Was ist Prozessmanagement Beratung?
Prozessmanagement-Beratung unterstützt Unternehmen dabei, Geschäftsprozesse zu analysieren, zu gestalten und kontinuierlich zu verbessern. Ziel sind klare Abläufe, eindeutige Verantwortlichkeiten, kürzere Durchlaufzeiten und eine höhere Prozessqualität.
Prozessmanagement Beratung & Consulting für eine bessere Wertschöpfung und Kundenzufriedenheit
Prozessmanagement Beratung & Consulting: Es ist knapp 30 Jahre her, als im Jahr 1993 der Begriff Business Process Reengineering die Managementwelt durcheinanderwirbelte. Es geht zwar nicht immer gleich um das Unternehmensganze. Doch ist die Frage, wie man als Unternehmen die einzelnen Geschäftsprozesse transparenter, schlanker und effizienter gestaltet, heute virulenter denn je. Betrachtet man das Unternehmen als Ganzes, gilt es oft, durch Prozessoptimierung die innerhalb der eigenen Ablauforganisation historisch gewordenen und starren Silos aufzubrechen und sie in effiziente, dynamisch miteinander verbundene Geschäftsprozesse zu überführen. Das Ziel bleibt nach wie vor eine höhere Wertschöpfung und Kundenzufriedenheit.
Was bedeutet nun Prozessmanagement Beratung und wie läuft sie ab?
Prozessmanagement Beratung ist ein strukturiertes Vorgehen, das darauf abzielt, die Effizienz und Effektivität von Geschäftsabläufen zu maximieren. Berater in diesem Bereich arbeiten eng mit den Unternehmen zusammen, um die bestehenden Prozesse zu evaluieren und Optimierungspotenziale aufzudecken.
Die Beratung umfasst mehrere Schlüsselkomponenten:
- Prozessanalyse: Dabei werden die aktuellen Abläufe detailliert untersucht, um Schwachstellen, Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren. Dies geschieht oft durch Workshops, Interviews und die Analyse von Leistungskennzahlen.
- Prozessdesign: In diesem Schritt wird auf Basis der Analyse ein optimierter Prozessentwurf erstellt. Hierbei werden Best Practices und innovative Ansätze in Betracht gezogen, um die Qualität und Geschwindigkeit der Abläufe zu erhöhen.
- Implementierung: Der neue Prozess wird mit Unterstützung des Beratungsteams eingeführt. Dies umfasst Schulungen der Mitarbeiter und gegebenenfalls Anpassungen der Systeme und Technologien, die zur Unterstützung des Prozesses benötigt werden.
- Monitoring und kontinuierliche Verbesserung: Ein zentrales Element der Prozessmanagement Beratung ist die Implementierung von KPIs (Key Performance Indicators), um die Leistung der neuen Prozesse zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Die Relevanz der Prozessmanagement Beratung erstreckt sich über alle Branchen, wobei der Fokus stets auf der Verbesserung der Kommunikation und Koordination innerhalb von Projekten und dem gesamten Unternehmen liegt. Indem Unternehmen ihre Abläufe optimieren, können sie nicht nur Kosten senken, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Kunden steigern und sich erfolgreich im Wettbewerb behaupten.
Was erhalten Sie konkret als Ergebnis unserer Prozessmanagement Beratung?
Welche Ergebnisse sinnvoll sind, hängt von Ihrer Ausgangssituation und dem jeweiligen Optimierungsbedarf ab. Typische Ergebnisse unserer Prozessmanagement Beratung sind:
- transparente Ist-Prozesse und Prozessabläufe
- eine strukturierte Prozesslandkarte
- identifizierte Engpässe, Medienbrüche und unnötige Prozessschritte
- optimierte Soll-Prozesse
- klare Rollen und Verantwortlichkeiten
- definierte Prozessschnittstellen und Übergabepunkte
- geeignete Prozesskennzahlen und KPIs
- ein Rollenmodell für Prozesseigner und Prozessverantwortliche
- konkrete Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung
- priorisierte Verbesserungsmaßnahmen
- ein Konzept für kontinuierliche Prozessverbesserung
- eine umsetzbare Roadmap zur Einführung der optimierten Prozesse
Unser Ziel ist dabei nicht, Prozesse lediglich zu dokumentieren. Die entwickelten Abläufe müssen im Tagesgeschäft funktionieren, Verantwortlichkeiten klären und einen messbaren Beitrag zu Qualität, Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit leisten.
