKV-Matrix?
- Die RACI Matrix klärt Rollen auf Aufgabenebene: Wer arbeitet, wer entscheidet, wer wird konsultiert, wer informiert.
- Die AKV-Matrix betrachtet eine Rolle als Ganzes: ob Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung insgesamt im Gleichgewicht sind.
Wo liegt der Unterschied zwischen RACI Matrix und Delegation Poker?
- Die RACI Matrix ordnet Rollen zu konkreten Aufgaben zu – eher statisch, dokumentationsorientiert.
- Delegation Poker verhandelt den Delegationsgrad von Entscheidungen – dynamisch, dialogorientiert, stark kulturbezogen.
Wie unterscheidet sich die AKV-Matrix von Delegation Poker?
- Die AKV-Matrix ist ein strukturiertes Analysewerkzeug der Organisation.
- Delegation Poker ist ein Workshop-Format, das bewusst macht, wie Führung und Verantwortung praktisch ausgeübt werden.
Kurz gesagt:
- RACI: Wer hat welche Rolle bei dieser Aufgabe?
- AKV: Passt das Gesamtpaket der Rolle?
- Delegation Poker: Wie weit wollen wir Entscheidungen wirklich delegieren?
Welches Instrument sollten Sie wann einsetzen?
Sie müssen sich nicht für ein einziges Modell entscheiden. Sinnvoll ist eine situationsabhängige Kombination:
RACI Matrix, wenn …
- Sie ein Projekt mit mehreren Beteiligten strukturieren
- Sie Prozessschritte und Schnittstellen klären wollen
- es Unklarheit gibt à la „Wer entscheidet das eigentlich?“ auf Ebene einzelner Deliverables
- Sie eine schnelle, leicht verständliche Übersicht brauchen
AKV-Matrix, wenn …
- Sie Rollen- oder Stellenprofile überarbeiten
- Verantwortungsbereiche in der Linienorganisation unscharf sind
- neue Führungsrollen eingeführt oder bestehende geschärft werden sollen
- Sie systematisch prüfen wollen, ob Personen genug Kompetenzen für ihre Verantwortung haben
Delegation Poker, wenn …
- Sie eine neue Führungskultur etablieren wollen
- Teams mehr Autonomie bekommen sollen, aber noch unsicher sind
- es regelmäßig Konflikte über Einmischung oder Desinteresse der Führung gibt („Mikromanagement“ vs. „Alleingelassen werden“)
- Sie in agilen Umgebungen (Scrum, Kanban, Produktorganisation) Entscheidungsgrenzen klären wollen
Praxisbeispiele: So sieht der Einsatz konkret aus
Beispiel 1: IT-Projekt – Einführung eines CRM-Systems (RACI Matrix)
Ausgangssituation:
- Vertrieb, Marketing, IT und Controlling arbeiten zusammen
- Es gibt Meilensteine wie „Anforderungskatalog freigeben“, „System konfigurieren“, „User schulen“
Vorgehen mit RACI:
- Aufgabenliste mit zentralen Deliverables erstellen
- Betroffene Rollen identifizieren (z. B. Projektleiter, Product Owner, Fachbereichsleiter, IT-Architekt)
- Für jede Aufgabe R, A, C, I zuordnen
- Unstimmigkeiten direkt im Team klären („Kann wirklich nur eine Person A sein?“)
Nutzen:
- klare Verantwortlichkeiten pro Meilenstein
- transparente Stakeholder-Einbindung
- weniger Abstimmungschaos bei Änderungswünschen
Beispiel 2: Linienorganisation – Schärfung einer Teamleiterrolle (AKV-Matrix)
Ausgangssituation:
- Teamleiter wird als „Feuerwehrmann“ wahrgenommen
- operative Aufgaben und Führungsaufgaben konkurrieren
- Mitarbeitende beschweren sich über fehlende Entscheidungen
Vorgehen mit AKV-Matrix:
- zentrale Aufgaben des Teamleiters erfassen (z. B. Ressourcenplanung, Mitarbeiterentwicklung, Eskalationsmanagement)
- zu jeder Aufgabe erforderliche Kompetenzen definieren (Budget, Weisungsbefugnis, Eskalationswege)
- tatsächliche Verantwortung klären und dokumentieren
- Abgleich mit bestehender Stellenbeschreibung und gelebter Praxis
Nutzen:
- Klarheit, welche Aufgaben die Führungskraft wirklich übernehmen soll
- Anpassung von Kompetenzen (z. B. Freigabegrenzen)
- gemeinsame Erwartungsklärung zwischen Führungskraft und nächster Ebene
Beispiel 3: Agiles Team – Klärung von Entscheidungsgrenzen (Delegation Poker)
Ausgangssituation:
- Produktteam arbeitet nach Scrum
- Unklar, wer über technische Architektur, Prioritäten und Stakeholder-Management entscheidet
- Spannungen zwischen Product Owner, Tech Lead und Team
Vorgehen mit Delegation Poker:
- relevante Themenbereiche definieren (z. B. „Technologie-Stack wählen“, „Backlog priorisieren“, „Release-Zeitpunkte“)
- Delegation Poker im Team durchführen
- für jeden Bereich eine Delegationsstufe festlegen und dokumentieren
- Ergebnisse in einem „Delegation Board“ visualisieren und regelmäßig reflektieren
Nutzen:
- gemeinsames Verständnis von Entscheidungsgrenzen
- weniger implizite Erwartungen, mehr explizite Vereinbarungen
- bessere Balance zwischen Autonomie und Abstimmung
Schritt-für-Schritt: So führen Sie die drei Modelle sinnvoll ein
1. Ziel und Anwendungsbereich klären
Beantworten Sie vorab:
- Geht es um ein konkretes Projekt oder um die generelle Organisationsstruktur?
