Skill Matrix erklärt

Skill Matrix erklärt – In vielen Unternehmen ist klar, dass „die Skills im Team nicht optimal verteilt“ sind – aber kaum jemand kann es präzise belegen. Genau hier setzt eine Skill Matrix an: Sie macht Kompetenzen, Lücken und Risiken systematisch sichtbar. In diesem Artikel wird die Skill Matrix erklärt – von der einfachen Definition über Aufbau und Erstellung bis hin zu Praxisbeispielen aus Projekten und Linienorganisation. So erhalten Sie ein Werkzeug, mit dem Sie Teams gezielt entwickeln, Projekte robuster besetzen und Entscheidungen fundierter treffen.

Eine Skill Matrix ist eine strukturierte Übersicht, die darstellt, welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen in einem Team oder Bereich vorhanden sind und mit welchem Kompetenzniveau.

Kurzdefinition:

Eine Skill Matrix ist eine tabellarische Darstellung von Personen oder Rollen gegenüber definierten Fähigkeiten, inklusive Bewertung des jeweiligen Kompetenzgrads (Ist- und oft auch Soll-Zustand).

Sie wird auch als Kompetenzmatrix, Qualifikationsmatrix oder Fähigkeitsmatrix bezeichnet. Typischerweise stehen in den Zeilen Personen oder Rollen (z. B. „Projektleiter“, „Business Analyst“) und in den Spalten Skills (z. B. „Agiles Projektmanagement“, „SQL“, „Stakeholder-Management“) samt Einstufung.

Wesentliche Merkmale:

Eine sauber aufgebaute Kompetenzmatrix ist mehr als eine schöne Übersicht. Sie liefert handfeste Entscheidungsgrundlagen in unterschiedlichen Kontexten.

Typische Einsatzbereiche:

Kurz: Eine Skill Matrix ist ein zentrales Instrument, um Fähigkeiten nicht länger „nach Bauchgefühl“ zu managen, sondern faktenbasiert.

Es gibt viele Varianten, wie eine Skill Matrix gestaltet werden kann. Im Kern folgen sie jedoch einem gemeinsamen Grundaufbau.

Bewertungsskalen sollten einfach, klar und konsistent sein. Häufig genutzt:

Wichtig ist eine verständliche Legende, damit jede Person weiß, was die Stufen bedeuten. Je klarer die Definitionen, desto vergleichbarer die Einstufungen.

Je nach Reifegrad können Sie weitere Informationen integrieren:

So wird aus einer einfachen Fähigkeitsmatrix ein umfassendes Steuerungsinstrument für Ihre Kompetenzen.

Viele Unternehmen scheitern nicht an der Idee, sondern an der Umsetzung. Die folgende Vorgehensweise hat sich in Praxisprojekten bewährt.

Bevor Sie beginnen, beantworten Sie zwei Fragen:

Je klarer der Fokus, desto zielgerichteter können Sie Struktur und Detaillierungsgrad festlegen.

Legen Sie fest:

Gerade in Projekten ist es hilfreich, auch externe Schlüsselrollen abzubilden, um Abhängigkeiten transparent zu machen.

Sammeln Sie die Fähigkeiten, die für den gewählten Scope relevant sind:

Gruppieren Sie die Skills dann in sinnvolle Kategorien, z. B.:

Achten Sie auf eine angemessene Granularität:

Ein praxisnahes Niveau wären z. B. „MS Excel (fortgeschritten)“, „Datenanalyse mit BI-Tools“, „Scrum Product Ownership“.

Definieren Sie die Skala, mit der Skills bewertet werden. Wichtig:

Erstellen Sie eine Legende mit kurzen, konkreten Beschreibungen je Level. Beispiele:

Diese Legende sollte für alle sichtbar sein, die an der Bewertung beteiligt sind.

Erstellen Sie auf Basis der bisherigen Schritte eine erste Version, z. B. in Excel oder einem Kollaborationstool.

Typischer Aufbau:

Optional ergänzen Sie Spalten für:

Die Qualität einer Skill Matrix hängt stark von der Akzeptanz im Team ab. Bewährt hat sich ein zweistufiges Vorgehen:

So entsteht ein realistisches, abgestimmtes Bild – und kein reines „Wunschprofil“.

Sobald die Matrix gefüllt ist, beginnt der eigentliche Mehrwert:

Erstellen Sie daraus eine priorisierte Liste von Maßnahmen, z. B.:

Angenommen, Sie leiten ein IT-Projektteam mit folgenden Rollen:

Für dieses Team definieren Sie zentrale Skills wie:

Die Zeilen Ihrer Skill Matrix sind die genannten Personen, die Spalten die Skills. Jede Zelle enthält:

Berechnete Auswertungen:

Auf dieser Basis können Sie gezielt entscheiden:

Viele Skill-Matrix-Initiativen starten motiviert und versanden dann im Tagesgeschäft. Häufige Stolpersteine:

Damit eine Skill Matrix nachhaltig wirkt, sollte sie in zentrale Managementprozesse integriert werden.

Empfehlenswerte Vorgehensweisen:

In agilen Organisationen ist eine Skill Matrix besonders hilfreich, weil Teams sich häufig selbst organisieren und Verantwortungen flexibel verteilen.

Mögliche Anwendungsformen:

Eine Skill Matrix muss dabei nicht schwergewichtig sein. In vielen agilen Teams reichen schlanke, visuelle Darstellungen (z. B. Board, Miro, Confluence), um eine gemeinsame Sicht auf Kompetenzen zu schaffen.

Für den Einstieg ist die Versuchung groß, sofort nach spezialisierten Tools zu suchen. In der Praxis funktionieren einfache Lösungen meist überraschend gut.

Gängige Optionen:

Wichtiger als das Tool ist die klare Methodik und die Konsequenz in der Anwendung. Viele Organisationen starten erfolgreich mit einfachen Templates und professionalisieren später.

Eine professionell aufgebaute Skill Matrix bringt Struktur in ein Thema, das sonst oft von Bauchgefühl und Einzelwahrnehmungen geprägt ist. Sie macht sichtbar,

Für Entscheider, Projektmanager, Führungskräfte und Fachanwender ist sie damit ein zentrales Instrument, um Projekte stabil zu besetzen, Teams zukunftsfähig auszurichten und Know-how-Risiken aktiv zu managen.

Wenn Sie den Aufbau einer Skill Matrix nicht nur als einmalige Übung, sondern als fortlaufenden Prozess verstehen, entsteht ein strategischer Vorteil: Ihre Organisation weiß jederzeit, wozu sie fachlich in der Lage ist – und wo sie sich entwickeln muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Sollten Sie Unterstützung bei der Konzeption, Einführung oder Skalierung einer Skill Matrix in Ihrer Organisation wünschen, kann eine spezialisierte Beratung wie die der PURE Consultant helfen, Methodik, Toolauswahl und Change-Aspekte passgenau auf Ihre Situation zuzuschneiden. So stellen Sie sicher, dass aus einer Tabelle ein wirksames Steuerungsinstrument für Ihre Kompetenzen wird.