Die Akzeptanz von Prozessen
Für erfolgreiche Unternehmen sind Veränderungen essenziell. Manchmal geht es zum Beispiel darum, eingefahrene Abläufe neu zu organisieren und am Ziel der Kundenzufriedenheit auszurichten. Ein anderes Mal darum, ein neues oder verändertes Geschäftsmodell zu unterstützen oder neue IT-Strukturen bzw. -lösungen im Rahmen der Digitalisierung entlang der Geschäftsprozesse des Unternehmens zu implementieren. Doch die operativen oder strategischen Ziele, die für Sie als Führungskraft klar und notwendig erscheinen, sind für Ihre Mitarbeiter*innen möglicherweise so nicht nachvollziehbar. Damit Veränderungsprozesse Ihre Mitarbeiter*innen nicht wie ein Tsunami überrollen und so Widerstände hervorrufen, müssen sie erst kommuniziert und vermittelt werden.
Die Rolle des Prozesseigners und -verantwortlichen
Dem Prozessmanagement obliegt es, diesen Vermittlungsprozess in Gang zu setzen und zu gestalten. Richtig angepackt, tritt der/die Prozessmanager*in vermittelnd zwischen Sie als Führungskraft und wahrscheinlich Initiator des Prozesses und Ihre Mitarbeiter*innen. In der Gestalt des Prozesseigners legt das Prozessmanagement die Soll-Ist-Marken des neuen Prozesses fest. Darüber hinaus kommuniziert es die Ziele und Notwendigkeit der Neuerungen. Besonders in großen Unternehmen kann es sinnvoll sein, zwischen einem Projekteigner und einem Projektverantwortlichen zu trennen. Während der eine vor allem für die an der Unternehmensstrategie orientierte Zielsetzung zuständig ist, sorgt der andere für die operative Durchführung. Das heißt die ziel- und termingerechte Umsetzung der Prozessveränderung. Beide sind dafür verantwortlich, dass die Veränderungen von den Mitarbeiter*innen auch gelebt und aktiv getragen werden. Das ist ein wichtiger Gradmesser und Erfolgsmaßstab eines jeden Prozessmanagements, ganz gleich, wie glänzend eine Aufgabe ‘an und für sich’ gelöst wurde.
PURE Consultant als externe Prozessmanagement Beratung
Verantwortung lässt sich zwar nicht ganz auslagern. Es macht für Sie als Führungskraft nicht selten aber Sinn, Ihre Projektverantwortlichen durch externe Prozessmanagement Beratung noch fähiger in Sachen Prozessmanagement zu machen. PURE Consultant unterstützt Sie mit Erfahrung und Know-how dabei, die vielfältigen Herausforderungen im Prozessmanagement anzunehmen und zu meistern. Um die Prozesse innerhalb der Unternehmen unserer Kunden optimal zu begleiten und sie jederzeit in ihrem Status bewerten zu können, hat sich ein strukturiertes Vorgehen bewährt. Unser Vorgehensmodell umfasst folgende Schritte:
- Vorbereitung
- Ist-Aufnahme
- Prozessanalyse
- Soll-Konzept
- Umsetzungsmaßnahmen
- KVP-Ansatz.
Permanente Prozessevaluation
Während die Schritte eins bis fünf von dem jeweiligen Prozess und seinen Zielen abhängen, ist der unter Schritt sechs genannte KVP-Ansatz ein besonderer. Weil andauernder und immer wieder kehrender Prozess. Im Gegensatz zum Beispiel zu einer Ist-Analyse oder einem Soll-Konzept ist dieser methodische Teilschritt dynamisch angelegt. In diesem “Kontinuierlichen Verbesserungsprozess” wird der betreffende Prozess ständig auf die Fortschritte hin ‘abgeklopft’. Jeder Prozess und auch Teilschritt wird mit vier jeweils aufeinander aufbauenden Fragen unter die Lupe genommen. So zum Beispiel, was sein Ziel ist, was zu tun und wie es zu erreichen ist. Genauso wie was bereits erreicht wurde und was noch zu tun ist, um das jeweilige Ziel zu erreichen. Es handelt sich dabei um eine Art Evaluationsschleife. Diese für effizientere Prozesse sowie eine genauere Zielerreichung höchst effektiv ist und Ihr Unternehmen vor Überraschungen am Ende des Prozesses bewahrt.
