PCF vs. BPMN – In einer zunehmend wettbewerbsorientierten Welt bildet die effiziente Gestaltung und Steuerung von Geschäftsprozessen das Fundament erfolgreicher Unternehmen. Wer seine Abläufe konsequent optimiert, sichert sich einen entscheidenden Vorsprung – sowohl in puncto Qualität als auch hinsichtlich der Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen. Gleichzeitig steigt jedoch die Komplexität der Geschäftsprozesse stetig an, sodass strukturierte und praxistaugliche Methoden zur Prozessbeschreibung unerlässlich sind. Zwei etablierte und in der Praxis äußerst nützliche Instrumente sind das Process Classification Framework (PCF) und die Business Process Model and Notation (BPMN). Während das PCF vor allem auf die Klassifikation und das Benchmarking von Prozessen abzielt, eignet sich BPMN, um Abläufe grafisch und detailliert darzustellen. Welche Methode eignet sich wann, wie ergänzen sie sich – und warum lohnt es sich, beide Werkzeuge strategisch zu kombinieren?
Grundlagen: Was sind PCF und BPMN?
Process Classification Framework (PCF)
Das PCF wurde von der APQC entwickelt und dient als global anerkannter Bezugsrahmen für Geschäftsprozesse. Es gliedert die Tätigkeiten eines Unternehmens in standardisierte Haupt- und Teilprozesse, unabhängig von Branche oder Organisationsgröße. Im Vordergrund steht dabei die Frage: Was wird getan?
Wichtige Merkmale und Vorteile des PCF:
- Hierarchische Ordnung: Prozesse werden in Haupt-, Teil- und Detailprozesse untergliedert, wobei jeder Bereich eindeutig benannt ist.
- Branchenübergreifender Standard: Erlaubt den Vergleich unternehmensinterner Abläufe mit externen Benchmarks.
- Konzentration aufs Wesentliche: Der PCF vermeidet Komplexität, weil er keine technische Modellierung verlangt, sondern auf klare Begriffsstrukturen setzt.
- Basis für Verbesserungen: Erleichtert die Identifikation von Optimierungspotenzialen, weil Lücken und Dopplungen deutlich werden.
Dadurch ist der PCF besonders geeignet, um strategisch orientierte Prozesslandschaften zu entwerfen und sich mit anderen Branchenakteuren zu messen.
Business Process Model and Notation (BPMN)
Im Gegensatz dazu ist BPMN ein für IT und Fachbereich verständlicher, visueller Standard zur Beschreibung von Geschäftsprozessen. Die Darstellung erfolgt mithilfe von Flowcharts, die jede einzelne Aktivität, Entscheidung oder Interaktion abbilden.
Hauptmerkmale und Vorteile von BPMN:
- Visuelle Darstellung: Durch standardisierte Elemente (z. B. Ereignisse, Aufgaben, Gates) werden Prozesse transparent und anschaulich visualisiert.
- Detaillierungsmöglichkeiten: BPMN kartiert nicht nur was, sondern auch wie, wann und von wem ein Prozessschritt ausgeführt wird.
- Technische Umsetzbarkeit: Weil BPMN-Modelle direkt in Workflow-Engines überführt werden können, wird die Automatisierung erleichtert.
- Zielgruppenorientierung: Die Symbole und Diagramme sind so gestaltet, dass Fachbereiche und IT eine gemeinsame Sprache teilen.
- Fehler- und Schnittstellenanalyse: Prozessbrüche und Bottlenecks werden visuell sofort identifiziert.
Wer Prozesse nicht nur beschreiben, sondern auch wirklich umsetzen und automatisieren will, für den führt an BPMN kaum ein Weg vorbei.
PCF vs. BPMN im direkten Vergleich
Obwohl sich beide Methoden mit der Strukturierung und Optimierung von Geschäftsprozessen beschäftigen, unterscheiden sie sich in Ziel, Detailtiefe und Anwendung deutlich. Insbesondere für komplexe Unternehmenslandschaften ist das Zusammenspiel beider Modelle von hoher Relevanz.
Überschneidungen und Unterschiede
Gemeinsamkeiten
- Beide Ansätze verschaffen Transparenz und schaffen ein gemeinsames Prozessverständnis im Unternehmen.
- Sowohl PCF als auch BPMN sind unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße nutzbar.
- Sie bilden die Basis für weiterführende Initiativen wie Qualitätssicherung, Reorganisation oder Compliance.
Unterschiede (im Detail)
| Aspekt | PCF | BPMN |
|---|---|---|
| Ziel | Strukturierung & Benchmarking | Detaillierte Prozessmodellierung |
| Darstellung | Hierarchisch, tabellarisch | Grafisch (Diagramme, Flowcharts) |
| Detaillierungsgrad | Eher grob, deskriptiv | Hoch, inkl. Ablauf, Rollen, Regeln |
| Zielgruppe | Management, Prozessverantwortliche | Fachbereiche, IT, Prozessmanager |
| Automatisierbarkeit | Keine | Sehr hoch, da maschinenlesbar |
| Fokus | Was? | Wie? Wer? Wann? |
Praxisbeispiele für den Einsatz
Wann eignet sich das PCF?