- Steht eher Transparenz von Zuständigkeiten, Rollenklärung oder Führungskultur im Fokus?
- Welche Zielgruppe soll das Ergebnis nutzen (Projektteam, Bereichsleitung, HR, Gesamtorganisation)?
2. Passende Methode auswählen oder kombinieren
- Projektbezogen, kurzfristig: RACI Matrix
- Rollenbezogen, strukturell: AKV-Matrix
- Kultur- und führungsbezogen, dialogorientiert: Delegation Poker
Häufig ist eine Kombination sinnvoll, z. B.:
- RACI Matrix für das Projekt
- AKV-Matrix zur Schärfung der Projektleiterrolle
- Delegation Poker, um Entscheidungsgrade im Steering Committee zu klären
3. Stakeholder frühzeitig einbeziehen
Egal welches Instrument Sie nutzen:
- definieren Sie, wer zwingend im Raum sein muss
- sorgen Sie dafür, dass das Top-Management zumindest hinter den Ergebnissen steht
- planen Sie Zeit für Diskussionen ein – Methodenarbeit ist immer auch Change-Arbeit
4. Moderierte Workshops statt „Excel im stillen Kämmerlein“
Viele Versuche scheitern daran, dass jemand „mal schnell“ eine Matrix baut und dann per Mail verschickt. Erfolgsfaktoren:
- Durchführung als Workshop mit den Betroffenen
- Ergebnisse live erarbeiten, diskutieren und visualisieren
- kritische Punkte explizit machen („Warum willst du hier A sein und ich nur C?“)
- Kompromisse und Entscheidungen direkt festhalten
5. Dokumentieren, kommunizieren, nachhalten
- Ergebnisse klar dokumentieren (z. B. im Projekt- oder Organisationshandbuch)
- mit allen Betroffenen teilen und kurz erläutern
- regelmäßige Reviews einplanen (z. B. bei größeren Änderungen, nach Projektphasen, bei Rollenwechseln)
- bei Delegation Poker: Vereinbarte Stufen sichtbar machen (Delegation Board) und iterativ anpassen
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
1. Methoden ohne klares Ziel einsetzen
- Fragen Sie immer zuerst: Welches konkrete Problem wollen wir lösen?
2. RACI mit zu vielen „Responsible“ und „Accountable“ füllen
- Mehrere R- und A-Rollen pro Aufgabe verwässern Verantwortung. Ideal ist eine Accountable-Rolle je Deliverable.
3. AKV-Matrix nur als Formalie für die Personalabteilung sehen
- Nutzen Sie sie aktiv in Gesprächen zwischen Führungskraft, Mitarbeitenden und HR, statt sie in der Schublade verschwinden zu lassen.
4. Delegation Poker als einmalige „Spielerei“ durchführen
- Ohne Nachhaltung bleibt es beim Strohfeuer. Delegationsvereinbarungen müssen gelebt und regelmäßig reflektiert werden.
5. Ergebnisse nicht mit realen Entscheidungsprozessen abgleichen
- Prüfen Sie: Entspricht das, was in der Matrix steht, wirklich dem, was im Alltag passiert? Wenn nicht, braucht es entweder Anpassung der Praxis oder der Matrix.
Fazit: Nicht RACI Matrix oder AKV-Matrix oder Delegation Poker – sondern ein kluger Mix
RACI Matrix, AKV-Matrix und Delegation Poker lösen unterschiedliche, aber eng verwandte Probleme:
- Die RACI Matrix bringt Ordnung in Aufgaben- und Projektverantwortlichkeiten.
- Die AKV-Matrix sorgt dafür, dass Rollen strukturell stimmig und tragfähig ausgestaltet sind.
- Delegation Poker macht die gelebten Entscheidungs- und Delegationsmuster transparent und entwickelt sie weiter.
Für Entscheider, Projektmanager, Führungskräfte und Fachanwender bedeutet das:
Wichtiger als die perfekte Methode ist ein bewusster Umgang mit Verantwortung, Kompetenz und Zusammenarbeit. Wenn Sie klar sagen können, wer was tut, wer entscheiden darf und wie weit Entscheidungen delegiert werden sollen, haben Sie bereits einen großen Schritt in Richtung wirksamer Organisation getan.
Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, Projekte zu strukturieren, Rollen zu klären oder eine moderne Führungskultur zu etablieren, lohnt sich ein Blick von außen. Erfahrene Berater – etwa von der PURE Consultant – unterstützen Sie dabei, die passenden Modelle auszuwählen, praxistauglich zu kombinieren und so einzuführen, dass sie im Alltag wirklich funktionieren.