Auf jeden Fall erreichen wir durch unser strukturiertes Vorgehen eine bessere Ausrichtung der Prozessaktivitäten auf die Projektziele. Auf mittlere Sicht führt dies nicht nur zu einer höheren Kundenzufriedenheit, sondern auch zu einer größeren Wertschöpfung und damit Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Prozessmanagement Beratung aus der Praxis
Einen abteilungsübergreifenden Geschäftsprozess neu ausrichten
Ausgangslage
In einem Unternehmen war ein zentraler Geschäftsprozess über Jahre hinweg organisch gewachsen. Mehrere Fachbereiche waren beteiligt. Zuständigkeiten überschnitten sich und Informationen wurden an verschiedenen Stellen manuell weitergegeben.
Für die Mitarbeitenden war häufig nicht eindeutig, wer einen Vorgang zu welchem Zeitpunkt übernehmen musste. Rückfragen und zusätzliche Abstimmungsschleifen verlängerten die Bearbeitung. Gleichzeitig fehlten belastbare Kennzahlen, um Engpässe und Verbesserungspotenziale systematisch zu bewerten.
Vorgehen
PURE Consultant nahm den bestehenden End-to-End-Prozess gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen auf und machte Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten transparent.
Darauf aufbauend wurden unter anderem:
- der Ist-Prozess strukturiert aufgenommen und visualisiert
- unnötige Prozessschritte und Rückkopplungsschleifen identifiziert
- Rollen und Verantwortlichkeiten an den zentralen Übergabepunkten geklärt
- Medienbrüche und Automatisierungspotenziale herausgearbeitet
- ein gemeinsamer Soll-Prozess entwickelt
- relevante Prozesskennzahlen definiert
- Verbesserungsmaßnahmen nach Nutzen und Umsetzbarkeit priorisiert
- Verantwortlichkeiten für die weitere Prozesssteuerung festgelegt
Die betroffenen Mitarbeitenden wurden bewusst in die Analyse und Gestaltung einbezogen. Dadurch floss nicht nur die dokumentierte Prozesssicht ein, sondern auch die tatsächliche Arbeitsweise im Tagesgeschäft.
Ergebnis
Das Unternehmen erhielt einen transparenten End-to-End-Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und definierten Übergabepunkten. Schwachstellen und Verbesserungspotenziale konnten erstmals systematisch priorisiert werden.
Gleichzeitig entstand eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung und kontinuierliche Verbesserung des Prozesses.
Das Beispiel zeigt unseren Ansatz: Prozessoptimierung bedeutet für uns nicht, einen bestehenden Ablauf lediglich neu zu dokumentieren. Wir betrachten den gesamten Wertstrom und entwickeln Prozesse so weiter, dass sie im operativen Alltag einfacher, transparenter und besser steuerbar werden.
Woran messen wir den Erfolg unserer Prozessmanagement Beratung?
Eine Prozessoptimierung ist für uns nicht erfolgreich, weil ein neuer Soll-Prozess dokumentiert wurde. Entscheidend ist, ob sich die tatsächliche Arbeitsweise verbessert.
Je nach Prozess betrachten wir beispielsweise:
- Durchlauf- und Bearbeitungszeiten
- Anzahl unnötiger Übergaben und Prozessschritte
- Fehler- und Nacharbeitsquoten
- Zahl manueller Tätigkeiten und Medienbrüche
- Termintreue
- Prozesskosten
- Automatisierungsgrad
- Qualität der Prozessergebnisse
- Klarheit von Rollen und Verantwortlichkeiten
- Einhaltung definierter Service- und Qualitätsziele
- Kunden- oder Nutzerzufriedenheit
- Akzeptanz des neuen Prozesses bei den beteiligten Mitarbeitenden
Welche Kennzahlen geeignet sind, definieren wir gemeinsam mit Ihnen. Wichtig ist, bereits bei der Gestaltung des Soll-Prozesses festzulegen, wie die spätere Wirkung gemessen und der Prozess kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Ressourcen und Kompetenzen für die Prozessverantwortlichen
Externe Berater*innen ebenso wie Mitarbeiter*innen, denen die Rolle des Projekteigners oder Projektverantwortlichen zugewiesen wurde, benötigen eines ganz besonders. Den Rückhalt der Vorgesetzten bzw. des/der Auftraggeber*in. Was bedeutet, dass sie mit entsprechenden Ressourcen und Rechten zum Beispiel gegenüber von Projektleiter*innen ausgestattet werden. Sie nehmen eine Mittler-Position ein und sitzen gewissermaßen zwischen ‘allen Stühlen’. Ihre Rollen müssen gegenüber allen Mitarbeiter*innen klar installiert werden, sowohl gegenüber denen, die die eigentlichen Projekte voranbringen als auch den Mitarbeiter*innen, die davon betroffen sind. Diese sind es vor allem, die – falls das Prozessmanagement gelingt – in die Veränderung hinein mitgenommen werden und vom strukturierten Vorgehen am meisten profitieren.