- Zur Erstellung einer Prozesslandkarte auf Unternehmens- oder Abteilungsebene.
- Wenn unterschiedliche Unternehmensbereiche nach einem einheitlichen Schema erfasst werden sollen.
- Für Benchmark-Studien, da branchenübergreifende Vergleiche möglich sind.
- Zur Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen auf strategischer Ebene.
Wann empfiehlt sich BPMN?
- Sobald aus der Prozesslandkarte konkrete, operativ relevante Prozessbeschreibungen abgeleitet werden müssen.
- Bei der Entwicklung und Automatisierung von Workflows.
- Wenn mehrere Abteilungen oder IT-Systeme zusammenarbeiten und Schnittstellen klar umrissen werden müssen.
- In der Mitarbeiterschulung, da BPMN leicht verständlich und anschaulich ist.
Zusammenspiel von PCF und BPMN – Die Kombination macht den Unterschied
Viele Unternehmen begehen den Fehler, sich entweder allein auf die grobe Prozessstruktur oder nur auf technische Ablaufdarstellungen zu konzentrieren. In der Praxis erzielen Sie jedoch nachhaltigen Erfolg, wenn Sie beide Ansätze gezielt und aufeinander abgestimmt einsetzen.
So gelingt der Brückenschlag
- Strategische Navigation: Beginnen Sie mit dem PCF, um die Gesamtprozesslandschaft systematisch und nach einheitlichen Regeln zu erfassen.
- Fokussierte Detailarbeit: Identifizieren Sie Prozesse mit Prioritäts- oder Optimierungsbedarf und modellieren Sie diese anschließend in BPMN, um Abläufe exakt zu gestalten sowie automatisierbar zu machen.
- Ganzheitliche Kommunikation: Während das Management auf PCF-Ebene bleibt, erhalten operative Teams mit BPMN die notwendige Detailtiefe, um ihren Alltag zu gestalten und Innovation voranzutreiben.
- Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Eine klare Verbindung von PCF (Map) und BPMN (Detailplan) vermeidet Informationsverluste und sorgt für eine durchgängige Prozessdokumentation.
Vorteile einer integrierten Vorgehensweise
- Transparenz auf allen Ebenen: Vom strategischen Portfolio bis zum operativen Workflow behalten alle Beteiligten stets den Überblick.
- Verbesserte Prozessqualität: Die Kombination ermöglicht sowohl kontinuierliche Verbesserung als auch schnelle Umsetzung innovativer Ideen.
- Effizienz und Skalierbarkeit: Prozesse werden nicht nur definiert, sondern auch anhand von klaren Regeln digitalisiert und skalierbar gemacht.
- Besseres Change-Management: Veränderungen werden für alle Beteiligten verständlich und nachvollziehbar vermittelt.
Best Practices für die Einführung in Ihrem Unternehmen
- Bedarf analysieren: Prüfen Sie, auf welcher Ebene Sie starte wollen: Brauchen Sie eine Übersicht (PCF) oder die Optimierung durch Automatisierung (BPMN)?
- Schrittweises Vorgehen: Map your business mit PCF und fokussieren Sie anschließend Teilprozesse mit BPMN.
- Mitarbeiter einbinden: Durch klare Visualisierung und Einbindung aller Stakeholder wachsen Akzeptanz und Mitarbeit an Prozessveränderungen.
- Tools und Software abstimmen: Setzen Sie auf kompatible Softwarelösungen, die beide Ansätze unterstützen, damit keine Medienbrüche entstehen.
- Regelmäßiges Review: Überarbeiten Sie die Prozesslandschaft kontinuierlich, passen Sie Detailmodelle (BPMN) flexibel an neue Gegebenheiten an.
Fazit PCF vs. BPMN: Smarte Prozesslandschaften brauchen beides
Moderne Unternehmen kommen an einer strukturierten und detaillierten Prozessbeschreibung nicht vorbei. Während das PCF das Unternehmen auf strategischer Ebene abbildet und zum Benchmarking einlädt, sorgt BPMN für eine verzahnungsfähige, verständliche und operative Ausgestaltung der Prozesse. Gerade die Kombination ermöglicht es, Unternehmensprozesse ganzheitlich und dennoch effizient zu steuern.
Wer darauf achtet, dass beide Ansätze ineinandergreifen, schafft die Voraussetzungen für dauerhaft erfolgreiche Geschäftsabläufe. Prozesse werden transparent, Mitarbeiter verstehen die Zusammenhänge und Ihre Organisation bleibt auch unter dynamischen Marktbedingungen flexibel.
Praxis-Tipp:
Erstellen Sie zunächst mit dem PCF eine unternehmensweite Landkarte Ihrer Prozesse und vertiefen Sie dann gezielt kritische oder optimierungsbedürftige Teilbereiche mit BPMN. So bauen Sie eine Prozesslandschaft, die mit Ihren Zielen wächst und den Weg zur Digitalisierung aktiv ebnet.