Typische Fehler bei der Eisenhower Matrix

Typische Fehler bei der Eisenhower Matrix – Die Eisenhower Matrix gilt als Klassiker im Zeit- und Prioritätenmanagement. Viele Führungskräfte, Projektmanager und Fachanwender kennen das Modell – und sind trotzdem frustriert, weil im Alltag „trotz Matrix“ das Wichtige liegenbleibt. Der Grund: Die meisten scheitern nicht an der Theorie, sondern an typischen Anwendungsfehlern.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinter der Eisenhower-Matrix wirklich steckt, welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie das Modell so einsetzen, dass es Ihre Entscheidungen und Ihren Arbeitsalltag tatsächlich verbessert.

Die Eisenhower Matrix (auch Eisenhower-Prinzip oder Dringend-Wichtig-Matrix) ist ein einfaches Priorisierungstool. Aufgaben werden nach zwei Kriterien sortiert:

Daraus ergeben sich vier Quadranten:

Richtig genutzt hilft die Matrix, den Fokus weg vom „Feuerlöschen“ hin zu strategisch relevanter Arbeit zu lenken.

Typische Fehler bei der Anwendung der Eisenhower-Matrix sind u. a.:

Im Folgenden gehen wir diese Fehler systematisch durch und zeigen, wie Sie sie vermeiden.

Der zentrale Denkfehler: „Was laut schreit, ist wichtig.“ Viele Nutzer der Eisenhower Matrix setzen alles, was eine knappe Deadline hat oder von „oben“ kommt, automatisch in den Quadranten „wichtig & dringend“.

Typische Symptome:

Wie Sie den Fehler vermeiden:

Wer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewusst trennt, nutzt die Eisenhower-Matrix als Entscheidungswerkzeug – nicht als dekorierte To-do-Liste.

Viele nutzen die Matrix, indem sie ganze Projekte oder vage Themen eintragen („CRM-Einführung“, „Strategie überarbeiten“). Andere gehen ins Gegenteil und schreiben jedes einzelne Mikro-To-do hinein („E-Mail an Max“, „E-Mail an Anna“, „E-Mail an Sabine“).

Beides macht die Matrix unbrauchbar.

Probleme bei zu groben Aufgaben:

Probleme bei zu detailreichen Aufgaben:

Besser: Aufgaben auf „arbeitbare Einheiten“ herunterbrechen

So bleibt die Matrix übersichtlich und gleichzeitig handlungsleitend.

Quadrant II („wichtig, aber nicht dringend“) ist der eigentliche Hebel der Eisenhower-Matrix: Hier liegen Themen wie Strategiearbeit, Prozessverbesserungen, Mitarbeiterentwicklung und Innovation.

In der Praxis bleibt dieser Quadrant oft leer oder wird mit „irgendwann mal“-Themen gefüllt, die nie bearbeitet werden.

Typische Ursachen:

Konsequenzen:

So holen Sie das Maximum aus Quadrant II:

Wer Quadrant II bewusst pflegt, reduziert mittelfristig die Anzahl der Aufgaben in Quadrant I (Krisen, Notfälle).

Quadrant III („dringend, aber nicht wichtig“) ist für viele Führungskräfte der größte Hebel – und die größte Herausforderung. Hier liegen Aufgaben, die schnell getan werden müssen, aber nicht zwingend Ihre Expertise erfordern.

Häufige Missverständnisse:

Typische Folgen:

Professionelle Delegation mit der Eisenhower-Matrix:

So wird Quadrant III nicht zur „Delegations-Ablage“, sondern zu einem bewussten Instrument der Führungsarbeit.

Quadrant IV („weder wichtig noch dringend“) wird oft als Sammelbecken für alles genutzt, was man „irgendwie noch im Blick behalten“ möchte: interessante Artikel, nice-to-have-Ideen, unverbindliche Einladungen.

Damit wird die Matrix zur Sammlung von schlechtem Gewissen.

