Nutzen des SYLLK Modells für Kommunikation & Führung – Viele Organisationen investieren Zeit in „Lessons Learned“-Workshops – und stellen trotzdem fest: Die gleichen Fehler kehren zurück, die Kommunikation bleibt fragmentiert, Führungskräfte werden zum Flaschenhals für Wissen. Das SYLLK Modell setzt genau hier an. Es macht sichtbar, wie Lernprozesse, Kommunikation und Führung systemisch zusammenhängen und wo Blockaden sitzen. Richtig eingesetzt, hilft es, Wissenssilos aufzubrechen, Führungsarbeit zu entlasten und Projektorganisationen nachhaltig lernfähig zu machen. Dieser Beitrag zeigt, was hinter dem SYLLK Modell steckt, welchen konkreten Nutzen es für Kommunikation und Führung hat und wie Sie es pragmatisch in Ihrer Organisation verankern können.
Was ist das SYLLK Modell?
Das SYLLK Modell („Systemic Lessons Learned Knowledge“) ist ein systemisches Rahmenwerk für organisationales Lernen. Es wurde entwickelt, um zu verstehen, wie Wissen aus Projekten im gesamten Unternehmen „verdrahtet“ wird – also über Menschen, Prozesse und Technologien hinweg.
Kurz gesagt:
Das SYLLK Modell beschreibt, über welche Elemente einer Organisation Erfahrungen und Lessons Learned verteilt, verankert und nutzbar gemacht werden.
Statt sich nur auf Dokumentation oder Workshops zu fokussieren, betrachtet das Modell das Zusammenspiel mehrerer Elemente, die gemeinsam bestimmen, ob Lernen tatsächlich in Verhalten und Entscheidungen ankommt.
Die sechs Elemente des SYLLK Modells
Kern des Modells ist die Ausrichtung von sechs organisationalen Elementen:
- Learning
Wie und wo wird bewusst gelernt? Welche Formate (Retrospektiven, Reviews, Communities of Practice) existieren, und wie verbindlich sind sie? - Culture
Welche Haltung herrscht gegenüber Fehlern, Experimenten und Offenheit? Wie stark sind psychologische Sicherheit und Lernorientierung tatsächlich gelebt? - Social
Über welche sozialen Netzwerke, Communities, Meetings und informellen Kanäle fließt Wissen? Wer spricht mit wem über was? - Technology
Welche Tools und Plattformen werden für Wissensmanagement, Kollaboration und Kommunikation genutzt – und wie intuitiv und akzeptiert sind sie? - Process
Wie sind Prozesse und Governance gestaltet, damit Lernen einen festen Platz bekommt (z. B. feste Lessons-Learned-Gates, Freigabeprozesse, Standards)? - Infrastructure
Welche organisatorische Basis unterstützt Lernen und Kommunikation (Rollen, Verantwortlichkeiten, Budgets, Zeitkontingente, Strukturen)?
Das Besondere: SYLLK betrachtet diese Elemente nicht isoliert, sondern als miteinander verbundene „Leitungen“. Erst wenn sie im Sinne von Lern- und Kommunikationszielen aufeinander ausgerichtet sind, entfaltet das Modell seinen vollen Nutzen.
Warum klassische Lessons Learned für Führung & Kommunikation oft versagen
Bevor wir auf den konkreten Nutzen des SYLLK Modells für Kommunikation und Führung eingehen, lohnt der Blick auf typische Probleme klassischer Ansätze:
- Einmal-Events statt Lernsystem
Lessons-Learned-Workshops finden am Projektende statt, die Ergebnisse verschwinden in SharePoint-Ordnern. - Fokus auf Dokumente, nicht auf Verhalten
Es wird protokolliert, aber kaum daran gearbeitet, wie sich Kommunikations- und Führungsmuster verändern sollen. - Personenfixierung
Wissen hängt an einzelnen „Schlüsselpersonen“ oder Projektleitern, nicht am System. - Unsichtbare Barrieren
Kulturelle Tabus („über Fehler spricht man nicht“), fehlende Rollen oder unklare Prozesse verhindern, dass Erkenntnisse ihren Weg in die Linienorganisation finden.
