XYZ-Analyse erklärt

XYZ-Analyse erklärt – Schwankende Bedarfe, Lieferengpässe und steigende Bestandskosten sind für viele Unternehmen Alltag. Wer Verantwortung für Projekte, Produkte oder Supply Chains trägt, braucht eine Methode, um Materialien, Leistungen oder Services nach ihrer Vorhersagbarkeit zu strukturieren – und daraus klare Steuerungsregeln abzuleiten. Genau hier setzt die XYZ-Analyse an. Sie macht sichtbar, welche Güter sich zuverlässig planen lassen und wo Sie es mit „chaotischen“ Bedarfen zu tun haben. So treffen Sie bessere Entscheidungen zu Lagerbeständen, Sicherheitsbeständen, Lieferantenstrategien und Prioritäten in Beschaffung und Planung.

Die XYZ-Analyse ist ein Verfahren zur Klassifizierung von Materialien, Produkten oder Leistungen nach der Regelmäßigkeit ihres Verbrauchs oder Bedarfs.

Im Kern beantwortet die XYZ-Analyse die Frage: Wie verlässlich ist der Bedarf eines Artikels, und wie aggressiv oder vorsichtig darf ich ihn planen?

Sie wird häufig zusammen mit der ABC-Analyse eingesetzt, um sowohl Wertbedeutung (A, B, C) als auch Verbrauchsverhalten (X, Y, Z) in einer Steuerungslogik zu verbinden.

Die XYZ-Analyse ist eine statistische Methode, mit der Güter nach der Vorhersagbarkeit ihres Bedarfs in die Klassen X, Y und Z eingeteilt werden.
Dazu werden historische Verbrauchsdaten ausgewertet, der Schwankungsgrad berechnet und auf Basis definierter Grenzwerte eine Kategorie vergeben.

Für Geschäftsführer, Bereichsleiter, Projektmanager und Supply-Chain-Verantwortliche liefert die XYZ-Analyse einen kompakten, aber sehr wirkungsvollen Blick auf die Planbarkeit des Geschäfts:

Die Frage „Wie wendet man die XYZ-Analyse an?“ lässt sich gut über einen klaren Ablauf beantworten. In der Praxis hat sich folgendes Vorgehen etabliert.

Zuerst definieren Sie, was klassifiziert werden soll:

Wichtig: Ein Analyseobjekt sollte in sich homogen sein (z. B. nicht verschiedene Märkte in einem Datensatz mischen, wenn diese sehr unterschiedliche Saisonalitäten haben).

Im nächsten Schritt legen Sie fest:

Je kürzer Ihre Zeiteinheit, desto feiner erkennen Sie Schwankungen – gleichzeitig steigen Datenmenge und Aufwand. In vielen Unternehmen ist eine monatliche Betrachtung ein guter Startpunkt.

Für jeden Artikel werden pro Zeiteinheit die Mengen erfasst, z. B.:

Datenquellen sind typischerweise ERP-, Lagerverwaltungs- oder Ticketsysteme. Wichtig ist eine saubere Datenbasis ohne Dubletten oder offensichtliche Fehler.

Der Kern der XYZ-Analyse ist die Berechnung, wie stark der Bedarf schwankt. Ein gängiger Kennwert ist der Variationskoeffizient (VK):

[ VK = \frac{\text{Standardabweichung des Verbrauchs}}{\text{durchschnittlicher Verbrauch}} \times 100,% ]

Interpretation:

Die konkrete Berechnung erfolgt meist automatisch in Excel, BI-Tools oder im ERP-System.

Anhand des berechneten Schwankungsgrads werden Grenzwerte definiert. Häufig verwendete Richtwerte:

Diese Grenzen sind keine Naturgesetze. Sie sollten zur Branche, zum Geschäftsmodell und zur Datenqualität passen und ggf. iterativ angepasst werden.

Jetzt wird aus Statistik Management. Für jede Kategorie legen Sie gezielte Regeln fest, z. B.:

Bedarfe ändern sich. Neue Produkte kommen hinzu, Kundenverhalten verschiebt sich, Lieferketten werden neu organisiert. Daher sollte die XYZ-Analyse:

So bleibt die Klassifizierung ein lebendiges Steuerungsinstrument und kein einmaliges Projekt.