Sprechen Sie mit uns, wenn auch Sie eine Prozessoptimierung durchführen und einen Mehrwert durch die Zusammenarbeit mit unseren Prozessmanagement-Spezialisten erzielen wollen. Effektivere Prozesse bedeuten auch höhere Wertschöpfung. Gern sind wir für Sie in Köln und deutlandweit da.
Ihr Ansprechpartner für Prozessmanagement Beratung
Roman Jacobs – Managing Director PURE Consultant
Roman Jacobs begleitet Unternehmen bei der Gestaltung und Weiterentwicklung komplexer Organisations- und Prozessstrukturen. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen im Portfolio-, Programm- und Prozessmanagement sowie in agilen Arbeitsweisen.
Als erfahrener Unternehmensberater hat er zahlreiche nationale und internationale Veränderungs- und Transformationsvorhaben begleitet. In der Prozessmanagement Beratung verbindet er strategische Zielsetzungen mit der konkreten Gestaltung von Abläufen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.
Im Mittelpunkt steht dabei ein Prozessmanagement, das nicht bei der Modellierung endet, sondern im operativen Alltag funktioniert und messbare Verbesserungen ermöglicht.
Häufige Fragen zur Prozessmanagement Beratung
Prozessmanagement Beratung ist besonders sinnvoll, wenn Abläufe historisch gewachsen sind, Verantwortlichkeiten unklar bleiben, Durchlaufzeiten zu lang sind oder häufig Fehler und Rückfragen entstehen. Auch Digitalisierung, Wachstum, Reorganisation oder die Einführung neuer IT-Systeme sind typische Anlässe, bestehende Prozesse grundlegend zu überprüfen.
Zu Beginn werden Ziele und relevante Prozesse festgelegt. Anschließend nehmen wir die bestehenden Abläufe auf, analysieren Schwachstellen und entwickeln gemeinsam mit den Beteiligten einen Soll-Prozess. Danach werden Verbesserungsmaßnahmen priorisiert, umgesetzt und über geeignete Kennzahlen überprüft.
Nein. Häufig ist es sinnvoller, zunächst die Prozesse mit dem größten Handlungsbedarf oder Geschäftsnutzen zu betrachten. Dies können beispielsweise besonders kostenintensive, fehleranfällige oder kundenrelevante Prozesse sein. Auf dieser Grundlage kann das Prozessmanagement anschließend schrittweise erweitert werden.
Prozessoptimierung konzentriert sich auf die Verbesserung einzelner bestehender Abläufe. Prozessmanagement geht weiter. Es umfasst zusätzlich Rollen, Governance, Kennzahlen, Prozessverantwortung und die kontinuierliche Steuerung und Weiterentwicklung der Prozesse.
Ja. Vor einer Digitalisierung prüfen wir zunächst den bestehenden Prozess. Dadurch vermeiden wir, ineffiziente Abläufe lediglich digital abzubilden. Anschließend identifizieren wir geeignete Automatisierungs- und Digitalisierungspotenziale und berücksichtigen diese bei der Gestaltung des Soll-Prozesses.
Die eingesetzten Methoden richten sich nach Aufgabe und Ausgangslage. Je nach Bedarf nutzen wir unter anderem strukturierte Interviews, Workshops, Prozessmodellierung, End-to-End-Betrachtungen, Prozesskennzahlen sowie Ansätze aus BPM, Lean, kontinuierlicher Verbesserung und agilen Arbeitsweisen. Entscheidend ist nicht die Methode selbst, sondern ihr konkreter Nutzen für den jeweiligen Prozess.
Die Personen, die täglich mit einem Prozess arbeiten, verfügen über wichtiges Wissen zu tatsächlichen Abläufen und Problemen. Deshalb beziehen wir relevante Mitarbeitende und Führungskräfte bereits bei der Ist-Aufnahme und bei der Entwicklung des Soll-Prozesses ein. Das verbessert sowohl die Qualität der Lösung als auch ihre spätere Akzeptanz.
Neben dem Soll-Prozess müssen Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess definiert werden. Prozesse sollten nach der Einführung regelmäßig anhand ihrer Ergebnisse überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Genau dafür integrieren wir den KVP-Ansatz in unser Vorgehensmodell.
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