Genau hier setzt das SYLLK Modell an: Es verschiebt den Fokus von „Welche Erkenntnisse haben wir?“ zu „Wie ist unser System gebaut, damit Kommunikation und Führung aus diesen Erkenntnissen lernen können?“
Wie das SYLLK Modell Kommunikation in Organisationen verbessert
1. Klare Lernbotschaften statt diffusem Feedback
Eine häufige Frage lautet:
Wie verbessert das SYLLK Modell die Qualität von Kommunikation in Projekten und Linienorganisationen?
Durch SYLLK wird sichtbar, wo Lernbotschaften verloren gehen. Ein Beispiel:
- Erkenntnisse werden zwar im Projektteam diskutiert (Learning, Social),
- finden aber keinen Weg in standardisierte Prozesse (Process),
- werden in Tools abgelegt, die niemand liest (Technology),
- und treffen auf eine Kultur, in der man „ungern schlechte Nachrichten nach oben meldet“ (Culture).
Mit dem Modell lassen sich solche Bruchstellen gezielt adressieren. Kommunikationsverantwortliche und Führungskräfte können z. B.:
- Lernbotschaften klarer strukturieren (Was ist passiert? Was heißt das für uns? Was ändern wir konkret?).
- Kommunikationsformate entlang der SYLLK-Elemente aufsetzen (z. B. verbindliche Lern-Slots in Regelmeetings).
- Verantwortung für das Weitergeben von Erkenntnissen eindeutig assignen (Infrastructure, Rollen).
2. Bessere horizontale Zusammenarbeit über Bereiche hinweg
Viele Organisationen fragen:
Wie kann das SYLLK Modell helfen, Silos zu überwinden?
Gerade in projektbasierten Umfeldern (IT, Bau, F&E, Beratung) laufen ähnliche Fehler in verschiedenen Teams parallel – ohne dass jemand davon erfährt. Über das SYLLK Modell werden Querverbindungen sichtbarer:
- Social & Culture: Wer sind die „Brückenpersonen“ zwischen Bereichen, und wie können sie gezielt in Lernprozesse eingebunden werden?
- Process: Wo sind „Cross-Project“- oder „Cross-Function“-Formate verankert, in denen explizit über wiederkehrende Muster gesprochen wird?
- Technology: Gibt es wirklich einen gemeinsamen Wissensraum oder faktisch fünf verschiedene Systeme?
Konkrete Kommunikationsverbesserungen, die sich aus SYLLK ergeben können:
- Einführung bereichsübergreifender Review-Formate mit klaren Leitfragen.
- Standardisierte Kurzformate („1-Seiten-Learnings“) statt langer Protokolle.
- Fokus auf Narrative („Storytelling of Failure & Success“) statt rein technischer Dokumentation.
3. Storytelling systematisch nutzen
Das SYLLK Modell wird häufig mit Storytelling in Organisationen verbunden. Die Leitfrage:
Über welche Kanäle und Strukturen verbreiten sich Geschichten, aus denen andere lernen können?
Führung und Kommunikation können mit SYLLK gezielt:
- Storytelling-Rollen definieren (z. B. Projektleiter als „Story Owner“).
- Formate schaffen, in denen Geschichten Platz haben (Brown Bag Sessions, Learning Lunches, Community Calls).
- sicherstellen, dass Geschichten nicht nur „unterhaltsam“, sondern handlungsleitend sind (klare Lessons, klare Ableitungen).
Damit wird Wissen erinnerbar und anschlussfähig, statt in abstrakten Präsentationen zu verschwinden.
Nutzen des SYLLK Modells für Führungskräfte
1. Systemischer Blick statt Schuldzuweisungen
Führungskräfte stehen oft unter Druck, bei Projektproblemen schnell „Verantwortliche“ zu benennen. Das SYLLK Modell verschiebt den Fokus von Einzelpersonen auf das System:
- Statt: „Der Projektleiter hat die Stakeholder schlecht informiert.“
- Hin zu: „Unsere Prozesse und Infrastruktur unterstützen wirksame Stakeholder-Kommunikation nicht ausreichend.“
Das erleichtert es Führung, konstruktiv zu reagieren:
- Muster zu erkennen („Fehlende Stakeholder-Analysen tauchen in mehreren Projekten auf“).
