Programmmanagement Beratung: Unternehmen entwickeln sich nur weiter und bleiben erfolgreich, wenn sie sich kontinuierlich verändern. Change-Prozesse in den Unternehmen geschehen aber nicht in der Luft. Vielmehr mit Hilfe vieler Projekte, die die Unternehmen aufsetzen und realisieren. Bildlich gesprochen, sind Projekte die Reifen, die die taktischen wie strategischen Unternehmensziele und damit die geplanten Veränderungen auf die Straße bringen.

Doch je mehr Projekte und Initiativen in den Unternehmen geplant und umgesetzt werden, umso größer der Bedarf, sie zu koordinieren. Für ihren Gleichlauf zu sorgen, ihren Verlauf zu lenken und ihre Ergebnisse zu kontrollieren. Die Gefahr ist groß, dass die aktuellen Projekte einander in die Quere kommen. Sich in ihrer Wirkung gegenseitig aufheben und auf diese Weise wenig effektiv, wenn nicht gar kontraproduktiv werden. Dies zu verhindern und einen zielgerichteten, reibungslosen, aufeinander abgestimmten und effektiven Verlauf der Projekte zu ermöglichen, ist die Aufgabe des Programmanagements.

Wir erleben es immer wieder, wie herausfordernd es schon sein kann, einzelne Projekte zu managen. Vor allem, wenn sie viele Teilprojekte enthalten. Darüber hinaus machen wir oft die Erfahrung, um wieviel schwieriger das Management wird, wenn viele Einzelprojekte einem gemeinsamen Ziel untergeordnet und in einem Programm samt Unterprogrammen zusammengefasst sind.

Unter Programmen verstehen wir organisatorische Dachstrukturen bzw. der Linienorganisation übergeordnete Organisationseinheiten. Diese machen es möglich, zusammenhängende Projekte innerhalb des Unternehmens zu erfassen, zu steuern, aufeinander abzustimmen und Synergien unter ihnen zu schaffen. Kurz, die Aufgabe eines solchen Managements ist es, die Einzelprojekte und Teilprojekte so zu steuern, dass sie das Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele unterstützen. Ziele, die nicht hätten erreicht werden können, wenn die Einzelprojekte unverbunden geblieben und dem Wildwuchs überlassen worden wären.

Da wir die Erfahrung gemacht haben, dass bereits bei der Definition der verwandten Begriffe wenig Trennschärfe besteht, möchten wir Ihnen unsere Definition vorstellen, die uns bei unserer Beratungstätigkeit immer schon begleitet hat:

• Portfoliomanagement stellt so etwas wie die Adlerperspektive dar. Es ist ein übergeordneter Prozess, der alle unternehmensweiten Initiativen und Programme steuert und koordiniert, um so die strategischen Unternehmensziele zu erreichen.

• Demgegenüber nimmt das Programmmanagement die Hubschrauberperspektive in Bezug auf die in einem Programm zusammengefassten Unterprogramme und Projekte ein. Es koordiniert und steuert alle zusammenhängenden Projekte eines Programms.

• Das Projektmanagement ist die unterste Ebene. Es zeichnet dafür verantwortlich, dass die Projekte zu den gewünschten Ergebnissen führen. Allerdings untersteht es dem Management des Programms als übergeordneter Ebene, von der aus die einzelnen Projekte gesteuert und bei Bedarf auch angepasst werden.

Kurz gefasst lässt sich sagen, dass das taktisch ausgerichtete, programmbezogene Management gewissermaßen zwischen dem operativem Projektmanagement und dem strategisch ausgerichteten Portfoliomanagement steht. Strebt das eine konkrete Ergebnisse an, liegt der Fokus des anderen auf der Errichtung strategischer Unternehmensziele.

Zu den wichtigsten Führungsaufgaben in den Unternehmen gehört es nicht nur, darauf zu achten, dass die richtigen Programme in das Unternehmensportfolio aufgenommen werden. Ebenso wichtig ist es, ausreichend personelle sowie finanzielle Ressourcen und – sehr wichtig! – auch explizites Empowerment für ihr professionelles Management bereitzustellen.

Immer wieder machen wir die Erfahrung, wie wichtig der Rückhalt der Programmsponsoren für ein reibungsloses Projekt Programm Management ist, seien es CEOs, COOs oder CTOs, um nur einige zu nennen. Ein solches Management kann nur funktionieren, wenn Sie geeignete Mitarbeiter*innen dafür abgestellen. Da Management von Programmen aber eine Querschnittsfunktion ist und über allen Abteilungen und Silos der Linienorganisation angesiedelt ist, sind Konflikte um Zuständigkeiten und Kompetenzen vorprogrammiert. Die Mitarbeiter*innen können diese Aufgabe nur dann erfüllen, wenn sie beständig mit allen Beteiligten und Stakeholdern kommunizieren und – am allerwichtigsten – die Rückendeckung bis hin zur obersten Führungsebene haben.

• Die Einrichtung eines Programmbüros, des Programm Management Offices (PMO) ist für den Erfolg eines Programms unabdingbar, da in ihr sowohl Koordination, Verlauf und Kontrolle der Einzelprojekte zentral gesteuert werden. Es ist die Schaltzentrale, die sowohl Termine, eventuelle Überschneidungen, Interdependenzen und optimalerweise auch Synergien im Blick behält und herbeiführt.

• Da Programme oft erklärungsbedürftig sind, vertritt deren Management das Programm, die darunter gefassten Projekte und den Verlauf des Ganzen genauso nach Innen wie nach Außen.

• Vor allem behalten die Programmmanager*innen stets auch das Unternehmensganze im Auge. So kann es für ein Programm erfolgskritisch sein, dass auch Projekte berücksichtigt und integriert werden, die sozusagen extraterritorial außerhalb des eigenen Programms liegen.

• Wichtig ist auch die richtige Einstellung zum Zeithorizont von Programmen und den Terminen. Durch die Anbindung an die strategischen Unternehmensziele dauern die Programme oft sehr lange und sind mit der Erreichung der Ziele beendet. Innerhalb des Programms gibt es aber in der Regel viele unbekannte, sich ständig verändernde Fristen, die in Abhängigkeit zu den Fortschritten (oder auch Rückschritten) der Einzelprojekte immer wieder fließend sind und koordiniert werden müssen.

• Da die heutigen Programme oft so komplex sind, können sie optimal nur mit Hilfe von Softwaretools gemanaged werden. Die Erfassung und Darstellung von Terminverschiebungen und fließende Statusveränderungen in den Einzelprojekten und Programmen sind da nur ein Beispiel, wie das Management von Programmen von der Automatisierung profitieren kann. Da nicht jede Automatisierung für jedes Programm und Unternehmen geeignet ist, beraten wir unsere Kunden auch hier bei der Wahl der für sie besten Softwaretools.

Erfolgreich durchgeführte Programme sind die Basis für die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Erfolgreich werden Programme aber nur dann, wenn ihr Management professionell durchgeführt wird. Gern unterstützen wir Sie mit unserem Beratungsangebot dabei.