Typische Symptome:

Klarer Umgang mit Quadrant IV:

Quadrant IV ist kein Parkplatz, sondern ein Filter, um sich aktiv von Ballast zu trennen.

Viele füllen die Eisenhower-Matrix „aus dem Bauch heraus“, ohne sie an übergeordnete Ziele, KPIs oder Kapazitäten zu koppeln. Dann priorisieren sie zwar – aber nach Tageslaune oder lautester Stimme.

Was fehlt, wenn Ziele außen vor bleiben:

Was fehlt, wenn Kapazitäten nicht betrachtet werden:

Best Practice: Ziel- und Kapazitätsbezug herstellen

Die Eisenhower-Matrix entfaltet ihre volle Wirkung erst, wenn sie diese im Kontext von Strategie und Ressourcen denken.

Die Matrix ist kein statisches Dokument, sondern ein Arbeitsinstrument. Dennoch wird sie in der Praxis häufig einmal angelegt (z. B. zu Jahresbeginn oder in einem Workshop) und dann nicht mehr systematisch aktualisiert.

Typische Folgen:

Effektiver Umgang: Rituale etablieren

So bleibt die Matrix lebendig und entwickelt sich mit Ihrer Realität weiter.

Manche versuchen, operative Tagesaufgaben, Projektarbeit und strategische Initiativen in einer Eisenhower-Matrix unterzubringen. Das führt zu Überladung und Vergleichsproblemen („Budget-Strategie vs. E-Mail an Kunden A“).

Probleme einer Einheits-Matrix:

Besser: Unterschiedliche Ebenen trennen

Sie können diese Matrizen logisch miteinander verbinden (z. B. „Strategische Q2-Initiative → Projektaufgaben → Tagesaufgaben“), behalten aber je Ebene die Übersicht.

Die Eisenhower-Matrix wird häufig individuell genutzt, während im Team völlig unterschiedliche Auffassungen herrschen, was wichtig oder dringend ist. Das führt zu Reibungsverlusten und Konflikten.

Typische Effekte:

Lösung: Gemeinsame Priorisierungslogik vereinbaren

So wird die Eisenhower-Matrix vom individuellen Tool zum gemeinsamen Bezugsrahmen für Prioritäten.

Ein unterschätzter Fehler: Die Eisenhower-Matrix wird als internes Tool genutzt, ohne dass Erwartungen und Prioritäten mit Stakeholdern aktiv besprochen werden.

Was dabei schiefgeht:

So verbinden Sie Matrix und Kommunikation:

Die Eisenhower-Matrix ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um Priorisierungsentscheidungen nachvollziehbar zu machen – wenn sie offen kommunizieren werden.

Zum Abschluss ein pragmatischer Ablauf, der sich im Management- und Projektalltag bewährt hat:

Nutzen Sie die folgende Checkliste, um Ihren Umgang mit der Eisenhower-Matrix zu überprüfen:

Wenn Sie die meisten Punkte mit „Ja“ beantworten können, nutzen Sie die Eisenhower-Matrix deutlich professioneller als der Durchschnitt – und vermeiden die typischen Fallen.

Die Eisenhower-Matrix ist bewusst simpel gehalten. Gerade diese Einfachheit verleitet jedoch zu oberflächlicher Nutzung. Wer das Modell nur „ausfüllt“, ohne typische Fehler zu adressieren, wird wenig davon haben.

Entscheidend ist:

Wenn Sie Ihre Priorisierungs- und Entscheidungsprozesse im Unternehmen systematisch verbessern wollen – von der individuellen Arbeitsorganisation bis zur teamweiten Priorisierung – lohnt sich ein strukturierter Blick von außen. Bei PURE Consultant begleiten wir Organisationen genau dabei: Methoden wie die Eisenhower-Matrix nicht nur zu kennen, sondern so zu verankern, dass sie den Alltag messbar erleichtern und bessere Ergebnisse ermöglichen.