- Ursachen systemisch zu verorten (z. B. kein Standard für Stakeholder-Management, Überlastung, Tool-Wildwuchs).
- Maßnahmen abzuleiten, die über das einzelne Projekt hinausgehen.
Für Führungskräfte ist das SYLLK Modell damit eine Art Diagnoseraster, um Probleme in Kommunikation und Learning jenseits von Einzelpersonen zu verstehen.
2. Entscheidungsqualität steigern
Gute Entscheidungen basieren auf zugänglichen, relevanten Erfahrungen aus Vergangenheit und Gegenwart. Typische Fragen von Führungskräften:
- Welche Projekte hatten ähnliche Rahmenbedingungen?
- Wo sind vergleichbare Risiken bereits aufgetreten?
- Welche Kommunikations- und Steuerungsansätze haben sich bewährt?
Ein gelebtes SYLLK Modell sorgt dafür, dass:
- Learning-Formate systematisch stattfinden und Ergebnisse so aufbereitet sind, dass sie für Entscheidungen nutzbar sind.
- Technologie & Process sicherstellen, dass relevante Erkenntnisse auffindbar sind (z. B. durch Tagging nach Projekttyp, Branche, Technologie).
- Culture & Social dazu führen, dass kritische Hinweise und „schwierige Wahrheiten“ ihren Weg nach oben finden.
Führung kann dadurch:
- schneller auf Referenzerfahrungen zugreifen
- Risiken realistischer einschätzen
- Kommunikationsstrategien auf Basis erprobter Muster planen
Das reduziert „Blindflüge“ und erhöht die Konsistenz von Entscheidungen über Projekte und Bereiche hinweg.
3. Führungsrollen in Lernschleifen klären
Viele Organisationen wollen „lernende Organisationen“ sein, ohne klar zu definieren, welche Führungsrolle Lernen eigentlich hat. Mit SYLLK lassen sich Rollen konkretisieren:
- Wer trägt Verantwortung dafür, dass Lernprozesse (Retros, Reviews, Post-Mortems) stattfinden? (Learning, Process)
- Wer entscheidet, welche Learnings in Standards, Leitfäden oder Checklisten übernommen werden? (Process, Infrastructure)
- Wer sorgt dafür, dass entsprechende Kommunikation zielgruppengerecht erfolgt? (Social, Technology, Kommunikation)
Für Führungskräfte ergibt sich daraus ein klares Rollenbild:
- weniger Ad-hoc-Reparaturmaßnahmen,
- mehr bewusst gestaltete Lern- und Kommunikationsarchitektur.
Wie funktioniert das SYLLK Modell in der Praxis?
1. Ausgangslage erfassen
Am Anfang steht eine nüchterne Bestandsaufnahme:
- Wo und wie findet heute Lernen statt?
- Wie laufen Kommunikations- und Feedbackprozesse in Projekten?
- Welche Technologien werden real genutzt (nicht nur offiziell eingeführt)?
- Welche kulturellen Tabus und Muster blockieren offenes Sprechen über Fehler?
Typischerweise wird hierzu eine Kombination aus Interviews, Workshops und Dokumentenanalysen genutzt. Ziel ist eine Landkarte der bestehenden „Leitungen“ entlang der sechs SYLLK-Elemente.
2. Relevante Muster identifizieren
Im zweiten Schritt geht es darum, wiederkehrende Bruchstellen zu identifizieren, z. B.:
- Learnings bleiben im Projektteam, werden nicht in die Linie getragen (Learning/Social → Process).
- Offene Kritik wird informell geäußert, aber nicht offiziell adressiert (Culture/Social).
- Tools sind vorhanden, werden aber als „Ablagefriedhof“ erlebt (Technology).
Führung und Kommunikation können hier gezielt ansetzen und priorisieren:
- Wo ist der Hebel für Wirkung am größten?
