Häufige Fehler bei der Einführung eines ISMS

Häufige Fehler bei der Einführung eines ISMS – Die Einführung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) gilt heute als wichtiger Meilenstein für Unternehmen, die sensible Daten schützen, Risiken minimieren und regulatorische Anforderungen erfüllen wollen. Doch wie bei vielen großen Projekten lauern auch hier zahlreiche Stolperfallen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die häufigsten Fehler bei der Einführung eines ISMS – und zeigen, wie diese umgangen werden können.

Stellen wir uns Folgendes vor: Ein mittelständisches Unternehmen, digital gut aufgestellt und mit ambitionierter IT-Abteilung, beschließt, den Zertifizierungsprozess nach ISO 27001 zu beginnen. Das Projektteam ist motiviert, doch schon nach wenigen Wochen häufen sich die Fragen: Wer trägt eigentlich die Verantwortung für das ISMS? Wieso gibt es so viele widersprüchliche Dokumente? Und warum stoßen die neu eingeführten Maßnahmen im Team auf so wenig Akzeptanz?

Diese Situation ist kein Einzelfall. Die Einführung eines ISMS ist weit mehr als eine rein technische Aufgabe – und genau darin liegen die größten Hürden.

ISO 27001 ist der international anerkannte Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Ziel ist es, ein systematisches Konzept zur Identifikation, Steuerung und Minimierung von Risiken rund um Informationen und Daten zu etablieren – unabhängig davon, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist.

Das Besondere:
ISO 27001 folgt dem sogenannten PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Das heißt, alle vorgeschriebenen Maßnahmen bilden einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der langfristig die Sicherheit und Effizienz erhöht.

Vorteile einer ISO-27001-Zertifizierung:

Doch der Weg dorthin ist gepflastert mit Herausforderungen – und viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand und die Anforderungen des Standards.

Problem:
Ohne Rückhalt der Geschäftsführung bleibt das ISMS ein IT-Projekt und verankert sich nicht im Unternehmen. Budgets, Ressourcen und Entscheidungsbefugnisse fehlen, Zeitpläne werden zum Wunschdenken.

Lösung:
Das Top-Management muss Sicherheitsziele selbst definieren, Entscheidungen explizit unterstützen und das Thema aktiv kommunizieren. Nur so wird Informationssicherheit Teil der Unternehmenskultur.

Problem:
Oft ist nicht eindeutig geregelt, wer welche Aufgaben im Rahmen des ISMS übernimmt. Prozesse verwässern, To-dos bleiben liegen und die Motivation schwindet.

Lösung:
Ein klar strukturiertes Rollen- und Verantwortlichkeitskonzept ist essenziell. Wer ist ISB (Informationssicherheitsbeauftragter)? Von wem werden die Richtlinien genehmigt? Wer zuständig für regelmäßige Audits? Transparente Antworten schaffen Verbindlichkeit.

Problem:
Risikoanalysen werden häufig entweder zu oberflächlich oder rein technisch durchgeführt. Dabei drohen wichtige Geschäftsprozesse übersehen und reale Bedrohungen nicht erkannt zu werden.

Lösung:
Die Risikoanalyse muss alle relevanten Geschäftsbereiche einbeziehen: IT, Fachabteilungen, HR und Management. Workshops mit unterschiedlichen Perspektiven bringen mehr Realitätsnähe in die Bewertung.

Problem:
Dokumente und Richtlinien werden zwar erstellt, aber nicht verstanden oder eingehalten. Das ISMS bleibt eine Sammlung an PDFs – weit entfernt vom Arbeitsalltag.

Lösung:
Regelmäßige Schulungen, gezielte Awareness-Kampagnen und die Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess sorgen dafür, dass das ISMS nicht auf dem Papier stehen bleibt. Praxisnahe, verständliche Vorgaben sind der Schlüssel.

Problem:
Die Einführung neuer Prozesse erfolgt häufig nebenbei und ohne ausreichende Dokumentation. Im Ernstfall weiß niemand, was zu tun ist – und warum überhaupt.

Lösung:
Sämtliche sicherheitsrelevanten Prozesse – vom Incident Management bis zum Berechtigungs-Review – müssen sauber dokumentiert und regelmäßig überprüft werden. Prozesslandkarten helfen beim Überblick.

Problem:
Ist das ISMS einmal „fertig“, wird es nicht regelmäßig weiterentwickelt. Neue Bedrohungen, Technologien oder gesetzliche Änderungen werden nicht berücksichtigt.

Lösung:
Ein ISMS ist ein kontinuierlicher Prozess. Regelmäßige Audits, Reviews und Lessons-Learned-Sessions stellen sicher, dass das System aktuell bleibt und echten Mehrwert bietet.

Problem:
Der Aufwand für Einführung und Betrieb eines ISMS wird häufig unterschätzt. Es fehlen Zeit, Budget oder kompetente Mitarbeitende. Projekte verzögern sich oder verlaufen im Sande.

Lösung:
Gründliche Ressourcenplanung ist elementar. Idealerweise wird ein dediziertes Projektteam mit klaren Zeitkontingenten und Verantwortungen eingesetzt – auch für die spätere Pflege.

Problem:
Das ISMS wird als reine Pflichterfüllung wahrgenommen, Mitarbeitende sehen keinen Mehrwert und wissen nicht, was von ihnen erwartet wird. Folge: Sicherheitslücken bleiben bestehen.

Lösung:
Transparente Kommunikation, praxisnahe Schulungen und Feedbackrunden steigern Verständnis und Akzeptanz. Informationssicherheit wird zum Gemeinschaftsprojekt.

Die Einführung eines ISMS, insbesondere nach ISO 27001, ist mehr als ein einmaliges IT-Projekt – sie betrifft die gesamte Organisation und ihr Kommunikations- und Prozessgefüge. Wer die typischen Fehler kennt und gezielt meidet, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitenden. Setzen Sie von Anfang an auf Struktur, professionelle Ressourcenplanung und eine Unternehmenskultur, in der Informationssicherheit von allen als gemeinsames Ziel verstanden wird.

Dann entwickelt sich das ISMS vom reinen Zertifizierungsprojekt zum echten Wettbewerbsvorteil – und zur nachhaltigen Erfolgsgeschichte.