Um die XYZ-Analyse greifbar zu machen, betrachten wir ein vereinfachtes Beispiel aus der Produktion. Ein Unternehmen analysiert fünf Materialien über zwölf Monate (Monatsverbrauch in Stück).

Interpretation:

Dieses einfache Beispiel zeigt, wie schnell die XYZ-Analyse vom abstrakten Konzept zu konkreten Entscheidungen führt: Wo lagere ich aggressiv, wo defensiv und wo möglichst gar nicht?

In vielen Unternehmen wird die Frage gestellt: ABC-Analyse oder XYZ-Analyse – was ist wichtiger? Die klare Antwort lautet: Beides zusammen ist am wirkungsvollsten.

Die ABC-Analyse betrachtet den Wert- oder Umsatzanteil eines Artikels:

Die XYZ-Analyse betrachtet die Planbarkeit. In Kombination entsteht eine ABC/XYZ-Matrix, z. B.:

Für Entscheider entsteht so ein klares Bild, welche Artikelkombinationen besondere Aufmerksamkeit verdienen und wo Standardprozesse völlig ausreichen.

Obwohl die XYZ-Analyse ihren Ursprung in Materialwirtschaft und Produktion hat, lässt sie sich in vielen weiteren Kontexten nutzen.

Gerade für Führungskräfte, die bereichsübergreifend steuern, ist der Blick durch die „XYZ-Brille“ hilfreich, um Muster im Geschäft zu erkennen und strukturiert zu handeln.

Auch wenn die XYZ-Analyse methodisch nicht kompliziert ist, gibt es wiederkehrende Fehlerquellen:

Damit die XYZ-Analyse tatsächlich Mehrwert stiftet und nicht in einem Reportordner verschwindet, haben sich folgende Vorgehensweisen bewährt:

Wofür wird die XYZ-Analyse eingesetzt?
Vor allem zur Steuerung von Lagerbeständen, Beschaffung und Produktion, aber zunehmend auch im Projekt-, Service- und IT-Management, um Bedarfe nach Planbarkeit zu strukturieren.

Wie unterscheidet sich die XYZ-Analyse von der ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse betrachtet vor allem den wertmäßigen Anteil (z. B. Umsatz, Verbrauchswert), die XYZ-Analyse die Planbarkeit des Bedarfs. In Kombination entsteht ein sehr aussagekräftiges Steuerungsinstrument.

Wie oft sollte man eine XYZ-Analyse durchführen?
Mindestens einmal jährlich, besser in festen Zyklen (z. B. quartalsweise) oder nach größeren Veränderungen im Sortiment, Markt oder in der Organisation.

Welche Daten braucht man für die XYZ-Analyse?
Zeitreihen des Verbrauchs oder Bedarfs (z. B. Monatsmengen pro Artikel), idealerweise über mindestens einen vollständigen Saisonzyklus. Je sauberer die Stammdaten, desto belastbarer die Ergebnisse.

Lohnt sich die XYZ-Analyse auch für kleinere Unternehmen?
Ja. Gerade in kleineren Unternehmen sind Bestands- und Ressourcenentscheidungen oft stark vom Bauchgefühl geprägt. Schon eine einfache XYZ-Auswertung auf Basis von Excel kann hier deutliche Klarheit bringen.

Die XYZ-Analyse ist ein vergleichsweise schlankes, aber äußerst wirkungsvolles Instrument, um Bedarfe nach ihrer Vorhersagbarkeit zu klassifizieren. Sie hilft Ihnen,

In Kombination mit der ABC-Analyse wird aus einer einfachen Verbrauchsauswertung ein fundiertes Steuerungsframework für Materialwirtschaft, Projekte und Services.

Wenn Sie die XYZ-Analyse in Ihrem Unternehmen nicht nur einmalig durchführen, sondern dauerhaft in Prozesse, Systeme und Führungsentscheidungen integrieren möchten, kann eine externe Perspektive hilfreich sein. Die Expert:innen der PURE Consultant unterstützen Sie dabei, Datenbasis, Methodik und Umsetzung so aufzusetzen, dass aus Analyse echte Steuerungswirkung entsteht.