- Welche Veränderungen sind realistisch und anschlussfähig?
3. Zielbild für Kommunikation & Führung definieren
Auf dieser Basis wird ein Zielbild entwickelt:
- Welche Art von Kommunikationskultur soll in Projekten herrschen?
- Wie sollen Lessons Learned sichtbar in Entscheidungen einfließen?
- Welche Rolle soll Führung im Lernprozess übernehmen?
Dieses Zielbild wird entlang der SYLLK-Elemente beschrieben, z. B.:
- Learning: Jedes Projekt über 3 Monate Dauer hat verbindliche Retrospektiven mit dokumentierten Kern-Learnings.
- Culture: Fehlerberichte werden anerkannt und nicht sanktioniert; Führung modelliert Offenheit.
- Social: Quartalsweise bereichsübergreifende Lernformate mit klarer Agenda.
- Technology: Ein zentrales, nutzerfreundliches Wissenssystem mit Suchfunktion und Standards für Kurz-Dokumentation.
- Process: Lessons Learned sind fester Bestandteil von Projekt-Stage-Gates.
- Infrastructure: Es gibt dedizierte Rollen (z. B. „Learning Steward“), die die Umsetzung begleiten.
4. Maßnahmenpaket entwickeln
Auf Grundlage des Zielbildes werden konkrete Maßnahmen geschnürt, z. B.:
- Einführung standardisierter Retrospektiven mit vorgegebenen Leitfragen.
- Anpassung der Projektmanagement-Governance, um Lernschleifen verbindlich zu verankern.
- Konsolidierung der Wissensmanagement-Tools auf eine Kernplattform.
- Schulungen für Führungskräfte zu „Lernen führen“ und „Feedback in Projekten“.
Wichtig ist hier die Kohärenz über alle sechs Elemente: Eine neue Retrospektiven-Methode (Learning) ohne kulturelle Unterstützung (Culture) und ohne klaren Prozessanker (Process) bleibt oft wirkungslos.
5. Pilotieren und iterativ verankern
SYLLK eignet sich gut für Pilotansätze:
- Start in einem begrenzten Bereich (z. B. IT-Projekte oder ein Standort).
- Konsequent messen: Wie verändern sich Kommunikationsmuster, Fehlerwiederholungen, Entscheidungsqualität?
- Erfolgreiche Elemente skalieren, laufend nachschärfen.
Führungskräfte sollten hier als sichtbare Sponsoren auftreten, z. B. indem sie:
- Lessons Learned aktiv einfordern und nutzen,
- offen über eigene Lernprozesse sprechen,
- Zeit und Ressourcen explizit für Lern- und Kommunikationsarbeit freigeben.
Praxisbeispiel: Kommunikationskultur mit SYLLK neu ausrichten
Angenommen, ein Unternehmen mit stark projektorientierter IT stellt fest:
- Projektstatusberichte schönt man nach oben.
- Risiken werden spät gemeldet.
- Gleiche Integrationsprobleme tauchen in verschiedenen Projekten wieder auf.
- Die Kommunikation zwischen Fachbereich und IT ist von Misstrauen geprägt.
Mit SYLLK könnte der Weg so aussehen:
- Analyse entlang der sechs Elemente
- Learning: Retros gibt es, aber ohne verbindliche Umsetzung von Maßnahmen.
- Culture: Fehler gelten als Schwäche, „Heldentaten“ werden belohnt.
- Social: Austausch findet projektintern statt, kaum bereichsübergreifend.
- Technology: Mehrere Tools, keine einheitliche Dokumentationslogik.
- Process: Kein verpflichtender Lessons-Learned-Schritt vor Projektfreigaben.
- Infrastructure: Keine Rolle mit expliziter Verantwortung für Lernen.
- Zielbild definieren
- Offenheit gegenüber Risiken soll gestärkt werden.
- Wiederholfehler in Schnittstellen sollen deutlich reduziert werden.
- Fachbereich und IT sollen gemeinsame Lernformate etablieren.
- Maßnahmen umsetzen
- Einführung gemeinsamer IT/Fachbereich-Retros mit Moderation.
- Anpassung der Projektreviews: Risiken müssen zwingend mit Lessons aus früheren, ähnlichen Projekten abgeglichen werden.
- Vereinheitlichung der Dokumentation in einem Tool mit klarer Struktur und Tags.
- Benennung eines „Learning Lead“ in jedem größeren Projekt.
- Rolle der Führung
- Top-Management macht öffentlich klar: Frühe Risiko-Meldungen werden honoriert, nicht sanktioniert.
- Bereichsleiter nutzen Lessons Learned aktiv in Lenkungsausschüssen.
- Führungskräfte reflektieren ihre eigene Kommunikationspraxis (z. B. Umgang mit „Bad News“).
Über 6–12 Monate lassen sich so messbare Veränderungen in Kommunikationsmustern und Projektergebnissen erreichen – nicht, weil es „noch ein Tool“ gibt, sondern weil die systemische Lern- und Kommunikationsarchitektur neu ausgerichtet wurde.
Typische Stolpersteine bei der Einführung des SYLLK Modells
Wer das SYLLK Modell für Kommunikation und Führung nutzen will, sollte typische Fallstricke kennen:
- Zu große Komplexität am Anfang
Der Versuch, alle sechs Elemente gleichzeitig „perfekt“ zu machen, führt oft zur Überforderung. Besser: fokussierte Hebel identifizieren und schrittweise skalieren. - Symbolische Maßnahmen ohne Kulturarbeit
Neue Formate und Tools ohne ernsthafte Kulturarbeit (Fehlerkultur, Umgang mit Kritik) bleiben wirkungslos. - Fehlende Verankerung in Governance und Prozessen
Wenn Lern- und Kommunikationsschleifen nicht in der Governance verankert sind, haben operative Zwänge immer Priorität. - Unklare Verantwortlichkeiten
Wenn niemand verantwortlich ist, „den Faden zu halten“, versandet das Thema schnell. Rollen wie Learning Steward, Knowledge Manager oder Community Lead helfen. - Fokus auf Technologie statt auf Beziehungen
Tools sind wichtig, ersetzen aber nicht Beziehungen, Vertrauen und gute Moderation. SYLLK erinnert daran, Technology immer in Verbindung mit Social und Culture zu denken.
Führungskräfte können diese Stolpersteine vermeiden, indem sie von Beginn an klar machen: SYLLK ist kein IT-Projekt, sondern eine Führungsaufgabe.
Fazit: Warum sich das SYLLK Modell für Kommunikation & Führung lohnt
Das SYLLK Modell bietet Führungskräften, Projektverantwortlichen und Kommunikationsprofis einen klaren, praxisnahen Rahmen, um Lern- und Kommunikationsstrukturen ganzheitlich zu betrachten:
- Es macht sichtbar, über welche Elemente Erfahrungen tatsächlich wirksam werden.
- Es hilft, wiederkehrende Probleme in Projekten systemisch zu diagnostizieren.
- Es stärkt die Qualität von Entscheidungen, weil relevante Learnings auffindbar und nutzbar werden.
- Es unterstützt eine Kommunikationskultur, in der Offenheit, Feedback und Storytelling einen festen Platz haben.
- Es verschiebt den Fokus von individueller Schuldzuweisung hin zu gestaltbaren Systembedingungen.
Wenn Sie vor der Aufgabe stehen, Ihre Projektorganisation lernfähiger zu machen, die interne Kommunikation zu professionalisieren und Führung von operativer Überlastung zu entlasten, ist das SYLLK Modell ein wirkungsvoller Ansatzpunkt.
Gerade bei der Übersetzung des Modells in konkrete Strukturen, Rollen und Prozesse hilft ein externer Blick. Wenn Sie prüfen möchten, wie sich SYLLK auf Ihre Organisation anwenden lässt – von der ersten Diagnose bis zur pragmatischen Umsetzung in Projekten und Führungsstrukturen –, lohnt sich ein fachlicher Austausch mit erfahrenen Beratern wie der PURE Consultant.